Automatyzacja procesów w firmie – sposobem na recesje?

Automatyzacja procesów przeciwdziała spowolnieniu gospodarczemu, które odbija się na wielu aspektach działania przedsiębiorstw. Dlatego już dzisiaj można wykorzystać rozwiązania zwiększające efektywność pracy w firmie. Dodatkowo bez potrzeby ponoszenia kosztów z tytułu zatrudnienia nowych pracowników.

Czym jest automatyzacja?

Zgodnie z encyklopedycznym hasłem, automatyzacją (z greckiego automatos, czyli samoczynny) nazywamy proces polegający na odciążeniu lub całkowitym ograniczeniu pracy człowieka w zakresie konkretnych zadań.  Wykonywane są przez odpowiednio skonfigurowane maszyny oraz urządzenia. Automatyzacja może dotyczyć zarówno pracy czysto fizycznej, jak i pracy umysłowej.

W wielu branżach istnieją rozwiązania wprowadzające automatyzację w firmie. Jednym z takich rozwiązań jest system ERP, który może skutecznie wspierać pracę w wielu działach przedsiębiorstwa. Jakie korzyści przynosi automatyzacja procesów biznesowych?

Sprawdź także: Automatyzacja pracy – czym jest i dlaczego warto ją wprowadzić?

Automatyzacja procesów biznesowych firmy – ile pozwala zaoszczędzić?

Jak wynika z badań Forrester Consulting, automatyzacja procesów w firmie jest jednym z najlepszych sposobów na ograniczenie wydatków przedsiębiorstwa.

Raport przygotowany po wdrożeniu rozwiązań automatyzujących w jednej z firm pokazał, że aż 87% procesów biznesowych uległo przyspieszeniu. Przełożyło się to na 21 000 zaoszczędzonych przez pracowników roboczogodzin. Skrócenie czasu traconego do tej pory na obsługę procesów przełożyło się na realne oszczędności finansowe. W ciągu trzech lat po wdrożeniu automatyzacji procesów w badanej firmie zaoszczędziła ona ponad 2,2 mln zł.

Przeczytaj również: Biuro rachunkowe – automatyzacja pracy

W czasach spowolnienia gospodarczego możliwość wprowadzenia oszczędności operacyjnych często może decydować o przyszłości danego biznesu. Powyższe liczby pokazują, że zastosowanie nowoczesnych narzędzi informatycznych sprzyja realizacji celów biznesowych. Ale też zwiększeniu obrotów i redukcji kosztów prowadzenia firmy.

Obszary, w których najczęściej udaje się znacząca automatyzacja procesów

Dzięki rozwojowi systemów ERP automatyzacja procesów w firmie jest dziś elementem wchodzącym w skład ich funkcjonalności. W przypadku systemu enova365 w dużej mierze odpowiada za nią moduł Workflow, który pozwala m.in.:

• usprawnić realizację zadań, w których konieczne jest przekazywanie dokumentów lub konkretnych informacji między pracownikami,
• zautomatyzować pracę zarówno wewnątrz działów, jak i pomiędzy różnymi działami firmy na podstawie firmowych procedur,
• dbać o terminowe wykonywanie zadań dzięki systemowi informowania pracowników o ustawionych deadline’ach,
• uwzględnić obecność w procesie osób decyzyjnych, których akceptacja w poszczególnych krokach jest kluczowa do zakończenia zadań sukcesem,
• zniwelować niepotrzebne przestoje i ewentualne błędy spowodowane zbyt długim czasem reakcji poszczególnych pracowników na działania w procesie,
• szybciej wdrożyć nowego pracownika do pracy, bo jest w odpowiedni sposób prowadzony przez skonfigurowany w systemie enova365 proces.

Moduł Workflow i idące za nim możliwości automatyzacji procesów biznesowych jesteś w stanie wykorzystać w szeregu obszarów przedsiębiorstwa. Należą do nich:

• finanse i księgowość, gdzie zautomatyzowanie przepływu dokumentów pozwala szybciej podejmować decyzje związane z inwestycjami.  Czy też realizacją strategii zakupowej przedsiębiorstwa, a także umożliwia szybsze księgowanie faktur kosztowych,
• obszar HR, gdzie przyspieszamy procesy rekrutacyjne lub bieżące działania kadrowe (np. zarządzanie zwolnieniami lekarskimi, czy też szybsze wystawianie stosownych zaświadczeń),
• relacje z klientem, w których Workflow działań pozwala np. na automatyzację komunikacji z klientami czy łatwą aktualizację informacji o kontrahentach,
• sprzedaż, gdzie zautomatyzowanie procesu wystawiania faktur sprzedażowych sprawia, że szybciej trafiają one do klienta. Co więcej – obarczone są znacznie mniejszą ilością błędów,
• magazyn, gdzie zautomatyzowanie procesu tworzenia dokumentacji magazynowej znacznie przyspiesza czas niezbędny na kompletowanie i wysyłkę zamówienia.
• produkcja – oprócz procesów ściśle biznesowych automatyzacja ma znaczący udział również w procesach produkcyjnych. Wdrożenie jej w tym obszarze sprawia, że wydajność działu produkcji znacznie wzrasta.Tworzy więcej produktów przy tym samym lub mniejszym składzie osobowym działu.

Automatyzacja procesów to więcej niż automatyzacja przepływu zadań

To także usprawnianie działań, dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii. Poniżej kilka przykładów.

Automatyzacja procesów księgowych

Automatyzacja procesów księgowych w firmie może obejmować  cykliczne czynności. Wczytywanie dokumentów księgowych do systemu, generowanie deklaracji oraz ich wysyłkę do ZUS czy Ministerstwa Finansów. Sprawdź możliwości modułu Finanse i księgowość enova365

Automatyzacja analityki danych

Dysponując oprogramowaniem ERP, gromadzącym wszystkie dane biznesowe w jednej bazie,zyskujemy solidne fundamenty do wdrożenia zaawansowanej analityki. Rozwiązanie Business Intelligence (BI) umożliwia przetwarzanie danych biznesowych w kompleksowe raporty z wykresami, tabelami i wskaźnikami.

Automatyzacja procesów produkcyjnych

Dla osób zarządzających produkcją, kluczowa jest znajomość aktualnego stanu produkcji. Interesujący jest postęp prac w ramach poszczególnych operacji i ich odniesienie do wcześniej sporządzonego planu. A także gromadzenie danych pozwalających na precyzyjne rozliczenie kosztów i dokładną analizę procesu. Automatyzację tych procesów umożliwiają nowoczesne systemy ERP. Sprawdź możliwości modułu Produkcja enova365

Ile trwa proces wdrożenia pełnej automatyzacji procesów w firmie?

Ile czasu potrzeba, aby zautomatyzować biznes i uwolnić czas pracowników, który można wykorzystać do szybszego rozwoju? Czas, niezbędny do przeprowadzenia procesu automatyzacji zależy od specyfiki przedsiębiorstwa.

Termin, w którym firma wdrożeniowa ostatecznie wykona swoje zadanie, uzależniony jest w dużej mierze od ilości procesów niezbędnych do zautomatyzowania, a także stopnia ich złożoności. Warto wiedzieć, że każdy element pracy poszczególnych działów, który ma przejąć system ERP, musi zostać w odpowiedni sposób zmodelowany. A następnie skonfigurowany bezpośrednio w narzędziu automatyzującym.

Z tego też powodu musimy przyjąć, że czas niezbędny na tego typu działania oscyluje w przedziale od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy. W tym drugim przypadku możliwe jest jednak wdrażanie automatyzacji poszczególnych procesów „na raty”. Rozpoczynając od tych najbardziej kluczowych, a skończywszy na najmniej wpływających na wydajność pracy zespołu.

Automatyzacja procesów – czy warto?

Do zalet automatyzacji procesów biznesowych należą:

• oszczędność czasu pracowników,
• redukcja kosztów,
• mniejsze ryzyko powstania błędów powodowanych czynnikiem ludzkim.

Z tego też powodu rozwiązanie to coraz częściej wdrażane jest w firmach na całym świecie, bez względu na ich wielkość.

Wdrożenie automatyzacji w Twoim biznesie z pewnością jest działaniem wymagającym inwestycji finansowej, jednakże – jak pokazują przedstawione we wcześniejszej części artykuły badania – jest w stanie zapewnić Twojej firmie realne, mierzalne korzyści, zwłaszcza oszczędności w sferze finansowej.

A jest to sfera, którą w czasach spowolnienia gospodarczego należy otoczyć szczególną troską. Skuteczna optymalizacja finansowa jest bowiem jednym z najlepszych sposobów na przetrwanie trudniejszych czasów i przygotowanie się do jeszcze intensywniejszego rozwoju w momencie, gdy sytuacja wróci do normy.