Jakie są etapy wdrożenia i na co powinniśmy zwrócić uwagę?

Wybór nowego oprogramowania ERP to ważne przedsięwzięcie dla każdego przedsiębiorstwa. Przed wdrożeniem ERP, warto przeprowadzić wielopoziomową weryfikację proponowanego nam rozwiązania. Powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na potencjalną intuicyjność, praktyczność i funkcjonalność nowego systemu.

Pomocne mogą okazać się opinie dotychczasowych użytkowników, którzy w oparciu o własne doświadczenia potwierdzą wady i zalety, a także realne korzyści z wdrożenia danego systemu ERP. Rozwiązanie, które okaże się użyteczne i przyjazne podczas korzystania przez pracowników to klucz do sukcesu każdej firmy.

Stawiaj na system ERP zgodny z obecnymi przepisami

Podczas wyboru systemu ERP powinniśmy skupić się na tych rozwiązaniach, które są zgodne z polskimi przepisami. Będzie to miało znaczenie przede wszystkim dla działu kadr i płac, gdzie nie możemy sobie pozwolić nawet na najmniejszy błąd.

Decydując się na niszowych producentów oprogramowania ERP – narażamy firmę na dodatkowe problemy, a przede wszystkim koszty czy częste aktualizacje. Nawiązujemy tym również do zagranicznych dostawców ERP, którzy z opóźnieniem reagują na zmiany w polskich przepisach. Warto pamiętać, że każda aktualizacja wiąże się z wysokimi kosztami – szczególnie w Polsce, gdzie zmiany legislacyjne są bardzo dynamicznie i niekiedy bardzo obszerne.

Warto pamiętać, że na naszym portalu można znaleźć systemy ERP, które są stale zgodne z polskimi przepisami. Pełne zestawienie można znaleźć tutaj: https://www.myerp.pl/systemy/

 

Najbardziej istotne cechy i etapy wdrożenia systemu ERP

Analiza przedwdrożeniowa

Istotnym, a może nawet najważniejszym etapem wdrożenia oprogramowania ERP jest analiza procesów firmy. Kluczowe może okazać się zaangażowanie dostawcy systemu ERP, jak i nasze, które wpływa na sukces całego przedsięwzięcia. Proces wdrożenia składa się m.in. ze spotkań analitycznych, podczas których definiujemy potrzeby firmy. Zostają one następnie wykorzystane podczas procesu wyboru systemu i finalnej implementacji ERP.

Etap ten nie służy jedynie opisowi obecnych procesów, ale jest to także czas do zastanowienia się nad ich optymalizacją. Analiza potrzeb firmy pomoże zwiększyć efektywność, usprawnić oraz odpowiednio zidentyfikować codziennie wykonywane czynności.

System klasy ERP w standardzie

Wdrożenie nowego systemu ERP w standardzie, poza optymalizacją, umożliwia również redukcję kosztów. Jest to korzyść zarówno dla firmy, jak i dostawcy, który skupi się na implementacji oprogramowania ERP w podstawowym zakresie – bez potrzeby tworzenia dedykowanych rozwiązań.

Pozwala to niekiedy drastycznie skrócić czas oraz koszty wdrożenia ERP dla naszej organizacji. Ponadto, wybór standardowych rozwiązań ułatwia zarządzanie instalacją w trakcie jej użytkowania (np. podczas aktualizacji systemu).

Optymalizacja kosztów

Istotnym aspektem podczas analiz wdrożeniowych jest również kategoryzacja wszelkich wymagań, które wykraczają poza standardowe rozwiązania. Kwestie te dostawca systemu klasy ERP poznaje podczas wywiadów przeprowadzanych z kadrą pracowniczą klienta. Pozwala to nie tylko kontrolować zakres wdrożenia, ale także budżet całego projektu.

Wdrożenie ERP – harmonogram, zakres i wersja demo

Ważne, aby zakres procesu wdrożenia ERP był elastyczny. O kwestię tę należy zadbać podczas zawierania umowy, a następnie tworzenia harmonogramu z dostawcą oprogramowania. Powinien on uwzględniać nie tylko czas instalacji, ale także ewentualne rozszerzenia zakresu wdrożenia.

Niekiedy, podczas analizy wdrożeniowej dochodzi do pojawienia się nowych, wcześniej nieustalanych kosztów. To naturalna sytuacja, która zazwyczaj uzasadniona jest rozszerzeniem zakresu wdrożenia.

Część z dostawców umożliwia implementację wersji demo systemu przed lub w trakcie analizy.. Testowanie jest szczególnie przydatne dla klientów, którzy mają okazję poznać funkcje oprogramowania w praktyce przed jego pełnym wdrożeniem. Pozwala to jeszcze lepiej zidentyfikować potrzeby oraz cele biznesowe firmy.

Priorytetyzacja zakresu wdrożenia – metoda MoSCoW

Jednym ze sposobów wdrożenia, którym dysponują dostawcy, jest metoda MoSCoW. Polega ona na przypisaniu odpowiednich priorytetów:

M – must, czyli kwestie, które musi zawierać/rozwiązywać nowe oprogramowanie

S- should, czyli kwestie, które powinien zawierać/rozwiązywać system ERP

C – could, czyli kwestie, które są oczekiwanie, ale nie konieczne

W – won’t – czyli kwestie, które nie zostaną uwzględnione podczas wdrożenia, ale mogą okazać się przydatne w przyszłości.

Istota zespołu projektowego podczas wdrożenia

Proces wdrożenia systemu ERP to przede wszystkim ludzie, którzy w nim uczestniczą, a którzy będą następnie korzystać z nowego narzędzia. Dostawca dysponuje zazwyczaj kilkoma zespołami, odpowiedzialnymi m.in. za produkcję, księgowość, magazyny wysokiego składowania czy BI (ang. Business Intelligence).

