Moduł zarządzania reklamacjami w systemie ERP

O firmie Candellux Lighting to uznany producent i dystrybutor szerokiego asortymentu elementów oświetleniowych – lamp, osprzętu i akcesoriów – przeznaczonych zarówno do wnętrz mieszkalnych, jak i biurowych. Przedsiębiorstwo może pochwalić się już ponad 30-letnią historią. Spółka prowadzi obróbkę drewna i produkcję w zakładzie zlokalizowanym pod Warszawą, a także zajmuje się dystrybucją opraw oświetleniowych. Dzięki ofercie obejmującej ponad 4000 pozycji asortymentowych Candellux obsługuje zróżnicowaną bazę klientów, w tym sieci DIY, największe krajowe hurtownie i sklepy branżowe, projektantów wnętrz oraz klientów indywidualnych. Geneza projektu Kierownictwo Candellux Lighting dostrzegło, że dotychczasowy system informatyczny, bez perspektyw rozwoju, przestał odpowiadać na dynamiczne potrzeby i ambitne plany cyfrowej transformacji firmy. Funkcjonowanie przedsiębiorstwa opierało się na kilku narzędziach IT, które działały jako wsparcie dla głównego systemu, umożliwiając realizację pojedynczych operacji. Skutkiem tego rozproszenia danych były znaczne, dodatkowe nakłady pracy wymuszające manualne powielanie informacji w różnych aplikacjach, co bezpośrednio obniżało ogólną efektywność. Świadomość pilności wdrożenia nowego oprogramowania skłoniła kierownictwo do rozpoczęcia poszukiwania nowego narzędzia IT. Złożoność operacyjna stanowiła tutaj kluczowe wyzwanie. Firma charakteryzuje się unikalnym, wypracowanym przez 30 lat unikalnym modelem biznesowym: łączy produkcję wyrobów własnej marki z zaawansowaną sprzedażą wielokanałową – obejmującą rynki B2B i B2C, realizowaną przez e-Commerce, marketplace’y, współpracę z kluczowymi sieciami handlowymi oraz sieć przedstawicieli. Działania te obejmują nie tylko Polskę, ale i 10 rynków zagranicznych. Po analizie rynku przedstawiciele firmy Candellux Lighting wiedzieli, że potrzebują rozwiązania informatycznego, które będzie w stanie objąć w całości złożoność procesową organizacji oraz zostać dostosowane do jej potrzeb. Block Quote Ostateczna decyzja o wyborze systemu Teneum WMS i ERP od Sente została podjęta z uwagi na stopień rozbudowania proponowanych rozwiązań IT i możliwość objęcia nimi wszystkich obszarów działania przedsiębiorstwa. Istotna była również możliwość dalszej rozbudowy i dostosowania oprogramowania do unikalnych potrzeb firmy. Cele projektu Cele projektu wdrożeniowego zostały określone wraz z rozpoczęciem prac i były bezpośrednio powiązane ze strategicznymi zmianami, które odbywały się w Candellux. Ich zakres oraz kształt ewoluował następnie wraz z rozwojem projektu, co spowodowało podzielenie całego wdrożenia na fazy. Na potrzeby niniejszego opisu należy podkreślić, że odnosi się on do pierwszej części prac – kolejne rozwiązania są w trakcie realizacji. W pierwszej fazie realizowanych prac przedstawiciele Candellux Lighting oraz konsultanci Sente skupili się na następujących celach: zintegrowaniu w jednym systemie wszystkich obszarów działania firmy, za pomocą kompletnego systemu ERP i WMS z elementami rozwiązań B2B, usprawnieniu pracy magazynu przez wdrożenie oprogramowania WMS, usprawnieniu pracy Działu Obsługi Klienta dzięki pobieraniu zamówień z EDI w czasie rzeczywistym i realizowaniu ich na bieżąco. Rozwiązania Rozwiązania informatyczne wdrożone podczas pierwszego etapu współpracy pozwoliły firmie Candellux Lighting na uporządkowanie procesów związanych ze sprzedażą oraz obsługą magazynu, a do najważniejszych z nich można zaliczyć: Panel handlowca – służy do efektywnego zbierania i przetwarzania wszystkich zamówień. Wcześniej zlecenia docierały głównie drogą mailową, a ich dalsza obsługa wymagała czasochłonnego obiegu informacji między pracownikami. Po wdrożeniu modułu każda transakcja wprowadzona do Panelu handlowca przez pracownika terenowego jest natychmiast widoczna w systemie ERP. Dodatkowo sprzedawca zyskuje podgląd na bieżące saldo i poziom zadłużenia poszczególnych klientów. Automatyczny przepływ zamówień – system automatycznie weryfikuje każde zamówienie. W