Przejmij kontrolę nad AI w firmie

Przejmij kontrolę nad AI w firmie – przepisy AI Act

Przepisy regulujące korzystanie ze sztucznej inteligencji przez firmy (tzw. AI Act) weszły w życie 1 sierpnia 2024 r. Ich celem jest wspieranie biznesu w odpowiedzialnym wdrażaniu oraz rozwoju AI, uwzględniając podnoszenie poziomu bezpieczeństwa obywateli Unii Europejskiej. Oznacza to, że przedsiębiorcy wszystkich branż będą mieli nowe obowiązki w zachowaniu transparentności w obszarze AI. Zmiany prawne obejmują wszystkie systemy i aplikacje, które wykorzystują technologię sztucznej inteligencji.

Przejmowanie kontroli nad AI – kolejne kroki

Porządkowanie kwestii AI w firmie należy zacząć od rozpoznania i zarejestrowania wszystkich rozwiązań AI, w tym bezpłatnych aplikacji używanych przez pracowników. Po dokonaniu inwentaryzacji konieczne jest przeprowadzenie oceny wykorzystywanych narzędzi pod kątem ryzyka określonego w ustawie AI Act. W dalszej kolejności warto opracować politykę i zasady wykorzystywania sztucznej inteligencji firmie.

Rozpoznanie – gdzie jest AI w naszych procesach biznesowych?

Sztuczna inteligencja to technologia, która nie tylko zajmuje się obliczeniami na ogromnych zbiorach danych, ale także może rozpoznawać ludzką mowę czy stworzone przez człowieka obrazy. AI znajduje swoje zastosowanie między innymi w:

przeglądarkach internetowych i komunikatorach – oferują one funkcje automatycznego tłumaczenia językowego stron internetowych, asystentów rozmów w komunikatorach (odpowiadających automatycznie na pytania);

czat-botach oraz wirtualnych asystentach – obsługujących klientów online (automatyzacja obsługi);

biometrii w systemach IT – która jest używana do uwierzytelniania w procesie logowania (rozpoznaje twarze, siatkówkę oka i odciski palców);

głosowych poleceniach dla systemów i aplikacji biurowych – czyli wszystkich rozwiązaniach, które umożliwiają dyktowanie treści (np. maili) oraz wydawanie komend systemom IT lub aplikacjom;

generowaniu tekstów, prezentacji, grafik, zdjęć – tzw. kreatory kontentu;

automatycznym rozpoznawaniu dokumentów i zarządzaniu nimi w procesie biznesowym, tj, przekazywaniu do odpowiedniego działu/osoby w firmie (identyfikacja i klasyfikacja obrazów);

wykrywaniu cyberzagrożeń – np. podejrzanych, nietypowych transakcji, prób wyłudzeń, włamań (detekcja oszustw na poziomie wykrywania nieprawidłowości w ruchu);

Business Intelligence (wsparcie decyzji biznesowych) – czyli aplikacji analitycznych prognozujących sprzedaż, trendy, personalizujące oferty, promocje i automatyczną obsługę klienta oraz optymalizujące biznes od łańcuchów dostaw po produkcję.

Ryzyko AI i jego ocena zgodnie z ustawą AI Act

Ocena ryzyka AI według ustawy AI Act będzie obowiązywać przedsiębiorstwa już za 2 lata, ale warto zaznaczyć, że część regulacji wejdzie w życie wcześniej. Wszystkim systemom IT i rozwiązaniom opartym na sztucznej inteligencji ma zostać nadana kategoria ryzyka minimalnego, specyficznego, wysokiego lub niedopuszczalnego.

W pierwszej kolejności – bo za pół roku – przedsiębiorców zaczną obowiązywać przepisy zakazujące korzystania z rozwiązań zaliczanych do kategorii ryzyka niedopuszczalnego. Do tej grupy narzędzi będą należeć m.in. systemy wykorzystujące dane biometryczne, np. do monitorowania działań zatrudnionych w miejscu pracy.

Do systemów wysokiego ryzyka zostaną zakwalifikowane aplikacje stosowane przy rekrutacjach, ocenach zdolności kredytowej i automatycznym uruchamianiu robotów. Te rozwiązania będą podlegać rygorystycznym wymogom – m.in. konieczności zapewnienia nadzoru człowieka nad robotami.

Ryzyko specyficzne odnosi się do konieczności zapewnienia transparentności wykorzystywania sztucznej inteligencji w firmie. Oznacza to, że firmy będą musiały informować klientów, którzy korzystają z ich systemu, że w interakcji wykorzystywana jest AI – np., że rozmawia z czat-botem (a nie człowiekiem).

