Efektywne zarządzanie kosztami produkcji

Aby zachować konkurencyjność, producenci muszą ściśle kontrolować koszty – czy to koszty materiałów, koszty pracy, koszty ogólne produkcji, czy też inne koszty pośrednie. Definiowanie i zarządzanie kosztami produkcji nigdy nie było szczególnie łatwym zadaniem. Przechwytywanie tych danych kosztowych w całym procesie produkcyjnym, od pierwszej poniesionej części produkcji do ostatecznej identyfikacji kosztów, wymaga wysokiej dokładności, spójności i stosunkowo przewidywalnych cykli szacowania w celu porównania szacowanych kosztów i kosztów rzeczywistych – w celu określenia zysku lub straty.

Finanse, inżynieria, produkcja, zakupy, zapasy i łańcuch dostaw są ściśle powiązane z budżetowaniem i prognozowaniem wielu aspektów – kosztów zestawienia materiałów (BOM), kosztów produkcji dla projektowania, inżynierii, wyceny i zakupu surowców lub części. Aby być odpowiednio konkurencyjnym, trzeba być w stanie szybko i dokładnie określić wpływ na koszty, ponieważ dane inżynieryjne i produkcyjne, takie jak BOM czy dane z hali produkcyjnej, ścierają się w tych stale zmieniających się środowiskach produkcyjnych w postaci: kosztów jednostkowych, produkcji i projektach na zamówienie, powtarzalnych zamówieniach, indywidualnych zadaniach lub partiach oraz poziomach zapasów.

Firmy pracują w szaleńczym tempie, aby uzyskać odpowiedni wgląd w zarządzanie i śledzenie kosztów produkcji oraz tworzenie symulowanych modeli kosztów do oceny i analizy, bez wpływu na bieżące operacje. Jednak nie każda firma jest w stanie efektywnie mierzyć swoje koszty. Te, które dysponują odpowiednimi narzędziami wbudowanymi w systemy inżynieryjne, produkcyjne, zakupowe i finansowe, umożliwiają lepiej zdefiniowane budżetowanie i alokację kosztów surowców, robocizny i innych powiązanych kosztów. Pomaga to również w podejmowaniu świadomych decyzji, takich jak zarządzanie przepływami pieniężnymi i alokacją kapitału, ponieważ bardziej solidne szacunki, dane kosztowe i potencjalne przyszłe wskaźniki są wprowadzane w sposób przejrzysty.

W tym artykule nasz konsultant biznesowy z Monitor ERP System Asia, Peter Choo, podzielił się z nami swoją wiedzą i doświadczeniem w pomaganiu klientom Monitora w rozwiązywaniu problemów związanych z zarządzaniem kosztami produkcji. Dyskusja ta nie mogła odbyć się w lepszym momencie, zwłaszcza jeśli chodzi o planowanie – w świecie ciągłych turbulencji i niepewności. Peter omówi znaczenie posiadania systemu ERP, który może znacznie poprawić zarządzanie kosztami i komunikację.

Jakie problemy pomagamy rozwiązywać naszym klientom w zakresie zarządzania kosztami produkcji za pomocą Monitora ERP?

Z mojego doświadczenia jako konsultanta wynika, że istnieją dwa główne typy klientów:

• Klienci, którzy zarządzają swoją działalnością tradycyjnie, bez żadnego systemu ERP. Ta grupa klientów nie ma odpowiednich narzędzi do zarządzania swoją działalnością i polega na narzędziach takich jak arkusze kalkulacyjne do rejestrowania zapasów i kosztów materiałów. Bardzo trudno jest im zarządzać wszystkimi różnymi kosztami, gdy ich działalność zaczyna się rozwijać. W związku z tym wdrożenie Monitora w ich działalności nie tylko pomoże zwiększyć skalę działalności, ale także pomoże im efektywniej zarządzać kosztami produkcji.
• Klienci, którzy korzystają z istniejącego systemu ERP i zdecydowali się przejść na Monitor. Ta grupa klientów może korzystać z systemu ERP, który nie jest w pełni zintegrowany lub wymaga zakupu i wdrożenia dodatkowych modułów w celu dodania funkcjonalności, takich jak połączenie modułu finansowego z modułem produkcyjnym. Skutkuje to wyższymi kosztami posiadania kompletnego i w pełni zintegrowanego systemu, a jego wdrożenie i dostosowanie jest kosztowne zarówno pod względem finansowym, jak i czasowym.

