Znaczenie czasu w realizacji biznesowych celów projektu

Jeśli stoisz przed decyzją o wdrożeniu nowego systemu dla Twojego przedsiębiorstwa, być może zastanawiasz się, czy istnieje jedna uniwersalna metoda na realizację takiego projektu? Takiego, który oczywiście zakończy się wyjątkowym sukcesem. Bez wątpienia jednym z kluczowych czynników w realizacji udanego wdrożenia jest wybór partnera, który nie tylko posiada odpowiednią wiedzę techniczną, ale także rozumie indywidualną sytuację Klienta. Co ważne, bez zrozumienia przez drugą stronę punktu widzenia dostawcy, projekt także się nie uda. Poniżej omawiam, w jaki sposób podejść do wdrożenia, tak, aby zaimplementowany system spełnił oczekiwania i zrealizował konkretne cele biznesowe.

Czy Twoje przedsiębiorstwo potrzebuje transformacji?

Potrzeba wdrożenia ERP pojawia się u dwóch typów Klientów. Pierwszym z nich są ci, którzy dostrzegają pewne niedoskonałości posiadanego oprogramowania, ale ich proces podejmowania decyzji jest raczej długi i spokojny. Wiedzą, że rozwiązanie wykorzystywane w organizacji nie jest wystarczająco efektywne, ale umożliwia realizację kluczowych zadań na akceptowalnym poziomie. Taki Klient daje sobie czas na gruntowną analizę potrzeb i spokojne podjęcie współpracy.

Drugą grupą są Klienci, którzy znaleźli się przed murem wynikającym z ograniczeń dotychczasowo używanych systemów lub ich braku. W takiej sytuacji każdy dzień jest na wagę złota. Klient oczekuje szybkiego wdrożenia, bo wie, że z odpowiednim narzędziem mógłby zwiększyć liczbę realizowanych zamówień, poprawić efektywność lub wkroczyć na nowe rynki. Bez (nowego) systemu jest natomiast zablokowany operacyjnie.

Dla obu grup Klientów wdrożenie systemu ERP otwiera drzwi do efektywniejszej działalności i intensywnego rozwoju, ale projekt zaczynamy z zupełnie innymi zasobami. Dlatego też kluczem jest zrozumienie roli, jaką we wdrożeniu pełni CZAS.

Czas: dlaczego jest kluczowym elementem przygotowania do wdrożenia ERP?

Uniwersalnym kluczem do udanego projektu jest dobre zrozumienie na linii Klient – dostawca. Żeby mogło zaistnieć, potrzebny jest czas! Tylko on gwarantuje możliwość dokładnego poznania potrzeb organizacji, która decyduje się na wdrożenie. Poza tym, dobre poznanie potrzeb wymaga też zbudowania relacji, a to również wymaga czasu. Bez względu na to, jak pilna potrzeba stoi za rozpoczęciem projektu, warto dać sobie czas na oddech i upewnienie się, że obie strony rozumieją ją tak samo. Takie podejście zwiększa szansę na powodzenie przedsięwzięcia.

Dla lepszego zilustrowania, dlaczego tak jest, posłużę się kilkoma przykładami z mojej codziennej pracy:

Oferta na już

Kilka miesięcy temu zgłosił się do nas Klient zainteresowany wdrożeniem ERP. Od razu poinformował, że nie chce „tracić czasu” na przedstawienie specyfiki swojej działalności, ani prowadzić długich rozmów. Wysłał identyczne zapytanie do kilkudziesięciu różnych dostawców i chce zacząć od zaprezentowania mu dokładnych kosztów projektu.

Niestety specyfika wdrożenia systemu informatycznego w przedsiębiorstwie polega na tym, że na pytanie „Ile kosztuje system ERP?” można odpowiedzieć tylko: to zależy. Ostateczna kwota wynika m.in. z liczby użytkowników nowego rozwiązania, jego objętości, modułów, które się na niego składają i wielu innych zmiennych. Żeby je znać i na ich podstawie przygotować trafną estymację, trzeba poświęcić czas. Nie da się zrobić tego podczas szybkiej wymiany zdań.