Minimalne ryzyko obejmuje większość systemów i rozwiązań AI wykorzystywanych obecnie w biznesie. Algorytmy AI wspierające biznes w obszarze tworzenia treści czy podejmowania decyzji na bazie danych zebranych wewnętrznie nie będą objęte restrykcjami. Niemniej ta grupa narzędzi wymagać będzie kontroli nad danymi, które przetwarza ta technologia.

Polityka AI w firmie: kontrola nad danymi i zgodność z innymi przepisami

Każda firma, która korzysta z sztucznej inteligencji, powinna stworzyć odpowiednie procedury uwzględniające kategoryzację ryzyk. Konieczne jest także wskazanie możliwości wykorzystania tej technologii w kontekście danych przez nią przetwarzanych. Przedsiębiorstwo oraz jego pracownicy musza mieć świadomość, że dane wykorzystywane przez aplikacje AI mogą naruszać prywatność lub stanowić cudzą własność.

PRZYKŁAD ZAGROŻENIA: Pracownicy przygotowują kontent z wykorzystaniem bezpłatnych aplikacji AI – np. prezentację firmową. Aplikacja, z której korzystają, pobiera do tego celu dowolne zdjęcia lub teksty dostępne w zasobach online. Firma nie wie, czy aplikacja AI ma prawa do pobieranych danych – mogą one np. zostać skradzione (wykorzystane bez uwzględnienia prawa autorskiego).

Ochrona danych osobowych w kontekście AI (zgodność z RODO)

AI działa na podstawie danych, w tym także na podstawie informacji o osobach fizycznych (dane osobowe). Pracując z systemami automatyzacji obsługi klienta, CRMami, BI oraz scoringowymi mamy do czynienia z danymi prawdziwych ludzi, które podlegają szczególnej ochronie (RODO).
Część aplikacji AI pobiera dane z zasobów internetowych (źródła zewnętrzne), nad którymi organizacje biznesowe nie mają kontroli. Jeśli nasze systemy wymagają takich danych lub firma trenuje na nich swoje algorytmy – rośnie ryzyko naruszenia danych osobowych. Praca z porządkowaniem AI musi więc uwzględniać procedurę wykorzystania informacji wrażliwych w firmie.

Przepisy AI Act przypominają nam, że stosowanie wszelkich systemów IT, aplikacji czy najnowszych technologii musi odbywać się zgodnie z regułami chroniącym ludzi. Dlatego już teraz warto tworzyć dokumentację i rejestry działań związanych z wykorzystywaniem sztucznej inteligencji. Systemowe podejście i etyczne wykorzystanie AI musi także obejmować szkolenia dla pracowników. Pełna kontrola nad AI zagwarantuje bezpieczeństwo prawne i operacyjne zarówno firmie (oraz osobom w niej zatrudnionych), jak i jej klientom.

Robert Zyskowski, CTO, Grupa Symfonia

Przeczytaj również:

Biuro rachunkowe ERP

Controlling i budżetowanie w firmie – od czego zacząć?

