Moduł zarządzania reklamacjami w systemie ERP

Dynamiczny rozwój działalności i poszerzanie oferty produktowej wymusiły reorganizację logistyki oraz centralizację operacji magazynowych. Wdrożenie WMS pozwoliło na automatyzację procesów, zwiększenie efektywności i eliminację błędów. Efektem było stworzenie wydajnego magazynu centralnego, który obsługuje całą sieć dystrybucji. O firmie Lobos to przedsiębiorstwo zajmujące się dystrybucją urządzeń i materiałów biurowych, materiałów eksploatacyjnych (skanerów, drukarek, kserokopiarek itd.), a także pakowanych artykułów spożywczych oraz mebli i akcesoriów meblowych dla firm i hoteli. Posiada 10 oddziałów na terenie całej Polski – w Katowicach, Krakowie, Kielcach, Nowym Sączu, Nowym Targu, Tarnowie, Łodzi, Warszawie, Wrocławiu i Rzeszowie. Na terenie Krakowa oraz okolic towar rozwożony jest za pomocą własnej floty samochodowej. Do pozostałych rejonów Polski artykuły są wysyłane przy użyciu firmy spedycyjnej.  Z firmą Lobos Sente jako dostawca zaawansowanych systemów informatycznych współpracuje od 2007 r., kiedy to rozpoczęte zostały prace nad wdrożeniem systemu ERP. Planując zmianę oprogramowania w obszarze gospodarki magazynowej firma Lobos szukała innych dostawców zaawansowanego oprogramowania dla biznesu. Jednak ze względu na funkcje i możliwości systemu informatycznego w obszarze planowania zamówień i WMS, oferta Sente stanowiła najbardziej kompleksowe rozwiązanie. Nie bez znaczenia okazały się także dotychczasowe pozytywne doświadczenia i wieloletnia współpraca. Cele projektu Dynamiczny rozwój spółek wchodzących w skład grupy Lobos i stałe poszerzanie oferty spowodowały potrzebę zmian w obszarze logistyki i gospodarki magazynowej, a w związku z tym wdrożenie kolejnych obszarów systemu informatycznego. Do tej pory funkcjonowało jednocześnie kilka magazynów oddziałowych, jednak ze względu na koszty utrzymania składów oraz transportu zlikwidowano lub zminimalizowano ich rolę na rzecz jednego magazynu centralnego. W wybranych oddziałach firmy przechowywane są jeszcze tylko produkty ciężkie lub wielkogabarytowe o stosunkowo niskiej wartości jednostkowej (np. woda, papier, mleko, ręczniki papierowe itp.), których transport do magazynu centralnego jest ekonomicznie nieopłacalny. W związku z wprowadzanymi zmianami powstała konieczność przeorganizowania magazynu w głównej siedzibie firmy w Krakowie na magazyn centralny w taki sposób, żeby przy dotychczasowej swojej powierzchni (3600 m²) mógł przyjąć na stan i podołać obsłudze zwiększonej rotacji artykułów. Magazyn pod lupą W proces przekształceń w firmie Lobos Sente zostało zaangażowane już w momencie planowania zmian w magazynie, który miał pełnić funkcję centralnego. Na podstawie dotychczasowych doświadczeń i specyfiki asortymentu został opracowany rozkład strefy odstawczej (ustawienie regałów) oraz strefy pakowania, zaplanowane ścieżki poruszania się magazynierów oraz zaprojektowane zasilenie 5-piętrowej (wys. 2,2 m) antresoli. Takie rozwiązania pozwoliły od samego początku zoptymalizować funkcjonowanie kluczowych obszarów magazynu, dzięki czemu uniknięto modyfikacji w późniejszym terminie (mogących wynikać z wniosków planowanej wówczas analizy przedwdrożeniowej oraz późniejszej implementacji systemu). Wprowadzone rozwiązania opierały się na urządzeniach przenośnych, które poprzez Wi-Fi łączą się z bazą danych systemu. Każdy magazynier jest zaopatrzony w tzw. handheld, za pomocą którego otrzymuje zlecenia magazynowe i potwierdza realizację poszczególnych zadań do wykonania. Oprogramowanie pozwala kierownikowi magazynu na tworzenie i generowanie raportów przedstawiających precyzyjne statystyki wydajności pracy każdego magazyniera. Pozwala to z jednej strony planować i decydować o organizacji pracy, jak i monitorować efektywność działań pracowników. Automatyzacja procesów Najważniejsze efekty wdrożenia systemu Teneum WMS wynikają z automatyzacji kluczowych procesów zachodzących w magazynie. Podczas swoich zadań dziesięciu magazynierów wspieranych jest przez oprogramowanie, które kieruje ich do lokacji, z których powinni pobrać dany produkt. Wybierana jest optymalna trasa ze względu na konkretne zlecenie magazynowe.  