Klient posiada zwykle jeden zespół, który składa się z użytkowników poszczególnych działów bądź osób odpowiedzialnych za procesy biznesowe.

Rola kadry kierowniczej

Chęć wdrożenia ERP wiąże się z wyznaczeniem kierownika projektu, który będzie jego istotną częścią. Warto umożliwić takiej osobie obecność po obu stronach – firmy i dostawcy. Kierownictwo po stronie producenta jest ważne, ponieważ umożliwia koordynowanie prac oraz obserwację zaangażowanych w implementację modułów systemu ERP czy plan całego przedsięwzięcia. Kierownik posiada wtedy również możliwość zauważenia pojawiających się trudności oraz sprawne reagowanie na nie.

Równie istotna jest również obecność kierownika projektu po stronie firmy, w której przebiega wdrożenie systemu. Dobrze, aby była to osoba autorytarna i doświadczona w organizacji. Kluczowe mogą okazać się umiejętności perswazji, które wykorzysta podczas przekonywania pozostałej kadry do własnych wizji i koncepcji wdrożenia ERP.

Rola kadry pracowniczej

Wdrażanie systemu ERP powinno być równie ważne dla pracowników, którzy będą jego przyszłymi użytkownikami. Warto zaangażować ich już na etapie analizy – w celu pozyskania informacji dot. ich potrzeb czy oczekiwań na bazie dotychczasowego doświadczenia.

Warto wyznaczyć kluczowych dla nas pracowników, którzy zbiorą informacje dot. ewentualnych usprawnień oprogramowania, co umożliwi rozwój oraz optymalizację przedsiębiorstwa w przyszłości. Są to osoby inne niż menadżer projektów czy inne kierownictwo, nie mniej wyróżniające się doświadczeniem czy wiedzą.

Migracja danych przez dostawcę systemu

Instalacja oprogramowania ERP nie obywa się bez migracji danych, które wcześniej zgromadziła nasza firma. Jest to jeden z kluczowych etapów procesu wdrożenia, który decyduje o jego sprawności przebiegu, a następnie sukcesie.

Co ważne, to klient jest jedyną odpowiedzialną osobą/stroną za przeniesienie danych. Odpowiada bowiem za jakość i kompletność danych, które zostaną poddane migracji.

Jest to także odpowiedni moment do uporządkowania danych i baz, bądź ich częściowe lub całkowite czyszczenie (ang. data cleansing). Migracja to etap, który zdecydowanie wymaga sporo pracy. Warto zatem zawczasu informować o tym kadrę, która będzie się tym zajmować podczas implementacji systemu zarządzania procesami w firmie.

Szkolenie kadry

Jak już wspomnieliśmy wcześniej – sukces wdrożenia systemu ERP oparty jest przede wszystkim na ludziach, którzy będą jego użytkownikami. Szkolenia są niezwykle istotnym etapem, podczas którego przyszli użytkownicy (kadra pracownicza) poznaje funkcje, cechy i generalne działanie nowego systemu. Ich efektywność zależy od wielu czynników, takich jak liczba i wielkość grup szkoleniowych czy ilość materiałów, które leżą po stronie dostawcy ERP.

Zadaniem kierownika projektu będzie zatem doradztwo w zakresie współorganizacji szkoleń oraz dostosowanie ich zakresu do specyfiki firmy, lokalizacji czy przyszłych użytkowników.

Implementacja systemu ERP nowością dla firmy

Proces wdrożeniowych systemu ERP wymaga także przeprowadzenia testów na bazie zdobytej na szkoleniach wiedzy. Warto również zastanowić się – jaki jest najlepszy czas na odbycie się takich instruktaży? Eksperci myERP jednogłośnie uważają, że szkolenia powinny zostać przeprowadzone po implementacji wszystkich modułów, na gotowym środowisku, choć przed startem produkcyjnym.

W wielu firmach okazuje się, że to użytkownicy przybierają wewnętrznych szkoleniowców. Pracownicy zwykle chętnie dzielą się wiedzą, a w szczególności w dużych organizacjach, gdzie wielkość kadry jest znacząca.

Rola dostawcy oprogramowania klasy ERP po wdrożeniu

Realizacja wdrożenia ERP nie obędzie się bez kompetentnego dostawcy, który zaoferuje naszej firmie nowe rozwiązanie. Konsultantami oprogramowania ERP są zazwyczaj osoby, które gwarantują wsparcie na podstawie odpowiednich zapisów w umowie. Może to być np. okres 2/3 miesięcy, określony limit godzin bądź stała usługa serwisowa. Z doświadczenia wiemy, że takowe wsparcie ma niezwykłą wartość dla użytkowników nowego oprogramowania. Warto zatem zadbać o ekspercką pomoc dot. funkcjonowania tuż po starcie systemu.

Podsumowanie

Jak widać – wdrożenie nowego oprogramowania jest dość skomplikowanym procesem. Analiza, wybór, implementacja i konfiguracja systemu ERP nie obędą się bez odpowiedniego wsparcia. Cały projekt może zająć, w zależności od zakresu, od kilku do kilkunastu miesięcy. Wszystkie etapy wdrożenia wymagają sporej dawki wiedzy i doświadczenia, które posiadają najlepsi eksperci w branży.

Nie powinno to jednak nikogo odstraszać – z racji na gigantyczne możliwości rozwoju i optymalizacji przedsiębiorstw, jakie dają nam dzisiejsze systemy ERP. Rozwiązania ERP to zdecydowana przyszłość, dlatego to właśnie teraz może być najlepszy czas, aby zastanowić się nad zakupem oprogramowania dla swojej firmy. W celu zapoznania się z ofertą zweryfikowanych przez myERP dostawców – zapraszamy do kontaktu!