Jak wycenić system ERP i przygotować się do wdrożenia?

Coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie ERP

Konkurencja w biznesie stale rośnie, a klienci stają się coraz bardziej wymagający. Nic więc dziwnego, że firmy, które chcą poprawić rentowność i utrzymać atrakcyjne ceny, coraz chętniej sięgają po rozwiązania pozwalające obniżyć koszty i zautomatyzować procesy. Tu z pomocą przychodzą systemy ERP, które w ostatnich latach cieszą się coraz większym zainteresowaniem. Jeszcze w 2015 r. korzystało z nich tylko 16% dużych firm w Polsce. W 2023 r. system ERP miało już co trzecie przedsiębiorstwo. W firmach zatrudniających powyżej 250 pracowników takie rozwiązania są już niemal standardem.

Odsetek przedsiębiorstw działających w Polsce, które wdrożyły system ERP

Źródło: GUS 2023

Skąd taka popularność systemów ERP?  W dużej mierze wynika ona ze specyfiki krajowego rynku oraz wysokiego zaufania do nowoczesnych rozwiązań wśród przedsiębiorców. Szybki rozwój technologii sprawia, że polskie firmy już od początku swojej działalności mogą korzystać z najnowocześniejszych rozwiązań informatycznych. Systemy ERP, jako narzędzia zwiększające efektywność w praktycznie każdym obszarze zarządzania, są tego doskonałym przykładem. Dziś ich funkcjonalność wykracza daleko poza samą automatyzację procesów. Coraz częściej oferują one zaawansowaną analitykę oraz dają szerokie możliwości kastomizacji. W efekcie niemal każda firma może znaleźć rozwiązanie dostosowane do własnych potrzeb.

Ile kosztuje ERP i co składa się na wycenę systemu ERP?

Gdy zapada decyzja o zakupie systemu, pojawia się pytanie o jego cenę. Ile kosztuje ERP? Na to pytanie trudno odpowiedzieć, bo budżet, jaki trzeba przeznaczyć na ten projekt, zależy od wielu czynników, a w tym:

• opłat licencyjnychza oprogramowanie ERP oraz oprogramowanie dla bazy danych. W obu przypadkach może to być opłata za tzw. licencję wieczystą lub opłata abonamentowa za licencję w subskrypcji;
• wsparcia technicznego (infolinia, e-BOK);
• kosztów aktualizacji oprogramowania – przy czym w przypadku subskrypcji taka usługa wliczona jest zazwyczaj w cenę;
• liczby użytkowników systemu oraz warunków licencji,
• konieczności zakupu dodatkowych modułów,
• potrzeb w zakresie kastomizacji systemu i jego integracji z innymi rozwiązaniami wykorzystywanym w firmie,
• modelu dostępu,
• kosztów związanych z migracją danych czy utrzymaniem systemu.

Uwzględnienie jak największej ich ilości zapobiega przekroczeniu budżetu, co według badania przeprowadzonego przez Softwarethinktank ma miejsce w przypadku aż połowy wdrożeń ERP.

Wycena ERP a model cenowy

Przyjmuje się, że na wdrożenie ERP przedsiębiorstwo wydaje średnio od 1% do 3% rocznych przychodów. Inaczej wygląda to w przypadku systemów chmurowych. Ile kosztuje ERP udostępniany w modelu SaaS (ang. Software as a Service)? Koszt zakupu rocznej licencji dla jednego użytkownika wynosi zazwyczaj od kilku do kilkunastu tysięcy złotych. Tego typu rozwiązania, poza samym modelem finansowania, mają jeszcze inne zalety. W ramach subskrypcji użytkownik otrzymuje bowiem dostęp do wybranych przez siebie modułów odpowiadających za obsługę konkretnych procesów. Te można ze sobą łączyć, tworząc w ten sposób obszary funkcjonalne, korzystające z tej samej bazy danych. Dzięki temu przedsiębiorstwo jest w stanie dostosować system ERP do własnych potrzeb, dokupując np. moduły dla każdego użytkownika osobno.