rezultacie tej analizy zlecenie jest automatycznie przekierowywane do właściwego działu – logistyki, windykacji lub obsługi klienta – jeżeli wymaga dodatkowej, manualnej interwencji. System WMS – wprowadzenie systemu zarządzania magazynem znacząco podniosło wydajność pracy oraz poprawiło jakość realizowanych zleceń, dzięki czemu magazyn pracuje efektywniej, a klienci szybciej otrzymują swoje zamówienia. Rozwiązanie informatyczne do magazynu wspiera kompleksowo wszystkie operacje: począwszy od przyjęcia towarów i ich rozlokowanie, przez kompletację (dla zamówień paletowych, drobnicowych, jedno- i wielopozycyjnych), aż po finalną wysyłkę paczek. Integracja ze spedytorami – rozwiązanie w procesie pakowania towarów łączy się bezpośrednio z interfejsami WebApi odpowiednich firm kurierskich, nadając przesyłkę wraz z usługami dodatkowymi, a następnie odbiera i drukuje etykiety spedycyjne. Zautomatyzowanie tego procesu pozwala unikać pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych podczas nadawania przesyłek za pomocą dedykowanych platform dostarczonych przez firmy kurierskie. Funkcja ta została rozszerzona o możliwość dołączania do zamówień etykiet spedycyjnych dostarczanych przez klientów wraz z zamówieniem. Etykiety te, podobnie jak te pobrane z WebApi spedytora, drukują się na zakończenie pakowania. System ułatwia przepływ informacji spedycyjnych w firmie oraz pozwoliło przekierować pracowników zaangażowanych w ten proces do innych zadań. Panel pakowania – moduł, który przyśpiesza i porządkuje proces pakowania, a także gwarantuje jego wysoką jakość. Jest drugim punktem kontroli poprawności zamówień i miejscem styku magazynu i spedycji. Korzystanie z niego pomaga zminimalizować błędy na samym końcu realizacji zamówienia. W jednym oknie rejestrowane są wszystkie dane istotne dla kosztów i specyfikacji dostawy – waga produktu z uwzględnieniem opakowania i wypełniaczy oraz wymiary paczek. Następnie automatycznie drukowane są wymagane dokumenty przewozowe. Wsparcie procesu inwentaryzacji – rozwiązanie pozwala na szybką realizację inwentaryzacji bieżących bez konieczności przerywania lub zakłócania pracy operacyjnej magazynu. Proces może być prowadzony w tle, a narzędzie nadzoruje jego bezbłędny przebieg. Bieżące inwentaryzacje wymuszają regularne porządkowanie lokacji oraz prawidłową korektę stanów magazynowych, co znacząco przyspiesza późniejszy proces zbiórki towarów. Obsługa zamienników – rozwiązanie automatycznie zarządza dodawaniem zamienników do zlecenia. W sytuacji, gdy pierwotnie zamówiony produkt jest niedostępny, ale w magazynie znajduje się akceptowalny odpowiednik, jest on natychmiast proponowany do wysyłki. Dzięki temu zlecenia realizowane są szybciej, bez konieczności wstrzymywania dostawy do czasu uzupełnienia braków. Integracja z EDI – narzędzie umożliwia elektroniczną wymianę danych o zamówieniach, pozwala na komunikację pomiędzy firmami i automatyczne przekazywanie dokumentów. Klienci Candellux Lighting zintegrowani z EDI, składają zamówienie w swoim systemie, który automatycznie przekierowuje je do firmy. Kiedy pojawiają się nowe zlecenia, zostają przetworzone w systemie Teneum. Dzięki komunikacji EDI możliwe jest też automatyczne wysłanie komunikatu o awizacji wysyłki oraz faktury sprzedaży powiązanej z zaimportowanym zamówieniem. Projekt w liczbach 6400 – liczba lokacji magazynowych 40 – liczba operatorów korzystających z systemu 3 – liczba magazynów Cyfrowa transformacja trwa Nowe rozwiązania pozwoliły firmie Candellux Lighting uporządkować, a także zwiększyć efektywność realizowanych procesów sprzedażowych i magazynowych. Ich usprawnienie ułatwiło codzienną pracę, poprawiło wydajność procesów i przyspieszyło czasochłonne dotychczas czynności. To jednak nie koniec współpracy między z firmą Sente. Obecnie zespół projektowy koncentruje się na wdrażaniu kolejnych elementów rozwiązań informatycznych oraz projektowaniu nowych funkcji, które pozwolą sukcesywnie realizować cele związane z procesem cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa.