Asseco Business Solutions udostępniło Wapro eBiuro firmom z własną księgowością
Spis treści
18 sierpnia 2026 r. Asseco Business Solutions rozszerzyło Wapro eBiuro o warianty przeznaczone dla firm prowadzących księgowość we własnym zakresie. Rozwiązanie, dotychczas wykorzystywane we współpracy biur rachunkowych z klientami, pozwala teraz również organizować obieg i akceptację dokumentów pomiędzy działami przedsiębiorstwa. W obu modelach dokument, związane z nim decyzje i historia operacji pozostają w jednym środowisku – od jego przekazania po skierowanie do systemu księgowego.
Wapro eBiuro porządkuje dwa odrębne procesy. Pierwszy obejmuje wymianę dokumentów pomiędzy biurem rachunkowym a obsługiwaną firmą. Drugi dotyczy wewnętrznego obiegu faktur w przedsiębiorstwie, w którym za ocenę kosztu i jego akceptację odpowiadają różne działy.
W obu przypadkach celem jest odejście od ustaleń rozproszonych pomiędzy wiadomościami e-mail, telefonami i osobnymi plikami. Dokument ma w systemie określony status, historię wykonanych operacji oraz informacje o osobach uczestniczących w jego obsłudze. Z dokumentem mogą pracować nie tylko księgowi, lecz także m.in. pracownicy działu zakupów, administracji, logistyki, IT i controllingu oraz kadra zarządzająca. Dzięki temu można sprawdzić, kto otrzymał fakturę, jaka decyzja została podjęta i na którym etapie znajduje się jej obsługa.
Dwa modele obiegu dokumentów
W wariancie przeznaczonym dla biur rachunkowych Wapro eBiuro tworzy wspólne środowisko pracy księgowego i klienta. Klient może przekazywać dokumenty, uzupełniać informacje, dodawać uwagi i sprawdzać udostępnione dane dotyczące rozliczeń. Księgowy weryfikuje dokumenty, kieruje je do wyjaśnienia lub akceptacji, a następnie przekazuje do Wapro Fakir lub Wapro Kaper.
W firmie prowadzącej własną księgowość proces przebiega pomiędzy jej wewnętrznymi działami. Faktura może trafić z księgowości np. do marketingu, sprzedaży, administracji. System pozwala odwzorować strukturę organizacji, przypisać użytkownikom uprawnienia i kierować dokumenty zgodnie z przyjętą ścieżką akceptacji. Kiedy dokumenty od tego samego kontrahenta wielokrotnie trafiają do tego samego działu, system zapamiętuje ten kierunek i kolejne może kierować tam automatycznie.
Każde przekazanie dokumentu oraz każda decyzja pozostają zapisane w historii obiegu. System rozdziela przy tym status całego dokumentu od statusu decyzji podejmowanej w konkretnym dziale. Tablica dokumentów w układzie kanban pokazuje, na którym etapie znajduje się dana faktura i gdzie aktualnie czeka na decyzję. Przebiegu procesu nie trzeba więc odtwarzać z wiadomości i ustaleń prowadzonych poza systemem. Osoba odpowiedzialna za koszt może również zaakceptować dokument za pomocą dedykowanego linku otrzymanego e-mailem, bez logowania do Wapro eBiuro. Po zakończeniu procesu zatwierdzony dokument może zostać przekazany do systemu księgowego.
"Cyfrowy dokument nie oznacza jeszcze cyfrowego procesu. Faktura może być już w systemie, ale nadal ktoś musi potwierdzić, czego dotyczy, czy koszt jest zasadny i czy dokument można przekazać do księgowania. Wapro eBiuro pozwala prowadzić te ustalenia przy dokumencie – niezależnie od tego, czy uczestniczy w nich klient biura rachunkowego, czy pracownicy różnych działów firmy."ŁukaszDudziński
Zastępca Szefa Wydziału Produkcji Systemów Finansowo-Księgowych | Asseco Wapro
Dokument od momentu wpływu do księgowania
Do Wapro eBiuro można przekazywać pliki PDF, skany i zdjęcia dokumentów. Dokumenty pobrane z KSeF w Wapro ERP za pośrednictwem usługi Businesslink mogą następnie zostać przekazane do obiegu w Wapro eBiuro. Wapro eBiuro współpracuje z systemami Wapro ERP: zaakceptowany dokument może zostać przekazany do Wapro Fakir lub Wapro Kaper. Statusy są wymieniane w obu kierunkach – po zaksięgowaniu dokument otrzymuje odpowiednią informację w eBiurze, a po wycofaniu wpisu z ksiąg może ponownie wrócić do edycji.
Wapro eBiuro w trzech wariantach
Od wersji 9.11.0 Wapro eBiuro jest dostępne w trzech wariantach. Wariant Biuro wspiera współpracę biura rachunkowego z klientami zewnętrznymi. Wariant Biznes jest przeznaczony dla pojedynczej firmy prowadzącej własną księgowość, natomiast Prestiż pozwala organizować pracę w środowisku obejmującym wiele firm. O wyborze wariantu decyduje liczba podmiotów pracujących w jednym środowisku, a nie wielkość firmy.
Do korzystania z Wapro eBiuro potrzebna jest licencja Wapro Fakir lub Wapro Kaper. Rozwiązanie można przetestować bezpłatnie przez 30 dni na danych własnej firmy albo uruchomić wersję DEMO na danych przykładowych, bez rejestracji.
Wapro eBiuro obejmuje dziś dwa modele pracy z dokumentami: współpracę biura rachunkowego z klientami oraz wewnętrzny obieg dokumentów w firmach prowadzących własną księgowość. W obu przypadkach dokument, jego status, historia obiegu i podjęte decyzje pozostają w jednym środowisku.
Źródło: Asseco Business Solutions S.A.