Jak-wycenić-system-ERP-i-przygotować-się-do-wdrożenia

Jak wycenić system ERP i przygotować się do wdrożenia?

Zarówno wycena ERP, jak i przygotowanie do jego wdrożenia, wymagają analizy wielu czynników, które w każdej firmie będą się od siebie różnić. Ostateczny koszt projektu zależy nie tylko od ceny samego oprogramowania, ale również od skali przedsiębiorstwa, liczby użytkowników, zakresu wdrożenia, konieczności integracji z istniejącymi systemami oraz szeregu innych zmiennych. Jeśli szukasz systemu ERP dla swojej firmy i zastanawiasz się nad kosztami takiego przedsięwzięcia, przeczytaj ten poradnik.  Dowiesz się z niego, ile kosztuje ERP, co należy wziąć pod uwagę podczas wyceny takiego rozwiązania oraz jak policzyć czy taka inwestycja w ogóle się opłaca.

Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie ERP

Konkurencja w biznesie stale rośnie, a klienci stają się coraz bardziej wymagający. Nic więc dziwnego, że firmy, które chcą poprawić rentowność i utrzymać atrakcyjne ceny, coraz chętniej sięgają po rozwiązania pozwalające obniżyć koszty i zautomatyzować procesy. Tu z pomocą przychodzą systemy ERP, które w ostatnich latach cieszą się coraz większym zainteresowaniem. Jeszcze w 2015 r. korzystało z nich tylko 16% dużych firm w Polsce. W 2023 r. system ERP miało już co trzecie przedsiębiorstwo. W firmach zatrudniających powyżej 250 pracowników takie rozwiązania są już niemal standardem.

Odsetek przedsiębiorstw działających w Polsce, które wdrożyły system ERP

wdrożenie ERP

Źródło: GUS 2023

Skąd taka popularność systemów ERP?  W dużej mierze wynika ona ze specyfiki krajowego rynku oraz wysokiego zaufania do nowoczesnych rozwiązań wśród przedsiębiorców. Szybki rozwój technologii sprawia, że polskie firmy już od początku swojej działalności mogą korzystać z najnowocześniejszych rozwiązań informatycznych. Systemy ERP, jako narzędzia zwiększające efektywność w praktycznie każdym obszarze zarządzania, są tego doskonałym przykładem. Dziś ich funkcjonalność wykracza daleko poza samą automatyzację procesów. Coraz częściej oferują one zaawansowaną analitykę oraz dają szerokie możliwości kastomizacji. W efekcie niemal każda firma może znaleźć rozwiązanie dostosowane do własnych potrzeb.

Ile kosztuje ERP i co składa się na wycenę systemu ERP?

Gdy zapada decyzja o zakupie systemu, pojawia się pytanie o jego cenę. Ile kosztuje ERP? Na to pytanie trudno odpowiedzieć, bo budżet, jaki trzeba przeznaczyć na ten projekt, zależy od wielu czynników, a w tym:

  • opłat licencyjnychza oprogramowanie ERP oraz oprogramowanie dla bazy danych. W obu przypadkach może to być opłata za tzw. licencję wieczystą lub opłata abonamentowa za licencję w subskrypcji;
  • wsparcia technicznego (infolinia, e-BOK);
  • kosztów aktualizacji oprogramowania – przy czym w przypadku subskrypcji taka usługa wliczona jest zazwyczaj w cenę;
  • liczby użytkowników systemu oraz warunków licencji,
  • konieczności zakupu dodatkowych modułów,
  • potrzeb w zakresie kastomizacji systemu i jego integracji z innymi rozwiązaniami wykorzystywanym w firmie,
  • modelu dostępu,
  • kosztów związanych z migracją danych czy utrzymaniem systemu.

Uwzględnienie jak największej ich ilości zapobiega przekroczeniu budżetu, co według badania przeprowadzonego przez Softwarethinktank ma miejsce w przypadku aż połowy wdrożeń ERP.

