Znaczenie-czasu-w-realizacji-biznesowych-celów-projektu

Znaczenie czasu w realizacji biznesowych celów projektu

Jeśli stoisz przed decyzją o wdrożeniu nowego systemu dla Twojego przedsiębiorstwa, być może zastanawiasz się, czy istnieje jedna uniwersalna metoda na realizację takiego projektu? Takiego, który oczywiście zakończy się wyjątkowym sukcesem. Bez wątpienia jednym z kluczowych czynników w realizacji udanego wdrożenia jest wybór partnera, który nie tylko posiada odpowiednią wiedzę techniczną, ale także rozumie indywidualną sytuację Klienta. Co ważne, bez zrozumienia przez drugą stronę punktu widzenia dostawcy, projekt także się nie uda. Poniżej omawiam, w jaki sposób podejść do wdrożenia, tak, aby zaimplementowany system spełnił oczekiwania i zrealizował konkretne cele biznesowe.

Czy Twoje przedsiębiorstwo potrzebuje transformacji?

Potrzeba wdrożenia ERP pojawia się u dwóch typów Klientów. Pierwszym z nich są ci, którzy dostrzegają pewne niedoskonałości posiadanego oprogramowania, ale ich proces podejmowania decyzji jest raczej długi i spokojny. Wiedzą, że rozwiązanie wykorzystywane w organizacji nie jest wystarczająco efektywne, ale umożliwia realizację kluczowych zadań na akceptowalnym poziomie. Taki Klient daje sobie czas na gruntowną analizę potrzeb i spokojne podjęcie współpracy.

Drugą grupą są Klienci, którzy znaleźli się przed murem wynikającym z ograniczeń dotychczasowo używanych systemów lub ich braku. W takiej sytuacji każdy dzień jest na wagę złota. Klient oczekuje szybkiego wdrożenia, bo wie, że z odpowiednim narzędziem mógłby zwiększyć liczbę realizowanych zamówień, poprawić efektywność lub wkroczyć na nowe rynki. Bez (nowego) systemu jest natomiast zablokowany operacyjnie.

Dla obu grup Klientów wdrożenie systemu ERP otwiera drzwi do efektywniejszej działalności i intensywnego rozwoju, ale projekt zaczynamy z zupełnie innymi zasobami. Dlatego też kluczem jest zrozumienie roli, jaką we wdrożeniu pełni CZAS.

Czas: dlaczego jest kluczowym elementem przygotowania do wdrożenia ERP?

Uniwersalnym kluczem do udanego projektu jest dobre zrozumienie na linii Klient – dostawca. Żeby mogło zaistnieć, potrzebny jest czas! Tylko on gwarantuje możliwość dokładnego poznania potrzeb organizacji, która decyduje się na wdrożenie. Poza tym, dobre poznanie potrzeb wymaga też zbudowania relacji, a to również wymaga czasu. Bez względu na to, jak pilna potrzeba stoi za rozpoczęciem projektu, warto dać sobie czas na oddech i upewnienie się, że obie strony rozumieją ją tak samo. Takie podejście zwiększa szansę na powodzenie przedsięwzięcia.

Dla lepszego zilustrowania, dlaczego tak jest, posłużę się kilkoma przykładami z mojej codziennej pracy:

Oferta na już

Kilka miesięcy temu zgłosił się do nas Klient zainteresowany wdrożeniem ERP. Od razu poinformował, że nie chce „tracić czasu” na przedstawienie specyfiki swojej działalności, ani prowadzić długich rozmów. Wysłał identyczne zapytanie do kilkudziesięciu różnych dostawców i chce zacząć od zaprezentowania mu dokładnych kosztów projektu.

