Jak wycenić system ERP i przygotować się do wdrożenia?

Zarówno wycena ERP, jak i przygotowanie do jego wdrożenia, wymagają analizy wielu czynników, które w każdej firmie będą się od siebie różnić. Ostateczny koszt projektu zależy nie tylko od ceny samego oprogramowania, ale również od skali przedsiębiorstwa, liczby użytkowników, zakresu wdrożenia, konieczności integracji z istniejącymi systemami oraz szeregu innych zmiennych. Jeśli szukasz systemu ERP dla swojej firmy i zastanawiasz się nad kosztami takiego przedsięwzięcia, przeczytaj ten poradnik. Dowiesz się z niego, ile kosztuje ERP, co należy wziąć pod uwagę podczas wyceny takiego rozwiązania oraz jak policzyć czy taka inwestycja w ogóle się opłaca.

Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie ERP

Konkurencja w biznesie stale rośnie, a klienci stają się coraz bardziej wymagający. Nic więc dziwnego, że firmy, które chcą poprawić rentowność i utrzymać atrakcyjne ceny, coraz chętniej sięgają po rozwiązania pozwalające obniżyć koszty i zautomatyzować procesy. Tu z pomocą przychodzą systemy ERP, które w ostatnich latach cieszą się coraz większym zainteresowaniem. Jeszcze w 2015 r. korzystało z nich tylko 16% dużych firm w Polsce. W 2023 r. system ERP miało już co trzecie przedsiębiorstwo. W firmach zatrudniających powyżej 250 pracowników takie rozwiązania są już niemal standardem.

Odsetek przedsiębiorstw działających w Polsce, które wdrożyły system ERP

wdrożenie ERP

Źródło: GUS 2023

Skąd taka popularność systemów ERP? W dużej mierze wynika ona ze specyfiki krajowego rynku oraz wysokiego zaufania do nowoczesnych rozwiązań wśród przedsiębiorców. Szybki rozwój technologii sprawia, że polskie firmy już od początku swojej działalności mogą korzystać z najnowocześniejszych rozwiązań informatycznych. Systemy ERP, jako narzędzia zwiększające efektywność w praktycznie każdym obszarze zarządzania, są tego doskonałym przykładem. Dziś ich funkcjonalność wykracza daleko poza samą automatyzację procesów. Coraz częściej oferują one zaawansowaną analitykę oraz dają szerokie możliwości kastomizacji. W efekcie niemal każda firma może znaleźć rozwiązanie dostosowane do własnych potrzeb.

Ile kosztuje ERP i co składa się na wycenę systemu ERP?

Gdy zapada decyzja o zakupie systemu, pojawia się pytanie o jego cenę. Ile kosztuje ERP? Na to pytanie trudno odpowiedzieć, bo budżet, jaki trzeba przeznaczyć na ten projekt, zależy od wielu czynników, a w tym:

opłat licencyjnychza oprogramowanie ERP oraz oprogramowanie dla bazy danych. W obu przypadkach może to być opłata za tzw. licencję wieczystą lub opłata abonamentowa za licencję w subskrypcji;
wsparcia technicznego (infolinia, e-BOK);
kosztów aktualizacji oprogramowania – przy czym w przypadku subskrypcji taka usługa wliczona jest zazwyczaj w cenę;
liczby użytkowników systemu oraz warunków licencji,
konieczności zakupu dodatkowych modułów,
potrzeb w zakresie kastomizacji systemu i jego integracji z innymi rozwiązaniami wykorzystywanym w firmie,
modelu dostępu,
kosztów związanych z migracją danych czy utrzymaniem systemu.

Uwzględnienie jak największej ich ilości zapobiega przekroczeniu budżetu, co według badania przeprowadzonego przez Softwarethinktank ma miejsce w przypadku aż połowy wdrożeń ERP.

Wycena ERP a model cenowy

Przyjmuje się, że na wdrożenie ERP przedsiębiorstwo wydaje średnio od 1% do 3% rocznych przychodów. Inaczej wygląda to w przypadku systemów chmurowych. Ile kosztuje ERP udostępniany w modelu SaaS (ang. Software as a Service)? Koszt zakupu rocznej licencji dla jednego użytkownika wynosi zazwyczaj od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Tego typu rozwiązania, poza samym modelem finansowania, mają jeszcze inne zalety. W ramach subskrypcji użytkownik otrzymuje bowiem dostęp do wybranych przez siebie modułów odpowiadających za obsługę konkretnych procesów. Te można ze sobą łączyć, tworząc w ten sposób obszary funkcjonalne, korzystające z tej samej bazy danych. Dzięki temu przedsiębiorstwo jest w stanie dostosować system ERP do własnych potrzeb, dokupując np. moduły dla każdego użytkownika osobno.

Wdrożenie systemu ERP – jakie koszty warto wziąć pod uwagę?

Z wdrożeniem ERP często wiąże się konieczność dostosowania poszczególnych funkcjonalności systemu do specyfiki firmowych procesów. Właśnie dlatego przygotowując wycenę ERP, warto wziąć pod uwagę także inne, mniej oczywiste koszty wynikające np. z:

przeprowadzenia analizy i konsultacji przedwdrożeniowych;
zarządzania projektem po stronie dostawcy, jak i klienta;
asysty, czyli wsparcia w uruchomieniu systemu oraz po jego starcie;
testowania nowego rozwiązania;
szkolenia użytkowników;
umowy serwisowej.

Jak wycenić system ERP? Dobre praktyki

Na stronach internetowych dostawców systemów ERP można znaleźć cenniki czy kalkulatory, pozwalające wycenić koszt inwestycji związanej z zakupem i wdrożeniem oprogramowania. Choć analiza ofert przeprowadzona za pomocą tego typu narzędzi może służyć jako punkt odniesienia, to jednak nie powinna być jedynym kryterium wyboru rozwiązania. Często zdarza się bowiem tak, że podstawowa licencja nie zawiera wszystkich niezbędnych modułów. W efekcie, aby uzyskać pełną funkcjonalność, firma musi dokupić płatne dodatki, co generuje dodatkowe koszty. W takiej sytuacji łatwo o niedoszacowanie projektu. Jak uniknąć tego typu niespodzianki?

Określ, jakie potrzeby ma Twoja firma

Wdrożenie systemu ERP to inwestycja, która ma odpowiedzieć na konkretne oczekiwania firmy, ułatwiając realizację wielu zadań poprzez ich uproszczenie, zintegrowanie i automatyzację. Dlatego analiza własnych potrzeb będzie podstawą do dialogu z dostawcą systemu i ułatwi przygotowanie indywidualnej oferty. Warto mieć świadomość, że podczas wdrożenia często konieczne okazuje się wprowadzenie mniejszych lub większych zmian w obsłudze poszczególnych procesów.

Dobrym tego przykładem jest współpraca Symfonii z Eko-Oil – firmą z branży paliwowej, która poszukiwała systemu ERP obsługującego różne mechanizmy rozliczeń z kontrahentami. W wyniku przeprowadzonej analizy potrzeb udało się wdrożyć rozwiązania, które usprawniają proces wystawiania faktur i paragonów, a także przyjmowania płatności bezpośrednio przez kierowców cystern, uwzględniając historię kontrahentów i przypisanych im w systemie rabatów kwotowych. Więcej informacji na temat tego wdrożenia znajdziesz w artykule: jak Symfonia Handel ERP odpowiedziała na potrzeby branży paliw.

Sprawdź demo

Systemy ERP dostępne na rynku różnią się funkcjonalnością. Aby zminimalizować ryzyko wyboru nieodpowiedniego rozwiązania, warto skorzystać z wersji demonstracyjnej. Pozwoli ona ocenić, czy program jest łatwy w obsłudze, ma wszystkie niezbędne moduły, a jeśli nie, to jakie zmiany należy w nim wprowadzić, by dopasować go do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa. Jak wygląda proces testowania oprogramowania? W przypadku rozwiązań Symfonii, użytkownik może skorzystać z bezpłatnej, 30-dniowej wersji testowej. W ramach demo dostępne są dwa najpopularniejsze pakiety: Uniwersalny oraz Profesjonalny. Po założeniu konta i skonfigurowaniu systemu użytkownik zyskuje dostęp do wszystkich funkcjonalności danego pakietu. Dzięki temu może zapoznać się z obsługą systemu, przetestować różne moduły i ocenić, czy spełniają one jego oczekiwania.

Symfonia ERP

Podejmuj decyzje biznesowe na podstawie wiarygodnych danych

Dowiedz się więcej

Zleć analizę przedwdrożeniową

Po wyborze dostawcy przychodzi czas na analizę przedwdrożeniową ukazującą koncepcję oraz koszty rozwiązania. Jest ona wykonywana najczęściej w organizacjach liczących do 200 osób. Można ją przeprowadzić, korzystając z własnych zasobów albo angażując niezależnego, indywidualnego doradcę. Analiza przedwdrożeniowa opisuje procesy, które mają podlegać informatyzacji. Na jej podstawie zostaje opracowany budżet i harmonogram projektu.

Warto zaznaczyć, że takie badanie jest dla dostawcy ważną częścią dokumentacji wdrożeniowej, ponieważ pozwala na właściwą, odpowiadającą oczekiwaniom klienta konfigurację systemu. Jasne określenie elementów oprogramowania daje ponadto punkt odniesienia do weryfikacji gotowego rozwiązania. W przypadku błędów w jego funkcjonowaniu można się bowiem odwołać do takiego dokumentu.

Zminimalizuj ryzyko ukrytych kosztów i nieprzewidzianych wydatków

Aby wycenić system ERP i oszacować budżet konieczny do przeprowadzenia wdrożenia, warto wziąć pod uwagę także koszty ukryte. Wiążą się one m.in. z:

aktualizacją sprzętu i sieci – tego typu wydatki nie dotyczą firm wybierających rozwiązania chmurowe, ale wówczas trzeba uwzględnić cenę łącza internetowego o odpowiedniej przepustowości;

ewentualnymi szkoleniami współpracowników;
przygotowaniem kopii zapasowych i przechowywaniem danych – przy wyborze modelu on-premise należy uwzględnić ten fakt w ramach infrastruktury IT, przy wyborze chmury trzeba sprawdzić, jaką przestrzeń dyskową oferuje dostawca i czy trzeba będzie dokupić dodatkową;
utratą produktywności, która może wystąpić podczas wdrożenia systemu.

Doświadczeni konsultanci radzą, by powiększyć budżet jeszcze o kilka, do kilkunastu procent, tworząc bufor bezpieczeństwa na różne nieprzewidziane wydatki.

Wdrożenie ERP – po jakim czasie taka inwestycja może się zwrócić?

Wdrożenie systemu ERP to często kosztowny projekt. Nic więc dziwnego, że często już na początku rozmów z firmą wdrożeniową pojawia się pytanie, kiedy można spodziewać się zwrotu z takiej inwestycji. Tu także trudno podać konkretny przedział, bo wiele zależy od zakresu samego wdrożenia. Badania przeprowadzone w 2023 r. przez portal myERP.pl wskazują jednak, że kapitał ulokowany w system ERP zwraca się przeciętnie po 3 latach korzystania z takiego oprogramowania.

Zwrot z inwestycji w system ERP

Zwrot z inwestycji w ERP

Źródło: myERP.pl

Jak wycenić system ERP – podsumowanie

Trudno udzielić odpowiedź na pytanie, ile kosztuje system ERP, bo cena wdrożenia oprogramowania zależy od wielu czynników. Podczas jej kalkulacji warto wziąć pod uwagę nie tylko koszty licencji czy zakupu modułów, lecz również te o charakterze ukrytym, które mogą znacząco zwiększyć budżet takiej inwestycji. Wielu dostawców oferuje jednak bardzo atrakcyjne modele cenowe, w przypadku których dostęp do poszczególnych funkcjonalności możliwy jest po wykupieniu rocznego abonamentu. Dla małych firm takie rozwiązanie może okazać się bardziej efektywne ekonomicznie niż zakup licencji na własność.

Zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu ERP w swojej firmie? Przetestuj rozwiązania Symfonii. Przejdź na stronę, wypełnij formularz i zyskaj dostęp do bezpłatnej, 30-dniowej wersji testowej takich programów, jak Symfonia Finanse i Księgowość, Symfonia Handel, Symfonia ERP czy Symfonia R2Płatnik. Nie wiesz jakie rozwiązanie wybrać? Nasi doradcy chętnie Ci pomogą. Skorzystaj z formularza i umów się na rozmowę w dogodnym dla Ciebie terminie!

Przeczytaj również:

ERP

Dlaczego ERP to must-have dla sklepu internetowego?

Prowadzenie sklepu internetowego to nie tylko sprzedaż produktów. Za każdym zamówieniem stoi bowiem mnóstwo procesów związanych np. z przyjmowaniem płatności, rozliczaniem transakcji, obsługą magazynu czy reklamacji i zwrotów. Zarządzanie tego typu zadaniami może znacznie ułatwić system ERP, czyli oprogramowanie, które łączy wszystkie obszary biznesowe w jeden, sprawnie działający mechanizm. Nic więc dziwnego, że z takiego rozwiązania coraz częściej korzystają małe sklepy, którym zależy na skalowaniu sprzedaży, automatyzacji procesów czy zwiększeniu kontroli nad gospodarką magazynową. Na jakie inne korzyści można liczyć po wdrożeniu oprogramowania? Czym dokładnie powinien wyróżniać się dobry system ERP dla sklepu internetowego? Co to jest system ERP dla sklepu internetowego? ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to, najprościej mówiąc, oprogramowanie, które automatyzuje i integruje w jednym miejscu wszystkie procesy biznesowe. Jest to możliwe dzięki budowie systemu, który składa się z tzw. modułów, czyli aplikacji do zarządzania różnymi obszarami działalności. Te, choć pracują niezależnie, to jednak korzystają ze wspólnej bazy danych. W przypadku sklepu internetowego daje to szansę na lepszą kontrolę nad sprzedażą, magazynem, zamówieniami, finansami czy obsługą klienta. Nie trzeba już bowiem korzystać z wielu różnych programów, bo system ERP pozwala zarządzać wszystkimi procesami w ramach jednej platformy. Jak to wygląda w praktyce? Prześledźmy to na przykładzie obsługi zamówienia w sklepie internetowym. System ERP automatycznie: zarejestruje nowe zamówienie złożone za pomocą platformy e-commerce, zarezerwuje zamówiony produkt, żeby nikt inny go nie kupił, prześle zamówienie do realizacji – do magazynu lub dostawcy, jeśli sprzedaż odbywa się w modelu dropshippingu, zaktualizuje stany magazynowe, gdy zamówiony produkt zostanie przygotowany do wysyłki, wygeneruje dokumenty sprzedażowe niezbędne do rozliczenia transakcji. Ponieważ dane przechowywane są w jednej bazie, za pomocą systemu ERP można również prześledzić historię konkretnego zamówienia czy zakupów dokonanych przez danego klienta. Przeczytaj również: Zarządzanie zamówieniami w firmie – jaki program do obsługi zamówień wybrać? Czy każdy e-sklep potrzebuje systemu ERP? Teoretycznie sklepem internetowym da się zarządzać bez systemu ERP. Na początku, gdy liczba zamówień jest niewielka, a oferta składa się z kilkudziesięciu indeksów towarowych, wiele procesów można obsługiwać ręcznie – zamówienia pobierać bezpośrednio z platformy e-commerce, stany magazynowe aktualizować ręcznie w arkuszu kalkulacyjnym, a faktury wystawiać pojedynczo w osobnym programie księgowym. Jeśli jednak dostępny asortyment znacznie się poszerzy, a liczba zamówień zacznie rosnąć, taki sposób zarządzania sprzedażą online stanie się czasochłonny i podatny na błędy. Z odpowiednio dobranym oprogramowaniem skalowanie sprzedaży będzie o wiele łatwiejsze, bo system ERP dla sklepu internetowego pozwoli na scentralizowanie wszystkich procesów związanych ze sprzedażą internetową. Dzięki temu: będziesz