Wycena ERP a model cenowy

Przyjmuje się, że na wdrożenie ERP przedsiębiorstwo wydaje średnio od 1% do 3% rocznych przychodów. Inaczej wygląda to w przypadku systemów chmurowych. Ile kosztuje ERP udostępniany w modelu SaaS (ang. Software as a Service)? Koszt zakupu rocznej licencji dla jednego użytkownika wynosi zazwyczaj od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Tego typu rozwiązania, poza samym modelem finansowania, mają jeszcze inne zalety. W ramach subskrypcji użytkownik otrzymuje bowiem dostęp do wybranych przez siebie modułów odpowiadających za obsługę konkretnych procesów. Te można ze sobą łączyć, tworząc w ten sposób obszary funkcjonalne, korzystające z tej samej bazy danych. Dzięki temu przedsiębiorstwo jest w stanie dostosować system ERP do własnych potrzeb, dokupując np. moduły dla każdego użytkownika osobno.

Wdrożenie systemu ERP – jakie koszty warto wziąć pod uwagę?

Z wdrożeniem ERP często wiąże się konieczność dostosowania poszczególnych funkcjonalności systemu do specyfiki firmowych procesów. Właśnie dlatego przygotowując wycenę ERP, warto wziąć pod uwagę także inne, mniej oczywiste koszty wynikające np. z:

  • przeprowadzenia analizy i konsultacji przedwdrożeniowych;
  • zarządzania projektem po stronie dostawcy, jak i klienta;
  • asysty, czyli wsparcia w uruchomieniu systemu oraz po jego starcie;
  • testowania nowego rozwiązania;
  • szkolenia użytkowników;
  • umowy serwisowej.

Jak wycenić system ERP? Dobre praktyki

Na stronach internetowych dostawców systemów ERP można znaleźć cenniki czy kalkulatory, pozwalające wycenić koszt inwestycji związanej z zakupem i wdrożeniem oprogramowania. Choć analiza ofert przeprowadzona za pomocą tego typu narzędzi może służyć jako punkt odniesienia, to jednak nie powinna być jedynym kryterium wyboru rozwiązania. Często zdarza się bowiem tak, że podstawowa licencja nie zawiera wszystkich niezbędnych modułów. W efekcie, aby uzyskać pełną funkcjonalność, firma musi dokupić płatne dodatki, co generuje dodatkowe koszty. W takiej sytuacji łatwo o niedoszacowanie projektu. Jak uniknąć tego typu niespodzianki?

Określ, jakie potrzeby ma Twoja firma

Wdrożenie systemu ERP to inwestycja, która ma odpowiedzieć na konkretne oczekiwania firmy, ułatwiając realizację wielu zadań poprzez ich uproszczenie, zintegrowanie i automatyzację. Dlatego analiza własnych potrzeb będzie podstawą do dialogu z dostawcą systemu i ułatwi przygotowanie indywidualnej oferty. Warto mieć świadomość, że podczas wdrożenia często konieczne okazuje się wprowadzenie mniejszych lub większych zmian w obsłudze poszczególnych procesów.

Dobrym tego przykładem jest współpraca Symfonii z Eko-Oil – firmą z branży paliwowej, która poszukiwała systemu ERP obsługującego różne mechanizmy rozliczeń z kontrahentami. W wyniku przeprowadzonej analizy potrzeb udało się wdrożyć rozwiązania, które usprawniają proces wystawiania faktur i paragonów, a także przyjmowania płatności bezpośrednio przez kierowców cystern, uwzględniając historię kontrahentów i przypisanych im w systemie rabatów kwotowych. Więcej informacji na temat tego wdrożenia znajdziesz w artykule: jak Symfonia Handel ERP odpowiedziała na potrzeby branży paliw.

