Dlaczego-nie-warto-czekać-na-ostatnią-chwilę-z-testowaniem-wysyłki-faktur-do-KSeF

Dlaczego nie warto czekać na ostatnią chwilę z testowaniem wysyłki faktur do KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF zbliża się wielkimi krokami. Za niespełna rok każdy przedsiębiorca będzie zobligowany do stosowania KSeF, zaś niedopełnienie tego obowiązku będzie skutkować nałożeniem na niego kary. Biorąc pod uwagę wielość i różnorodność działań, jakie firma powinna podjąć, aby rzetelnie przygotować się na te skądinąd rewolucyjne zmiany w ewidencjonowaniu obrotu gospodarczego, zachęcamy do rozpoczęcia przygotowań do wdrożenia KSeF w Państwa organizacji już dziś i wyjaśniamy, krok po kroku, jak się za nie zabrać.

Środowisko testowe vs środowisko produkcyjne

Zanim przejdziemy do części praktycznej, kilka istotnych definicji, które pozwolą zrozumieć i usystematyzować wiedzę dotyczącą zasobów niezbędnych do uruchomienia KSeF.

Co udostępnia w KSeF Ministerstwo Finansów?

Aktualnie Ministerstwo Finansów udostępnia dwie wersje KSeF, z których można korzystać: wersje testowe i wersję produkcyjną:

  • Wersja testowa służy do testów, jest to wersja, która pozwala zapoznać się z funkcjonalnościami KSeF oraz ćwiczyć jego obsługę przed obligatoryjnym wprowadzeniem tego obowiązku. Strefa testowa jest bardzo istotna dla firm, które będą wystawiać faktury w KSeF. W ramach środowisk testowych KSeF są dostępne:
    • środowisko demo (przedprodukcyjne) oraz
    • środowisko testowe.

    Dokumenty przesyłane do KSeF na środowiska testowe nie wywierają żadnych skutków podatkowych i po pewnym czasie zostaną z tych środowisk usunięte.

  • Na wersję produkcyjną KSeF można już teraz dobrowolnie wysyłać i odbierać faktury. Wysłanie faktury na to środowisko powoduje określone skutki fiskalne.

Krótki opis środowisk testowych jest dostępny na stronach Ministerstwa Finansów.

Jak można korzystać ze środowiska testowego?

Z założenia środowisko demo i środowisko testowe są do siebie podobne – pozwalają na testy. Zarówno końcowym użytkownikom, jak i programistom. Występują jednak pewne różnice, przede wszystkim w sposobach uwierzytelniania się w każdym z tych środowisk.

  • Środowisko demo opiera się o faktyczne dane uwierzytelniające zgodne z rejestrem informacji o właścicielach firm. W celu zalogowania się do usługi konieczne jest posiadanie faktycznych uprawnień, analogicznych jak dla środowiska produkcyjnego.
  • Środowisko testowe wymaga innego uwierzytelniania, podanie NIP pozwala na pełen dostęp do danych: do faktur sprzedażowych i zakupowych oraz do konfiguracji.

Ministerstwo Finansów zaleca, aby w trakcie testów, zarówno w środowisku testowym, jak i demo, używać zanonimizowanych dokumentów.

Jak przygotować się do testowania KSeF?

Przygotowanie do testów powinno odbyć się w kilku krokach:

  1. Uzyskanie dostępu do KSeF. O tym, jak uzyskać dostęp do KSeF, pisaliśmy już w artykule Czy moja firma potrzebuje zgłoszenia do KSeF?
  2. Ustalenie wszystkich ważnych kwestii dotyczących uruchomienia KSeF, czyli konsultacje z zespołem wdrożeniowym Asseco BS, z którym na bieżąco Państwo współpracują.
  3. Przygotowanie systemu ERP oraz uruchomienie usług Businesslink i Businesscheck (ich wdrożeniem zajmuje się Asseco BS).
  4. Nadanie uprawnień dla użytkowników i właściwych słowników – proponujemy, aby ten krok zrealizować wspólnie.

Wykonanie powyższych kroków pozwoli uruchomić testy KSeF wykorzystujące środowiska testowe KSeF, bez potrzeby przekazywania dokumentów do systemu MF.

W komputerowej bazie danych termin słowniki oznacza specjalne tabele lub listy, które zawierają zestaw wartości. Te wartości mogą być wykorzystane w innych tabelach lub listach w bazie danych. Słowniki ułatwiają zachowanie spójności i pomagają we wprowadzaniu danych: zamiast wpisywać dane ręcznie, można je wybrać z listy.

