Zapewnianie bezpieczeństwa w magazynach: Waga roli PRSES

W dzisiejszych czasach, w których magazyny stają się coraz bardziej zautomatyzowane i złożone, bezpieczeństwo jest kluczem do skutecznej i efektywnej pracy. Jednym z głównych elementów wyposażenia w magazynach są różnego rodzaju regały. Aby zagwarantować ich prawidłowe funkcjonowanie i bezpieczeństwo, konieczne jest regularne ich monitorowanie i wykonywanie przeglądów okresowych. W tym kontekście pojawia się rola PRSES-a . Aby dowiedzieć się więcej na temat tej roli, jej obowiązków oraz znaczenia dla funkcjonowania magazynów, porozmawialiśmy z Markiem Orlickim (certyfikowanym PRSES’em, aktywnym członkiem Polskiego Stowarzyszenie Techniki Magazynowej), który brał czynny udział przy tworzeniu aplikacji PRSES Inspect. Czym jest PRSES Inspect? O tym dowiecie się w poniższej rozmowie.

Marek Mac: Kim jest specjalista PRSES ?

Marek Orlicki: PRSES (Person Responsible for Storage Equipment Safety) odnosi się do osoby odpowiedzialnej za stan i bezpieczeństwo sprzętu magazynowego.  legitymującej się certyfikatem i legitymacją PRSES.  Zgodnie z europejską normą EN- 15635, dotyczącą stalowych systemów składowania. Specjalista PRSES zwraca szczególną uwagę na bezpieczeństwo pracy osób wykonujących różne zadania w magazynie. , , Wykonując swoje czynności wchodzą one w strefy niebezpieczne, dlatego powinny też stosować  się do przyjętych wdanym miejscu norm i zachowań określonych przez służby BHP. W każdym magazynie powinna być wyznaczona osoba pełniąca funkcję PRSES

MM: Jakie obowiązki ma taka osoba?

Marek Orlicki: Osoba ta jest odpowiedzialna za regularne monitorowanie systemów składowania w magazynie. Musi sprawdzać, czy instalacja jest w dobrym stanie i czy metody pracy osób pracujących pomiędzy regałami magazynowymi są bezpieczne. Powinna również zapewnić regularność przeglądów regałów magazynowych co najmniej raz w tygodniu wraz z prowadzeniem odpowiedniej dokumentacji z ich przebiegu. PRSES powinien posiadać dogłębną wiedzę na temat regałów magazynowych, utrzymywać kontakt z dostawcami rozwiązań magazynowych, znać wszystkie funkcje każdego operatora oraz procesy pracy każdego zespołu.

MM: Jak często trzeba wykonywać tego typu przeglądy?

Marek Orlicki:  Tutaj ciężko jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie, ponieważ rozróżniamy 4 rodzaje przeglądów, codzienny, cotygodniowy, miesięczny, oraz roczny. Przeglądy codzienne polegają na „wzrokowej” kontroli przez pracowników i zgłaszaniu usterek PRSES-owi. Przeglądy cotygodniowe wykonuje osoba odpowiedzialna za bezpieczeństwo (PRSES), kontrolując konstrukcje i notując nieprawidłowości np. w aplikacji PRSES Insect. Przeglądy comiesięczne to dokładna kontrola regałów przez wyznaczonego pracownika (PRSES-a), w tym zablokowanie lub rozładowanie sekcji  w razie stwierdzenia usterki zagrażającej bezpieczeństwu osobom bądź mieniu i ewentualnie wymiana uszkodzonego elementu . Przegląd roczny przeprowadzany jest przez ekspertów zewnętrznych, kończący się pisemnym raportem podsumowującym uszkodzenia i zawierającym sugestie co do napraw. Często jest też tak, że te najważniejsze przeglądy, czyli roczne robi firma, od której nabyło się np. regały.

MM: Dlaczego takie przeglądy są ważne?

Marek Orlicki: Nie trzeba podkreślać, jak ryzykowne może być uszkodzenie regałów magazynowych. Upadek takiej konstrukcji z towarem może prowadzić do strat materialnych i, co bardziej istotne, zagrożenia dla ludzi. Trudno jest określić wszystkie elementy wpływające na pogorszenie stanu regałów, a ich całkowita eliminacja jest nieosiągalna. Kluczem do zapewnienia bezpieczeństwa jest regularne monitorowanie kondycji regałów i szybkie naprawy wszelkich wykrytych uszkodzeń.

MM : Jakie  były główne powody stworzenia tej aplikacji? Bo PRSES jest to światowe określenie tak?

Marek Orlicki: PRSES inspect jest to aplikacja która pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu, pozbywamy się przede wszystkim papierologii w XXI wieku. Aplikacji można używać na tablecie, telefonie, czy innym urządzeniu mobilnym wyposażonym w system operacyjny  Android. Oprogramowanie jest proste i intuicyjne co pozwala znacząco przyśpieszyć prace osobie odpowiedzialnej za stan techniczny magazynów.