Sprawdź demo

Systemy ERP dostępne na rynku różnią się funkcjonalnością. Aby zminimalizować ryzyko wyboru nieodpowiedniego rozwiązania, warto skorzystać z wersji demonstracyjnej. Pozwoli ona ocenić, czy program jest łatwy w obsłudze, ma wszystkie niezbędne moduły, a jeśli nie, to jakie zmiany należy w nim wprowadzić, by dopasować go do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa. Jak wygląda proces testowania oprogramowania? W przypadku rozwiązań Symfonii, użytkownik może skorzystać z bezpłatnej, 30-dniowej wersji testowej. W ramach demo dostępne są dwa najpopularniejsze pakiety: Uniwersalny oraz Profesjonalny. Po założeniu konta i skonfigurowaniu systemu użytkownik zyskuje dostęp do wszystkich funkcjonalności danego pakietu. Dzięki temu może zapoznać się z obsługą systemu, przetestować różne moduły i ocenić, czy spełniają one jego oczekiwania.

Symfonia ERP

Podejmuj decyzje biznesowe na podstawie wiarygodnych danych

Zleć analizę przedwdrożeniową

Po wyborze dostawcy przychodzi czas na analizę przedwdrożeniową ukazującą koncepcję oraz koszty rozwiązania. Jest ona wykonywana najczęściej w organizacjach liczących do 200 osób. Można ją przeprowadzić, korzystając z własnych zasobów albo angażując niezależnego, indywidualnego doradcę. Analiza przedwdrożeniowa opisuje procesy, które mają podlegać informatyzacji. Na jej podstawie zostaje opracowany budżet i harmonogram projektu.

Warto zaznaczyć, że takie badanie jest dla dostawcy ważną częścią dokumentacji wdrożeniowej, ponieważ pozwala na właściwą, odpowiadającą oczekiwaniom klienta konfigurację systemu. Jasne określenie elementów oprogramowania daje ponadto punkt odniesienia do weryfikacji gotowego rozwiązania. W przypadku błędów w jego funkcjonowaniu można się bowiem odwołać do takiego dokumentu.

Zminimalizuj ryzyko ukrytych kosztów i nieprzewidzianych wydatków

Aby wycenić system ERP i oszacować budżet konieczny do przeprowadzenia wdrożenia, warto wziąć pod uwagę także koszty ukryte. Wiążą się one m.in. z:

  • aktualizacją sprzętu i sieci – tego typu wydatki nie dotyczą firm wybierających rozwiązania chmurowe, ale wówczas trzeba uwzględnić cenę łącza internetowego o odpowiedniej przepustowości;
  • ewentualnymi szkoleniami współpracowników;
  • przygotowaniem kopii zapasowych i przechowywaniem danych – przy wyborze modelu on-premise należy uwzględnić ten fakt w ramach infrastruktury IT, przy wyborze chmury trzeba sprawdzić, jaką przestrzeń dyskową oferuje dostawca i czy trzeba będzie dokupić dodatkową;
  • utratą produktywności, która może wystąpić podczas wdrożenia systemu.

Doświadczeni konsultanci radzą, by powiększyć budżet jeszcze o kilka, do kilkunastu procent, tworząc bufor bezpieczeństwa na różne nieprzewidziane wydatki.

Wdrożenie ERP – po jakim czasie taka inwestycja może się zwrócić?

Wdrożenie systemu ERP to często kosztowny projekt. Nic więc dziwnego, że często już na początku rozmów z firmą wdrożeniową pojawia się pytanie, kiedy można spodziewać się zwrotu z takiej inwestycji. Tu także trudno podać konkretny przedział, bo wiele zależy od zakresu samego wdrożenia. Badania przeprowadzone w 2023 r. przez portal myERP.pl wskazują jednak, że kapitał ulokowany w system ERP zwraca się przeciętnie po 3 latach korzystania z takiego oprogramowania.

