Zamknięcie miesiąca – ile czasu zajmuje? Porównaj się z innymi

Ile czasu potrzeba na zamknięcie miesiąca w księgowości i finansach? Czy 5 dni to mało czy dużo? Jak szybko robią to inne firmy? Sprawdź wyniki badań przeprowadzonych wśród średnich i dużych przedsiębiorstw oraz dowiedz się, jak usprawnić zamykanie okresu sprawozdawczego w księgowości.

• Ponad 1/2 ankietowanych firm zamknięcie ksiąg rachunkowych zabiera więcej niż 5 dni.
• Z czynności, składających się na proces zamknięcia miesiąca, najdłużej trwają uzgodnienia sald bankowych: 20-50 godzin w miesiącu.
• 94% firm wykorzystuje Excela, żeby usprawnić proces miesięcznego zamknięcia, a 50% uważa, że jest to głównym powodem, dla którego zabiera to dużo czasu.
• Choć całkowicie automatyczne zamknięcie miesiąca nie jest możliwe, wiele składających się na nie procesów można zautomatyzować.

Zamknięcie miesiąca – zarówno dla celów rachunkowości finansowej jak i zarządczej – to najbardziej pracochłonny i intensywny czas w działach księgowości i finansów.

Jednocześnie, aż 37% dyrektorów finansowych, ankietowanych w raporcie KPMG „Nowoczesny CFO w transformującej się firmie” uważa, że przeprowadzenie zamknięcia miesiąca można w dużej mierze zautomatyzować.

Z drugiej strony, choć systemy ERP umożliwiają automatyzację wielu składających się na to czynności, raport przeprowadzony przez firmę Ledge na próbie 100 średnich i dużych firm (o zatrudnieniu 51-10 000+ pracowników) pokazał, że wiele zespołów nadal walczy z rozproszonymi danymi oraz manualnymi procesami.

Pomimo tego, że firmy chcą, żeby zamknięcie ksiąg rachunkowych nie zajmowało im więcej niż 3 dni, zabiera to więcej czasu. W ponad połowie ankietowanych firm trwa to ponad 5 dni. I problemem nie jest tu tylko czasochłonność. Menedżerowie z opóźnieniem dysponują informacjami zarządczymi, co sprawia, że decyzje podejmowane są później, a zespoły finansowe „tkwią” w poprzednim miesiącu, zamiast iść do przodu.

Osoby ankietowane w badaniu wskazują, które czynności, spośród tych składających się na proces zamknięcia miesiąca, są najbardziej czasochłonne. Najczęściej wymieniają uzgodnienia sald – kont bankowych czy kart kredytowych. Z badania wynika, że średni czas spędzany na uzgodnieniach sald to aż 20-50 godzin w miesiącu, a zespoły wykorzystują do tego aż 3-5 systemów. Inne częste problemy to:

• brak szczegółów płatności,
• niezgodne kwoty,
• rozproszone źródła informacji.

Dla zespołów, które prowadzą księgowość czy finanse dla wielu oddziałów czy mają wiele transakcji do przeanalizowania, proces miesięcznego zamknięcia staje się naprawdę skomplikowany. Szczególnie, jeżeli firmy nie wykorzystują nowoczesnych rozwiązań, takich jak Webservice enova365, które pozwalają na automatyczny import wyciągów bankowych oraz sprawne rozliczanie płatności. A takich biznesów nadal jest niestety bardzo dużo. Wiele firm „paruje” należności i zobowiązania ręcznie, używając do tego arkuszy Excela, choć dane tam zawarte pokrywają się z danymi, które znajdują się w systemach ERP. W takim wypadku, uzgadnianie kont jest żmudne i czasochłonne, przez co bywa elementem, który opóźnia zamknięcie ksiąg rachunkowych.

Inne działania, wymienione przez ankietowanych, jako szczególnie czasochłonne w procesie miesięcznego zamknięcia, to między innymi:

• tworzenie rezerw,
• porządkowanie danych – poprawa błędnie wprowadzonych danych czy reklasyfikowanie kosztów,
• analiza odchyleń od założeń budżetowych.

Wniosek? To nie samo raportowanie zabiera dużo czasu i przyczynia się do tego, że proces zamknięcia miesiąca trwa długo, ale wszystko, co je poprzedza – uzgodnienia sald czy poprawianie błędów.

Według respondentów Ledge przeprowadzenie zamknięcia miesiąca najbardziej spowalniają następujące czynniki:

• konieczność pozyskiwania danych z innych działów i regionów – 56%,
• robienie wszystkiego w Excelu – 50%,
• niezintegrowane systemy – 40%,
• duża kompleksowość transakcji – 39%,
• niedobory kadrowe – 37%.

Autorzy raportu zapytali księgowych i finansistów o to, ile według nich powinno zabierać zamknięcie miesiąca bieżącego. Najczęstsza odpowiedź to 3-5 dni roboczych, choć niektórzy uważają, że ten proces powinien się zamknąć w 2-3 dniach. Dodatkowo, podkreślano, że skrócenie czasu zamknięcia miesiąca w księgach rachunkowych ma sens wyłącznie wtedy, gdy przyspieszenie tego procesu nie powoduje błędów czy innych niedociągnięć. Jak to osiągnąć w praktyce?

Wykorzystaj program enova365, który automatyzuje niektóre czynności, dotąd wykonywane ręcznie, dzięki temu, że:

• integruje w jednym miejscu wszystkie ważne w procesie zamknięcia miesiąca dane, radząc sobie z potężnym blokerem, jakim jest rozproszenie informacji,
• sprawdza czy księgowi wykonali wszystkie potrzebne czynności – weryfikuje na przykład czy wszystkie dokumenty wprowadzone do systemu są zatwierdzone, albo czy wszystkie środki trwałe mają naliczoną amortyzację; dodatkowo na etapie konfiguracji można tak skonfigurować proces miesięcznego zamknięcia, żeby księgowy musiał oznaczyć w systemie wykonanie poszczególnych czynności, składających się na zamknięcie ksiąg rachunkowych, żeby móc zamknąć miesiąc w systemie,
• ułatwia wychwycenie błędów – np. porównując podobne dokumenty w różnych okresach; dla przykładu, jeżeli faktury od dostawcy są zwykle wystawiane na kwotę 3 000 zł miesięcznie, ale księgowy omyłkowo wpisze na dokumencie wprowadzanym do systemu 30 000 zł, enova365 może to wyłapać i wskazać dokumenty, które wymagają sprawdzenia,
• przyspiesza rozliczanie płatności, dzięki temu, że umożliwia korzystanie z rachunku bankowego bezpośrednio w systemie ERP.

Wiesz już, że choć całkowicie automatyczne zamknięcie miesiąca nie jest możliwe, wiele składających się na nie procesów, można zautomatyzować. Żeby skrócić czas potrzebny na zamknięcie ksiąg rachunkowych wybierz system ERP enova365, a szczególnie jego moduły Finanse i księgowość oraz Workflow i dodatek Elektroniczne wyciągi bankowe. Te rozwiązania pozwolą Ci zautomatyzować i przyspieszyć pracę. Żeby to zrobić umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.