Niby wszystko jasne i gotowe, ale… co z backupem? A jeśli w chmurze skończy się miejsce? I zawsze brzmiące gdzieś z tyłu głowy pytanie: ale czy to NA PEWNO jest bezpieczne? Właściwie żadna z tych wątpliwości nie dziwi. Pytania o system Dynamics 365 Business Central pojawiają się i przed wdrożeniem, jak i w trakcie użytkowania. To całkowicie normalne – chodzi w końcu o pracę całej firmy, więc nie ma tutaj miejsca na błędy.

Na szczęście na większość z tych pytań znamy odpowiedź. Backup jest wykonywany przez producenta. To automatyczny proces. Kopie przechowywane są przez 28 dni, a uprawnione osoby mogą przywrócić środowisko do konkretnego punktu nawet do 30 dni wstecz. Z całym backupowaniem i przywracaniem warto zapoznać się nieco bliżej.

Opcja druga ma pewne ograniczenia o których warto pamiętać. Dane środowisko może być przywrócone do 10 razy na miesiąc. W dokumentacji Microsoft znajduje się też dokładne rozróżnienie, które wersje Business Central i które rozszerzenia oferują poszczególne możliwości. Jedno jest pewne: backup rzecz święta. Bez niego rozwiązania chmurowe nie miałyby sensu! Czy to oznacza nieograniczoną pojemność baz danych Business Central? Niekoniecznie.

O tym, ile miejsca potrzebujemy, często decyduje się już na etapie wyboru odpowiedniego modelu system ERP. Przyjmujemy, że w bazowej wersji (licencje Essentials/Premium), przedsiębiorstwo otrzymuje 80 GB do swojej dyspozycji. Reszta zależy od liczby użytkowników. Każda osoba korzystająca z systemu dostaje również swoją „prywatną” bazę (od 1 do 3 GB, w zależności od licencji), która wlicza się do ogólnej puli.

Dlatego nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, jak duże są bazy danych. Dostępne są również dodatkowe rozwiązania, jeśli miejsca w bazie zabraknie. Każda organizacja ma możliwość dokupienia dodatkowej przestrzeni, czy to w pojedynczych gigabajtach, czy w „paczkach” po 100 GB. Tu również wszystko zależy od potrzeb.

Ważną informacją dla osób, które rozpoczynają swoją przygodę z ERP, jest to, że Dynamics 365 Business Central w wersji SaaS pracuje również bez Microsoft 365. Z takiego poziomu jest możliwe chociażby zarządzanie tożsamościami, ale nie ma się co oszukiwać: najlepiej poruszać się w całym ekosystemie. Microsoft 363 i Dynamics 365 łączą się w duet idealny. Wszystko dzięki wewnętrznej integracji aplikacji, które współpracują między sobą, co jeszcze bardziej ułatwia pracę. Teams, OneDrive, Outlook – wszystkie te narzędzia mogą funkcjonować jako oddzielne byty, ale warto przekonać się na własnej skórze, że tworzą jeszcze lepszy zespół.

No i na koniec coś, co ciągle budzi wiele kontrowersji: bezpieczeństwo. Strach przed technologią jest całkowicie zrozumiały, ale patrząc na postępującą automatyzację i jej funkcjonowanie – coraz mniej uzasadniony. Jeśli chcemy, aby wszystko działało sprawnie, należy pamiętać o edukacji pracowników.

Obszar systemów ERP jest ogromny, ale bardzo intuicyjny w obsłudze. Dynamics 365 to narzędzie, które dba o komfort użytkowników. Wprowadzenie pracowników i dokładne przeszkolenie z opcji dostępnych w systemie będzie owocować już od etapu wdrożenia. Poza czynnikiem ludzkim, Business Central jest „uzbrojony” w masę zabezpieczeń, które minimalizują ryzyko kradzieży czy oszustwa. Wbrew pozorom nie jest to nowość. Prawdopodobnie każdy z nas spotkał się już z takimi rozwiązaniami jak np. dwuetapowe logowanie. Jeśli ktoś korzysta z bankowości mobilnej, bezpieczne korzystanie z systemu ERP nie będzie problemem.

Całość działa na podobnych mechanizmach. Sprawdzonych! Poza tym nie wszyscy użytkownicy mają pełnowymiarowe uprawnienia. Ich nadawanie i ograniczanie również jest sposobem na zwiększenie bezpieczeństwa.

Każda z licencji systemu oferuje rozwiązania, które pozwalają odetchnąć z ulgą. A będzie coraz lepiej! Ulepszanie Dynamics 365 to nieprzerywalny proces. Dziś oddajemy do użytku jego najlepszą wersję, ale jutro znowu będziemy krok do przodu.