Bezpieczeństwo danych na platformie B2B.

Bezpieczeństwo danych na platformie B2B

Dane są dziś jednym z najważniejszych zasobów biznesowych. Właśnie dlatego tak wiele firm zajmujących się handlem hurtowym zastanawia się, w jaki sposób skutecznie zabezpieczyć je przed utratą czy nieautoryzowanym dostępem. Tu z pomocą przychodzą systemy e-commerce wyposażane w coraz nowsze zabezpieczenia. Które z oferowanych w ich ramach rozwiązań zasługują na szczególną uwagę? Jakie dobre praktyki warto wykorzystać, aby zwiększyć bezpieczeństwo danych na platformie B2B? O tych (oraz innych) kwestiach przeczytasz w tym artykule.

Najważniejsze informacje w skrócie:

Wyciek danych zgromadzonych np. na platformie B2B może mieć katastrofalne skutki dla przedsiębiorstwa, zarówno pod względem finansowym, jak i wizerunkowym.
Obowiązujące obecnie regulacje nakładają surowe kary na firmy, które nie przestrzegają wymogów związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa danych.
Firmy handlowe, które chcą utrzymać klientów, muszą traktować ochronę danych priorytetowo. W tym celu powinny wdrażać różnorodne środki bezpieczeństwa i stosować najlepsze praktyki, które zapewnią skuteczną ochronę poufnych informacji.
Bezpieczeństwo danych na platformie B2B powinno koncentrować się na ochronie poufnych informacji przed nieuprawnionym dostępem, modyfikacją, ujawnieniem, zniszczeniem lub utratą.

Bezpieczeństwo danych w dobie cyfrowych zagrożeń

Zapewnienie bezpieczeństwa danych na platformie B2B to kwestia, która nabiera dziś szczególnego znaczenia. I nie chodzi tu wyłącznie o spełnienie wymagań prawnych czy kwestie etyki w biznesie. W dobie cyfryzacji procesów oraz globalnej konkurencji dane mają zupełnie inne znaczenie niż jeszcze kilkanaście lat temu. W wielu firmach są one jednym z kluczowych zasobów biznesowych, za którym idą konkretne wartości ekonomiczne. Ich utrata czy ujawnienie mogą prowadzić do dotkliwych strat finansowych, a nierzadko również występowania zakłóceń w ramach łańcucha dostaw.

Na to, że problem jest poważny, wskazuje opublikowany niedawno raport „State of Ransomware Poland 2024”. Wynika z niego, że w 2023 r. niemal 20% działających w Polsce przedsiębiorstw padło ofiarą ataku z użyciem złośliwego oprogramowania. W co czwartej firmie, której dotyczył ten problem, straty spowodowane tego typu incydentami zostały oszacowane na kwotę ponad 500 tys. zł. W najgorszej sytuacji znalazły się przedsiębiorstwa, które nie posiadały aktualnych kopii zapasowych. Tym – mimo zapłacenia okupu – często nie udało się odzyskać utraconych danych.

Dlaczego ochrona danych na platformie B2B jest tak ważna?

Problem cyberataków dotyka w znacznym stopniu firm korzystających z platform B2B. Dlaczego właśnie ich? Ponieważ tego typu systemy gromadzą informacje na temat bardzo rozbudowanej bazy klientów. Są one również wykorzystywane do zarządzania znacznie większymi wolumenami zamówień niż platformy B2C. Cyberprzestępcy zdają sobie także sprawę z tego, że przedsiębiorstwa prowadzące działalność handlową są szczególnie wrażliwe na czas i nie mogą pozwolić sobie na żadne zakłócenia w działalności. Z tego względu w przypadku udanego cyberataku są one skłonne do zapłacenia okupu.

W firmach, które prowadzą działalność handlową, bezpieczeństwo danych jest ważne także z innych powodów. Oferty, cenniki, dokumenty księgowe czy kartoteki klientów zawierają mnóstwo poufnych informacji. Ich wyciek może prowadzić nie tylko do strat finansowych, lecz również nadwyrężenia zaufania klientów czy partnerów handlowych. A właśnie to, w relacjach biznesowych, często stanowi najcenniejszy kapitał.

