Magazyn przyszłości: system WMS w chmurze a tradycyjny

Magazynowanie to proces, który był znany już nawet w starożytnym Egipcie. Początkowo dotyczył przede wszystkim produktów spożywczych, ale z upływem czasu zaczęto przechowywać również inne rodzaje towarów. Z biegiem lat magazyny zmieniały swoją formę, aż pod koniec XX wieku stopniowo zaczęto wprowadzać rozwiązania z zakresu cyfrowej technologii, które ułatwiły i ulepszyły cały proces.

Postępująca digitalizacja pozwoliła na stworzenie, a następnie rozwinięcie oprogramowania WMS, z którego obecnie można korzystać nawet bez posiadania infrastruktury czy kupna licencji. Wystarczy dostęp do sieci prywatnej lub internetu. Model chmurowy systemu WMS to bez wątpienia rozwiązanie przyszłości. Jednak to ten tradycyjny nadal pozostaje głównym wyborem wielu firm. Jeżeli jesteś na etapie podejmowania decyzji o wdrożeniu takiego rozwiązania w swoim przedsiębiorstwie, ten artykuł jest dla Ciebie. Porównujemy w nim system WMS w modelu tradycyjnym oraz chmurowym.

Czym różni się WMS w chmurze od rozwiązania tradycyjnego?

Obecnie wiele przedsiębiorstw poszukuje rozwiązań, które są nie tylko wygodne i intuicyjne, ale które można także obsługiwać z dowolnego miejsca. Dlatego coraz większą popularnością cieszą się systemy WMS w chmurze. Zgodnie z analizą przeprowadzoną przez platformę Statista, rynek cloud computingu w Polsce do końca 2023 roku osiągnie 1,37 mld dolarów. Z kolei do 2027 urośnie prawdopodobnie do niemalże 2,5 mld dolarów. Mimo to, większość polskich przedsiębiorców wciąż decyduje się na oprogramowanie WMS w modelu tradycyjnym. Stanowi ono sprawdzone i pewne rozwiązanie, które przynosi organizacjom wiele korzyści. Jakich korzyści można spodziewać się wybierając jednak model chmurowy?

System WMS w chmurze a tradycyjny: dostępność

System WMS w chmurze to usługa dostępna online, która pozwala ograniczyć infrastrukturę konieczną do działania rozwiązania. Aby z niej skorzystać, wymagany jest jedynie dostęp do internetu. Tradycyjna wersja systemu WMS (w odróżnieniu od chmurowej) wymaga posiadania serwerów i licencji, co jest nie tylko skomplikowane, ale i kosztowne. Jeśli firma nie ma swojej infrastruktury, inwestycja w rozwiązanie w modelu on-premise zwykle wymusza poświęcenie większego nakładu finansowego.

System WMS w chmurze a tradycyjny: koszty

Oprogramowanie w chmurze opiera się na jednorazowych płatnościach za użytkowanie lub abonamencie, więc (zwłaszcza w początkowej fazie wdrożenia) może być ono bardziej opłacalne dla przedsiębiorstwa. Jak zostało już wcześniej wspomniane, tradycyjny system WMS wymaga posiadania odpowiedniej struktury informatycznej. Dlatego coraz częściej wielu przedsiębiorców rozważa rozwiązanie w chmurze. Dzięki temu mogą oszczędzić koszty związane m.in. z budową i utrzymaniem infrastruktury. Możliwość opłaty w formie abonamentu ułatwia zarządzanie budżetem. W przypadku wdrożenia systemu WMS w tradycyjnym modelu, o ile zakup sprzętu można rozłożyć w czasie (np. wykorzystując leasing), o tyle koszta początkowe związane z jego instalacją i konfiguracją, są bardzo wysokie – niezależnie od tego, czy wykonuje to zewnętrzny dostawca, czy Twoi pracownicy. Samo oprogramowanie można z kolei wdrożyć np. za pomocą metodyki zwinnej i podzielić je na tzw. sprinty, dzięki czemu koszty związane z implementacją rozkładane są na wiele miesięcy.