Wielu przedsiębiorców podejmuje decyzje finansowe na podstawie intuicji — dopóki nie pojawi się pierwszy poważny kryzys płynności. Wtedy okazuje się, że brak systemu controllingu i budżetowania to nie oszczędność, lecz kosztowna luka w zarządzaniu. Czym jest controlling finansowy i dlaczego go potrzebujesz? Controlling finansowy (system zarządzania wynikami przedsiębiorstwa) to zestaw metod i narzędzi, które pozwalają na bieżąco monitorować kondycję finansową firmy i reagować na odchylenia od planu. Nie jest to jednorazowy audyt — to ciągły proces sterowania rentownością. W polskich realiach controlling odpowiada na pytanie, którego księgowość statutowa nigdy nie zadaje: nie „co się wydarzyło w ubiegłym miesiącu dla urzędu skarbowego”, lecz „gdzie właśnie teraz ucieka marża i jak będzie wyglądać cash flow za 90 dni” (CGO Finance, 2026). W praktyce controlling obejmuje trzy filary: Planowanie — ustalenie celów finansowych i operacyjnych na dany okres (miesiąc, kwartał, rok). Plan finansowy firmy powinien uwzględniać przychody, koszty stałe i zmienne oraz marże na poszczególnych produktach lub usługach. Monitorowanie — bieżące porównywanie wyników rzeczywistych z założeniami budżetu. Kluczowe jest śledzenie wskaźników takich jak rentowność sprzedaży, cash flow operacyjny czy wskaźnik pokrycia kosztów stałych. Reagowanie — podejmowanie działań korygujących w momencie, gdy odchylenia przekraczają ustalone progi tolerancji. Bez tego kroku controlling pozostaje jedynie raportowaniem. Firmy z najlepszymi kompetencjami IT i analitycznymi osiągają o 35% większy wzrost przychodów i o 10% wyższe marże zysku w porównaniu do reszty rynku (McKinsey, 2024). To nie teoria — to mierzalna przewaga wynikająca z zastąpienia intuicji twardymi liczbami. Jak zacząć budżetowanie w firmie krok po kroku? Budżetowanie (proces planowania przychodów i wydatków na określony okres) nie musi być skomplikowane. Kluczem jest rozpoczęcie od prostego modelu i stopniowe jego rozbudowywanie. Badania naukowe potwierdzają, że budżetowanie stosowane jest przede wszystkim w średnich i dużych firmach o przychodach powyżej 50 mln PLN i zatrudnieniu ponad 200 osób — ale wspólną cechą wszystkich podmiotów wdrażających budżetowanie jest chęć redukcji kosztów i poprawy wyników finansowych (ResearchGate). To oznacza, że nawet mniejsze firmy mogą czerpać z tego procesu korzyści, jeśli zaczną od prostego modelu. Krok 1: Zdefiniuj pytanie. Określ, co chcesz mierzyć, w jaki sposób i dla kogo przygotowujesz analizę. Czy interesuje Cię rentowność sprzedaży całej firmy, czy poszczególnych linii produktowych? Krok 2: Zbierz dane. Zidentyfikuj źródła informacji — system FK, moduł handlowy, CRM, arkusze kalkulacyjne. Im więcej danych w jednym miejscu, tym trafniejsze prognozy. Krok 3: Przygotuj dane. Oczyść, połącz i ustandaryzuj informacje z różnych źródeł. To etap, na którym większość firm traci czas — dlatego automatyzacja jest kluczowa. Krok 4: Analizuj i wyciągaj wnioski. Opracuj wizualizacje, porównaj plan z wykonaniem, zidentyfikuj odchylenia i podejmij decyzje. Ten czteroetapowy proces (pytanie → dane → przygotowanie → wyniki) stanowi uniwersalny schemat analityczny stosowany w profesjonalnym controllingu. Jakich narzędzi używać do controllingu i budżetowania? Skuteczny controlling wymaga narzędzia, które łączy dane z wielu źródeł, automatyzuje raportowanie i umożliwia drążenie danych (drill-down) do poziomu pojedynczej transakcji. Arkusz kalkulacyjny to za mało, gdy firma rośnie. Dane Eurostatu potwierdzają skalę cyfryzacji: w 2025 roku ponad połowa (53% przedsiębiorstw w UE) korzystała ze specjalistycznego oprogramowania e-biznesowego — ERP, CRM lub BI (Eurostat, 2026). Jednocześnie 20% firm w UE wdrożyło technologie AI wspierające analitykę (Eurostat, 2025). To oznacza, że firmy bez narzędzi BI pozostają w mniejszości i tracą przewagę konkurencyjną. Nowoczesne systemy Business Intelligence (narzędzia analityki biznesowej) oferują: Kokpity menedżerskie (dashboardy) — wizualne podsumowania kluczowych wskaźników w czasie rzeczywistym. Zamiast przeglądać dziesiątki tabel, widzisz rentowność sprzedaży, marże i odchylenia budżetowe na jednym ekranie. Automatyczne raporty — cykliczna dystrybucja raportów do właściwych osób bez ręcznego eksportu danych. Dyrektor finansowy dostaje raport o płynności, handlowiec — o realizacji targetu. Analizę OLAP (wielowymiarowa analiza danych) — możliwość przeglądania tych samych danych w różnych przekrojach: po regionach, produktach, klientach, okresach. To fundament controllingu operacyjnego. Integrację z systemem ERP — dane z modułu finansowo-księgowego i handlowego zasilają raporty automatycznie, bez ręcznego przenoszenia między systemami. Controlling a cyfryzacja — gdzie jest Twoja firma? Kontekst rynkowy jest jednoznaczny – firmy bez narzędzi analitycznych to dziś mniejszość w Europie. 