Jakie funkcje Monitora przyniosły naszym klientom największe korzyści?

Wstępne i końcowe kalkulacje Monitora to funkcje, które najbardziej pomogły klientom w zarządzaniu kosztami produkcji. Dzięki Monitorowi można skonfigurować różne warianty dla kosztów pracy, kosztów ogólnych i kosztów zróżnicowanych.

Można skonfigurować wariant kosztów dla bieżącego i następnego kwartału oraz tworzyć różne modele symulacyjne. Monitor zapewnia elastyczność w łączeniu i dopasowywaniu różnych wariantów kosztów w oparciu o najbardziej aktualną sytuację rynkową.

Przykładem mogą być dotacje na media w okresie kryzysu przyznawane przez rząd. Można to ustawić jako wariant kryzysowy poniesionych kosztów produkcji, a Monitor będzie wtedy w stanie obliczyć bieżące koszty produkcji w oparciu o najnowszy krajobraz ekonomiczny, zapewniając producentom dokładne dane dotyczące kosztów.

W jaki sposób Monitor poprawił koszty produkcji naszych klientów?

Monitor sprawia, że informacje o kosztach są przejrzyste z wysokim poziomem dokładności dla wszystkich powiązanych działów. Oznacza to, że dane dostępne dla pracowników produkcyjnych są takie same, jak dane dostępne dla personelu finansowego i planistów, ponieważ wszystkie moduły Monitora są ze sobą powiązane.

Wysoka przejrzystość systemu zwiększa integralność w firmie i skutkuje poprawą wydajności oraz dokładności funkcji księgowych.

Jeden z naszych lokalnych klientów, który jest producentem zamków elektronicznych, zaobserwował zmniejszenie wartości zapasów po wdrożeniu Monitora. Wynika to z faktu, że system może zapewnić im dokładne dane produkcyjne, które pozwalają wyeliminować nadmiar zapasów. Pośrednio oszczędza to koszty producenta, ponieważ nadwyżki zapasów zmieniają cenę w czasie oraz wpływają również na koszty.

Co wyróżnia Monitor na tle innych rozwiązań?

Musiałbym powiedzieć, że koncepcja „wszystkiego w jednym” Monitora wyróżnia go na tle innych dostępnych systemów ERP.

Dzięki Monitorowi wszystkie moduły są dostępne w jednym, w pełni zintegrowanym pakiecie, nie ma potrzeby stosowania drogich dodatków lub dodatkowych dostosowań i integracji, których wdrożenie może być kosztowne i czasochłonne.

Czy zaobserwowałeś znaczącą poprawę dokładności obliczeń przed- i poprodukcyjnych u naszych klientów?

Klienci zyskują wysoką efektywność kosztową, ponieważ mogą poznać koszty przed i po zbudowaniu produktu. Dane przed kalkulacją są łatwo dostępne, co pozwala na oszacowanie cen przed rozpoczęciem masowej produkcji.

Linie produkcyjne również zyskują przejrzystość, pozwalając kierownikom produkcji wiedzieć, które obszary muszą zwiększyć lub zmniejszyć wydajność w oparciu o dane po kalkulacji dostarczone przez Monitor.

Koszty pracy, poniesiony czas, koszty materiałów i inne dane dotyczące kosztów są na wyciągnięcie ręki personelu finansowego. Te istotne dane pozwalają na dokonywanie dokładnych obliczeń wstępnych i końcowych. Różnice w kosztach można również łatwo obliczyć, ponieważ odchylenia cen są również rejestrowane w systemie.

W rezultacie klienci uzyskują znacznie większą dokładność w obliczeniach wstępnych i końcowych, co pozwala im na ciągłą optymalizację przepływów produkcyjnych i efektywne zarządzanie kosztami produkcji.