4 kroki do sukcesu wdrożenia WMS

Wdrożenie systemu zarządzania magazynem (WMS) może wydawać się skomplikowanym i trudnym procesem. Ta początkowa niepewność wynika z nieznajomości tego, co nas czeka. Pracownicy muszą zmienić swoje dotychczasowe przyzwyczajenia, dlatego naturalne jest, że wdrożenie budzi pewne obawy. Na szczęście, jeśli proces jest odpowiednio przemyślany i zaplanowany przez doświadczonego dostawcę, można rozwiązać te wątpliwości.

Jednak zanim przystąpimy do wdrożenia, warto zastanowić się, jakie kroki należy podjąć i czego wymagać od zespołu wdrożeniowego, aby osiągnąć sukces. Choć zakres wdrożeń może się różnić, to ich etapy zwykle są do siebie podobne. Dotyczy to wdrożeń różnej klasy systemów informatycznych, nie tylko systemu WMS, ale także np. ERP czy CRM.

Przy wdrożeniu liczy się przede wszystkim wynik, jakim jest zadowolenie i satysfakcja klienta. Obejmują one nie tylko uruchomienie zaplanowanych funkcjonalności, ale także jakość współpracy z firmą wdrożeniową oraz czas trwania całego procesu.

Oto cztery kroki, które przyczyniają się do sukcesu wdrożenia WMS:

Analiza przedwdrożeniowa – pierwszy krok do sukcesu

Pierwszym krokiem, który zapewnia powodzenie wdrożenia WMS, jest dokładna analiza przedwdrożeniowa. Jest to konieczne, aby jasno zdefiniować:

• procesy, których dotyczy wdrożenie
• potrzeby firmy oraz wąskie gardła
• cel, który chcemy osiągnąć podczas wdrożenia.

Kluczowy element analizy przedwdrożeniowej stanowią spotkania projektowe z udziałem dostawcy WMS i klienta. Na spotkaniach powstaje cała koncepcja wdrożenia ustalona pomiędzy obiema stronami. Podczas tych spotkań zespół wdrożeniowy dowiaduje się m.in.: jakie są potrzeby, na które ma odpowiedzieć WMS oraz jaka jest specyfika procesów, na których opiera się funkcjonowanie magazynu. Pozwala to na indywidualne podejście do każdego klienta. To ile potrzeba spotkań i jak będą one wyglądały zależy od kilku czynników, m.in. od tego z jakim typem magazynu mamy do czynienia oraz złożoności procesów logistycznych.

Dobrze przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa pozwala nam zobaczyć, jakie wyzwania nas czekają i jak możemy się na nie odpowiednio przygotować. Pozwala również określić przewidywany czas zakończenia wdrożenia.

Infrastruktura firmy – solidne fundamenty

Problemów przy wdrożeniu można uniknąć, jeśli wcześniej zostanie przygotowana odpowiednia infrastruktura. Z tej przyczyny należy zweryfikować, czy posiadamy odpowiednie narzędzia i środowisko, dzięki którym będziemy mogli posługiwać się planowaną funkcjonalnością WMS. Na przykład: czy w magazynie działa odpowiednio skonfigurowana i wydajna sieć Wi-Fi? Czy mamy wystarczającą liczbę terminali zbierających dane (kolektorów)? Czy są one optymalne pod kątem pamięci, zasięgu i odczytywania odpowiednich kodów? To wszystko trzeba wiedzieć wcześniej, zanim przystąpimy do wdrożenia, aby cały ten proces mógł przebiec sprawnie, bez zbędnych utrudnień i przestojów.