Z wdrożeniem ERP często wiąże się konieczność dostosowania poszczególnych funkcjonalności systemu do specyfiki firmowych procesów. Właśnie dlatego przygotowując wycenę ERP, warto wziąć pod uwagę także inne, mniej oczywiste koszty wynikające np. z:

• przeprowadzenia analizy i konsultacji przedwdrożeniowych;
• zarządzania projektem po stronie dostawcy, jak i klienta;
• asysty, czyli wsparcia w uruchomieniu systemu oraz po jego starcie;
• testowania nowego rozwiązania;
• szkolenia użytkowników;
• umowy serwisowej.

Jak wycenić system ERP? Dobre praktyki

Na stronach internetowych dostawców systemów ERP można znaleźć cenniki czy kalkulatory, pozwalające wycenić koszt inwestycji związanej z zakupem i wdrożeniem oprogramowania. Choć analiza ofert przeprowadzona za pomocą tego typu narzędzi może służyć jako punkt odniesienia, to jednak nie powinna być jedynym kryterium wyboru rozwiązania. Często zdarza się bowiem tak, że podstawowa licencja nie zawiera wszystkich niezbędnych modułów. W efekcie, aby uzyskać pełną funkcjonalność, firma musi dokupić płatne dodatki, co generuje dodatkowe koszty. W takiej sytuacji łatwo o niedoszacowanie projektu. Jak uniknąć tego typu niespodzianki?

Określ, jakie potrzeby ma Twoja firma

Wdrożenie systemu ERP to inwestycja, która ma odpowiedzieć na konkretne oczekiwania firmy, ułatwiając realizację wielu zadań poprzez ich uproszczenie, zintegrowanie i automatyzację. Dlatego analiza własnych potrzeb będzie podstawą do dialogu z dostawcą systemu i ułatwi przygotowanie indywidualnej oferty. Warto mieć świadomość, że podczas wdrożenia często konieczne okazuje się wprowadzenie mniejszych lub większych zmian w obsłudze poszczególnych procesów.

Dobrym tego przykładem jest współpraca Symfonii z Eko-Oil – firmą z branży paliwowej, która poszukiwała systemu ERP obsługującego różne mechanizmy rozliczeń z kontrahentami. W wyniku przeprowadzonej analizy potrzeb udało się wdrożyć rozwiązania, które usprawniają proces wystawiania faktur i paragonów, a także przyjmowania płatności bezpośrednio przez kierowców cystern, uwzględniając historię kontrahentów i przypisanych im w systemie rabatów kwotowych. Więcej informacji na temat tego wdrożenia znajdziesz w artykule: jak Symfonia Handel ERP odpowiedziała na potrzeby branży paliw.

Sprawdź demo

Systemy ERP dostępne na rynku różnią się funkcjonalnością. Aby zminimalizować ryzyko wyboru nieodpowiedniego rozwiązania, warto skorzystać z wersji demonstracyjnej. Pozwoli ona ocenić, czy program jest łatwy w obsłudze, ma wszystkie niezbędne moduły, a jeśli nie, to jakie zmiany należy w nim wprowadzić, by dopasować go do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa. Jak wygląda proces testowania oprogramowania? W przypadku rozwiązań Symfonii, użytkownik może skorzystać z bezpłatnej, 30-dniowej wersji testowej. W ramach demo dostępne są dwa najpopularniejsze pakiety: Uniwersalny oraz Profesjonalny. Po założeniu konta i skonfigurowaniu systemu użytkownik zyskuje dostęp do wszystkich funkcjonalności danego pakietu. Dzięki temu może zapoznać się z obsługą systemu, przetestować różne moduły i ocenić, czy spełniają one jego oczekiwania.