Niestety specyfika wdrożenia systemu informatycznego w przedsiębiorstwie polega na tym, że na pytanie „Ile kosztuje system ERP?” można odpowiedzieć tylko: to zależy. Ostateczna kwota wynika m.in. z liczby użytkowników nowego rozwiązania, jego objętości, modułów, które się na niego składają i wielu innych zmiennych. Żeby je znać i na ich podstawie przygotować trafną estymację, trzeba poświęcić czas. Nie da się zrobić tego podczas szybkiej wymiany zdań.

Pośpiech to zły doradca

Na początku roku otrzymaliśmy zapytanie od firmy zainteresowanej wdrożeniem ERP. Oprogramowanie miało składać się z rozbudowanych modułów HiD (Handel i Dystrybucja) oraz FK (Finanse i Księgowość). Decyzja miała zostać podjęta błyskawicznie – przedstawiciele firmy dali sobie na to miesiąc. Ponadto zależało im też na stosunkowo szybkim wdrożeniu. Kiedy zakończyliśmy realizację pierwszego etapu sprintu analitycznego (który standardowo realizujemy na początku projektu), Klient się wycofał, bo okazało się, że wdrożenie przerosło go pod względem kosztów i wbrew pozorom to nie budżet okazał się problemem! Tym, co zaważyło na niepowodzeniu implementacji, był czas. Czas, którego zabrakło na samym początku, by upewnić się, że potencjalny partner rozumie, z czym wiąże się projekt w takim zakresie, jaki odpowie na przedstawione potrzeby.

Śpiesz się powoli

Jednak nie można jednoznacznie stwierdzić, że duża presja czasu uniemożliwia skuteczne wdrożenie ERP. Doskonale pokazuje to przykład współpracy z jednym z naszych Klientów z branży e-handlu. Specyfika działalności tej organizacji wymaga perfekcyjnego zaplanowania realizacji procesów magazynowych. Projekt dotyczył zaprojektowania i wdrożenia oprogramowania, które pomoże w sprawnej realizacji tego celu. Było to duże wyzwanie, bo musieliśmy zdążyć z uruchomieniem do konkretnego dnia, gdyż Klient miał zakończyć korzystanie z dotychczasowego systemu. Proces handlowy wraz z badaniem potrzeb trwał jedynie 3 tygodnie. Dla systemu klasy WMS jest to tempo wręcz ekspresowe! Od początku wiedzieliśmy, jaki mamy czas na realizację projektu, który finalnie zakończył się sukcesem, jednak gdybyśmy mieli go więcej, na pewno udałoby się uniknąć wielu stresujących sytuacji.

Wiele tematów nie zostało poruszonych na samym początku. Kiedy „wypłynęły”, pojawiła się konieczność pracy w trybie nadgodzin, aby dokończyć wdrożenie w terminie. Działanie pod presją czasu nie musi być zatem skazane na porażkę, ale z pewnością przekłada się na finalny koszt projektu.

Mierz siły na zamiary

Czy w takim razie proces decyzyjny może trwać zbyt długo? Zabezpieczenie czasu na analizę potrzeb zazwyczaj jest dobrym rozwiązaniem, ale w niektórych okolicznościach może okazać się pułapką. Zwłaszcza wtedy, gdy projekt ma ustalony odległy, ale nieprzekraczalny deadline.

Wiosną 2022 roku trafiło do nas zapytanie od jednego z Klientów, zawierające informację o konieczności uruchomienia nowego systemu najpóźniej 1 stycznia kolejnego roku, ze względu na początek nowego roku obrachunkowego. Było dużo czasu na analizę rozwiązań i wybór nowego dostawcy, dlatego przedstawiciele firmy rozpoczęli od przeprowadzenia długotrwałego konkursu ofert. Choć decyzja była zaplanowana na sierpień, ze względu na okres urlopowy i inne losowe wydarzenia, ostatecznie przesunęła się na październik. Prace wdrożeniowe rozpoczęliśmy dopiero w listopadzie. Był to projekt o dość szerokim zakresie i dotrzymanie założonego terminu stało się dużym wyzwaniem. Ostatecznie zakończył się sukcesem, ale gdyby nie był przeprowadzony metodyką zwinną, z pewnością musiałby zostać przesunięty o kolejny rok. W tym przypadku skrócenie procesu decyzyjnego oszczędziłoby nam sporo nerwów, a Klientowi dodatkowych kosztów związanych z nadprogramowymi godzinami prac wdrożeniowych.

