Zaopatrzenie i sourcing w SAP S/4HANA

Definicja źródła dostaw i zaopatrzenia (ang. Sourcing and Procurement) to szerokie zagadnienie zarówno z punktu widzenia procesów biznesowych, jak i zależnych od systemu informatycznego rozwiązań wspierających ten zakres działalności każdego przedsiębiorstwa. Firma SAP oferuje szeroką gamę narzędzi, które wychodzą naprzeciw rzeczywistym wymaganiom biznesowym obszaru ogólnie pojętych „ZAKUPÓW”.

Warto poznać podstawowe definicje oraz główne rozwiązania oferowane w zakresie zarządzania zakupami stosowane w nomenklaturze SAP.

Jest to zestaw funkcjonalności systemu SAP, które wspierają codzienne czynności zakupu usług i materiałów, które pracownicy mogą nabywać w ramach umów podpisanych z dostawcami przez dział zakupów danej firmy. Często są to zakupy nieplanowane lub częściowo planowane o relatywnie niskiej wartości i dużym wolumenie, z reguły odnoszą się do zakupów pośrednich (indirect). W SAP S/4HANA realizowane są poprzez utworzenie potrzeby zakupowej (zgłoszenia zapotrzebowania), przypisania źródła dostawy, a następnie utworzenia i monitorowania zamówienia do dostawcy.

W referencji do zamówienia przyjmowane są materiały bądź potwierdzane zrealizowane usługi i konsekwentnie opracowywane są faktury od dostawców, w zależności od opcji procesu rozliczające wartości oraz ilości zamawiane poprzednio u dostawcy. Zakupy operacyjne w S/4HANA obejmują swoim zakresem tzw. (ang.) Self-Service Procurement, gdzie użytkownik, w uproszczony sposób, również dzięki możliwości wyboru z katalogu dostępnych pozycji, łatwo tworzy potrzebę zakupową. Duży nacisk w przedstawianym zakresie kładziony jest również na integrację z rozwiązaniem SAP ARIBA oraz SAP FIELDGLASS.

Umowy ramowe w SAP mogą przyjmować postać:

• Kontraktów – realizacja których związana jest z wygenerowaniem dokumentu zamówienia.
• Umów terminarzowych – zamawianie w referencji do umowy poprzez bezpośrednie utworzenie linii harmonogramu

Umowy ramowe to odwzorowanie w systemie najczęściej długoterminowej relacji z dostawcą na dostawę materiałów lub wykonanie usług. Zakupy wykonywane w odniesieniu do tak utworzonych dokumentów usprawniają proces komunikacji z dostawcami w zakresie tworzenia dokumentów w systemie, a w konsekwencji zamawiania. Prawidłowo odwzorowana umowa w SAP pozwala na planowanie i optymalizowanie procesów biznesowych w relacji przedsiębiorstwo – dostawca. SAP S/4HANA oferuje zestaw narzędzi wydajnego zarządzania umowami w czasie rzeczywistym.

Ustalenie źródła (ang. Sourcing) to odpowiedź na pytanie, który dostawca oferuje optymalne warunki dostawy z punku widzenia ceny, terminowości, jakości etc. W S/4HANA ustalanie źródła może być wsparte wykorzystaniem procesu zapytań ofertowych i ofert, który rozpoczyna się od zgłoszenia zapotrzebowania na zakup i kończy wraz z utworzeniem zamówienia lub umowy. Zapytanie ofertowe i oferta w zależności od przyjętego podejścia mogą być przetwarzane w SAP ERP jako systemie bazowym lub z wykorzystaniem integracji z SAP ARIBA, jako platformy, gdzie dostawcy mają możliwość przygotowania i złożenia oferty w formie elektronicznej.

Mamy tu do czynienia z końcowym elementem łańcucha procure–to–pay. Faktura zakupu wprowadzana do systemu w referencji do zamówienia (lub innych danych referencyjnych, takich jak dostawca, dowód dostawy, arkusz wprowadzania usługi), pozwala na uzgodnienie ceny z zamówienia z wartością faktury oraz dostarczonej ilości z ujętą na fakturze przez dostawcę. SAP S/4HANA w opisywanym zakresie oferuje trzy główne rozwiązania:

• Przetwarzanie faktury – wprowadzenie i walidacja dokumentu w systemie
• Rozliczenie i płatność
• Kooperacja w zakresie faktur – współpraca z dostawcami w celu integracji faktur i zobowiązań za pośrednictwem SAP Business Network

Przetwarzanie dokumentów faktur od dostawców może być dodatkowo rozszerzone poprzez wykorzystanie rozwiązań takich jak OCR, Workflow, zatwierdzania faktur czy komunikację EDI.

