Innowacyjna transformacja sposobu zawierania umów – z tradycyjnego na elektroniczny – nie tylko przyspieszyła i uprościła ten proces. Uwolniła też czas pracowników, umożliwiła redukcję kosztów oraz wyeliminowanie błędów i osobistych wizyt w biurze. Sprawdź, jak łatwe jest zawieranie umów drogą elektroniczną w środowisku enova365.
Najważniejsze informacje:
W tym artykule opowiemy o tym, w jaki sposób firma Blacksoft – Autoryzowany Partner enova365 – przyspieszyła i uprościła proces podpisywania umów w firmie Adiutor Sp. z o.o.. Jeżeli go przeczytasz dowiesz się między innymi:
- dlaczego firma Adiutor chciała przejść na zawieranie umów drogą elektroniczną?
- jak przebiegał proces podpisywania umów przed wdrożeniem rozwiązania Blacksoft?
- z jakich etapów składa się teraz zawarcie e-umowy?
- jakie oprogramowanie wykorzystano do wdrożenia innowacyjnego rozwiązania w Adiutor?
- jak Adiutor skorzystał, dzięki wdrożeniu?
Jak wyglądał proces generowania i podpisywania umów w Adiutor przed wdrożeniem pełnej automatyzacji
Adiutor Sp. z o.o. to firma z siedzibą w Toruniu, w województwie kujawsko-pomorskim, obecna na rynku od 2006 roku. Specjalizując się w branży opieki, firma ma na celu zapewnienie legalnego zatrudnienia dla opiekunów osób starszych na terenie Niemiec. Głównym obszarem aktywności firmy Adiutor jest świadczenie usług opieki oraz szeroko rozumianej pomocy w domu.
Jeszcze przed wdrożeniem pełnej automatyzacji procesu zawierania umów drogą elektroniczną firma pracowała w środowisku enova365, korzystając z wcześniej wdrożonego modułu Kadry Płace.
Przed wdrożeniem autorskiego rozwiązania zaprojektowanego przez firmę Blacksoft proces zawierania umów w Adiutor przebiegał następująco.
Przygotowane przez Blacksoft wydruki umów zlecenie były generowane w firmie Adiutor i drukowane z poziomu formularza pracownika w module Kadry Płace enova365. W kolejnym kroku zawierano je w formie papierowej.
Dane na wydruku umowy zlecenie wczytywały się w sposób automatyczny zależnie od zleceniobiorcy, z którym umowa była nawiązywana. Były to między innymi: numer umowy, imię i nazwisko zleceniobiorcy oraz adres zleceniobiorcy, jego dane kontaktowe, dane o firmie zlecającej, numer REGON, NIP, KRS czy okres trwania umowy. Był to pierwszy krok w stronę automatyzacji całego procesu generowania i podpisywania umów w firmie Adiutor.
Generowanie umów w formie elektronicznej, obsługa ich wysyłki, elektronicznego zatwierdzania oraz integracja całego procesu z systemem enova365 były następnymi celami dla zespołu Blacksoft.
Przejście na zawieranie umów drogą elektroniczną
Dodatek „Zawieranie umów drogą elektroniczną” w początkowym etapie umożliwia wygenerowanie umowy zlecenie do wysyłki elektronicznej. Proces ten przebiega następująco.
- Wprowadzenie zleceniobiorcy do systemu
Pracownicy działu kadr i płac wprowadzają w sposób standardowy nowego zleceniobiorcę do systemu. Uwzględniają przy tym jego dane kontaktowe – adres e-mail oraz numer telefonu – które są niezbędne do prawidłowego działania dodatku.
- Wysyłka e-umowy do zleceniobiorcy
Wysyłkę umowy elektronicznej (tzw. e-umowy) do zleceniobiorcy na wskazany adres e-mail obsługuje worker „Generowanie umowy”. Po jego kliknięciu zleceniobiorca dostaje wiadomość e-mail z odnośnikiem do umowy.
Umowa generowana przez Harmonogram zadań dotarła do zleceniobiorcy
- Uzupełnienie danych przez zleceniobiorcę
Odnośnik odwołuje się do strony obsługiwanej przez IIS. Zleceniobiorca podaje tam swój numer PESEL, a po jego zatwierdzeniu otrzymuje wydruk w formacie PDF, wygenerowany z poziomu enova365.
Zleceniobiorca akceptuje oświadczenia i zgody oraz uzupełnia pola z numerem konta bankowego i nazwą banku. Dostępna jest również możliwość wypłaty gotówką.