Zwrot z inwestycji w system ERP

Zwrot z inwestycji w ERP

Źródło: myERP.pl

Jak wycenić system ERP – podsumowanie

Trudno udzielić odpowiedź na pytanie, ile kosztuje system ERP, bo cena wdrożenia oprogramowania zależy od wielu czynników. Podczas jej kalkulacji warto wziąć pod uwagę nie tylko koszty licencji czy zakupu modułów, lecz również te o charakterze ukrytym, które mogą znacząco zwiększyć budżet takiej inwestycji. Wielu dostawców oferuje jednak bardzo atrakcyjne modele cenowe, w przypadku których dostęp do poszczególnych funkcjonalności możliwy jest po wykupieniu rocznego abonamentu. Dla małych firm takie rozwiązanie może okazać się bardziej efektywne ekonomicznie niż zakup licencji na własność.

Zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu ERP w swojej firmie? Przetestuj rozwiązania Symfonii. Przejdź na stronę, wypełnij formularz i zyskaj dostęp do bezpłatnej, 30-dniowej wersji testowej takich programów, jak Symfonia Finanse i Księgowość, Symfonia Handel, Symfonia ERP czy Symfonia R2Płatnik. Nie wiesz jakie rozwiązanie wybrać? Nasi doradcy chętnie Ci pomogą. Skorzystaj z formularza i umów się na rozmowę w dogodnym dla Ciebie terminie!

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Ekologia i cyfryzacja – nowe trendy w księgowości