Zarządzanie dostawcami to w SAP S/4HANA trzy główne elementy:

• Klasyfikacja
• Segmentacja
• Ocena

Wsparcie systemem codziennych procesów w opisywanym zakresie zapewnia możliwość wartościowania danego dostawcy między innymi poprzez analizę transakcji z nim wykonywanych. Ustalona ocena pozwala zarówno na przeszłą analizę relacji z wybranym dostawcą, jak również stanowi element wspierający podczas ustalania źródła dla przyszłej kooperacji.

Funkcjonalność oceny dostawcy dostarczana przez SAP S/4HANA to wbudowany zestaw narzędzi umożliwiający wykonanie kompleksowej oceny zarówno na podstawie automatycznie wyliczanej przez system punktacji, jak i kryteriów wprowadzanych przez użytkownika, w tym oceny dokonywanej na podstawie elastycznie definiowanych kwestionariuszy określających danego dostawcę.

Analizy Zakupowe w SAP S/4HANA podzielone są na następujące odrębne obszary:

• Monitorowanie i raportowanie w czasie rzeczywistym – zawierające główne raporty odnoszące się do danych podstawowych i statusów dokumentów transakcyjnych.
• Analiza i Raportowanie wydatków – raporty odpowiadające na pytanie co zostało kupione oraz czy istnieją korzystniejsze sposoby wydatkowania w zakresie zaopatrzenia.

Charakterystycznym dla rozwiązania SAP S/4HANA jest wzbogacenie niektórych analityk o elementy predykcyjne zakresu (ang.) Machine Learning. Przykładem może być raport Monitor Purchase Order Items, gdzie system w uzupełnieniu do nominalnej daty dostawy, wykonuje modelową predykcję daty dostawy, w związku z czym istnieje możliwość porównania tych dat i ewentualnej reakcji.

Jest to dedykowane podejście do zakupów dla przedsiębiorstw z wieloma środowiskami SAP ERP, dla których S/4HANA umożliwia zarządzanie zaopatrzeniem globalnie dla całej korporacji. SAP S/4HANA dla Zakupów Centralnych to z jednej strony transformacja z wykorzystywanego poprzednio rozwiązania SAP Supplier Relationship Management, a z drugiej to otwarta na rozwój platforma łącząca wiele systemów, włączając możliwość integracji starszych wersji SAP w wersji 6.0.

Główne scenariusze Zakupów Centralnych to:

• Centralne zapotrzebowanie
• Centralne zarządzanie kontraktami
• Centralne zaopatrywanie

W zależności od procesu i kierunku wymiany danych, dokumenty w kierunku „push” są dystrybuowane z głównego HUB’a do systemów BACK’end w celu dalszego procesowania, z kolei w kierunku
„pull” transmitowane są aktualizacje tych dokumentów w celu centralnych analiz.

Przykładowo, w Centralnym zaopatrywaniu SAP S/4HANA zapewnia przestrzeń aktywności dla kupca zarządzającego wszystkimi dokumentami zapotrzebowania. Może on wyświetlać, monitorować a także mieć dostęp do edycji zgłoszeń, bez względu na to czy utworzone zostały w systemie centralnym czy którymś z systemów BACK’end.

Z kolei w Centralnym zarządzaniu kontraktami, kontrakt centralny może być dystrybuowany i zarządzany w systemach BACK’end w sposób skoordynowany. Umożliwia to scentralizowane podejście do tworzenia dokumentów umów ramowych (obsługiwane są zarówno kontrakty, jak i umowy terminarzowe) w centralnym systemie SAP S/4HANA i ich dystrybucji do wielu podłączonych systemów BACK’end. W systemach tych dokumenty umów ramowych mogą być następnie konsumowane, monitorowane i jednocześnie aktualizowane z zachowaniem pełnej integracji.

Konsultant wdrożeniowy modułów logistycznych SAP, ekspert biznesowy w zakresie walidacji systemów zinformatyzowanych oraz zarządzania projektami. Brał udział w wielu wdrożeniach SAP na polskim rynku oraz w projektach międzynarodowych. Posiada certyfikat GAMP5. W swojej karierze współtworzył szereg dedykowanych rozwiązań logistycznych opartych o system SAP

Bartłomiej Socha

Senior SAP Consultant, Business Expert, SI-Consulting Sp. z o.o.