Podsumowanie

Podjęcie decyzji dotyczącej wdrożenia ERP wiąże się nie tylko z wyborem odpowiedniego partnera, ale także zrozumieniem roli, jaką w projekcie odgrywa czas.

Dla niektórych przedsiębiorstw, zablokowanych operacyjnie bez odpowiedniego systemu, wymagane będzie szybkie działanie i sprawne podejmowanie decyzji. Natomiast dla firm mogących sobie pozwolić na spokojniejsze analizowanie potrzeb, kluczowe będzie wyznaczenie celów już na starcie projektu. Dzięki temu wdrożenie nie będzie przeciągać się w nieskończoność. Niezależnie od sytuacji, zrozumienie i wykorzystanie czasu jako kluczowego zasobu jest niezwykle istotne dla sukcesu projektu wdrożenia systemu ERP. Praktyka pokazuje, że zarówno pośpiech, jak i nadmiernie wydłużony proces decyzyjny, mogą mieć istotny wpływ na rezultaty projektu.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Teneum WMS wspiera obsługę procesów logistycznych

Wrocławski operator logistyczny, LogBox, szukał rozbudowanego narzędzia do zarządzania magazynem wysokiego składowania. Zdecydował się na wdrożenie systemu WMS Teneum, który został dopasowany do charakterystyki działalności przedsiębiorstwa oraz specyfiki jej operacji, co przełożyło się na znaczący wzrost efektywności pracy magazynu. O firmieLogBox jest operatorem logistycznym z wieloletnim doświadczeniem w obsłudze e-Commerce. Przedsiębiorstwo świadczy usługi w zakresie obsługi sklepów internetowych, magazynowania towarów oraz całościowej realizacji zamówień (zarówno detalicznych, jak i hurtowych), dystrybucji i transportu. Magazyn pełni także rolę centrum dystrybucyjnego, w ramach którego realizowane są procesy związane z eksportem, importem oraz dystrybucją marek własnych. Dynamiczny rozwój spowodował, że przedstawiciele firmy zaczęli poszukiwać nowych możliwości rozwoju, zwiększania efektywności i wzrostu. Warto wiedzieć, że głównym klientem LogBox jest Gunfire (GF Corp) – jeden z największych dostawców replik broni w Europie. Przedsiębiorstwo funkcjonuje na rynku ponad 15 lat i specjalizuje się w sprzedaży detalicznej Air Soft Guns (ASG), części i akcesoriów, sprzętu do survivalu oraz militariów. W swoim portfolio GF Corp posiada wiele rozpoznawalnych w branży marek. Poza tym firma rozwija własne brandy, które obok działalności handlowej, stanowią jeden z głównych elementów jej działalności. W tym momencie w jej ofercie znajduje się ponad 9 tysięcy produktów. Geneza projektuZe względu na szybki rozwój i nowe wyzwania firma LogBox poszukiwała systemu informatycznego, które odpowiadałoby jej rosnącym potrzebom. Dotychczasowe rozwiązanie nie było odpowiednio dopasowane do modelu biznesowego związanego z realizacją usług fulfillment, a to blokowało intensyfikację działań. Przedstawiciele firmy szukali takiego oprogramowanie, które przede wszystkim pozwoliłoby usprawnić pracę magazynu, ale też uporządkować procesy komunikacji i rozliczeń z klientami przy uwzględnieniu wyjątkowej specyfiki branży fulfilment. Ostatecznie zdecydowali się na wdrożenie WMS Teneum. Cele projektu O konieczności wdrożenia nowego systemu zadecydowało kilka głównych czynników. Przede wszystkim przeprowadzka do nowego magazynu, chęć systematycznego zwiększania jakości obsługi klientów oraz plan rozszerzenia skali świadczenia usług fulfillment. Dla przedstawicieli LogBox