mieć stały wgląd w stany magazynowe, więc unikniesz sytuacji, że sprzedajesz produkty, których faktycznie nie masz na stanie, bez trudu zaktualizujesz ceny czy kartoteki towarów – tego typu danymi możesz bowiem zarządzać bezpośrednio z poziomu systemu ERP, przyspieszysz obsługę wysyłek, bo informacji o nowych zamówieniach nie trzeba będzie przetwarzać ręcznie – w systemie ERP cały ten proces zachodzi automatycznie, usprawnisz obsługę zwrotów i reklamacji, dzięki możliwości dokładnego prześledzenia całej ścieżki zamówienia, szybko rozliczysz nowe transakcje – system ERP automatycznie wygeneruje dokumenty sprzedaży, a także korekty, zyskasz wgląd w dane sprzedażowe, na podstawie których szybko wychwycisz trendy oraz powiązania pomiędzy produktami. Wdrożenie ERP w sklepie internetowym – czy warto? Systemy ERP dla sklepów internetowych oferują wiele funkcji, które usprawniają proces sprzedaży oraz obsługi klienta. Nawet podstawowe rozwiązania umożliwiają zarządzanie kartotekami produktów, kontrolowanie stanów magazynowych czy rozliczanie transakcji. Jeśli jednak zależy Ci na automatyzacji procesów, warto wybrać ERP, który można łatwo zintegrować ze sklepem internetowym. Dzięki temu praca z systemem stanie się znacznie wydajniejsza. Jakie konkretne korzyści może przynieść wdrożenie ERP w e-commerce? Możliwość obsługi wielu kanałów sprzedaży za pomocą jednego narzędzia Sklep internetowy to często tylko jeden z wielu kanałów sprzedaży – firmy często działają także na marketplace’ach lub oferuje swoje produkty w punktach stacjonarnych. ERP pozwala na zbieranie wszystkich zamówień w jednym miejscu, niezależnie od źródła ich pochodzenia. Daje także możliwość łatwego zarządzania cennikami czy kartotekami towarów, bo danych nie trzeba wprowadzać na każdej platformie osobno – wystarczy tylko zaktualizować informacje w systemie. Symfonia Handel dzięki aplikacji Integrator e-commerce pozwala obsługiwać zamówienia pochodzące z różnych kanałów sprzedaży. Tę funkcję możesz przetestować, korzystając z naszego interaktywnego demo. Sprawdź, jak działa! Szybsza realizacja zamówień Im szybciej kupiony produkt trafi do klienta, tym większa szansa, że nabywca będzie zadowolony z obsługi i zdecyduje się na ponowny zakup. Ręczne przekazywanie zamówień do realizacji, wystawianie dokumentów czy informowanie o statusie przesyłki zajmuje jednak czas. Właśnie dlatego sklepy, dla których priorytetem jest skalowanie sprzedaży, potrzebują automatyzacji, a tę umożliwia dobrze dobrany system ERP. Block Quote Taki efekt to rezultat integracji ERP z e-sklepem – dzięki niej każde nowe zamówienie składane online jest automatycznie rejestrowane w systemie i natychmiast przekazywane do realizacji. Magazyn od razu otrzymuje informację o produktach do skompletowania, a księgowość dane potrzebne do wygenerowania dokumentu sprzedaży. W efekcie cały proces zajmuje mniej czasu, a sklep może obsłużyć większą liczbę zamówień bez zwiększania nakładu pracy. Lepsza kontrola stanów magazynowych Brak towaru na stanie to w e-handlu stracona sprzedaż. Z drugiej strony nadwyżki magazynowe generują niepotrzebne koszty. Właśnie dlatego w zarządzaniu sprzedażą online tak ważne jest dokładne monitorowanie stanów magazynowych. To zadanie może być jednak bardzo trudne, szczególnie gdy sklep obsługuje kilkadziesiąt zamówień dziennie lub sprzedaje w różnych kanałach. System ERP, który jest w stanie aktualizować stany magazynowe na podstawie złożonych zamówień w czasie rzeczywistym, może wyeliminować tego typu problemy. W przypadku Symfonii Handel za tę funkcjonalność odpowiada integrator e-commerce – aplikacja, która wspiera