Jak wybrać platformę B2B, która zapewni wysokie bezpieczeństwo danych?

Nowoczesne platformy B2B coraz częściej wyposażane są w mechanizmy zapewniające wielopoziomową ochronę. Dzięki temu są w stanie skutecznie zabezpieczyć poufne informacje przed nieuprawnionym dostępem, modyfikacją, a nawet całkowitą utratą. Choć technologia odgrywa w tym obszarze kluczową rolę, to jednak zapewnienie wysokiego bezpieczeństwa danych wymaga również wdrożenia odpowiednich procedur zarządzania. Jakie kwestie warto wziąć pod uwagę, wybierając platformę B2B? Które dobre praktyki mogą okazać się szczególnie przydatne z perspektywy ochrony informacji handlowych? Powyższe zagadnienia szczegółowo omawiamy poniżej.

Procedura rejestracji użytkowników

Kwestią, którą warto wziąć pod uwagę, poszukując platformy B2B, jest sposób działania mechanizmu rejestracji nowych użytkowników. To właśnie od niego zależy, kto dokładnie zyska dostęp do systemu i jakie dane będzie mógł wyświetlić. W przypadku niektórych rozwiązań proces zakładania konta składa się z kilku etapów i wymaga ręcznej weryfikacji zgłoszenia przez administratora lub handlowca odpowiadającego za kontakt z danym klientem. Takie wieloetapowe podejście zapewnia, że użytkownik, którego dane nie zostaną potwierdzone lub będą zawierały błędy, nie uzyska dostępu do platformy i wrażliwych funkcji. Firma może w ten sposób skuteczniej chronić poufne informacje handlowe przed nieautoryzowanym dostępem.

Rozbudowany proces weryfikacji użytkowników korzystnie wpływa też na jakość danych. Administrator już na etapie zakładania konta może sprawdzić, czy użytkownik podał prawidłowy adres e-mail, numer telefonu czy inne niezbędne informacje. To z kolei przekłada się na lepszą komunikację z klientami, mniejszą liczbę błędów i wyższą jakość obsługi.

Zarządzanie statusami użytkowników

Możliwość definiowania ról i uprawnień to funkcja, która pozwala na bardzo skuteczną kontrolę dostępu do poufnych informacji. W poszczególnych systemach może ona jednak działać w odmienny sposób. W przypadku platformy B2B od Symfonii administrator samodzielnie określa, jakiego rodzaju informacje wyświetlą się poszczególnym użytkownikom. Klienci bez odpowiednich uprawnień nie będą w stanie przeglądać cenników czy składać zamówień. Taka funkcjonalność przekłada się nie tylko na lepszą ochronę danych na platformie B2B, lecz również umożliwia dostosowanie działania systemu do specyfiki procesów handlowych w przedsiębiorstwie. Za pomocą jednego rozwiązania firma może bowiem obsługiwać różne procesy zakupowe – zarówno te, na rzecz partnerów handlowych, jak i klientów kupujących na własne potrzeby.

Wbudowane mechanizmy zwiększające poziom bezpieczeństwa

Najsłabszym ogniwem w procesie ochrony danych często okazuje się człowiek. Stosowanie łatwych do złamania haseł, używanie tych samych danych dostępowych na różnych platformach, czy lekceważenie zasad bezpieczeństwa to tylko kilka przykładów niewłaściwych praktyk, które mogą narazić firmę na poważne straty. Właśnie dlatego podczas wyboru platformy B2B warto sprawdzić, czy system został wyposażony w odpowiednie mechanizmy zapobiegające tego typu ryzykom.

Przeczytaj również: Bezpieczeństwo danych w chmurze

Bardzo pomocna z perspektywy bezpieczeństwa danych na platformie B2B może okazać się funkcja wymuszająca konieczność regularnego aktualizowania haseł przez użytkowników. Innym przydatnym rozwiązaniem jest mechanizm blokujący konto klienta po kilkukrotnym wprowadzeniu nieprawidłowych danych dostępowych. Niektóre systemy, jak np. platforma B2B od Symfonii, dają także możliwość tworzenia kont dla nowych użytkowników poprzez import danych z systemu ERP Symfonia Handel. Przesyłane w ten sposób informacje podlegają szyfrowaniu – w efekcie są nieczytelne dla osób trzecich. Po przeniesieniu danych administrator może nimi dowolnie zarządzać. Ponieważ informacje pochodzą z systemu ERP, na platformę B2B mogą zalogować się tylko użytkownicy, których tożsamość została już wcześniej potwierdzona.