kluczowa była możliwość dostosowania metod zarządzania procesami magazynowymi do zróżnicowanego charakteru zamówień (hurtowe, wielopozycyjne, jednopozycyjne), jak i indywidualnych oczekiwań poszczególnych klientów odnośnie do sposobu pakowania zamówień. Główne cele, które zdefiniowane zostały na początku projektu, to: integracja z systemem ERP (Comarch XL),zwiększenie wydajności w zarządzaniu magazynem, usprawnienie i zwiększenie kontroli wysyłek. RozwiązaniaPrace rozpoczęły się po przeprowadzeniu sprintu analitycznego. Pierwszym etapem projektu była integracja z dotychczas używanym systemem ERP. Proces ten był kluczowym krokiem milowym we współpracy i stanowił pierwsze duże wyzwanie.  Drugim etapem był projekt wdrożenia systemu WMS. Istotną okolicznością, która towarzyszyła pracom projektowym, a następnie uruchomieniu systemu, była przeprowadzka do nowego, znacznie większego magazynu. LogBox zmieniał lokalizację swojego centrum dystrybucyjnego tuż przed wdrożeniem WMS. Fakt ten stanowił wyzwanie, ponieważ oprócz oczywistych trudności logistycznych związanych z transportem towaru do nowej lokalizacji oraz jego odpowiedniego rozmieszczenia, wiązał się także ze zwiększaniem skali działania firmy oraz reorganizacją procesów magazynowych. Nowa przestrzeń to 3500 m2 powierzchni, wyposażonej w regały wysokiego składowania i antresolę, w której wydzielona została dedykowana strefa pakowania. Uruchomienie systemu WMS odbyło się równolegle z przeprowadzką.   W ramach projektu zaimplementowany został szereg rozwiązań, które znacznie usprawniły działanie przedsiębiorstwa. Wśród najważniejszych można wymienić: Multipicking – rozwiązanie umożliwiające obsługę wielu zamówień w tym samym czasie. Na bazie analizy struktury zamówień, oprogramowanie łączy je w ramach jednego zlecenia zbiórki dla magazyniera. Zastosowane rozwiązania usprawniły, kompletację zamówień, pozwoliły na znaczne przyspieszenie realizacji, a także spowodowały zmniejszenie ilości pomyłek w trakcie zbiórki towarów. Zamówienia jednopozycyjne – multipicking został rozszerzony o praktykę komplementacji zamówień jednopozycyjnych. To klasyczna kompletacja jednoprzebiegowa, polegającą na zbieraniu przez magazyniera wszystkich towarów razem bez podziału na zamówienia, które następnie są dzielone przez pakującego. W razie potrzeby (w okresach pików sprzedażowych, np. w okresie przedświątecznym lub podczas Black Friday) proces ten jest włączany przez kierownika magazynu. Dzięki zastosowaniu tego  rozwiązania pracownicy mogą w efektywny sposób realizować jednocześnie dużą liczbę zamówień, oszczędzając czas i zachowując wysoki poziom wydajności swojej pracy bez względu na liczbę zamówień. Zastosowanie tej metody pozwala na znaczne przyspieszenie procesu pakowania, który w tym modelu polega  na skanowaniu jednego produktu z puli zebranych, pakowaniu go i naklejaniu etykiety drukowanej przez system. Proces jest prosty i powtarzalny. Obsługa zamówień B2C i B2B w jednym magazynie – aby usprawnić jednoczesną obsługę zróżnicowanych zamówień, system WMS automatycznie dzieli je na części, zlecając ich równoległą realizację. System analizuje zamówienia w czasie rzeczywistym, dzieli je na strefy zbiórki, a następnie konsoliduje w procesie pakowania. Takie rozwiązanie pozwala przyspieszać realizację zleceń