Pośpiech to zły doradca

Na początku roku otrzymaliśmy zapytanie od firmy zainteresowanej wdrożeniem ERP. Oprogramowanie miało składać się z rozbudowanych modułów HiD (Handel i Dystrybucja) oraz FK (Finanse i Księgowość). Decyzja miała zostać podjęta błyskawicznie – przedstawiciele firmy dali sobie na to miesiąc. Ponadto zależało im też na stosunkowo szybkim wdrożeniu. Kiedy zakończyliśmy realizację pierwszego etapu sprintu analitycznego (który standardowo realizujemy na początku projektu), Klient się wycofał, bo okazało się, że wdrożenie przerosło go pod względem kosztów i wbrew pozorom to nie budżet okazał się problemem! Tym, co zaważyło na niepowodzeniu implementacji, był czas. Czas, którego zabrakło na samym początku, by upewnić się, że potencjalny partner rozumie, z czym wiąże się projekt w takim zakresie, jaki odpowie na przedstawione potrzeby.

Śpiesz się powoli

Jednak nie można jednoznacznie stwierdzić, że duża presja czasu uniemożliwia skuteczne wdrożenie ERP. Doskonale pokazuje to przykład współpracy z jednym z naszych Klientów z branży e-handlu. Specyfika działalności tej organizacji wymaga perfekcyjnego zaplanowania realizacji procesów magazynowych. Projekt dotyczył zaprojektowania i wdrożenia oprogramowania, które pomoże w sprawnej realizacji tego celu. Było to duże wyzwanie, bo musieliśmy zdążyć z uruchomieniem do konkretnego dnia, gdyż Klient miał zakończyć korzystanie z dotychczasowego systemu. Proces handlowy wraz z badaniem potrzeb trwał jedynie 3 tygodnie. Dla systemu klasy WMS jest to tempo wręcz ekspresowe! Od początku wiedzieliśmy, jaki mamy czas na realizację projektu, który finalnie zakończył się sukcesem, jednak gdybyśmy mieli go więcej, na pewno udałoby się uniknąć wielu stresujących sytuacji.

Wiele tematów nie zostało poruszonych na samym początku. Kiedy „wypłynęły”, pojawiła się konieczność pracy w trybie nadgodzin, aby dokończyć wdrożenie w terminie. Działanie pod presją czasu nie musi być zatem skazane na porażkę, ale z pewnością przekłada się na finalny koszt projektu.

Mierz siły na zamiary

Czy w takim razie proces decyzyjny może trwać zbyt długo? Zabezpieczenie czasu na analizę potrzeb zazwyczaj jest dobrym rozwiązaniem, ale w niektórych okolicznościach może okazać się pułapką. Zwłaszcza wtedy, gdy projekt ma ustalony odległy, ale nieprzekraczalny deadline.

Wiosną 2022 roku trafiło do nas zapytanie od jednego z Klientów, zawierające informację o konieczności uruchomienia nowego systemu najpóźniej 1 stycznia kolejnego roku, ze względu na początek nowego roku obrachunkowego. Było dużo czasu na analizę rozwiązań i wybór nowego dostawcy, dlatego przedstawiciele firmy rozpoczęli od przeprowadzenia długotrwałego konkursu ofert. Choć decyzja była zaplanowana na sierpień, ze względu na okres urlopowy i inne losowe wydarzenia, ostatecznie przesunęła się na październik. Prace wdrożeniowe rozpoczęliśmy dopiero w listopadzie. Był to projekt o dość szerokim zakresie i dotrzymanie założonego terminu stało się dużym wyzwaniem. Ostatecznie zakończył się sukcesem, ale gdyby nie był przeprowadzony metodyką zwinną, z pewnością musiałby zostać przesunięty o kolejny rok. W tym przypadku skrócenie procesu decyzyjnego oszczędziłoby nam sporo nerwów, a Klientowi dodatkowych kosztów związanych z nadprogramowymi godzinami prac wdrożeniowych.

Podsumowanie

Podjęcie decyzji dotyczącej wdrożenia ERP wiąże się nie tylko z wyborem odpowiedniego partnera, ale także zrozumieniem roli, jaką w projekcie odgrywa czas.

