Firma Asiston Sp. z o.o. zaprojektowała i wdrożyła system elektronicznego obiegu dokumentów dla Serwiskop. Implementacja systemu Asiston EOD jest związana z dynamicznym rozwojem firmy klienta.
Firma Serwiskop jest jednym z przodujących importerów i dystrybutorów części zamiennych do maszyn budowlanych i rolniczych marek, takich jak: Volvo, CASE, CAT, JCB czy KOMATSU. W ich szerokiej ofercie znajdują się unikatowe produkty oraz komponenty najwyższej jakości. Specjalność firmy koncentruje się głównie na dostarczaniu części do maszyn budowlanych marki JCB i CATERPILLAR, gdzie jest ona niekwestionowanym liderem na rynku krajowym i staje się coraz bardziej znana także za granicą.
Organizacja obiegu dokumentów jako klucz do sukcesu
Intensywny rozwój i brak jasno zdefiniowanych procesów spowodowały, że przedsiębiorstwo potrzebowało kompleksowej automatyzacji. Klient zdecydował się na wdrożenie Elektronicznego Obiegu Dokumentów (EOD) za pośrednictwem firmy Asiston, aby poprawić dostępność do istotnych danych oraz usprawnić organizację przepływu korespondencji.
System Asiston EOD przeznaczony jest dla firm poszukujących sprawnych rozwiązań intranetowych. Najważniejszym celem platformy Asiston EOD jest zwiększenie efektywności zarządzania obiegiem dokumentów, usprawnienie procesów administracyjnych, a także poprawa komunikacji wewnętrznej w organizacji.
Innowacyjne rozwiązania EOD
Serwiskop zdecydował się na wdrożenie systemu Asiston EOD z mnóstwem funkcjonalności, które umożliwią pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów i informacji. W trakcie wdrożenia w głównej mierze poświęcono uwagę:
- bazie klientów – dane kontrahentów z system EOD są integrowane z Navireo, umożliwiając przypisanie dokumentów do konkretnych kontrahentów w EOD,
- pracownikom – użytkownicy są automatycznie pobierani poprzez integrację z systemem Navireo,
- pismom przychodzącym – przychodząca do firmy korespondencja i jej elektroniczny obieg wewnątrz organizacji są rejestrowane w systemie,
- umowom – umowy, które zawiera firma i ich elektroniczny obiegu wewnątrz organizacji są rejestrowane w systemie,
- urlopom – wnioski urlopowe są dodawane przez pracowników i akceptowane przez osoby uprawnione,
- WDT – statusy podmiotów w systemie VIES są bieżąco monitorowane.
Wszystkie cele, które zostały założone na etapie analizy przedwdrożeniowej, zostały osiągnięte – oprogramowanie działa płynnie, dostarczając firmie Serwiskop nowych możliwości i usprawnień, dzięki czemu organizacja całego przedsiębiorstwa jest zoptymalizowana.
Prace wdrożeniowe dobiegły końca, jednak aby sprostać potrzebom firmy Serwiskop, pracownicy Asiston są gotowi w każdej chwilii przeprowadzić rozbudowę systemu EOD o nowe funkcjonalności.
Ostatnie komentarze