Wdrażanie systemu ERP etapami czy jednoczesny go-live?

Metoda wdrożenia systemu ERP wpływa na czas, koszty i powodzenie całego projektu

Zacznijmy od wyjaśnienia, że go-live to dzień, w którym organizacja zaczyna korzystać z nowego systemu ERP – wprowadza do niego dane i rejestruje w nim zdarzenia gospodarcze. Od tego, czy firma decyduje się jednocześnie uruchomić wszystkie wdrażane moduły systemu ERP, czy tylko wybrane zależy między innymi:

• czas trwania wdrożenia systemu ERP – jednoczesny go-live wszystkich modułów trwa krócej, niż wdrażanie etapami, a wszystkie procesy są szybko zintegrowane w jednym systemie,

• koszty wdrożenia – przy jednoczesnym go-live wielu modułów trzeba zapewnić wsparcie konsultantów we wszystkich działach, których dotyczy wdrożenie, co wiąże się z koniecznością zapewnienia większego budżetu,

• powodzenie projektu wdrożenia – jeżeli przy uruchomieniu całego systemu ERP w jednym momencie wystąpią błędy, może dojść do zablokowania kluczowych procesów w firmie i jej paraliżu. 

Wybór metody wdrożenia systemu ERP jest więc ważny dla organizacji wdrażającej z wielu powodów, a każda z nich ma swoje zalety i wady. Co w kwestii wyboru metody wdrożenia systemu ERP doradzają Autoryzowani Partnerzy Sonety – producenta systemu ERP enova365? 

Alt One: Stawiamy na elastyczność, dostosowując metodykę do potrzeb klienta

Decyzja o sposobie wdrożenia ERP zależy od charakterystyki projektu, priorytetów biznesowych i dostępnych zasobów. W Alt One stawiamy na elastyczność, dostosowując metodykę do potrzeb klienta. Najczęściej stosujemy model kaskadowy, który dzieli wdrożenie na etapy: analiza wymagań, projekt systemu, implementacja, testy i uruchomienie. Dzięki temu mamy jasno określone cele, harmonogram i pełną kontrolę nad budżetem.

Bazując na 20-letnim doświadczeniu i setkach zrealizowanych wdrożeń, opracowaliśmy własną metodykę projektową, którą szczegółowo omawiamy z klientami już podczas wstępnych rozmów.  

Zakres etapów powinien odzwierciedlać naturalny przebieg procesu wdrożeniowego oraz priorytety, które ustalamy z klientem na etapie analizy. 

W jednych projektach naturalne jest uruchamianie równoległe kilku modułów. Dzięki temu klient ma szansę przetestować kompletnie działający system w warunkach przedprodukcyjnych, co pozwala na wychwycenie i skorygowanie ewentualnych niedoskonałości. 

Z kolei w innych sytuacjach, gdzie zależności między modułami są mniej istotne lub gdy zakres prac do uruchomienia jednego modułu jest bardzo rozbudowany, wdrażamy system przyrostowo. Oddajemy jeden obszar, a następnie przechodzimy do kolejnego, co daje czas na dogłębne przetestowanie każdego elementu.

Kluczowe czynniki przy wyborze metody to:

• zakres projektu – czy moduły mogą działać niezależnie?
• priorytety biznesowe – które obszary wymagają natychmiastowych zmian?
• zasoby i czas – jakie zaangażowanie może zapewnić klient?

Podsumowując, kluczem do sukcesu we wdrażaniu ERP jest współpraca i wspólne planowanie. W Alt One nasze podejście opiera się na elastyczności, precyzji i stałym kontakcie z klientem, co sprawia, że proces wdrożeniowy kończy się sukcesem.

COM@COM: Nasza praktyka jednoznacznie wskazuje na przewagę podejścia hybrydowego

W dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym wdrożenie systemu ERP staje się kluczowym procesem transformacji cyfrowej. Nasza praktyka, jako autoryzowanego partnera systemu enova365, jednoznacznie wskazuje na przewagę podejścia hybrydowego.

