Korzyści z wdrożenia systemu KSeF w polskich przedsiębiorstwach

W świecie rozwiązań chmurowych coraz rzadziej rozmawiamy o infrastrukturze, a coraz częściej o realnej wartości, jaką system daje organizacji. Dostępność, aktualność i bezpieczeństwo stały się standardem, a o powodzeniu wdrożenia ERP decyduje dziś coś innego – gotowość firmy do zmiany sposobu myślenia o procesach. To właśnie na tym etapie wiele projektów zaczyna się komplikować.  W praktyce wdrożeniowej firmy Axians, Integratora IT, który wdraża systemy do zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP widoczne jest silne przywiązanie organizacji do istniejących procesów – przez lata rozwijanych i precyzyjnie dopasowywanych do wewnętrznych realiów. Często postrzegane są jako element przewagi konkurencyjnej, dlatego organizacje oczekują ich przeniesienia do nowego systemu w możliwie niezmienionej formie, „jeden do jednego”.  Doświadczenie pokazuje jednak, że takie podejście rzadko prowadzi do optymalnych efektów. Analiza procesów realizowanych w systemach klasy Infor CloudSuite, wspierana narzędziami Process Intelligence i Process Mining, pozwala spojrzeć na organizację z szerszej perspektywy. Bardzo często okazuje się, że znaczna część codziennych operacji może być realizowana w oparciu o sprawdzone, branżowe standardy, bez utraty jakości czy kontroli.  „Z naszych doświadczeń wynika, że od 60 do 70 procent procesów i funkcji w organizacji da się obsłużyć standardem systemowym bez utraty wartości czy efektywności pracy. Kolejne kilkanaście procent wymaga dopasowania, a tylko niewielka część to procesy faktycznie unikalne, które uzasadniają tworzenie dedykowanej logiki” – Radosław Zacharewicz, Center of Excellence Manager, Axians.  Takie podejście pozwala zachować to, co rzeczywiście wyróżnia firmę, jednocześnie upraszczając obszary, które nie muszą być rozwijane od podstaw. W praktyce oznacza to krótszy czas wdrożenia i mniejsze ryzyko projektu. Zamiast wielomiesięcznego projektowania i programowania, zespoły mogą skupić się na przygotowaniu danych, konfiguracji systemu oraz pracy z użytkownikami. W efekcie wdrożenie, które wcześniej trwało kilkanaście miesięcy, może zamknąć się w kilku miesiącach.  Legacy applications — cichy hamulec transformacji  Podczas realizacji projektów często wraca również temat autorskich rozwiązań tworzonych wiele lat temu wewnątrz organizacji. Niejednokrotnie są to bardzo trafne, punktowe aplikacje, które przez długi czas skutecznie wspierały kluczowe obszary działalności. Problem jednak pojawia się z biegiem czasu i w wyniku pojawiających się zmian. Przestarzałe technologie, brak dokumentacji czy odejście twórców powodują, że firma zostaje z rozwiązaniem, które staje się trudne do utrzymania i rozwijania.  Przeniesienie takiej logiki do nowoczesnego środowiska, jakim jest Infor, pozwala uporządkować te obszary i znacząco ograniczyć ryzyko biznesowe. Jednocześnie nie oznacza to rezygnacji z elastyczności. Platforma Infor oferuje warstwę rozszerzalności, która umożliwia tworzenie własnych funkcjonalności, struktur danych czy integracji z systemami zewnętrznymi, bez naruszania rdzenia ERP. Dzięki temu unikalne elementy biznesu mogą być rozwijane w sposób bezpieczny i skalowalny.  Transformacja cyfrowa zaczyna się poza systemem  Nawet najlepiej zaprojektowana architektura systemu nie zagwarantuje jednak sukcesu, jeśli zabraknie akceptacji po stronie ludzi. Opór wobec standaryzacji bardzo często wynika z obawy przed utratą wpływu lub znaczenia w organizacji. Właściciele procesów i kluczowi użytkownicy muszą mieć poczucie, że ich wiedza jest potrzebna i realnie wykorzystywana.  „Jeśli ludzie zobaczą, że standard systemu realnie poprawia jakość ich pracy i mają wpływ na to, jak działa organizacja, akceptacja zmiany pojawia się naturalnie. Bardzo często inicjatywa wychodzi wtedy oddolnie – pracownicy sami wskazują obszary, które wcześniej były obsługiwane poza systemem. Dlatego tak ważna jest dziś rola partnera wdrożeniowego, która nie kończy się tylko na konfiguracji systemu, jego zadaniem jest realne wsparcie organizacji w przejściu przez proces zmiany, budowanie zrozumienia i zaangażowania zespołów oraz pomoc w trwałym osadzeniu nowych sposobów pracy” – Radosław Zacharewicz, Center of Excellence Manager, Axians.  Axians i Infor: Równowaga między standardem a unikalnością biznesu  Axians z ponad 20-letnim doświadczeniem we wdrażaniu systemów typu ERP Infor w Polsce wspiera organizacje w przejściu przez transformacje cyfrową, łącząc kompetencje technologiczne z doświadczeniem w pracy z zespołami i procesami. Takie podejście szczególnie dobrze sprawdza się w firmach produkcyjnych, działających w modelu produkcji dyskretnej czy montażowej, gdzie większość procesów można skutecznie pokryć standardem systemu.  Wybór między rozwiązaniem w pełni dedykowanym a podejściem opartym na standardzie nie jest dziś wyborem między dopasowaniem a kompromisem. To decyzja pomiędzy utrwalaniem rozwiązań, które z czasem ograniczają rozwój systemu, a inwestycją w elastyczność i bezpieczeństwo. Dzięki rozwiązaniom Infor oraz doświadczeniu Axians możliwe jest znalezienie równowagi, w której standard wspiera większość procesów, a to, co naprawdę unikalne, zostaje świadomie i bezpiecznie rozwinięte.