System WMS w chmurze a tradycyjny: elastyczność i skalowalność

System WMS w chmurze jest zwykle znacznie bardziej elastyczny od klasycznego, ponieważ dostawcy oferują możliwość dostosowania parametrów dostarczanych usług do aktualnych potrzeb. Niezależnie od tego, czy rośnie ilość przechowywanych danych w wyniku zwiększenia liczby indeksów, czy zamówień do przetworzenia, lub też zmienia się rodzaj magazynowanego asortymentu, można skalować go w górę lub w dół. Jest to więc korzystne szczególnie dla tych biznesów, które dynamicznie się rozwijają, lub mają plany na podobne zmiany w przeciągu najbliższych kilku lat. Skalowanie tradycyjnego rozwiązania jest trudniejsze, ponieważ może wymagać zakupu dodatkowego sprzętu oraz kolejnych elementów infrastruktury.

Wyzwania związane z wdrożeniem systemu WMS w chmurze

Wdrożenie systemu WMS w chmurze niesie ze sobą specyficzne wyzwania, nad którymi warto się pochylić. Często poruszaną przez przedsiębiorców kwestią jest bezpieczeństwo danych. Zwykle uzasadniają swoje obawy tym, że przy przenoszeniu danych do sieci, stracą nad nimi kontrolę, a informacje będą narażone na ataki cyberprzestępców. Warto natomiast pamiętać o tym, że dostawcy usług chmurowych zapewniają dokładne zabezpieczenie danych oraz spełnienie norm i przepisów branżowych. Informacje są szyfrowane i przechowywane w centrach zgodnych z najwyższymi standardami bezpieczeństwa. Takie działania mają na celu zapewnić ochronę przed nieautoryzowanym dostępem, a także zapewniają szybkie odtworzenie przechowywanych danych w przypadku awarii sprzętu lub zdarzeń losowych, takich jak np. pożar. Systemy WMS w chmurze są stale monitorowane, a dostęp do nich jest ściśle kontrolowany za pomocą np. autoryzacji wielopoziomowej. Regularnie wykonywane są także audyty bezpieczeństwa i aktualizacje zabezpieczeń, które minimalizują ryzyko ataków. Zanim przystąpisz do wdrożenia, porozmawiaj na ten temat z dostawcą. Na pewno będzie on w stanie doradzić, jakie kroki musisz wykonać w kwestii bezpieczeństwa po stronie Twojej organizacji.

Ważnym zagadnieniem w przypadku wyboru modelu WMS w chmurze jest zapewnienie stabilnego łącza internetowego wraz z backupowym łączem odseparowanym od pierwotnego. Dobrą praktyką jest nawiązanie współpracy z różnymi dostawcami, których łącza znajdują się fizycznie jak najdalej. Warto upewnić się, czy rzeczywiście tak jest. Pamiętać należy, że każdy przestój w pracy na magazynie, gdzie cały czas wykonuje się wiele operacji, wiąże za sobą ryzyka opóźnień w realizacji wysyłki towaru – a co za tym idzie, straty zarówno finansowe, jak i wizerunkowe dla firmy.

System WMS w chmurze a Teneum X

W Sente staraliśmy się połączyć najlepsze cechy obu modeli – chmurowego i tradycyjnego. Nasz system WMS nie wymaga połączenia z lokalną infrastrukturą, a działa za pomocą struktury dostarczanej w chmurze. Handheldy wykorzystywane przez magazynierów muszą mieć powiązanie z serwerem, który działa w systemie Windows. Urządzenie podłączane jest do lokalnej sieci WiFi, a ta z kolei jest połączona z serwerem u dostawcy poprzez VPN, który gwarantuje stałe bezpieczeństwo przesyłu danych. Zatem po stronie Klienta pozostaje jedynie zadbanie o to, by firma posiadała dobry router do obsługi ruchu sieciowego oraz wspomnianego wcześniej VPN. Nasz system WMS nie należy do typowej usługi w chmurze, ale jego skalowalność jest równie efektywna.