Sprawdź faktury! Businesscheck

Proponujemy korzystanie z naszej nowej usługi Businesscheck. Struktura XML, w jakiej są zapisywane dane faktury, umożliwia zautomatyzowanie merytorycznej kontroli wystawianych i odbieranych dokumentów. Zawartość pliku XML można automatycznie przeanalizować przed wysłaniem do KSeF i znaleźć ewentualne niezgodności, zanim zrobi to Krajowa Administracja Skarbowa.

Businesscheck może zweryfikować zawartość merytoryczną faktur i kompletność danych:

  • pozwoli Państwu zweryfikować dokumenty historyczne pod kątem zgodności formatu KSeF oraz
  • na podstawie udostępnionych formuł kontrolnych na bieżąco (jeszcze przed przekazaniem faktury do KSeF) sprawdzi zgodność dokumentu z przepisami ustawy o VAT.
Businesscheck to narzędzie analityczne Asseco Business Solutions, które automatyzuje merytoryczną kontrolę e-faktur.

Czy warto robić testy na ostatni dzwonek?

Każda organizacja musi sama odpowiedzieć sobie na to pytanie. Jako dostawca oprogramowania ERP stanowczo rekomendujemy, aby testy rozpocząć już teraz.

Testy to pierwszy etap weryfikacji gotowości systemu i całej organizacji na obsługę obowiązkowego KSeF. Testowanie funkcjonalności pozwoli m.in. zweryfikować procesy obsługi faktur i dokumentów z nimi powiązanych.

Ostatni krok to decyzja o rozpoczęciu korzystania z KSeF. Warto sprawdzić, jak działa wysyłanie i odbieranie dokumentów z KSeF, zanim stanie się to obligatoryjne. Przeprowadzone testy pozwolą bezpiecznie uruchomić komunikację z KSeF dla wersji produkcyjnej systemu w Państwa firmie i zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów i problemów w przyszłości.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Więcej niż system HR – dlaczego interfejs Asseco HR robi różnicę