proces dwukierunkowej wymiany danych pomiędzy programem ERP a e-sklepem (B2C) lub marketplace’ami (Allegro, eBay). Block Quote Automatyczna aktualizacja stanów magazynowych ma trzy ważne zalety. Po pierwsze – eliminuje ryzyko sprzedaży produktów, których fizycznie już nie ma. Gdy towar się wyprzeda, ERP automatycznie zmieni jego status na „niedostępny” we wszystkich kanałach sprzedaży. Po drugie – umożliwia ustawienie progów minimalnych dla stanów magazynowych. Dzięki temu system ERP może wcześniej powiadomić użytkownika o konieczności uzupełnienia zapasów, zanim dojdzie do powstania braków magazynowych. Po trzecie – wspiera analitykę. Automatyczna aktualizacja umożliwia szybkie śledzenie, które produkty sprzedają się najlepiej, a które zalegają w magazynie. W przypadku tych ostatnich system może zasugerować działania, takie jak przecena lub przeniesienie towaru do innej lokalizacji. Przeczytaj również: WMS i ERP – dlaczego te systemy powinny być połączone? – Symfonia Automatyzacja procesów sprzedażowych Wprowadzanie zamówień, generowanie faktur, naliczanie rabatów czy aktualizacja cen to typowe zadania związane z zarządzaniem sprzedażą online, które potrafią zajmować mnóstwo czasu. Dzięki integracji ERP ze sklepem internetowym nie trzeba ich jednak wykonywać ręcznie, bo wszystkie te procesy można łatwo zautomatyzować. Zalety tego rozwiązania widać przede wszystkim podczas organizacji sezonowych obniżek cen, np. z okazji Black Friday. System ERP dla sklepu internetowego może bowiem: zaktualizować ceny we wszystkich kanałach sprzedaży, automatycznie naliczać rabaty zgodnie z ustalonymi wcześniej zasadami, rejestrować zamówienia na podstawie danych sprzedażowych pochodzących z platformy e-commerce po zakończeniu akcji promocyjnej przywrócić standardowe ceny. Prowadzenie bazy klientów i obsługa zwrotów ERP umożliwia również prowadzenie bazy klientów, a dzięki temu ułatwia obsługę zwrotów i reklamacji. Za jego pomocą pracownicy mogą bowiem śledzić status zgłoszenia w systemie, a w przypadku jego pozytywnego rozpatrzenia zlecić zwrot środków na rachunek klienta oraz wygenerować korekty i dokumenty magazynowe. Integracja ERP ze sklepem internetowym – jakie cechy oprogramowania wziąć pod uwagę? Systemy ERP może pomóc w zarządzaniu sprzedażą online pod warunkiem, że zostanie wybrany i wdrożony z głową. Każda sklep internetowy ma bowiem swoje potrzeby i to właśnie ich analiza powinna mieć decydujące znaczenie podczas zakupu oprogramowania. Jedną z ważniejszych cech ERP dla sklepu internetowego jest też modułowość systemu, czyli możliwość łatwej rozbudowy oprogramowania o dodatkowe funkcje. Warto również sprawdzić, z jakimi sklepami i platformami integruje się program oraz czy oferuje on API lub dedykowany integrator, który umożliwi synchronizację danych. Ważnym, choć często pomijanym aspektem jest wsparcie techniczne oferowane przez dostawcę oprogramowania. W przypadku problemów z integracją czy obsługą oprogramowania dostępność różnych form pomocy może okazać się bardzo ważna. Przed zakupem dobrze jest także przetestować konkretne oprogramowanie. Dzięki temu łatwiej ocenić, jak działa system oraz czy faktycznie ułatwi on zarządzanie sklepem internetowym. Szukasz systemu ERP dla swojego biznesu? Skorzystaj z możliwości przetestowania interaktywnego demo Symfonii Handel. Wypełnij formularz rejestracyjny i sprawdź, jak za pomocą tego rozwiązania zarządzać kartotekami produktów, obsługiwać zamówienia z różnych kanałów oraz dostosować oprogramowanie do potrzeb swojego sklepu.

Symfonia

19 maj 2025

Obrazek wyróżniający dla 'Dlaczego ERP to must-have dla sklepu internetowego?'