Podsumowanie

Zarówno WMS w chmurze, jak i w modelu on-premise, może przynieść organizacji wiele korzyści. Pomimo różnic, trudno jednoznacznie wskazać rozwiązanie, które będzie lepsze. Jest to zależne od wielu czynników, takich jak specyficzna sytuacja konkretnego przedsiębiorstwa, procesy, jakie w nim zachodzą, czy strategia biznesowa. Dlatego, zanim zdecydujesz się na jeden z modeli, warto poprosić dostawcę o poradę i przedstawienie wszystkich możliwości. Z jego pomocą łatwiej będzie wybrać rozwiązanie, które lepiej dopasuje się do potrzeb Twojej firmy.

https://sente.pl/system-wms/

Przeczytaj również:

Case Study WMS

Sprawna realizacja procesów magazynowych z systemem Teneum WMS

Aby skutecznie zarządzać operacjami magazynowymi w warunkach dynamicznego wzrostu, Novoterm postawił na automatyzację kluczowych obszarów działalności. Wdrożenie systemu WMS pozwoliło firmie na zwiększenie wydajności magazynu, usprawnienie realizacji zamówień i redukcję kosztów operacyjnych – bez konieczności rozbudowy zespołu. O firmie Firma Novoterm specjalizuje się w projektowaniu, produkcji oraz dystrybucji armatury sanitarnej, akcesoriów łazienkowych, kabin prysznicowych, wanien i ceramiki łazienkowej. Asortyment, którego nie produkuje, importowany jest z Niemiec, Węgier, Włoch i Chin. Przedsiębiorstwo posiada rozwiniętą sieć sprzedaży, która obejmuje kilkudziesięciu partnerów handlowych, ponad 500 dystrybutorów i prawie 100 partnerów serwisowych na terenie całej Polski. Novoterm, sprowadzając produkty do sprzedaży nie tylko z krajów europejskich, ale także Chin, napotykał liczne wyzwania związane z importem. O ile sprowadzanie towarów z Niemiec, Włoch i Węgier trwa stosunkowo krótko, bo ich dostarczenie następuje w kilka dni od daty zamówienia, o tyle transport z Chin przysparza już nieco więcej trudności. Jego najtańszą formą z Państwa Środka jest fracht morski, którego czas realizacji wynosi od 4 do 8 tygodni. W tym przypadku kluczowe jest bezbłędne planowanie zakupów. Ważnym zadaniem, jakie stało przed nowym systemem, było dokładne prognozowanie i sugerowanie ilości danych kategorii asortymentu, które należy zamówić, by zapewnić ciągłość sprzedaży. Cele projektu Do najważniejszych celów projektu należały: usprawnienie procesu sprzedaży do dużych, sieciowych klientów, automatyzacja procesu składania i zwiększenie szybkości realizacji zamówień, wsparcie planowania zakupów, wyeliminowanie powtarzalnych czynności. Ponadto dodatkowym wyzwaniem, które musiało być uwzględnione przy projektowaniu rozwiązania, była obsługa licznych korekt dokumentów sprzedażowych – nieuniknionych przy tak dużej skali operacji i dynamicznie zmieniających się zamówieniach. Firma potrzebowała narzędzia, które umożliwi natychmiastową i precyzyjną reakcję na reklamacje czy zwroty, bez angażowania działu księgowości w czasochłonne działania wykonywane ręcznie. Istotne było także zintegrowanie danych z różnych źródeł, takich jak systemy kodowania produktów specyficzne dla poszczególnych sieci handlowych. Celem było uproszczenie skomplikowanych procesów, które wcześniej wymagały manualnej kontroli i porównań. Oprogramowanie miało umożliwiać szybkie dopasowywanie faktur i zamówień nie tylko na podstawie numerów dokumentów, ale również numerów klientów czy indywidualnych kodów produktów. Dzięki temu realizacja zleceń stała się niemal bezobsługowa, a obsługa korekt przestała być wąskim gardłem w łańcuchu sprzedaży. Automatyzacja procesów zamówień i logistyki Obsługa dużych sieci handlowych wymaga doskonale zorganizowanych, zautomatyzowanych procesów – zwłaszcza w obliczu rosnącej liczby zamówień