Integracja platformy B2B z innymi systemami

By zautomatyzować procesy związane z obsługą zamówień czy rozliczaniem transakcji, firmy handlowe często decydują się na integrację platformy B2B z systemem ERP czy WMS. Ten proces, jeśli nie zostanie umiejętnie przeprowadzony, również może negatywnie wpłynąć na bezpieczeństwo danych. Głównym zagrożeniem jest niewłaściwe zabezpieczenie interfejsów API, które umożliwiają komunikację między systemami. W wyniku występowania luk postronne osoby są w stanie uzyskać dostęp do poufnych informacji, takich jak dane klientów czy te, dotyczące zamówień. Właśnie dlatego szukając platformy B2B dla swojej firny, najrozsądniej jest wybrać rozwiązanie, które będzie współpracować z systemem ERP w ramach jednego ekosystemu. Taka integracja pozwala na zminimalizowanie zagrożeń związanych z przepływem informacji wewnątrz firmy.

Wbudowane mechanizmy kontrolujące działanie platformy B2B

W platformach B2B coraz częściej stosuje się także wbudowane mechanizmy kontrolujące pracę oprogramowania. Jeśli wykryją one problemy zagrażające stabilności systemu czy tworzeniu kopii zapasowych, automatycznie wysyłają alerty do administratora platformy. Taka funkcjonalność pozwala nie tylko szybciej reagować na zakłócenia w działaniu programu, lecz również w krótkim czasie ustalić źródło błędów.

Przeczytaj również: Bezpieczeństwo danych w chmurze: jak chronić informacje księgowe?

Tworzenie kopii zapasowych

Do utraty danych zgromadzonych na platformie B2B może dojść nie tylko w wyniku celowego działania cyberprzestępców, lecz również wewnętrznej awarii systemu czy błędu pracownika. Aby zabezpieczyć się przed tego typu problemami, warto pamiętać o tworzeniu kopii zapasowych, które pozwolą odzyskać utracone zasoby. Systemy do obsługi sprzedaży internetowej oferują różnego rodzaju możliwości w zakresie obsługi backupów. W niektórych kopie zapasowe są przygotowywane automatycznie – np. raz na dobę i przechowywane przez określony czas. Dzięki temu można łatwo przywrócić stan systemu sprzed awarii, nawet jeśli zostanie ona wykryta dopiero po kilku dniach.

Przeczytaj również: Bezpieczeństwo danych w chmurze: mit vs. rzeczywistość

Regularne aktualizacje

Regularne aktualizacje oprogramowania to ważny element strategii bezpieczeństwa IT. Pozwalają one nie tylko wzbogacić system o nowe funkcje i poprawić jego wydajność, ale przede wszystkim eliminują luki w oprogramowaniu, które mogą stanowić poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa danych. Przeprowadzanie aktualizacji to również sposób, by zwiększyć stabilność systemu oraz zapewnić jego większą kompatybilność z innymi programami.

Bezpieczeństwo danych na platformie B2B – podsumowanie

W dobie szybkiego rozwoju handlu elektronicznego kwestia bezpieczeństwa danych na platformach B2B staje się coraz bardziej paląca. Potencjalne luki w zabezpieczeniach mogą narazić firmy na ogromne straty finansowe i wizerunkowe, a także utratę zaufania klientów. Właśnie dlatego wybór odpowiedniej platformy B2B i wdrożenie skutecznych mechanizmów ochrony danych jest kluczowe dla zapewnienia stabilnego i bezpiecznego funkcjonowania biznesu.