Dla niektórych przedsiębiorstw, zablokowanych operacyjnie bez odpowiedniego systemu, wymagane będzie szybkie działanie i sprawne podejmowanie decyzji. Natomiast dla firm mogących sobie pozwolić na spokojniejsze analizowanie potrzeb, kluczowe będzie wyznaczenie celów już na starcie projektu. Dzięki temu wdrożenie nie będzie przeciągać się w nieskończoność. Niezależnie od sytuacji, zrozumienie i wykorzystanie czasu jako kluczowego zasobu jest niezwykle istotne dla sukcesu projektu wdrożenia systemu ERP. Praktyka pokazuje, że zarówno pośpiech, jak i nadmiernie wydłużony proces decyzyjny, mogą mieć istotny wpływ na rezultaty projektu.

Przeczytaj również:

WMS

Wdrożenie systemu Teneum WMS szyte na miarę

Ostatnie lata to znaczącej transformacji branży retail. Klienci oczekują dziś nie tylko różnorodnej oferty produktów i usług, ale również wyższego poziomu obsługi oraz elastyczności w procesie zakupowym. Spełnienie tych oczekiwań stanowi niemałe wyzwanie – doskonale wiedzą o tym właściciele marki Moodo, którzy, aby usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa i lepiej odpowiedzieć na potrzeby konsumentów, zdecydowali się na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań WMS i OMS. Nowe oprogramowanie znacząco zwiększyło efektywność i wydajność procesów logistycznych oraz zarządzania magazynem. O firmie Moodo to polska marka odzieżowa działająca na rynku już kilkanaście lat. Sieć obejmuje ponad 150 salonów własnych i franczyzowych, sklep internetowy oraz ponad 200 partnerów hurtowych w Polsce, Czechach i na Słowacji. Firma eksportuje również swoje kolekcje do innych krajów – m.in. Ukrainy i Iranu. Marka tworzy ubrania z myślą o kobietach, które cenią sobie wygodę, komfort i nowoczesność w dobrym stylu. Misją firmy jest ubierać kobiety na każdą okazję dokładnie wsłuchując się w ich potrzeby. Wyróżnikiem Moodo na rynku retail w segmencie fashion jest strategia biznesowa oparta na dynamicznym rozwoju głównie poprzez franczyzę. Marka konsekwentnie realizuje plan dalszej ekspansji i otwierania nowych punktów sprzedaży w kolejnych miastach. Geneza projektu W obliczu nowych wyzwań rynkowych oraz potrzeby zapewnienia klientkom jednolitego, spójnego doświadczenia zakupowego, firma Moodo zdecydowała się na współpracę z Sente w zakresie wdrożenia rozwiązań typu omnichannel. Pierwszym krokiem było szczegółowe rozpoznanie sytuacji wyjściowej oraz potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa. Po zakończeniu etapu analizy ustalono, że prace projektowe warto rozpocząć od opracowania i implementacji kompleksowego rozwiązania WMS (ang. Warehouse Management System), odpowiadającego za zarządzanie magazynem, oraz wybranych modułów systemu OMS (ang. Order Management System), obsługujących procesy zamówień w różnych kanałach dystrybucji. Cele i wyzwania w projekcie Pierwotnym celem współpracy było wdrożenie technologii pozwalających na skuteczną realizację strategii omnichannel. W toku analiz strategicznych nadrzędnym celem stało się jednak usprawnienie i uporządkowanie procesów magazynowych. To właśnie zwiększenie efektywności zaplecza logistycznego gwarantuje szybką realizację zamówień i dostęp do towarów zarówno w stacjonarnie, jak i w e-sklepie. W trakcie realizacji projektu kluczowymi wyzwaniami okazały się: Zarządzanie zróżnicowanymi procesami w ramach jednego magazynu centralnego – zarówno obsługa klientów hurtowych, zatowarowanie sklepów franczyzowych i własnych, jak i obsługa zamówień pochodzących ze sklepu internetowego odbywa się na jednej przestrzeni magazynowej. Wymaga to dostępu do aktualnych, wiarygodnych danych o produktach i ich wariantach (np. rozmiarach, kolorach), a także możliwości bieżącej rejestracji zwrotów z każdego kanału sprzedaży. Precyzyjne zwymiarowanie produktów i optymalizacja transportu – każda dostawa przed przyjęciem do magazynu jest ważona i mierzona. Nawet drobne różnice w danych mogą w skali całego magazynu prowadzić do błędów logistycznych i utrudniać planowanie transportu. Obsługa pełnych pakietów – każdy produkt firmy Moodo jest dostępny w pełnej gamie rozmiarów i musi zostać tak rozdzielony, by każdy sklep otrzymał pełen zestaw. Teneum WMS pozwala już na poziomie magazynu centralnego rozdzielać i kompletować pełne pakiety produktów w sposób zautomatyzowany i kontrolowany. Rozwiązania Podczas wdrożenia został zaimplementowany szereg rozwiązań i automatyzacji, które znacznie usprawniły działanie magazynu oraz obsługę zamówień w Moodo. Do najważniejszych z nich można zaliczyć: wdrożenie systemu Teneum WMS w magazynie centralnym – rozwiązanie zostało dostosowane do efektywnego zarządzania specyficznymi dla firmy Moodo procesami, wynikającymi z obsługi różnego typu zamówień na terenie jednego magazynu. Ponadto zostałyprzygotowane dedykowane interfejsy, które poprawiły efektywność kompletacji towarów i komponowanie zestawów do wysyłek do poszczególnych salonów, usprawnienie procesu alokacji i zatowarowania sklepów – w pierwszym etapie wdrożenia (od stycznia do marca) wdrożone zostały rozwiązania, dzięki którym procesy logistyczne odbywają się szybciej, efektywniej i bez błędów. Zamówienia dla poszczególnych salonów są przygotowywane właściwie natychmiastowo, tak by zniwelować luki i zapewnić wrażenie pełnego sklepu, usprawnienie i zautomatyzowanie procesu obsługi zamówień z kanału B2C – w drugim etapie wdrożenia (od kwietnia do maja) wprowadzono automatyzację generowania zamówień do wysyłek. Pozwoliło to na zrealizowanie bardzo istotnego dla e-sklepu celu, jakim jest utrzymanie wysokiej jakości i krótkiego czasu wysyłki realizowanych zamówień w sklepie internetowym, szczególnie w czasie wzmożonego ruchu (Black Friday, Majówka, Święta), integracja z IAI – wdrożone rozwiązania zostały zintegrowane z platformą e-Commerce IAI, co umożliwiło pełną automatyzację obsługi statusów zamówień oraz zapewnienie wiarygodnych informacji na temat stanów magazynowych dostępnych do sprzedaży online, integracja z systemem Comarch, co pozwoliło na uzupełnienie rozwiązań IT Moodo o brakujące jedynie elementy, zamiast wymieniać całe rozwiązanie, optymalizacja powierzchni magazynowej – dzięki lepszemu zagospodarowaniu magazynu udało się nie tylko zaoszczędzić miejsce, ale przede wszystkich zmniejszyć koszty związane z długim szukaniem towarów, a tym samym wydłużonym czasem realizacji zamówień. Efekty Dopasowanie WMS i OMS do specyfiki funkcjonowania marki odzieżowej, działającej w modelu wielokanałowej sprzedaży stanowiło duże wyzwanie. Projekt został sfinalizowany pomyślnie, dzięki współpracy konsultantów Sente i osób zaangażowanych w prace wdrożeniowe po stronie Moodo. Dzięki wdrożeniu dedykowanych rozwiązań Sente firma Moodo osiągnęła: 70% wzrostu wydajności obsługi kanału B2B i 100% wzrostu wydajności obsługi kanału B2C, zwiększenie liczby wydawanych dziennie zamówień do klienta (z 500 do 1000) w okresach kluczowych dla sprzedaży, zwiększenie liczby wydawanych dziennie paczek o 100% (z 300 na 600). Na podstawie powyższych wyników widać, że firma Moodo istotnie poprawiła wydajność i efektywność kluczowych procesów. Wdrożone rozwiązania są rozwijane zgodnie z tym, jak zwiększa się skala działania przedsiębiorstwa oraz ewoluują jego potrzeby.

Sente

21 październik 2025

Wdrożenie-systemu-Teneum-WMS-szyte-na-miarę