Ustawa o KSeF. Jak wygląda system pod względem prawa?

Krajowy System e-Faktur to platforma umożliwiająca wystawianie, udostępnianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Jaka jest podstawa prawna funkcjonowania systemu i o czym mówią konkretne zapisy ustawy o KSeF?

KSeF – prawna podstawa funkcjonowania

Podstawą prawną funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce jest:

• ustawa z dnia 29 października 2021 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 roku po. 2076);
• decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 roku upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83);
• ustawa z dnia 16 czerwca 2023 roku o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 r. poz.1598).

Szczegółowe zasady funkcjonowania platformy i wystawiania faktur ustrukturyzowanych widnieją w art. 106na.-106nd. ustawy o VAT.

Zapisy art. 106na. ustawy o VAT

Art. 106na ustawy o VAT dotyczy samego wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur. Informuje on m.in. o terminie, w którym fakturę uznaje się za wystawioną – a jest to dzień przesłania dokumentu do systemu. W treści art. 106na widnieje również informacja, że otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w ramach systemu wymaga akceptacji odbiorcy faktury, a faktura jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSeF w dniu przydzielenia jej w tym systemie numeru identyfikującego.

Zapisy art. 106nd. ustawy o VAT

Zgodnie z treścią art. 106nd. ustawy o VAT prowadzącym i administratorem danych przechowywanych w KSeF jest Szef Krajowej Administracji Skarbowej. W ustawie znajdziemy również informacje na temat samych funkcjonalności Krajowego Systemu e-Faktur. To m.in.:

• uwierzytelnianie i weryfikacja uprawnień do korzystania z KSeF;
• wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych;
• dostęp do faktur ustrukturyzowanych;
• nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z systemu;
• powiadamianie konkretnych podmiotów o nadanych uprawnieniach lub ich odebraniu;
• powiadamianie podmiotów innych niż wymienione w art. 106nb o braku uprawnień do korzystania z KSeF;
• oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;
• analiza i kontrolowanie prawidłowości danych z faktur;
• powiadamianie podmiotów wymienionych w art. 106nb, o: dacie i czasie wystawienia faktury, jej numerze identyfikującym, dacie i czasie przydzielenia tego numeru, dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku niezgodności z wzorem czy braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej w przypadku niedostępności systemu.

Termin wejścia ustawy o KSeF w życie

Zapisy ustawy o KSeF miały wejść w życie z dniem 1 lipca 2024 roku – z wyjątkiem niektórych przepisów, które miały obowiązywać w innych terminach. Od połowy 2024 korzystanie z KSeF miało więc stać się obowiązkiem większości polskich przedsiębiorców – a dokładnie czynnych podatników VAT. Pół roku później planowano wprowadzenie obowiązkowej integracji z systemem dla podatników VAT zwolnionych. Termin wprowadzenia obligatoryjnej integracji z Krajowym Systemem e-Faktur został jednak przesunięty na późniejszy okres.

Przeczytaj także: Okres przejściowy KSeF dla organizacji publicznych. Jak wygląda? – Symfonia

Wejście ustawy o KSeF w życie ma poprzedzić zewnętrzny audyt informatyczny – to właśnie na podstawie jego wyników zostanie określona nowa data. Polscy podatnicy mogą natomiast wystawiać faktury ustrukturyzowane dobrowolnie już od 1 stycznia 2022 roku, co wynika ze zmian w Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.