Wybierając platformę B2B dla swojej firmy, dobrze jest zwrócić uwagę na to, czy system został wyposażony w zaawansowane funkcje bezpieczeństwa, które pozwolą na ochronę poufnych informacji przed nieautoryzowanym dostępem czy wyciekami. Równie ważna jest kwestia wsparcia, jakie oferuje dostawca oprogramowania, m.in. w zakresie wykonywania kopii zapasowych czy reagowania na incydenty i zagrożenia. Trzeba jednak zaznaczyć, że bezpieczeństwo danych na platformie B2B to nie tylko kwestia technologii, lecz również codziennych procedur związanych z obsługą systemu. Właśnie dlatego, oprócz samego stosowania nowoczesnych zabezpieczeń, warto zadbać także o przestrzeganie najlepszych praktyk wdrożonych przez zespół IT oraz zasad polityki bezpieczeństwa w firmie.

Przeczytaj również:

ERP

Dlaczego ERP to must-have dla sklepu internetowego?

Prowadzenie sklepu internetowego to nie tylko sprzedaż produktów. Za każdym zamówieniem stoi bowiem mnóstwo procesów związanych np. z przyjmowaniem płatności, rozliczaniem transakcji, obsługą magazynu czy reklamacji i zwrotów. Zarządzanie tego typu zadaniami może znacznie ułatwić system ERP, czyli oprogramowanie, które łączy wszystkie obszary biznesowe w jeden, sprawnie działający mechanizm. Nic więc dziwnego, że z takiego rozwiązania coraz częściej korzystają małe sklepy, którym zależy na skalowaniu sprzedaży, automatyzacji procesów czy zwiększeniu kontroli nad gospodarką magazynową. Na jakie inne korzyści można liczyć po wdrożeniu oprogramowania? Czym dokładnie powinien wyróżniać się dobry system ERP dla sklepu internetowego? Co to jest system ERP dla sklepu internetowego? ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to, najprościej mówiąc, oprogramowanie, które automatyzuje i integruje w jednym miejscu wszystkie procesy biznesowe. Jest to możliwe dzięki budowie systemu, który składa się z tzw. modułów, czyli aplikacji do zarządzania różnymi obszarami działalności. Te, choć pracują niezależnie, to jednak korzystają ze wspólnej bazy danych. W przypadku sklepu internetowego daje to szansę na lepszą kontrolę nad sprzedażą, magazynem, zamówieniami, finansami czy obsługą klienta. Nie trzeba już bowiem korzystać z wielu różnych programów, bo system ERP pozwala zarządzać wszystkimi procesami w ramach jednej platformy. Jak to wygląda w praktyce? Prześledźmy to na przykładzie obsługi zamówienia w sklepie internetowym. System ERP automatycznie: zarejestruje nowe zamówienie złożone za pomocą platformy e-commerce, zarezerwuje zamówiony produkt, żeby nikt inny go nie kupił, prześle zamówienie do realizacji – do magazynu lub dostawcy, jeśli sprzedaż odbywa się w modelu dropshippingu, zaktualizuje stany magazynowe, gdy zamówiony produkt zostanie przygotowany do wysyłki, wygeneruje dokumenty sprzedażowe niezbędne do rozliczenia transakcji. Ponieważ dane przechowywane są w jednej bazie, za pomocą systemu ERP można również prześledzić historię konkretnego zamówienia czy zakupów dokonanych przez danego klienta. Przeczytaj również: Zarządzanie zamówieniami w firmie – jaki program do obsługi zamówień wybrać? Czy każdy e-sklep potrzebuje systemu ERP? Teoretycznie sklepem internetowym da się zarządzać bez systemu ERP. Na początku, gdy liczba zamówień jest niewielka, a oferta składa się z kilkudziesięciu indeksów towarowych, wiele procesów można obsługiwać ręcznie – zamówienia pobierać bezpośrednio z platformy e-commerce, stany magazynowe aktualizować ręcznie w arkuszu kalkulacyjnym, a faktury wystawiać pojedynczo w osobnym programie księgowym. Jeśli jednak dostępny asortyment znacznie się poszerzy, a liczba zamówień zacznie rosnąć, taki sposób zarządzania sprzedażą online stanie się czasochłonny i podatny na błędy. Z odpowiednio dobranym oprogramowaniem