Zarówno cyfryzacja, jak i ekologia w księgowości mają coraz większe znaczenie. Klienci poszukują biur rachunkowych, które gwarantują zrównoważone i nowoczesne podejście oraz wygodną współpracę online. Biura, które chcą utrzymać swoją pozycję na rynku, muszą zatem dostosować się do tych oczekiwań oraz wymogów prawnych. W poniższym artykule skupimy się na powodach, dla których ekologia oraz cyfryzacja w księgowości mają tak duże znaczenie i sprawdzimy, jak zmieniające się wymagania klientów kształtują nowe trendy w tej branży. Dlaczego ekologia i cyfryzacja zyskują na znaczeniu w księgowości? Cyfryzacja oraz zrównoważony rozwój w księgowości to dziś już nie tylko trendy, ale i konieczność – muszą o tym pamiętać wszystkie firmy księgowe, które chcą spełniać wymagania rynku. Coraz więcej biur rachunkowych decyduje się zatem przejść na cyfrową i „zieloną stronę mocy”, oferując swoim klientom ekologiczne rozwiązania. Te z kolei mają bezpośredni związek z rozwojem technologii. Rozwój cyfryzacji sprawia, że księgowi muszą wprowadzać nowe technologie, aby sprostać nowym regulacjom i przyciągać nowych klientów. Biuro rachunkowe, które decyduje się przejść z papierowej dokumentacji na elektroniczny obieg dokumentów, jednocześnie dba o środowisko i idzie z duchem czasu. Wpływ globalnych trendów zrównoważonego rozwoju i cyfrowej transformacji na biura rachunkowe Zmiany w przepisach dot. ochrony środowiska i coraz większe wymagania związane z transformacją cyfrową branży księgowej sprawiają, że biura rachunkowe coraz częściej decydują się na działanie w duchu eko i wdrażanie nowych technologii. To pozwala im nie tylko zwiększyć przewagę konkurencyjną, ale również poprawić efektywność i wydajność swoich działań. Cyfrowe narzędzia umożliwiają bowiem automatyzację wielu procesów i znacznie lepszą obsługę klientów. Ci z kolei znacznie chętniej decydują się na współpracę z firmami księgowymi, które mają na względzie dobro planety i zapewniają wygodną księgowość zdalną. Transformacja cyfrowa w księgowości pozwala ponadto na lepszą kontrolę nad danymi klientów, a zrównoważone podejście – pomaga obniżyć koszty, zaoszczędzić miejsce (brak tradycyjnych archiwów dokumentów) i chronić środowisko naturalne. Ekologiczne podejście w księgowości Ekologiczne podejście w księgowości opiera się w dużej mierze na redukcji papierowych dokumentów, korzystaniu z oprogramowania księgowego w chmurze czy promowania e-faktur. Tego typu działania mają pozytywny wpływ nie tylko na środowisko naturalne, ale również na wydajność biura rachunkowego i zadowolenie klientów. Zamiana dokumentów papierowych na elektroniczne Przejście na elektroniczny obieg dokumentów wiąże się z szeregiem korzyści dla całej firmy księgowej. Jedną z nich jest obniżenie kosztów – wynika ono z braku konieczności magazynowania dokumentacji (uniknięcie kosztów wynajmu przestrzeni biurowej) czy zakupu arkuszy papieru i tuszu oraz eksploatacji skanerów, kserokopiarek i drukarek. Ograniczenie zużycia papieru zmniejsza za to zużycie energii elektrycznej i wody. Co więcej, zamiana dokumentów papierowych na te w wersji elektronicznej znacząco przyspiesza wiele procesów księgowych, wpływa pozytywnie na wydajność pracowników i pozwala zaoszczędzić cenny czas. Nie ma już bowiem potrzeby ręcznego wprowadzania danych czy czasochłonnego wyszukiwania dokumentów. Wykorzystanie oprogramowania chmurowego do przechowywania danych Biura rachunkowe, które chcą wprowadzić rewolucję cyfrową, a jednocześnie postępować zgodnie ze zrównoważonym podejściem, decydują się często na oprogramowania w chmurze kompatybilne z innymi aplikacjami i systemami. W tym przypadku dostęp do danych jest możliwy w czasie rzeczywistym z niemal każdego miejsca i o każdej porze – wystarczy skorzystać z urządzenia połączonego z siecią. Dużym atutem chmurowych systemów księgowych są również automatyczne aktualizacje. Symfonia w chmurze umożliwia bieżące księgowanie, dodawanie i przeglądanie dokumentów, tworzenie baz klientów i wygodne zarządzanie obiegiem dokumentów z poziomu jednego