MM: Jakie są główne korzyści z użytkowania tego oprogramowania w firnie?

Marek Orlicki:  Oszczędność czasu i pieniędzy a to wszystko za sprawą „szybkości” w działaniu jaką daje nam aplikacja PRSES Inspect oraz możliwość stworzenia „powtarzalnych” procesów. Czego nie można powiedzieć o starych tradycyjnych metodach. Na koniec każdej inspekcji, wymagany jest raport, który wcześniej był tworzony w formie papierowej. Dzięki aplikacji możemy go wygenerować automatycznie i wysłać np. za pośrednictwem maila. Dodatkowo, raporty można wygenerować uwzględniając wprowadzone po przeglądzie naprawy. Czyli aplikacja umożliwia zbieranie w jednym miejscu nie tylko informacji o uszkodzeniach, ale również o zrealizowanych naprawach. Największą zaletą PRSES Inspect jest możliwość zrobienia zdjęcia uszkodzonego elementu, wcześniej podczas inspekcji kiedy wszystko robiliśmy w „starym stylu” zaznaczało się na wydrukowanym schemacie magazynu miejsce uszkodzenia. Czasami było to mylące, a na pewno czasochłonne. Do tego aplikacja umożliwia monitorowanie czasu jaki pozostał na podjęcie działań np. tzw. uszkodzenia „żółte” – jeśli nie zostały podjęte żadne działania to automatycznie po 4 tygodniach zmieniają status na kolor „czerwony” czyli zostają wyłączone z eksploatacji.

MM: Jakie wyzwania napotkaliście na etapie tworzenia aplikacji?

Marek Orlicki: Jednym z wyzwań były różne oczekiwania użytkowników z którymi konsultowaliśmy założenia funkcjonalne i testowaliśmy pierwsze wersje aplikacji Chodzi zwłaszcza o ich wcześniejsze indywidualne przyzwyczajenia w pracy z dokumentacją papierową, które chcieli przełożyć na działanie aplikacji. Takie podejście spowodowało ze ostatecznie aplikacje zaprojektowaliśmy bardzo uniwersalnie np. w kwestii słowników – dla każdego użytkownika budowane są indywidualne słowniki pojęć w oparciu o system  Android i jego funkcjonalności. 

MM: W jaki sposób możemy oznaczyć, że dany regał/przęsło jest do wymiany lub jest uszkodzone?

Marek Orlicki: W aplikacji mamy 3 kolory do identyfikacji stopnia uszkodzenia. Czerwony czyli bezwzględny czas wymiany do 2ch tygodni, Z jednoczesnym całkowitym i natychmiastowym wyłączeniem danego regału z eksploatacji. Żółty który mówi nam, że dany regał jest dopuszczony do użytku tymczasowego, lecz również powinien być wymieniony jak najszybciej (brak naprawy w przeciągu 4 tygodni powoduje przekwalifikowanie uszkodzenia na kolor czerwony). Ostatnim jest kolor  zielony  oznaczający  np. zadrapanie konstrukcji, które powinno być obserwowane. Dodatkowo w aplikacji występuje kolor szary do oznaczania innych zdarzeń zaobserwowanych w magazynie bezpośrednio nie związanych z samymi uszkodzeniami regałów np. nieporządek, uwagi co do uszkodzeń palet, braku identyfikatorów konkretnego miejsca składowania lub inne ważne informacje jakie chcemy sobie zarejestrować i zawrzeć w raporcie końcowym.

MM: Jakie główne korzyści daje aplikacja? PRSES Inspect

Marek Orlicki: Na pewno jest bardzo prosta w obsłudze i intuicyjna. Tak jak na wstępie rozmawialiśmy, potrafi znacząco przyśpieszyć prace PRSES’owi, a jednocześnie mamy wszystkie inspekcje/raporty/naprawy w jednym miejscu. Możemy historycznie wrócić do „danego „regału i sprawdzić jak często w tym miejscu powstają uszkodzenia. W aplikacji jest możliwość skanowania kodów kreskowych w celu identyfikacji odpowiedniego miejsca składowania/regalu/magazynu w systemie.  Kolejna bardzo przydatna funkcjonalnością, są alerty, które podpowiadają nam o zbliżającym się terminie na usunięcie usterki. Jeśli mamy dużymagazyn, nie wyobrażam sobie teraz manualnej pracy i próby zapanowania nad tym wszystkim

MM: Czy widzisz jakieś potrzeby na modyfikację tego rozwiązania?

Marek Orlicki: Tak, z tego co obserwuje to są firmy wielooddziałowe potrzebujące rozwiązania, które może pracować w środowisku rozproszonym, z możliwością pracy w grupie i zapisem danych na serwerze czy w chmurze. Z tego co wiem taka wersja Pro jest już w planach rozwojowych.