- Otrzymanie przez zleceniobiorcę tokenu
Po wypełnieniu pól i akceptacji oświadczeń zleceniobiorca dostaje powiadomienie SMS z uniwersalnym numerem tokenu. Token ten podaje na stronie jako ostateczny etap zawarcia umowy drogą elektroniczną. Można powiedzieć, że umożliwia on podpis online.
- Podpis online umowy przy pomocy tokenu
Wpisanie przez zleceniobiorcę tokenu powoduje jednoczesną aktualizację w cechach na formularzu umowy w enova365.
Zmienia się stan umowy, wyświetlają się informacje o dacie i godzinie podpisania umowy, numerze tokenu, adresie e-mail zleceniobiorcy oraz jego numerze PESEL. Pracownik ma również dostęp do tego samego odnośnika do umowy, jaki otrzymał zleceniobiorca w wiadomości mailowej.
- Możliwość wygenerowania wydruku podpisanej umowy
Te zaktualizowane informacje umożliwiają pracownikowi wygenerowanie przygotowanego przez Blacksoft wydruku podpisanej umowy zlecenie, opatrzonej specjalnie przygotowaną pieczątką w miejscu podpisu zleceniobiorcy.
Moduły enova365 i rozwiązania Blacksoft wykorzystane przy wdrożeniu
W omawianym rozwiązaniu wykorzystano następujące moduły enova365:
- Kadry i Płace – moduł systemu ERP enova365, który usprawnia pracę pracowników działów kadr, w tym umożliwia ewidencję i rozliczanie umów – także umów z pracownikami zewnętrznymi,
- CRM – moduł systemu ERP służy przede wszystkim do zarządzania relacjami z klientami, w tym pozwala gromadzić informacje o wszystkich czynnościach i zadaniach wykonanych w stosunku do klienta,
- Harmonogram zadań to moduł systemu enova365, który sprawia, że niektóre zadania, dotąd wykonywane przez człowieka mogą być inicjowane przez system.
Dodatkowo wykorzystano autorską aplikację webową Blacksoft, kompatybilną z enova365, która obsługuje wygenerowane z programu umowy.
Umożliwia zleceniobiorcom zapoznanie się z umową oraz jej zaakceptowanie bądź odrzucenie. Informacja o stanie umowy przechowywana jest na serwerze, gdzie działająca usługa nasłuchu przesyła informację o potwierdzonej bądź odrzuconej umowie do enova365.
Korzyści z przejścia na zawieranie umów drogą elektroniczną
Najważniejszą korzyścią, jaką zauważyła firma Adiutor po wdrożeniu opisanych wyżej rozwiązań jest przyspieszenie i uproszczenie procesu podpisywania umów. Pracownicy mogą generować umowy bezpośrednio w enova365, eliminując konieczność korzystania z dodatkowych narzędzi czy programów.
Dzięki automatycznej wysyłce umów drogą mailową, są one dostarczane praktycznie natychmiastowo. To znacznie przyspiesza cały proces zawierania umów i redukuje czas oczekiwania.
Dzięki modułowi automatycznego generowania, wysyłki i podpisu elektronicznego umów, zyskaliśmy czas poświęcany na przygotowanie kompletu dokumentów. Atutem rozwiązania jest fakt, że od razu otrzymujemy informację, czy kandydat zgadza się zapisami umowy i czy ją akceptuje. Graficzne rozwiązanie z pieczątką na umowie oraz generowanym certyfikatem – dodatkowo uwiarygadniają oświadczenia stron o zawarciu umowy.
Przejście na e-umowy przyniosło też szereg innych korzyści.
- Ograniczenie ilości wykorzystywanego papieru – przeważająca forma dokumentowa to teraz wersja elektroniczna, choć istnieje możliwość łatwego wydrukowania podpisanych umów.
- Eliminacja błędów – automatyczne zaczytywanie danych na wydrukach umów i ich automatyczna wysyłka minimalizują ryzyko popełnienia błędu na takich etapach jak na przykład ręczne uzupełnianie danych zleceniobiorcy czy wysyłka na niepoprawny adres pocztowy;
Eliminacja konieczności osobistych wizyt w biurze – dzięki możliwości podpisywania umów drogą elektroniczną, zleceniobiorcy nie muszą już przychodzić do biura, aby fizycznie podpisać umowę
Ostatnie komentarze