urządzenia. System gwarantuje też zgodność z obowiązującymi w danym momencie przepisami i zapewnia kontrahentom stały wgląd w płatności oraz rozliczenia. Oprogramowanie chmurowe w księgowości zapewnia oszczędność czasu i miejsca, optymalizuje wiele procesów i eliminuje ryzyko błędów, które mogłyby zostać popełnione w trakcie ręcznego wprowadzania danych. Przechowywane w nim dane są również skutecznie chronione przed uszkodzeniem, zagubieniem czy dostępem nieupoważnionych osób. Jak księgowi mogą przyczynić się do redukcji śladu węglowego w firmach? Korzystanie z chmurowych systemów do przechowywania danych oraz wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to prosty krok w stronę bardziej zrównoważonego biura rachunkowego. Firmy księgowe mogą przyczyniać się do poprawy stanu środowiska i redukcji śladu węglowego także poprzez zachęcanie samych klientów do korzystania z ekologicznych rozwiązań w obiegu dokumentów. Co więcej, przedsiębiorcy współpracujący z biurem rachunkowym w formie zdalnej również dbają o planetę – nie przyczyniają się bowiem do generowania stosów dokumentów, a zamiast jechać na spotkanie samochodem, rozmawiają z księgowym przez telefon lub na komunikatorze. Cyfryzacja księgowości – kluczowe technologie i rozwiązania Cyfrowa transformacja w księgowości to nie tylko przejście na elektroniczny obieg dokumentów czy korzystanie z systemów w chmurze. Jednym z kluczowych elementów cyfryzacji w tym obszarze jest również wdrożenie automatyzacji księgowości. Umożliwia ona szybsze i dokładniejsze wykonywanie powtarzalnych, czasochłonnych czynności – m.in. wystawiania faktur, sporządzania deklaracji podatkowych czy tworzenia raportów. Sztuczna inteligencja i automatyzacja procesów księgowych Narzędzia do księgowości wykorzystujące sztuczną inteligencję pozwalają na szybsze wykrywanie nieprawidłowości w dokumentacji, pomagają w prognozowaniu trendów i wspierają optymalizację procesów podatkowych. AI znajduje zastosowanie m.in. w skanowaniu faktur, odczytywaniu danych finansowych czy klasyfikowaniu dokumentacji. Wszystko to sprawia, że procesy księgowe ulegają automatyzacji, a specjaliści mogą skupić się na innych kluczowych zadaniach wymagających działania człowieka. Oprogramowanie do księgowości online – porównanie popularnych rozwiązań Wraz z rozwojem cyfryzacji w branży księgowej na rynku zaczęło pojawiać się coraz więcej programów do księgowości online. Do najpopularniejszych rozwiązań, na które decydują się biura rachunkowe, należą: Symfonia Finanse i Księgowość oraz Symfonia eBiuro – systemy umożliwiają prowadzenie uproszczonej i pełnej księgowości wraz z elektronicznym obiegiem dokumentów, weryfikacją plików JPK czy zaawansowaną analizą danych. Oprogramowania umożliwiają też obsługę KSeF i pozwalają na integrację z systemami sprzedażowymi. Symfonia Finanse i Księgowość obejmuje m.in. obsługę podatków dochodowych i VAT, rozrachunki i rozliczenia, obsługę płatności, obsługę majątku trwałego czy też sprawozdawczość zewnętrzną standardową, wewnętrzną i niestandardową. Symfonia eBiuro umożliwia z kolei prowadzenie KPiR i ewidencji przychodów, fakturowanie w czterech językach, masowe wysyłki JPK i pobieranie UPO, zarządzanie środkami trwałymi oraz wysyłanie deklaracji do ZUS i US. Co więcej, dane mogą być eksportowane do Symfonii Finanse i Księgowość, a dodatkowo – pracownicy biura zyskują dostęp do modułów Kadry i Płace czy Magazyn dla klientów; Symfonia ERP w chmurze – to kompletne oprogramowanie do prowadzenia rachunkowości i obsługi procesów sprzedażowych. Wśród jego kluczowych funkcjonalności dla biur rachunkowych wymienia się pełną księgowość, obsługę walut, wsparcie przy rozliczaniu podatku dochodowego, obsługę rozliczania podatku metodą estońskiego CIT-u, rachunkowość podatkową i zarządczą oraz ewidencję środków trwałych. Co więcej, system umożliwia obsługę płatności oraz rozliczenia z kontrahentami i pozwala na integrację z urządzeniami fiskalnymi. Na rynku dostępnych jest wiele systemów księgowych, takich jak wFirma, enova, Comarch czy iFirma. Każdy z nich oferuje różnorodne funkcjonalności. Ważne jest, aby przed wyborem odpowiedniego rozwiązania dokładnie przeanalizować dostępne opcje i dopasować je do swoich indywidualnych potrzeb.   Bezpieczeństwo danych w cyfrowej księgowości Kolejnym ważnym aspektem cyfryzacji jest bezpieczeństwo danych w księgowości. Te przechowywane w systemach chmurowych są skutecznie chronione przed zagubieniem czy zniszczeniem, a dodatkowo – dostawcy usługi chmurowej gwarantują odpowiednie zabezpieczenie w postaci szyfrowania. Aby chronić je w jeszcze większym stopniu, biura rachunkowe powinny pamiętać o regularnych aktualizacjach tych systemów i systematycznym tworzeniu kopii zapasowej danych. Pomocne może być również stosowanie zapory sieciowej (tzw. firewalla), który kontroluje ruch sieciowy w czasie rzeczywistym i wychwytuje zagrożenia, a w razie potrzeby – blokuje dostęp do danych. W kontekście ochrony danych finansowych to absolutna podstawa. Korzyści dla firm wynikające z ekologii i cyfryzacji w księgowości Wdrożenie w biurze rachunkowych ekologicznych rozwiązań i nowoczesnych technologii przynosi firmom księgowym wiele korzyści – od oszczędności kosztów, przez więcej cennego czasu, aż po większą efektywność i lepszą współpracę z klientami. Oszczędność kosztów operacyjnych i czasu pracy Cyfrowe narzędzia i ekologiczne podejście są w stanie zagwarantować sporą oszczędność kosztów w księgowości. Nie ma bowiem potrzeby przechowywania dokumentów w fizycznych archiwach, a tym samym – nie trzeba wynajmować dużych powierzchni biurowych. Elektroniczny obieg dokumentów likwiduje też konieczność drukowania, skanowania czy kopiowania dokumentacji przy użyciu drukarek, kserokopiarek czy skanerów – a to z kolei brak kosztów związanych z zakupem tuszu, papieru i samego sprzętu. Wszystko to wiąże się także z oszczędnością czasu. Wymiana dokumentów między biurem a współpracującymi z nim firmami również odbywa się w całości online, dzięki czemu klienci nie muszą pojawiać się na osobistych spotkaniach i tracić godzin na dojazdy. Księgowi nie muszą z kolei wykonywać żmudnych, powtarzalnych czynności ręcznie, a wyszukiwanie odpowiednich dokumentów w elektronicznych systemach zajmuje im znacznie mniej czasu. Zwiększenie efektywności pracy księgowych W nowoczesnych biurach księgowych w parze z oszczędnością czasu idzie także wzrost efektywności pracy księgowych. Nie poświęcają oni bowiem wielu godzin na obsługę dokumentów i realizację rutynowych zadań – zamiast tego mogą natomiast skupić się na innych czynnościach, których nie da się wykonać bez ingerencji człowieka. To wpływa bezpośrednio na ich wydajność oraz efekty ich pracy, a tym samym – na zadowolenie klientów biura. Automatyzacja procesów księgowych przekłada się ponadto na mniejszą liczbę błędów w dokumentacji. Lepsza współpraca z klientami dzięki nowoczesnym technologiom Zarówno zrównoważone podejście, jak i cyfryzacja biura rachunkowego, ma pozytywny wpływ na jakość obsługi klienta i ogólną współpracę z firmami. Nowoczesne cyfrowe narzędzia umożliwiają wygodną wymianę informacji i dokumentów bez potrzeby organizowania osobistego spotkania. Klienci mają ponadto stały wgląd w swoje dane finansowe w czasie rzeczywistym. Systemy do księgowości online pozwalają na sprawne przesyłanie dokumentów, bieżące monitorowanie statusu rozliczeń czy wygodne prowadzenie rozmów na linii księgowy-firma. Wszystko to znacząco skraca czas oczekiwania na odpowiedź biura i pomaga zwiększyć poziom satysfakcji oraz lojalność klientów. Współpraca z klientami online jest znacznie szybsza, skuteczniejsza i wiąże się z korzyściami dla obydwu stron. Wyzwania związane z ekologią i cyfryzacją w księgowości Mimo wielu zalet cyfryzacji i ekologii w księgowości biura rachunkowe, które chcą iść z duchem czasu, stają także przed pewnymi wyzwaniami. Bariery dotyczą szczególnie wysokich kosztów, konieczności szkolenia personelu czy ochrony danych. Wysokie koszty wdrożenia nowych technologii Jednym z kluczowych wyzwań cyfryzacji w księgowości są wysokie koszty wdrożenia