W świecie, gdzie każda sekunda ma znaczenie, a nadmiar informacji przytłacza, przewagę zyskują te narzędzia, które potrafią odciążyć człowieka. Wyobraź sobie system HR, który nie tylko przechowuje dane, ale rzeczywiście wspiera Twoją codzienną pracę. Który zamiast zmuszać do zapamiętywania skomplikowanych ścieżek w menu, sam podpowiada, co robić dalej. Który eliminuje frustrację z eksportowania danych do Excela, bo wszystkie analizy można zrobić na miejscu. W Asseco HR każdy element interfejsu powstał z myślą o różnych potrzebach – ale jednym celu: sprawić, żeby Twoja codzienne praca była bardziej przejrzysta, płynna i dostępna Kto skorzysta na dobrym interfejsie? Dział HR, który chce skupić się na ludziach, a nie na obsłudze zapytań.Menedżer, który potrzebuje dostępu do danych i decyzji tu i teraz – bez pośredników.Pracownik, który chce działać samodzielnie, bez czekania, bez maili, bez zbędnych kroków. Interfejs, który nie przytłacza, tylko pomaga Na pierwszy rzut oka system może wyglądać skomplikowanie – dziesiątki zakładek, wiele poziomów menu. Ale to tylko pozorna złożoność. Prawdziwą siłą Asseco HR jest pełna personalizacja środowiska pracy. Każdy użytkownik może w kilka kliknięć dostosować widok do własnych potrzeb: zorganizować własny układ okien; stworzyć zakładki z najczęściej używanymi funkcjami; zapisać najczęściej używane filtry i widoki; zbudować własne menu ulubionych słowników; ukryć to, co zbędne np. nieistotne kolumny – by widzieć tylko to, co ważne. To jak stworzenie własnego, spersonalizowanego „pulpitu HR” – bez pomocy IT. System ponadto uczy się użytkownika i daje mu wolność działania w obrębie przyjaznego interfejsu.  Asystenci AI – inteligentna pomoc w pracy Nie musisz znać systemu, żeby z niego korzystać jak ekspert.W systemie Asseco HR znajdziesz trzech inteligentnych Asystentów AI, którzy rozumieją, co chcesz zrobić – i pomagają Ci to zrobić szybciej, łatwiej i bez stresu. To nie są klasyczne „boty pomocy”, tylko realne wsparcie w codziennej pracy: Asystent Osobisty: wykonuje czynności na Twoje polecenie – wystarczy, że wpiszesz „Zatrudnij pracownika” albo „Wydrukuj umowę pracownika”, a system otworzy właściwe okno, przeprowadzi Cię przez proces, pokaże kontekstową pomoc, a nawet zaproponuje powiązane artykuły. Udziela również informacji na podstawie danych dostępnych w bazie systemu – w czasie rzeczywistym. Asystent Pomoc i Dokumentacja: odpowiada na pytania wprost z dokumentacji systemu, artykułów AVP oraz dokumentów wewnętrznych organizacji, wskazuje odpowiednie instrukcje i prowadzi użytkownika krok po kroku. Asystent Wypełniania Formularzy: potrafi wypełnić dokument za Ciebie – np. wystarczy powiedzieć „Dodaj wniosek urlopowy na 01.12”, a system zrobi resztę. Dzięki temu użytkownicy nie muszą znać całego układu menu, przeszukiwać instrukcji czy zgadywać, gdzie kliknąć. Asystenci AI nie zastępują ludzi – oni uwalniają ich potencjał, pozwalając robić więcej w krótszym czasie. Komunikacja w kontekście pracy:  Wbudowany czat wewnętrzny to coś więcej niż zwykły komunikator. Pozwala:  udostępniać analizy i widoki z systemu bezpośrednio w rozmowie,  dodawać zrzuty ekranów i linki do konkretnych rekordów,  inicjować rozmowy kontekstowe – dotyczące konkretnych działań, pracowników czy dokumentów.  To funkcjonalność, która rozwija kulturę otwartej komunikacji, nawet w rozproszonych zespołach.  Analizy bez eksportu do Excela Działy kadr często słyszą pytania: Ile mamy kobiet i mężczyzn w poszczególnych działach? Ile kosztowały premie w dziale produkcji? Które stanowiska generują największe koszty? W Asseco HR to kilka kliknięć: klikasz prawym przyciskiem → „Grupuj po kolumnie” dodajesz dowolne filtry (np. tylko angaże, tylko premie) otrzymujesz sumy, zestawienia i wykresy Dodatkowo: możesz to zapisać jako swój przekrój – na stałe udostępnić go koleżance z zespołu lub menedżerowi, dodać komentarz, zrzut ekranu lub nawet aktywny link do rekordu. To otwiera drogę do kultury dzielenia się wiedzą, a nie trzymania wszystkiego w „swoim Excelu”. Raporty i wydruki gotowe na prezentację Przygotowałeś zestawienie kosztów w systemie HR i chcesz je szybko pokazać zarządowi? Możesz wygenerować wykres bezpośrednio z systemu Wyeksportować go do HTML-a lub PDF-a Wysłać go jako załącznik w czacie – razem z kontekstem, screenem i linkiem do rekordu Efekt? Jeden system, który łączy dane, analizę i komunikację. Na koniec: technologia to nie cel. To wsparcie. Asseco HR nie powstał po to, żeby robić wrażenie ekranami i ilością zakładek. To narzędzie, które: obniża próg wejścia dla nowych użytkowników przyspiesza codzienną pracę dzięki intuicyjnemu interfejsowi eliminuje potrzebę eksportu do zewnętrznych narzędzi dostosowuje się do indywidualnych potrzeb każdego pracownika Dobry interfejs to fundament – bez niego nawet najlepsze funkcje pozostają niedostępne dla przeciętnego użytkownika. Asseco HR powstał po to, by dać Ci kontrolę nad codziennością – i spokój, że wszystko masz pod ręką.
Więcej niż system HR – dlaczego interfejs Asseco HR robi różnicę
Logo firmy Asseco Business Solutions
zweryfikowano

5/5(2 głosów)

Asseco Business Solutions

Rozwój bez ograniczeń #genius #anywhere #paperless


Softlab ERP
+3
Lubelskie
1000 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Biura rachunkowe, eCommerce, Meblarska, Metalurgiczna, Produkcyjna, Spożywcza FMCG, Transportowa
Opis
Asseco Business Solutions to jeden z czołowych dostawców systemów ERP w Polsce. Firma powstała z połączenia spółek zajmujących się rozwiązaniami IT dla przedsiębiorstw i może poszczycić się 30 latami doświadczenia....
rozwiń