i ich skali. Jednym z kluczowych założeń wdrożenia nowego narzędzia informatycznego w firmie Novoterm było pełne zautomatyzowanie przyjmowania i realizacji zleceń. Klienci przekazują dyspozycje zakupowe bezpośrednio ze swoich systemów, a dzięki elektronicznej wymianie danych (EDI) trafiają one bezpośrednio do oprogramowania firmy. Rozwiązanie automatycznie weryfikuje poprawność zamówienia, przypisuje datę realizacji i generuje wszystkie wymagane dokumenty – od magazynowych, przez przewozowe, po faktury sprzedażowe. Cały proces logistyczny przebiega bez udziału papierowej dokumentacji – zlecenia spedycyjne są automatycznie przekazywane do przewoźników, a faktury trafiają do klientów w wersji elektronicznej. Dodatkowo rozwiązanie informatyczne do magazynu wspiera rejonizację tras – własne pojazdy realizują dostawy w najbliższych lokalizacjach, co pozwala na zmniejszenie kosztów transportu. Wysoki poziom integracji i automatyczna obsługa dokumentacji umożliwiają bieżącą kontrolę zgodności realizacji dostaw z zapisami umownymi – co ma kluczowe znaczenie w relacjach z dużymi kontrahentami. Rozwiązania Po pierwszym etapie projektu – wdrożeniu rozwiązania automatyzującego procesy w obszarach sprzedaży, CRM, a także finansów i księgowości, dzięki któremu firma zanotowała 41% wzrost przychodów – podjęto decyzję o uruchomieniu dodatkowego rozwiązania wspierającego logistykę. System Teneum WMS, który odpowiada za sprawne zarządzanie magazynem wysokiego składowania umożliwia pełne zintegrowanie działań sprzedażowych z operacjami magazynowymi. Rezultaty wdrożenia Porządek na lokacjach Każdy produkt został przypisany do ściśle określonej lokalizacji magazynowej, oznaczonej kodem kreskowym. Ułatwia to szybkie odnajdywanie towaru i eliminuje ryzyko pomyłek przy kompletacji. Kody kreskowe i handheldy Dzięki automatyzacji zadań w magazynie oraz wykorzystaniu terminali mobilnych system efektywnie przydziela zadania pracownikom zgodnie z wcześniej ustalonymi algorytmami optymalizującymi ich pracę. System podwójnej kontroli Proces kompletowania został wsparty funkcją bieżącej weryfikacji – handheldy pozwalają wykryć niezgodności już w trakcie zbierania zamówienia, co znacząco ogranicza błędy. Optymalna marszruta Oprogramowanie zarządza ruchem magazynierów, planując trasy w taki sposób, by najpierw pobierane były towary cięższe i większe – co wpływa na lepsze wykorzystanie przestrzeni ładunkowej. Usprawnienia spedycyjne Integracja z narzędziami przewoźnika została rozszerzona również o obsługę przesyłek paczkowych. Cały proces wysyłki jest realizowany z poziomu systemu Novoterm – bez konieczności przełączania się między aplikacjami. Zarządzanie kompletami Rozwiązanie automatycznie konwertuje zestawy produktów na paczki i odwrotnie, dostosowując się do potrzeb operacyjnych magazynu oraz wymagań działu sprzedaży. Korzyści System WMS został w pełni zintegrowany z funkcjonującym już w firmie ERP. Informacje wprowadzane w jednym miejscu są automatycznie wykorzystywane przez wszystkie kluczowe działy – od sprzedaży i obsługi klienta, przez magazyn i dystrybucję, aż po księgowość. Takie podejście znacząco skróciło czas obsługi pojedynczych zleceń i podniosło efektywność pracy całych zespołów. Firma odnotowała wzrost liczby klientów i poprawę wyników sprzedażowych. Magazyn realizuje dziś o 30% więcej wysyłek każdego dnia, a jego ogólna wydajność zwiększyła się o 25%. Co istotne, większe wolumeny zamówień obsługiwane są bez konieczności powiększania zespołu.

Sente

13 czerwiec 2025

Obrazek wyróżniający dla 'Sprawna realizacja procesów magazynowych z systemem Teneum WMS'