skalowanie sprzedaży będzie o wiele łatwiejsze, bo system ERP dla sklepu internetowego pozwoli na scentralizowanie wszystkich procesów związanych ze sprzedażą internetową. Dzięki temu: będziesz mieć stały wgląd w stany magazynowe, więc unikniesz sytuacji, że sprzedajesz produkty, których faktycznie nie masz na stanie, bez trudu zaktualizujesz ceny czy kartoteki towarów – tego typu danymi możesz bowiem zarządzać bezpośrednio z poziomu systemu ERP, przyspieszysz obsługę wysyłek, bo informacji o nowych zamówieniach nie trzeba będzie przetwarzać ręcznie – w systemie ERP cały ten proces zachodzi automatycznie, usprawnisz obsługę zwrotów i reklamacji, dzięki możliwości dokładnego prześledzenia całej ścieżki zamówienia, szybko rozliczysz nowe transakcje – system ERP automatycznie wygeneruje dokumenty sprzedaży, a także korekty, zyskasz wgląd w dane sprzedażowe, na podstawie których szybko wychwycisz trendy oraz powiązania pomiędzy produktami. Wdrożenie ERP w sklepie internetowym – czy warto? Systemy ERP dla sklepów internetowych oferują wiele funkcji, które usprawniają proces sprzedaży oraz obsługi klienta. Nawet podstawowe rozwiązania umożliwiają zarządzanie kartotekami produktów, kontrolowanie stanów magazynowych czy rozliczanie transakcji. Jeśli jednak zależy Ci na automatyzacji procesów, warto wybrać ERP, który można łatwo zintegrować ze sklepem internetowym. Dzięki temu praca z systemem stanie się znacznie wydajniejsza. Jakie konkretne korzyści może przynieść wdrożenie ERP w e-commerce? Możliwość obsługi wielu kanałów sprzedaży za pomocą jednego narzędzia Sklep internetowy to często tylko jeden z wielu kanałów sprzedaży – firmy często działają także na marketplace’ach lub oferuje swoje produkty w punktach stacjonarnych. ERP pozwala na zbieranie wszystkich zamówień w jednym miejscu, niezależnie od źródła ich pochodzenia. Daje także możliwość łatwego zarządzania cennikami czy kartotekami towarów, bo danych nie trzeba wprowadzać na każdej platformie osobno – wystarczy tylko zaktualizować informacje w systemie. Symfonia Handel dzięki aplikacji Integrator e-commerce pozwala obsługiwać zamówienia pochodzące z różnych kanałów sprzedaży. Tę funkcję możesz przetestować, korzystając z naszego interaktywnego demo. Sprawdź, jak działa! Szybsza realizacja zamówień Im szybciej kupiony produkt trafi do klienta, tym większa szansa, że nabywca będzie zadowolony z obsługi i zdecyduje się na ponowny zakup. Ręczne przekazywanie zamówień do realizacji, wystawianie dokumentów czy informowanie o statusie przesyłki zajmuje jednak czas. Właśnie dlatego sklepy, dla których priorytetem jest skalowanie sprzedaży, potrzebują automatyzacji, a tę umożliwia dobrze dobrany system ERP. Block Quote Taki efekt to rezultat integracji ERP z e-sklepem – dzięki niej każde nowe zamówienie składane online jest automatycznie rejestrowane w systemie i natychmiast przekazywane do realizacji. Magazyn od razu otrzymuje informację o produktach do skompletowania, a księgowość dane potrzebne do wygenerowania dokumentu sprzedaży. W efekcie cały proces zajmuje mniej czasu, a sklep może obsłużyć większą liczbę zamówień bez zwiększania nakładu pracy. Lepsza kontrola stanów magazynowych Brak towaru na stanie to w e-handlu stracona sprzedaż. Z drugiej strony nadwyżki magazynowe generują niepotrzebne koszty. Właśnie dlatego w zarządzaniu sprzedażą online tak ważne jest dokładne monitorowanie stanów magazynowych. To zadanie może być jednak bardzo trudne, szczególnie gdy sklep obsługuje kilkadziesiąt zamówień dziennie lub sprzedaje w różnych kanałach. System ERP, który jest w stanie aktualizować stany magazynowe na podstawie złożonych zamówień w czasie rzeczywistym, może wyeliminować tego typu problemy. W przypadku