Dlaczego metoda hybrydowa? Metoda hybrydowa stanowi odpowiedź na kluczowe wyzwania współczesnych transformacji cyfrowych, łącząc w sobie najskuteczniejsze mechanizmy klasycznych i zwinnych metodyk zarządzania projektami. 

Jej przewaga wynika z kilku fundamentalnych atutów, które czynią ją najefektywniejszym podejściem we wdrażaniu systemów ERP. Hybrydowość metody pozwala na dynamiczne reagowanie na zmienne warunki projektu. W przeciwieństwie do sztywnego modelu kaskadowego (waterfall) czy nadmiernie płynnego podejścia zwinnego (agile). Jest to szczególnie istotne w dużych projektach, gdzie im bardziej rozbudowana i skomplikowana jest struktura przedsiębiorstwa, tym większego znaczenia nabiera elastyczne podejście do implementacji systemu enova365. Chodzi przede wszystkim o zdolność do przeprowadzenia głębokiej analizy procesów biznesowych, które często przebiegają w sposób nieoczywisty i wielowątkowy.

Organizacje o wysokim stopniu złożoności organizacyjnej charakteryzują się rozbudowanymi hierarchiami, licznymi powiązaniami między działami oraz zróżnicowanymi modelami komunikacji wewnętrznej. W takich przypadkach tradycyjne, sztywne metodyki wdrożeniowe zawodzą, generując ryzyko niepowodzenia projektu. Kluczowa staje się możliwość ciągłej adaptacji strategii, uwzględniającej specyfikę poszczególnych komórek organizacyjnych oraz ich wzajemne zależności.

DPS Systems: Złotym środkiem wydaje się metoda pośrednia

Czy odpalamy wszystkie moduły systemu jednocześnie, czy dzielimy uruchomienie na etapy? Obydwa podejścia są obarczone ryzykiem, które trzeba przeanalizować przed podjęciem decyzji. Decyzja powinna zapadać zawsze w organizacji wdrażającej, ponieważ to tutaj leży obowiązek zachowania ciągłości realizacji procesów biznesowych. Parametry projektowe, które należy uwzględnić to czas i budżet, natomiast parametry biznesowe to wielkość organizacji, złożoność procesów biznesowych oraz przygotowanie organizacyjne i mentalne pracowników do wdrożenia zmiany.  

Jakie zalety i wady ma jednoczesny go-live wszystkich modułów?

Przede wszystkim, uruchomienie przebiega jeden raz, co eliminuje wielokrotny stres organizacji przy implementacji zmiany. Metoda jednoczesnego go-live całego systemu jest trudna, ale przeprowadzona skutecznie daje znacznie szybszy efekt pracy całej organizacji “po nowemu”, redukując czas wystąpienia dodatkowego obciążenia zasobów. 

Z drugiej strony, metoda ta nakłada konieczność zapewnienia przez dostawcę systemu ERP dużego zespołu wsparcia, aby każdy użytkownik w tym samym momencie mógł korzystać z doświadczenia konsultantów.

Metoda pełnego go-live sprawdza się (lub wręcz jest konieczna), gdy organizacja nie może sobie pozwolić czasowo na wdrożenie etapowe, ale dysponuje relatywnie wysokim budżetem na zapewnienie wsparcia jednocześnie we wszystkich działach.

Zaletą pełnego go-live jest też niewątpliwie (i jest to oszczędność) integralność pozyskiwanych w ten sposób danych w systemie. Dane wprowadzane w obszarach zakupów, magazynów, produkcji i sprzedaży są wzajemnie spójne, księgowość “widzi” od razu pełen obrót gospodarczy a wynagrodzenia pracowników oparte są na danych z produkcji. 

Mówiąc krótko: takie rozwiązanie nie wymaga interfejsów komunikacyjnych pomiędzy wieloma programami jednocześnie. Przy tej metodzie łatwo jednak o błąd w planowaniu go-live, co w połączeniu z reaktywną identyfikacją ryzyk może przynieść efekt w postaci nieudanego startu systemu. 

Jakie zalety ma go-live przeprowadzany etapami?

