KSeF a płatności. Jak przygotować firmę na 2027 rok?

Od 1 stycznia 2027 r. nabywcy, którzy są czynnymi podatnikami i dokonują płatności za faktury ustrukturyzowane, będą zobowiązani do podawania numeru KSeF lub identyfikatora zbiorczego. W obsłudze nadchodzących wymogów mogą sprawdzić się dedykowane narzędzia automatyzujące. Wśród nich jest nowe, autorskie rozwiązanie firmy MS POS.

Aby zapewnić płynne przejście firmy do Krajowego Systemu e-Faktur, organizacje powinny zrealizować kilka kluczowych kroków. Po pierwsze, należy zweryfikować systemy bankowe, aby sprawdzić, czy bankowość internetowa przedsiębiorstwa umożliwia wklejenie 35-znakowego numeru KSeF w tytule zwykłego przelewu oraz w polu numeru faktury w przypadku płatności split payment (MPP). Oprogramowanie księgowe również powinno zostać zaktualizowane. Trzeba też sprawdzić, czy system obsługuje generowanie identyfikatorów zbiorczych.

Zlecenia stałe, takie jak czynsz czy subskrypcje abonamentowe, powinny zostać zreorganizowane. Tytuł tych przelewów się nie zmieni, jednak każda nowa faktura otrzyma unikalny numer KSeF. Takie płatności najlepiej zastąpić ręcznymi przelewami po otrzymaniu dokumentu lub pamiętać o comiesięcznej ręcznej modyfikacji tytułu. Firma powinna również zadecydować, którym dostawcom będzie płacić zbiorczo, a którym osobno. Osobom odpowiedzialnym za generowanie identyfikatorów zbiorczych – zwłaszcza jeśli nie mają dostępu do wszystkich faktur – warto nadać odpowiednie uprawnienia w systemie KSeF jeszcze w 2026 roku.

Nowe narzędzie od MS POS zapewnia kompleksową obsługę płatności na linii od wyciągu bankowego do arkusza finansowego. Proces rozliczeń w systemie opiera się na trzech etapach:

1. Import wyciągu bankowego - system automatycznie rozpoznaje numery KSeF oraz identyfikatory zbiorcze na zaimportowanym dokumencie.
2. Przypisanie konta - na podstawie odczytanych danych oprogramowanie przypisuje odpowiednie konto dostawcy lub odbiorcy.
3. Rozliczenie transakcji - zależnie od zdefiniowanych parametrów, system zaznacza transakcje do rozliczenia i przekazuje gotowe informacje do arkusza finansowego.

Dodatkowo funkcjonalność rozwiązania umożliwia łatwe wyszukiwanie i sprawdzanie identyfikatorów zbiorczych dla transakcji sprzedaży i zakupu. Narzędzie stworzono w trosce o bezpieczeństwo i możliwość dostosowania do specyfiki procesów firmowych, jak i przyszłych zmian legislacyjnych.