Przygotowanie infrastruktury nie jest stricte częścią samego wdrożenia. Najczęściej nie leży to też w gestii dostawcy WMS, a samego klienta lub podwykonawcy. Warto zapoznać się z wymaganiami jakie infrastruktura musi spełniać, aby wdrożenie mogło zostać przeprowadzone bez zakłóceń. Na przykład, jeżeli okaże się, że zasięg Wi-fi potrzebny do pracy na kolektorze danych nie jest dostępny wszędzie tam gdzie poruszają się magazynierzy, naprawa będzie mogła być dokonana jeszcze przed uruchomieniem WMS. Tym samym nie będzie go zbędnie opóźniać.

Problemy mogą zdarzyć się także w związku z nieodpowiednim rozmieszczeniem etykiet z kodami na regałach magazynowych. Jeśli będą zbyt blisko siebie, kolektor może nie być w stanie poprawnie odczytać kodu skanowanego przez pracownika, a zamiast tego może „łapać” inny, położony obok.

To wszystko najlepiej jest sprawdzić i skorygować przed wdrożeniem WMS. Jeśli jest to pierwsze wdrożenie systemu WMS i dopiero będziemy drukować etykiety na lokalizacje, warto zwrócić na to szczególną uwagę. Czasem rodzaj oświetlenia, wielkość etykiety czy rodzaj skanera może wpłynąć na szybszy odczyt danych. Każda stracona sekunda na tym etapie przekłada się na minuty lub nawet godziny w zakresie miesiąca – dlatego każdy element infrastruktury jest tak istotny.

Zaangażowanie obu stron – warunek sprawnego wdrożenia

Zaangażowanie obu stron jest niezmiernie ważne niezależnie od tego jaki system wdrażamy. Każda ze stron ma wyznaczone zadania, które musi wypełnić, aby wdrożenie przyniosło oczekiwane efekty i przebiegało zgodnie z ustalonym terminarzem. Wspólna praca na rzecz sukcesu wdrożenia, rozpoczyna się już na etapie wcześniej wspomnianych spotkań projektowych. Zespół wdrożeniowy, czyli osoby spoza firmy, nie wiedzą jaka jest specyfika pracy na danym magazynie, gdzie występują problemy i co wymaga poprawy, dopóki nie zostanie im to przedstawione przez klienta. Dostawca rozwiązania będzie w stanie skonfigurować je w odpowiedni sposób, tylko jeśli pozna potrzeby, na jakie ma odpowiedzieć system.

Również podczas szkolenia bardzo istotne jest duże zaangażowanie, nie tylko osoby prowadzącej szkolenie, ale przede wszystkim jego odbiorców. Choć praca na kolektorach danych jest intuicyjna i łatwa do opanowania (nawiasem mówiąc dodatkową korzyścią przejścia na WMS jest skrócenie czasu potrzebnego na wdrożenie nowych pracowników) to kluczowe jest właśnie aktywne włączenie się w ten proces osób, które będą pracować na systemie. Oznacza to na przykład zgłaszanie błędów czy wszelkich wątpliwości, które mogą mieć istotne znaczenie dla sprawnego działania WMS.

Warto też pamiętać, że wdrożenie nie trwa tylko wtedy, gdy dostawca systemu przeprowadza szkolenia i konfiguruje system. Duży nacisk kładzie się też na testy trwające pomiędzy spotkaniami z dostawcą. To też jest bardzo ważny element wdrożenia. Najczęściej dostawca tworzy dodatkową bazę danych, na której można dowolnie wystawiać dokumenty, przeprowadzać różne scenariusze testowe i weryfikować konfiguracje czy zachowanie systemu WMS, na poszczególnych etapach. Jeśli zajdzie taka potrzeba to właśnie na tym etapie można je skorygować. Później , po uruchomieniu będzie to już dużo bardziej ryzykowne i obarczone niepotrzebnym zatrzymaniem całego procesu, presją czasu, presją pracowników, a może nawet klientów. Dlatego etap testów wewnętrznych również jest tutaj kluczowy.