Symfonii Handel za tę funkcjonalność odpowiada integrator e-commerce – aplikacja, która wspiera proces dwukierunkowej wymiany danych pomiędzy programem ERP a e-sklepem (B2C) lub marketplace’ami (Allegro, eBay). Block Quote Automatyczna aktualizacja stanów magazynowych ma trzy ważne zalety. Po pierwsze – eliminuje ryzyko sprzedaży produktów, których fizycznie już nie ma. Gdy towar się wyprzeda, ERP automatycznie zmieni jego status na „niedostępny” we wszystkich kanałach sprzedaży. Po drugie – umożliwia ustawienie progów minimalnych dla stanów magazynowych. Dzięki temu system ERP może wcześniej powiadomić użytkownika o konieczności uzupełnienia zapasów, zanim dojdzie do powstania braków magazynowych. Po trzecie – wspiera analitykę. Automatyczna aktualizacja umożliwia szybkie śledzenie, które produkty sprzedają się najlepiej, a które zalegają w magazynie. W przypadku tych ostatnich system może zasugerować działania, takie jak przecena lub przeniesienie towaru do innej lokalizacji. Przeczytaj również: WMS i ERP – dlaczego te systemy powinny być połączone? – Symfonia Automatyzacja procesów sprzedażowych Wprowadzanie zamówień, generowanie faktur, naliczanie rabatów czy aktualizacja cen to typowe zadania związane z zarządzaniem sprzedażą online, które potrafią zajmować mnóstwo czasu. Dzięki integracji ERP ze sklepem internetowym nie trzeba ich jednak wykonywać ręcznie, bo wszystkie te procesy można łatwo zautomatyzować. Zalety tego rozwiązania widać przede wszystkim podczas organizacji sezonowych obniżek cen, np. z okazji Black Friday. System ERP dla sklepu internetowego może bowiem: zaktualizować ceny we wszystkich kanałach sprzedaży, automatycznie naliczać rabaty zgodnie z ustalonymi wcześniej zasadami, rejestrować zamówienia na podstawie danych sprzedażowych pochodzących z platformy e-commerce po zakończeniu akcji promocyjnej przywrócić standardowe ceny. Prowadzenie bazy klientów i obsługa zwrotów ERP umożliwia również prowadzenie bazy klientów, a dzięki temu ułatwia obsługę zwrotów i reklamacji. Za jego pomocą pracownicy mogą bowiem śledzić status zgłoszenia w systemie, a w przypadku jego pozytywnego rozpatrzenia zlecić zwrot środków na rachunek klienta oraz wygenerować korekty i dokumenty magazynowe. Integracja ERP ze sklepem internetowym – jakie cechy oprogramowania wziąć pod uwagę? Systemy ERP może pomóc w zarządzaniu sprzedażą online pod warunkiem, że zostanie wybrany i wdrożony z głową. Każda sklep internetowy ma bowiem swoje potrzeby i to właśnie ich analiza powinna mieć decydujące znaczenie podczas zakupu oprogramowania. Jedną z ważniejszych cech ERP dla sklepu internetowego jest też modułowość systemu, czyli możliwość łatwej rozbudowy oprogramowania o dodatkowe funkcje. Warto również sprawdzić, z jakimi sklepami i platformami integruje się program oraz czy oferuje on API lub dedykowany integrator, który umożliwi synchronizację danych. Ważnym, choć często pomijanym aspektem jest wsparcie techniczne oferowane przez dostawcę oprogramowania. W przypadku problemów z integracją czy obsługą oprogramowania dostępność różnych form pomocy może okazać się bardzo ważna. Przed zakupem dobrze jest także przetestować konkretne oprogramowanie. Dzięki temu łatwiej ocenić, jak działa system oraz czy faktycznie ułatwi on zarządzanie sklepem internetowym. Szukasz systemu ERP dla swojego biznesu? Skorzystaj z możliwości przetestowania interaktywnego demo Symfonii Handel. Wypełnij formularz rejestracyjny i sprawdź, jak za pomocą tego rozwiązania zarządzać kartotekami produktów, obsługiwać zamówienia z różnych kanałów oraz dostosować oprogramowanie do potrzeb swojego sklepu.

Symfonia

19 maj 2025

Obrazek wyróżniający dla 'Dlaczego ERP to must-have dla sklepu internetowego?'