Zleć analizę przedwdrożeniową

Po wyborze dostawcy przychodzi czas na analizę przedwdrożeniową ukazującą koncepcję oraz koszty rozwiązania. Jest ona wykonywana najczęściej w organizacjach liczących do 200 osób. Można ją przeprowadzić, korzystając z własnych zasobów albo angażując niezależnego, indywidualnego doradcę. Analiza przedwdrożeniowa opisuje procesy, które mają podlegać informatyzacji. Na jej podstawie zostaje opracowany budżet i harmonogram projektu.

Warto zaznaczyć, że takie badanie jest dla dostawcy ważną częścią dokumentacji wdrożeniowej, ponieważ pozwala na właściwą, odpowiadającą oczekiwaniom klienta konfigurację systemu. Jasne określenie elementów oprogramowania daje ponadto punkt odniesienia do weryfikacji gotowego rozwiązania. W przypadku błędów w jego funkcjonowaniu można się bowiem odwołać do takiego dokumentu.

Zminimalizuj ryzyko ukrytych kosztów i nieprzewidzianych wydatków

Aby wycenić system ERP i oszacować budżet konieczny do przeprowadzenia wdrożenia, warto wziąć pod uwagę także koszty ukryte. Wiążą się one m.in. z:

• aktualizacją sprzętu i sieci – tego typu wydatki nie dotyczą firm wybierających rozwiązania chmurowe, ale wówczas trzeba uwzględnić cenę łącza internetowego o odpowiedniej przepustowości;

• ewentualnymi szkoleniami współpracowników;
• przygotowaniem kopii zapasowych i przechowywaniem danych – przy wyborze modelu on-premise należy uwzględnić ten fakt w ramach infrastruktury IT, przy wyborze chmury trzeba sprawdzić, jaką przestrzeń dyskową oferuje dostawca i czy trzeba będzie dokupić dodatkową;
• utratą produktywności, która może wystąpić podczas wdrożenia systemu.

Doświadczeni konsultanci radzą, by powiększyć budżet jeszcze o kilka, do kilkunastu procent, tworząc bufor bezpieczeństwa na różne nieprzewidziane wydatki.

Wdrożenie ERP – po jakim czasie taka inwestycja może się zwrócić?

Wdrożenie systemu ERP to często kosztowny projekt. Nic więc dziwnego, że często już na początku rozmów z firmą wdrożeniową pojawia się pytanie, kiedy można spodziewać się zwrotu z takiej inwestycji. Tu także trudno podać konkretny przedział, bo wiele zależy od zakresu samego wdrożenia. Badania przeprowadzone w 2023 r. przez portal myERP.pl wskazują jednak, że kapitał ulokowany w system ERP zwraca się przeciętnie po 3 latach korzystania z takiego oprogramowania.

Zwrot z inwestycji w system ERP

Źródło: myERP.pl

Jak wycenić system ERP – podsumowanie

Trudno udzielić odpowiedź na pytanie, ile kosztuje system ERP, bo cena wdrożenia oprogramowania zależy od wielu czynników. Podczas jej kalkulacji warto wziąć pod uwagę nie tylko koszty licencji czy zakupu modułów, lecz również te o charakterze ukrytym, które mogą znacząco zwiększyć budżet takiej inwestycji. Wielu dostawców oferuje jednak bardzo atrakcyjne modele cenowe, w przypadku których dostęp do poszczególnych funkcjonalności możliwy jest po wykupieniu rocznego abonamentu. Dla małych firm takie rozwiązanie może okazać się bardziej efektywne ekonomicznie niż zakup licencji na własność.

Zastanawiasz się nad wdrożeniem systemu ERP w swojej firmie? Przetestuj rozwiązania Symfonii. Przejdź na stronę, wypełnij formularz i zyskaj dostęp do bezpłatnej, 30-dniowej wersji testowej takich programów, jak Symfonia Finanse i Księgowość, Symfonia Handel, Symfonia ERP czy Symfonia R2Płatnik. Nie wiesz jakie rozwiązanie wybrać? Nasi doradcy chętnie Ci pomogą. Skorzystaj z formularza i umów się na rozmowę w dogodnym dla Ciebie terminie!