Błąd na fakturze łatwiej zatrzymać przed KSeF niż korygować później
Spis treści
Asseco Business Solutions udostępnia usługę Businesscheck użytkownikom trzech systemów: Wapro ERP, Asseco Softlab ERP i Asseco Merit ERP. Usługa sprawdza fakturę według około 50 gotowych reguł, zanim system wyśle dokument do KSeF. Dzięki temu część nieprawidłowości można wykryć i usunąć jeszcze w systemie ERP.
Kto w firmie wystawia faktury
Fakturę często przygotowuje handlowiec, pracownik administracji albo osoba z działu obsługi zamówień, a nie tylko księgowy. Te osoby nie muszą znać szczegółowych przepisów o VAT, o mechanizmie podzielonej płatności ani o rozliczaniu transakcji z zagranicą. Z tego powodu Businesscheck przenosi część kontroli do miejsca, w którym dokument powstaje.
Jak działa kontrola przed wysyłką do KSeF
- Pracownik wystawia fakturę w systemie ERP.
- Businesscheck sprawdza dokument według gotowych reguł. Reguły dotyczą m.in. rozliczenia VAT, kwot i danych kontrahenta.
- System ERP pokazuje wynik kontroli przy dokumencie. Pracownik może poprawić fakturę, zanim trafi ona do KSeF.
- Firma może tak ustawić usługę, aby system wstrzymał wysyłkę błędnej faktury do chwili jej poprawienia.
Komunikat przy konkretnej fakturze ma też drugą funkcję. Gdy dana sytuacja się powtarza, taki komunikat może pomóc nie powtórzyć podobnego błędu przy kolejnych dokumentach.
Co pociąga za sobą korekta faktury
Poprawienie błędnej faktury zwykle nie kończy się na wystawieniu nowego dokumentu. Firma może musieć:
- skontaktować się z kontrahentem,
- sprawdzić rozrachunki,
- ocenić, jak zmiana wpływa na ewidencję VAT,
- w niektórych przypadkach skorygować JPK_V7, dopłacić podatek albo zapłacić odsetki.
Businesscheck nie sprawdza JPK_V7. Usługa może jednak pomóc zatrzymać część błędów na wcześniejszym etapie, zanim wywołają te dodatkowe czynności.
"System ERP nie może zakładać, że każdą fakturę przygotowuje specjalista podatkowy. W praktyce faktury przygotowują pracownicy różnych działów firmy. Dlatego dodatkowa kontrola powinna działać już tam, gdzie powstaje dokument i wskazywać elementy wymagające uwagi, zanim faktura zostanie przesłana do KSeF."ArturMakos
Szef Wydziału Rozwiązań Finansowych | Asseco Business Solutions
Co zyskuje dział księgowości
Automatyczne reguły nie wydają ocen podatkowych za księgowego. Przejmują natomiast część powtarzalnych czynności kontrolnych. Księgowi mogą wtedy poświęcić więcej czasu sprawom, których automat nie rozstrzygnie:
- transakcjom nietypowym,
- kosztom podatkowym,
- prawu do odliczenia VAT,
- wyborowi właściwego okresu ujęcia.
Dla kogo jest usługa
Businesscheck to dodatkowa usługa platformy Businesslink. Mogą z niej korzystać firmy, które pracują w Asseco Wapro ERP, Asseco Softlab ERP lub Asseco Merit ERP. Niezależnie od systemu usługa służy temu samemu: ma wcześnie wychwycić część nieprawidłowości, zanim wpłyną one na dalszą obsługę faktury.
Źródło: www.assecobs.pl