Przejście na nowy model pracy

Wdrożenie powinno być ułożone w taki sposób, by nie wywróciło „do góry nogami” tego, co dzieje się po stronie dokumentów, na przykład fakturowania, zamówień, dokumentów międzymagazynowych i produkcji. Funkcjonalność WMS jest na tyle szeroka, że dotyczy wszystkich tych obszarów. Im łagodniej zaprogramujemy punkty ich styku, tym uruchomienie będzie przechodziło sprawniej.

Szczególnie istotne jest to dla klientów, którzy ze względu na specyfikę funkcjonowania nie mogą sobie pozwolić na przestoje w pracy magazynu. Z taką sytuacją mieliśmy do czynienia m.in. w przypadku naszego klienta Wydawnictwa Jedność, u którego wdrożyliśmy WMS. Jak mówi dyrektor wydawnictwa ks. Leszek Skorupa:

„Jesteśmy nietypowo skonstruowani przez sezonowość i różne źródła powstawania zamówień, więc zrealizowanie wdrożenia było dla nas wyzwaniem. Byliśmy bardzo mocno ograniczeni czasowo ze względu na deadline przed sezonem wysyłkowym podręczników. Pomimo to udało się.”

Warto rozważyć wdrożenie WMS, który będzie pracował na jednej bazie danych z systemem ERP. Dzięki temu jego wprowadzenie nie będzie oznaczało kolejnej rewolucji w firmie. Implementacja WMS będącego integralną częścią ERP nie tylko zajmie mniej czasu, ale będzie również łatwiejszy a także tańszy w zarządzaniu i utrzymaniu. Z tych powodów przy tworzeniu WMS zdecydowaliśmy się na takie właśnie rozwiązanie, czyli wbudowanie WMS w system ERP.

Płynne przejście na nowy model pracy to konkretny wyznacznik sukcesu. Z naszych doświadczeń uruchomienie systemu WMS u klienta może trwać 2 dni. Jednak na to składa się zaangażowanie zarówno naszego zespołu, jak i klienta. Jest to również wynik naszej metodyki wdrożenia. Operatorzy dostają kolektory, z którymi spotkali się już wcześniej i zaczynają obsługiwać procesy, które już znają z testów. Nie jest więc potrzebny dodatkowy czas, żeby przyswoić te narzędzia.

Z tej samej przyczyny warto zadbać o dobre zaplanowanie wdrożenia i uruchomienia. Jeśli to zrobimy, wyprzedzamy potencjalne problemy. Na przykład, jeśli uruchomienie WMS jest zaplanowane na luty, a w firmie pod koniec roku przeprowadzana jest inwentaryzacja, to skutkiem tego będzie konieczność ponownego zrobienia inwentaryzacji. Dlatego odpowiednie zaplanowanie uruchomienia WMS pozwoli na uniknięcie tego typu problemów – czyli zbędnej pracy i dodatkowych kosztów.

Wdrożenie WMS – wnioski

Sukces wdrożenia powinien być mierzony tym, co osiągniemy w porównaniu do tego, co zakładaliśmy w analizie. Jeśli analiza została przeprowadzona szczegółowo, a ułożenie procesu było przemyślane, to osiągnięcie tego, co zostało wcześniej zaplanowane oznacza sukces wdrożenia.

W rzeczywistości na ten proces składa się wiele czynników, które niekiedy mogą stanowić poważną przeszkodę. Praktyka jednak pokazuje, że przy rzetelnym i dokładnym podejściu jesteśmy w stanie przewidzieć potencjalne problemy i zminimalizować ryzyko wystąpienia opóźnień, np. związanych z dopasowaniem infrastruktury. Dlatego do wdrożenia WMS (podobnie jak wdrożeń innych systemów) należy podejść odpowiedzialnie. Poświęcając więcej czasu na przemyślenie i przedyskutowanie potrzeb, a także planując wdrożenie wcześniej, jesteśmy przygotowani na niemalże wszystkie potencjalne problemy. Dzięki temu WMS może być szybko wdrożony bez zbędnych przestojów w pracy na magazynie.