i porządkować procesy w magazynie obsługującym zarówno klientów detalicznych, jak i hurtowych, Panel pakowania – rozwiązanie, którego podstawową rolą jest uproszczenie i przyspieszenie procesu pakowania. Pełni również rolę drugiego punktu kontroli poprawności skompletowanych zamówień, a także łącznika między magazynem i spedycją. W jednym panelu rejestrowane są parametry, wpływające na koszty oraz specyfikację dostawy – waga towaru wraz z opakowaniem i wypełniaczami (na przykład w postaci założonego z góry narzutu 5% wagi towaru) oraz wymiary. W kolejnym kroku automatycznie drukowane są odpowiednie listy spedycyjne. Przyklejenie dokumentów na paczki zamyka proces obsługi zamówień w magazynie. W efekcie proces pakowania został przyspieszony, a błędy w zamówieniach wyeliminowane. Automatyczne rozlokowanie towarów – oprogramowanie zarządza rozmieszczeniem i relokacją towarów w sposób automatyczny tak, aby proces zbiórki towarów do wydania był możliwie jak najszybszy. Ewidencja zamówień wysyłki towarów oraz awizacja przyjęć według kartoteki asortymentowej danego klienta i jego bazy odbiorców / dostawców. Dedykowane analizy – system został wzbogacony o raporty analityczne, monitorujące przebieg pracy w magazynie oraz dostarczające szeregu cennych informacji na temat efektywności poszczególnych procesów i etapów kompletacji zamówień. Narzędzie stanowi wsparcie dla kierownika magazynu, pozwalając mu obiektywnie oceniać efektywność pracy. Optymalizacja czasu realizacji zamówień – oprogramowanie WMS pomaga badać ten wskaźnik, a także pokazuje jaki procent zamówień został zrealizowany w danym czasie. Parametr ten pozwala również dopasować zasoby ludzkie do prognozowanego poziomu sprzedaży. WMS, dzięki funkcjonalnościom typu multipicking czy obsługa zamówień jednopozycyjnych pozwala na realizowanie zakładanych celów biznesowych i KPI, które zakładają realizację 98% zamówień w mniej niż 24h. Monitorowanie wydajności pracy – system WMS wspiera monitorowanie wydajności pracy, co pozwala lepiej dobrać zespół, uwzględniając umiejętności konkretnego pracownika na danym stanowisku i efektywnie planować pracę z wyprzedzeniem. Efekty Wdrażając dedykowany system WMS Teneum, firma LogBox osiągnęła: istotny i dynamiczny wzrost wydajności realizowanych dziennie linii na poziomie 233% – z 1200 na 4000, wzrost ogólnej wydajności magazynu o 300%, skrócenie czasu realizacji zamówień do jednego dnia, nawet w okresach zwiększonego popytu, obniżenie poziomu braków w wysyłanych towarach z 2-3% do poniżej 0,5% linii wysłanych w danym miesiącu, zredukowanie czasu pracy magazynierów z trzech do jednej zmiany. Jak pokazują powyższe wyniki, LogBox znacznie poprawił efektywność i wydajność procesów. Pozwoli to na kontynuację intensywnych działań rozwojowych. Co więcej, firma zyskała otwartą przestrzeń do zwiększania jakości obsługi klientów, co z sukcesami realizuje.
Teneum-WMS-wspiera-obsługę-procesów-logistycznych
Logo firmy Sente
zweryfikowano

0/5

Sente

Poprawa efektywności - Koncentracja na efektach


Teneum X
Dolnośląskie
200 osób
Zobacz profil
Branża
Dystrybucja, eCommerce, Produkcyjna
Opis
Sente obecnie to ponad 200 osób – konsultantów i specjalistów. Siedziba firmy znajduje się we Wrocławiu, natomiast oddziały w Poznaniu, Rzeszowie i Starachowicach. ...
rozwiń