System ERP dla firm szkoleniowych

Oprogramowanie ERP to system, który usprawnia pracę w wielu obszarach działania przedsiębiorstwa, i wspomaga przepływ informacji wewnątrz organizacji. Może się składać z modułów, które obejmują poszczególne działy w firmie, np. księgowość, handel, zarządzanie produkcją, lub przepływ dokumentów. Jeżeli decydujesz się na wdrożenie systemu dedykowanego, możesz dopasować go do potrzeb biznesowych Twojego przedsiębiorstwa.

W efekcie zoptymalizujesz pracę oraz wspomożesz realizowanie założonych wcześniej celów biznesowych. Czy ten rodzaj oprogramowania może znaleźć zastosowanie w firmie szkoleniowej? Jak najbardziej. W artykule opowiadam o tym, jak działa rozwiązanie ERP dla branży szkoleniowej i jak odpowiada na wyzwania stawiane przez nią.

System ERP a wyzwania w branży szkoleniowej

Firmy szkoleniowe najczęściej mają problem z organizowaniem i administrowaniem pracy. Wynika to często z faktu, że pracownicy używają różnych rodzajów oprogramowania: jednego do rozliczeń, kolejnego do zarządzania klientami, a jeszcze innego do układania harmonogramu szkoleń… Dlatego przedsiębiorstwa często tracą pieniądze, ponieważ muszą odnawiać licencje i kupować aktualne programy. Jeśli z kolei korzystają z bezpłatnych wersji, to ich funkcje są zwykle ograniczone, co przysparza kolejnych trudności. W skali całego dnia operowanie na różnych programach może zabrać sporo czasu, ponadto trudno skupić się na zadaniu, gdy trzeba przełączać się pomiędzy oknami. Często organizacje w tej branży nie posiadają wspólnej bazy danych, więc pracownicy muszą korzystać z osobnych plików. Takie działanie dokłada pracy księgowości, która musi rozliczyć wszystko na bazie wielu różnych dokumentów. Jeśli firma szkoleniowa posiada platformę internetową, na której klienci mogą kupić kursy, zła integracja między systemem a stroną może doprowadzić do błędów i nieścisłości.

Jak radzi sobie system ERP dla firmy szkoleniowej?

Ze względu na powyższe trudności, system ERP dla firmy szkoleniowej powinien składać się z modułów, które będą wspierały różne zakresy działalności. Wdrożenie oprogramowania przynosi przedsiębiorstwu wiele korzyści. Poniżej wyjaśniam, jak odpowiednie obszary mogą zoptymalizować pracę w Twojej organizacji. 

Uporządkowany proces obsługi klienta

CRM to system umożliwiający uporządkowanie procesu sprzedażowego szkoleń, które oferuje Twoja firma, oraz ułatwiający zarządzanie biznesowymi relacjami z klientami. To rozwiązanie przyczynia się do systematycznego zwiększania lojalności osób, które korzystają z usług Twojej organizacji. Automatyzacja pracy Biura Obsługi Klienta zwiększa jego efektywność. Sprzedawcy mogą w szybki i łatwy sposób dopasować ofertę do klientów dzięki dostępowi do historii relacji i informacji o ich potrzebach. Taki rodzaj personalizacji zwiększa skuteczność automatycznej wysyłki wiadomości oraz innych form kontaktu z kontrahentami.

Zintegrowanie z platformą e-Commerce

System ERP dla firm szkoleniowych można zintegrować ze stroną internetową. Spójność marketingowych kanałów łączy się z CRM, a Twoja oferta jest dostępna przez całą dobę. Dzięki takiej integracji, reguły ustalone w systemie zostają dokładnie odwzorowane na platformie e-Commerce. Takie rozwiązanie ogranicza błędy, gdyż przepływ danych pomiędzy stroną a systemem, odbywa się w sposób automatyczny i nie wymaga podjęcia akcji przez pracownika.

Kontrola nad księgowością

Firmy, których oferta szkoleń jest bogata, zatrudniają szkoleniowców z różnorodnymi kwalifikacjami. Jeśli jednak wykładowca prowadzi wiele kursów, może to spowodować zamieszanie związane z naliczaniem wynagrodzenia oraz rozliczeniem czasu pracy. W takich sytuacjach najlepiej rozważyć wdrożenie rozwiązania ERP dla firmy szkoleniowej z modułem księgowości i zarządzania personelem. System kadrowy umożliwi m.in. tworzenie oraz redagowanie list płacowych, które uwzględniają wszystkie potrącenia oraz ZUS, a następnie dokonuje automatycznego księgowania. Portal pracownika daje szkoleniowcom możliwość samodzielnego ewidencjonowania godzin pracy. Cyfryzacja wszystkich powyższych procesów minimalizuje ryzyko wystąpienia pomyłek, a wszelkie raporty są przesyłane do instytucji finansowych na czas. Oprogramowanie jest aktualizowane na bieżąco, co daje pewność, że rozliczenia powstają w oparciu o najnowsze przepisy prawne.

Podsumowanie

System ERP dla firmy szkoleniowej powinien odpowiadać na wyzwania, które odpowiadają tej branży. Jeśli zdecydujesz się na rozwiązanie dedykowane, możesz je dopasować do specyfiki Twojego przedsiębiorstwa. Zanim to nastąpi, przygotuj cele biznesowe wdrożenia. Dzięki temu Twoje potrzeby zostaną lepiej zrozumiane przez dostawcę, a oprogramowanie lepiej spełni swoje zadanie.