Cyfrowa inwentaryzacja: koniec z papierologią, czas na realne oszczędności

Inwentaryzacja środków trwałych to proces, który teoretycznie powinien być prosty – ot, sprawdzenie, co firma posiada i gdzie się to znajduje. W praktyce jednak każda ręczna inwentaryzacja wiąże się z ryzykiem błędów, niezgodności, a nawet strat finansowych. Co gorsza, te błędy często wychodzą na jaw dopiero podczas audytu lub kontroli. Na szczęście coraz więcej firm przechodzi na zautomatyzowaną i cyfrową inwentaryzację, która skutecznie eliminuje większość problemów związanych z tradycyjnym podejściem. Jakie błędy są najczęstsze i jak technologia może im zapobiec? Błąd: rozbieżności między stanem rzeczywistym a ewidencją W tradycyjnej inwentaryzacji bardzo łatwo o sytuację, w której: sprzęt zmienił lokalizację, ale nie zostało to odnotowane, pracownik korzysta z urządzenia, którego nie ma na liście, środek trwały został zlikwidowany, ale nadal figuruje w systemie. Rozwiązanie cyfrowe: Aplikacja mobilna umożliwia natychmiastowe przypisanie składnika majątku do innej osoby lub miejsca. Historia zmian jest automatycznie rejestrowana. Błąd: pomyłki ludzkie przy spisie ręcznym Literówki, nieczytelne notatki, zgubione kartki czy nieprecyzyjne opisy — ręczne zapisy to podatne pole na błędy, które później trudno wyłapać. Rozwiązanie cyfrowe: Skanowanie kodów QR lub tagów RFID eliminuje ręczne wpisywanie danych. System sam dopasowuje skanowany obiekt do zapisów w bazie. Błąd: brak aktualnych danych dla księgowości i zarządu Bez bieżących informacji o stanie majątku, trudno podejmować trafne decyzje biznesowe lub prowadzić amortyzację zgodnie z przepisami. Rozwiązanie cyfrowe: Platformy takie jak evidei oferują aktualne raporty dostępne online w każdej chwili — również dla działu finansowego lub audytorów. Błąd: brak dowodów wykonania inwentaryzacji Firmy często nie mają jak udowodnić, że proces inwentaryzacji został przeprowadzony prawidłowo, co w razie kontroli może rodzić nieprzyjemne konsekwencje. Rozwiązanie cyfrowe: System zapisuje dokładny czas i miejsce każdego skanowania oraz osobę, która go wykonała. To twardy dowód na wykonanie obowiązku. Błąd: chaos organizacyjny i nieefektywność zespołu Inwentaryzacja przeprowadzana bez jasnego planu i narzędzi często wiąże się z duplikowaniem pracy, brakiem odpowiedzialności i dezorganizacją. Rozwiązanie cyfrowe: Cyfrowy system umożliwia delegowanie zadań, śledzenie postępów i centralne zarządzanie całym procesem — z poziomu jednego pulpitu. Podsumowanie Błędy w inwentaryzacji kosztują. Czas, pieniądze, a czasem także reputację firmy. Przejście na rozwiązania cyfrowe, takie jak te dostępne w ofercie evidei, to inwestycja, która zwraca się już przy pierwszym spisie z natury. Zobacz, jak możesz wyeliminować błędy w inwentaryzacji i zyskać pełną kontrolę nad majątkiem – odwiedź evidei.com.pl.