53% przedsiębiorstw w UE korzysta z oprogramowania ERP, CRM lub BI (Eurostat, 2026) 20% firm w UE wdrożyło technologie AI do analityki biznesowej (Eurostat, 2025) 38% firm strefy euro jest na zaawansowanym etapie adopcji AI, a kolejne 33% eksperymentuje (ECB SAFE Survey, 2026) 48% europejskich firm produkcyjnych wykorzystuje big data i AI — więcej niż w USA (28%) (EIB, 2026) Jeśli Twoja firma nadal opiera controlling na ręcznych arkuszach, tracisz nie tylko czas, ale i pozycję konkurencyjną. Wdrożenie systemu BI zintegrowanego z ERP to dziś standard, nie luksus. Controlling finansowy w ekosystemie Symfonii Symfonia oferuje zintegrowane środowisko analityczne, które łączy dane z modułów Handel oraz Finanse i Księgowość w jednym panelu raportowym. Nie musisz kupować oddzielnego systemu BI – analityka jest częścią ekosystemu, z którego już korzystasz. Dostępne narzędzia analityczne w środowisku Symfonii: Business Intelligence – 10 kokpitów menedżerskich i około 120 gotowych raportów dostępnych od razu po instalacji. Analizy OLAP w MS Excel pozwalają na swobodne drążenie danych w znanych arkuszach kalkulacyjnych. Smart BI – rozszerzone możliwości analizy danych z kilkudziesięcioma gotowymi raportami i opcją tworzenia własnych. Łączy dane z modułów Handel, Finanse i Księgowość oraz źródeł zewnętrznych. Siedem kluczowych przewag Smart BI to: szybki dostęp do informacji, aktualność danych, łatwość obsługi (interfejs oparty na Excelu), uniwersalność konfiguracji, elastyczność manipulacji danymi, otwartość na wiele źródeł danych oraz możliwość współpracy zespołowej. Analityk Sprzedaży – 5 kokpitów i około 50 raportów dedykowanych monitorowaniu rentowności sprzedaży, realizacji planów handlowych i identyfikacji trendów. Dostęp do analiz realizowany jest przez przeglądarkę WWW, kontekstowo z systemu operacyjnego, z poziomu MS Office Excel oraz przez zewnętrzne narzędzia OLAP – co oznacza, że kontroler finansowy, dyrektor i handlowiec korzystają z tych samych danych w preferowanym przez siebie środowisku. Zacznij kontrolować finanse firmy już dziś Controlling finansowy i budżetowanie to nie luksus dużych korporacji – to standard każdej firmy, która chce rosnąć świadomie. Pierwszy krok to nie zakup systemu, lecz odpowiedź na pytanie: „Które dane są mi potrzebne do lepszych decyzji?” Symfonia Business Intelligence i Smart BI dają Ci gotowe odpowiedzi – od kokpitów z kluczowymi wskaźnikami po szczegółowe raporty z możliwością drill-down do pojedynczej faktury. FAQ – Najczęściej zadawane pytania Czym jest controlling finansowy? Controlling finansowy to system ciągłego monitorowania wyników firmy i porównywania ich z planem finansowym. Obejmuje planowanie, bieżącą kontrolę wskaźników (rentowność sprzedaży, marże, cash flow) oraz podejmowanie działań korygujących przy odchyleniach od budżetu. Od czego zacząć budżetowanie w małej firmie? Zacznij od zdefiniowania celów finansowych na najbliższy kwartał, zbierz dane historyczne o przychodach i kosztach, a następnie stwórz prosty plan przychodów i wydatków. Kluczowe jest regularne porównywanie planu z wykonaniem – nawet w arkuszu kalkulacyjnym. Jakie narzędzia wspierają controlling w firmie? Profesjonalny controlling wymaga systemu Business Intelligence z kokpitami, automatycznymi raportami i analizą OLAP. Symfonia oferuje od 5 do 10 kokpitów i do 120 raportów zintegrowanych z modułami FK i Handel – dostępnych przez przeglądarkę, Excel lub system ERP. Czym różni się budżetowanie od controllingu? Budżetowanie to proces planowania przychodów i wydatków na określony okres. Controlling jest pojęciem szerszym – obejmuje budżetowanie, ale także bieżące monitorowanie realizacji planu, analizę odchyleń i podejmowanie decyzji korygujących. Czy controlling jest potrzebny w małej firmie? Tak. Firmy efektywnie wykorzystujące dane rosną o 35% szybciej niezależnie od wielkości. W małej firmie controlling może być prostszy (mniej wskaźników, krótsze cykle raportowania), ale jego brak oznacza podejmowanie decyzji na ślepo. Ile firm w Europie korzysta z narzędzi BI? Według Eurostatu (2025/2026) ponad 53% przedsiębiorstw w UE korzysta z oprogramowania ERP, CRM lub BI. 20% firm wdrożyło już technologie AI do analityki. Firmy bez narzędzi analitycznych tracą przewagę konkurencyjną.

Symfonia

09 wrzesień 2026