nowych technologii. Obejmują one m.in. wydatki na zakup sprzętu i nowoczesnego oprogramowania do księgowości, koszty implementacji oraz testów systemu czy wydatki na aktualizację infrastruktury informatycznej. Szkolenia dla pracowników również generują dodatkowe opłaty, które często są pomijane w planie wdrożenia. Konieczność szkolenia pracowników w obsłudze nowoczesnych narzędzi Decydując się na wdrożenie ekologicznych i cyfrowych rozwiązań, właściciel biura rachunkowego musi dodatkowo zadbać o dostosowanie firmy do nowych procesów oraz odpowiednie przeszkolenie pracowników. Mowa o szkoleniu z zakresu zarówno samej obsługi nowych narzędzi, jak również ich funkcjonalności i głównych korzyści. Niewłaściwe przygotowanie personelu może bowiem prowadzić zarówno do pogorszenia jakości obsługi klienta i opóźnień w procesach księgowych, jak również do poważniejszych błędów w codziennej pracy. To z kolei przekłada się bezpośrednio na zadowolenie klientów ze współpracy. Ryzyko związane z cyberbezpieczeństwem i ochroną danych Wraz z cyfryzacją rośnie także liczba zagrożeń w sieci, na jakie musi uważać firma księgowa. Biura rachunkowe muszą zatem pamiętać o inwestycji w stosowne zabezpieczenia, aby chronić dane finansowe swoich klientów przed wszelkimi cyberzagrożeniami. Inwestycja w automatycznie aktualizowane programy, zakup oprogramowania antywirusowego czy wykonywanie audytów bezpieczeństwa wiąże się także z dodatkowymi kosztami. Przyszłość ekologii i cyfryzacji w branży księgowej Przyszłość księgowości stoi pod znakiem nowych technologii, sztucznej inteligencji, rozwiązań chmurowych i ekologicznych zmian. Zrównoważone podejście i innowacje technologiczne w księgowości są w stanie zagwarantować firmie z tej branży szereg korzyści i wysoką pozycję na tle konkurencji. Prognozy dotyczące dalszego rozwoju technologii w księgowości Prognozy wskazują na coraz większy udział sztucznej inteligencji w branży księgowości – już teraz AI i uczenie maszynowe pozwalają na automatyzację wielu procesów, m.in. analizy danych, skanowania dokumentów, odczytywaniu danych finansowych czy klasyfikacji dokumentów księgowych. Z roku na rok rozwijać będą się również oprogramowania w chmurze, które gwarantują dużą oszczędność czasu oraz miejsca i pomagają redukować błędy w dokumentacji. W najbliższych latach możemy spodziewać się również wzrostu popularności technologii blockchain. Możliwości wdrażania jeszcze bardziej ekologicznych rozwiązań Dzięki coraz większej świadomości ekologicznej w branży księgowej możliwe będzie wdrażanie kolejnych rozwiązań, które sprzyjają trosce o środowisko i pomagają ograniczyć ślad węglowy. Wśród głównych trendów ekologicznych w księgowości w najbliższych latach królować może m.in. jeszcze większa automatyzacja pracy (koniec papierowych dokumentów), energooszczędne centra danych czy polityka redukcji odpadów generowanych w miejscu pracy. Jak firmy mogą przygotować się na przyszłość? Chcąc jak najlepiej przygotować się na przyszłość, biura ekologiczne powinny zacząć inwestować w nowoczesne technologie, które na przestrzeni lat mogą przynieść ogromne korzyści zarówno im samym, jak i planecie. Już dziś warto postawić na zwiększanie świadomości pracowników, zamianę tradycyjnych, przestarzałych rozwiązań na te cyfrowe oraz na tworzenie strategii, które uwzględniają aspekty cyfryzacji i ekologii. Dzięki adaptacji do stale zmieniającego się środowiska technologicznego biura będą miały szansę uzyskać i utrzymać konkurencyjność na rynku.
Ekologia-i-cyfryzacja-–-nowe-trendy-w-księgowości
Logo firmy Symfonia
zweryfikowano

5/5(1 głosy)

Symfonia

Kompleksowy System Zarządzania


Symfonia
Mazowieckie
400 osób
Zobacz profil
Branża
Biura rachunkowe, Budownicza, eCommerce, Produkcyjna, Sektor publiczny, Transportowa, Usługi
Opis
Symfonia to polski producent oprogramowania, jeden z największych dostawców systemów ERP dla firm z sektora MŚP. Symfonia specjalizuje się w tworzeniu programów i aplikacji, w tym chmurowych, przeznaczonych do obsługi i automatyzacji finansów....
rozwiń