Etapowość uruchomienia jest zawsze spokojniejsza od go-live jednoczesnego. Wymaga, jak każdy etap w projekcie, precyzyjnego planu, w którym koniecznie należy uwzględnić interakcje pomiędzy obszarami. Jeśli moduł finansowo-księgowy uruchamiamy bez magazynów i sprzedaży, to musimy opracować plan zasilenia nowej FK z innych eksploatowanych jeszcze obszarów. 

Takie podejście wymaga często wykonania dodatkowych, tymczasowo działających interfejsów wymiany danych z innymi systemami, co wpływa na koszt projektu, wymagając dodatkowych analiz, programowania i testów. Metoda etapowa powoduje, że start całości systemu jest rozłożony w czasie, a przez to spokojniejszy. Dostawca angażuje w start pojedynczych modułów mniejsze zasoby, co rozkłada w czasie koszty wsparcia. 

Go-live optymalnie

Złotym środkiem wydaje się metoda pośrednia. Uruchamiamy jednocześnie kluczowe moduły systemu, które powinny z perspektywy procesowej pracować równolegle, a inne mniej istotne obszary funkcjonalne odsuwamy na kolejne etapy. Na przykład moduły finansowo-księgowy, magazynowy i sprzedażowy oraz elementy zarządzania MRP i zleceniami produkcyjnymi uruchamiamy jednocześnie, a elementy związane z planowaniem produkcji i sprzedaży, elementy CRM i B2B/B2C w kolejnych etapach. Na końcu, po uzyskaniu w systemie wielomiesięcznej struktury danych, uruchamiamy pierwsze analizy BI.  

Takie podejście wydaje się optymalne zarówno dla dużych, jak i małych wdrożeń. Opracowanie planu uruchomienia jest i w tym przypadku konieczne i wymaga dużego zaangażowania ze strony dostawcy na gruncie architektury całości rozwiązania. Kluczowa jest tutaj rola architekta rozwiązania po stronie dostawcy (czasem zwanego business solution owner), gdyż to on zna najlepiej funkcje i możliwości wdrażanego systemu, a jego business acumen pozwala rekomendować właściwe elementy planu uruchomienia. 

Initius: Kluczowe jest staranne zaplanowanie procesu wdrożenia, zaangażowanie obu stron i regularna komunikacja

Uruchomienie całego systemu ERP w jednym momencie – wady i zalety

Decyzja o uruchomieniu całego systemu ERP w jednym momencie to zastąpienie dotychczasowych narzędzi nowym rozwiązaniem w całej firmie. To podejście ma swoje plusy, zwłaszcza w przypadku firm, które chcą uniknąć utrzymywania równoległych systemów. Kluczową korzyścią jest szybka integracja procesów, co pozwala na natychmiastowe korzystanie z pełni funkcjonalności systemu. Jednak takie podejście niesie ze sobą ryzyka. 

W przypadku ewentualnych błędów może dojść do zablokowania kluczowych procesów i paraliżu przedsiębiorstwa. Złożoność projektu wymaga intensywnych przygotowań, testów i zaangażowania wszystkich działów.

Należy też pamiętać, że ten model startu wymaga  od firmy wdrożeniowej odpowiednio licznego zespołu wdrożeniowego, aby zapewnić szybkie wsparcie w początkowym okresie pracy.

Wdrażanie systemu ERP etapami

Alternatywnym podejściem jest wprowadzanie ERP etapami. Pozwala to na przetestowanie systemu w mniejszej skali i stopniowe dostosowywanie go do specyfiki firmy.

Modułowe wdrażanie minimalizuje ryzyko, a także rozkłada koszty wdrożenia w czasie, co może być korzystne dla mniejszych przedsiębiorstw. Dodatkowo pracownicy mają więcej czasu na naukę i adaptację, co zwiększa szanse na pełne wykorzystanie potencjału ERP.

Z drugiej strony, etapowe podejście może prowadzić do tymczasowych utrudnień w komunikacji między modułami i wymaga utrzymywania równoległych procesów w niektórych obszarach.

Niezależnie od wyboru strategii, kluczowe jest staranne zaplanowanie procesu wdrożenia, zaangażowanie obu stron i regularna komunikacja.