Nadzór systemu nad gospodarką magazynową pozwala w zależności od potrzeb przydzielać jednocześnie kilku pracowników do realizacji dużych zamówień. Takie rozwiązania znacznie przyspieszają proces kompletacji zamówień i przygotowania przesyłki. Automatyzacja pracy umożliwiła obsługę magazynu przez taką samą liczbę osób nawet po zwiększeniu liczby dziennych zamówień wynikających ze skierowania na skład centralny zleceń, które dotychczas były obsługiwane przez oddziały firmy. Został też wprowadzony system tzw. podwójnej kontroli, polegający na sczytywaniu (pick) za pomocą kodu kreskowego danych dotyczących pobieranego produktu z konkretnej lokacji, a następnie ponownego pick’u danego artykułu podczas przygotowywania przesyłki w strefie pakowania. W obu przypadkach przy braku kompletacji system sygnalizuje o tym i nie pozwala realizować kolejnych operacji bez skompletowania całości paczki. Dzięki współpracy urządzeń mobilnych i rozwiązań systemu możliwość pomyłek przy wysyłce do klientów została zredukowana praktycznie do zera. Kompletacja zamówień według wskazówek podawanych przez system pozwala także skrócenie czasu (z 3 godzin do 30 minut) potrzebnego do zapakowania przesyłek na samochód (własny lub spedytora). Paczki zostają zebrane i przygotowane razem według wyznaczonych tras. Inteligentne zarządzanie przesyłkami dzięki cross-dockingowi Żeby zmniejszyć liczbę magazynów oddziałowych, Lobos musiał rozwiązać problem kompletacji przesyłek ze względu na docelowe punkty odbioru – bez konieczności przepakowywania ich „po drodze” w poszczególnych oddziałach. Zgodnie z sugestiami Sente przygotowało w systemie WMS mechanizmy pozwalające na realizację zamówień według metody cross dockingu. Obecnie w narzędziu istnieje opcja otwarcia zlecenia przewozu tego typu na określony oddział. W takim przypadku poszczególne elementy (paczki) całej przesyłki już w magazynie centralnym zaadresowane zostają na docelowe miejsce odbioru (adres danego oddziału lub adres konkretnego klienta), a nie jako przesyłka w całości zaadresowana na oddział firmy, który do tej pory sam przepakowywał i rozdzielał je na potrzeby zamówień lokalnych. Ten mechanizm doskonale sprawdza się przy zamówieniach generowanych przez dużych klientów – w sytuacji, gdy np. jeden kontrahent zleca dostarczenie 250 paczek pod 100 różnych miejsc adresowych. W takim przypadku już na etapie przygotowywania przesyłki każda paczka otrzymuje etykietę zaadresowaną na wskazany adres. Po dotarciu przesyłek do oddziału Lobosu nie ma potrzeby ich przepakowywania ani adresowania – to wszystko zostało już wykonane wcześniej w magazynie centralnym. Implementacja w oprogramowaniu rozwiązań cross dockingu pozwoliła dokonać reorganizacji magazynów oddziałowych Lobosu. Pozyskane tym sposobem środki firma może przeznaczyć na inwestycje mające na celu rozwój przedsiębiorstwa i zwiększanie przewagi konkurencyjnej. Rezultaty wdrożenia Wdrożenie kolejnych obszarów systemu Teneum Sente pozwoliło firmie Lobos na reorganizację sposobu działania przedsiębiorstwa. Powstał magazyn centralny, a automatyzacja większości procesów w nim zachodzących usprawniła jego pracę tak, żeby mógł on przejąć zlecenia do tej pory realizowane przez oddziały bez konieczności zatrudniania nowych pracowników lub pracy w trybie zmianowym na tym magazynie. Obecnie system do obsługi magazynu i planowania zamówień posiada w swojej kartotece ok. 30 tys. aktywnych pozycji asortymentowych. Z tej liczby 8,2 tys. produktów rozmieszczonych jest na ok. 2,3 tys. lokacjach. Przeciętnie dziennie realizowanych jest ok. 300 przesyłek, co daje ok. 2 tys. pobrań towarów przez 10 magazynierów. Średnio jedno pobranie realizowane jest w czasie 2 minut i 24 sekund.