Wdrożenie systemu ERP – i co dalej?
Przedstawiciele wielu organizacji po wdrożeniu systemu IT często zastanawiają się, jaki powinien być kolejny krok we współpracy z dostawcą rozwiązania. Jego implementacja to zazwyczaj decyzja na lata. Można zakończyć działania na uruchomieniu systemu ERP. Takie podejście niestety nie pozwoli wykorzystać pełnego potencjału współpracy. Obsługa serwisowa jest kluczowa dla prawidłowego rozwoju rozwiązań zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami organizacji. Jednak nie jest ona dla wszystkich taka sama. Zakres wsparcia powdrożeniowego zależy od tego, z jakimi wyzwaniami firma będzie się mierzyć w przyszłości i jakie są jej oczekiwania względem oprogramowania. O prawidłowym utrzymaniu oraz rozwoju systemu ERP opowiadam w poniższym artykule.
Podejście klasyczne – powdrożeniowe utrzymanie systemu
Kiedy projekt wdrożeniowy dobiegł końca, a firma korzysta już z nowego rozwiązania, zespół serwisowy przejmuje nad nim opiekę i rozpoczyna się etap tzw. utrzymania systemu. W zależności od potrzeb biznesowych modyfikuje on system ERP tak, by sprostał oczekiwaniom klienta. Zakres wsparcia, dostępność konsultantów oraz poszczególne usługi zależą od wybranego pakietu. Głównym założeniem tego podejścia jest to, że raz wdrożony system, powinien działać bez większych modyfikacji przez lata. Rola zespołu serwisowego sprowadza się więc do naprawiania błędów i aktualizowania rozwiązania np. dostosowania do nowych przepisów prawnych. Ta metoda jest odpowiednia dla firm ze standardowymi procesami, które nie są nastawione na częste zmiany.
Klasyczny model wsparcia serwisowego nie jest jednak dla wszystkich. Organizacje, którym zależy na utrzymaniu systemu, ale także na jego ciągłej modyfikacji i dostosowaniu do nowych wyzwań, potrzebują indywidualnego podejścia. W trakcie fazy wdrożenia w takich firmach system często ulega dużym zmianom, dlatego też zaprojektowane rozwiązanie odbiega od standardowych systemów IT dostępnych na rynku. Tym samym utrzymanie dedykowanego narzędzia wymaga od zespołu niestandardowych działań, zwłaszcza po zakończeniu wdrożenia.
Projektowanie kolejnych rozwiązań oraz optymalizacja procesów biznesowych to dla niektórych przedsiębiorstw konieczność. Czy zespół serwisowy jest w stanie sprostać takim wyzwaniom? Nie zawsze. Dzieje się tak z dwóch powodów. Pierwszym z nich jest fakt, że nie zawsze bierze on udział we wdrożeniu nowego systemu, dlatego może nie mieć kompleksowej wiedzy na temat problemów biznesowych. A to właśnie z nich wynika wiele rozwiązań.
Po drugie, rozwój oraz projektowanie nowych elementów do wdrożonego systemu wymaga dużych nakładów czasu i pracy. Wobec tego zespół serwisowy musiałby skupić swoją całą uwagę na jednym, konkretnym kliencie. Niestety, nie może sobie na to pozwolić, a w swojej pracy musi zwinnie reagować na potrzeby wielu klientów.
Zespół dedykowany – niestandardowe rozwiązanie dla wymagających firm
Wdrażanie dużych zmian i projektowanie systemów od podstaw wymaga sporych nakładów czasu. Jeśli procesy w firmie zmieniają się na tyle szybko, że zespół serwisowy nie jest w stanie szybko na nie reagować, przedsiębiorstwo powinno zostać objęte opieką zespołu dedykowanego.
Jest to rozwiązanie dla organizacji, które wyróżniają się dynamicznym rozwojem oraz niestandardowym działaniem. W tym modelu zespół konsultantów i programistów pracuje dla klienta i odpowiada za całościowy rozwój oraz utrzymanie aplikacji. Członkowie zespołu to zazwyczaj osoby, które angażowały się w prace podczas wdrożenia, a po zakończeniu tej fazy stają się częścią dedykowanego zespołu. Dzięki temu znają już rozwiązania zaprojektowane specjalnie dla tego klienta. Konsultanci mogą w pełni zaangażować się w prace rozwojowe, współpracując z jednym klientem. Analizując wyzwania, przed jakimi stoi firma ze swoimi klientami, określają najlepsze dla nich rozwiązanie.
Zespół serwisowy czy dedykowany – podsumowanie
To, który model współpracy jest lepszy, zależy od rodzaju organizacji, ale również tego, z jakimi wyzwaniami będzie musiała mierzyć się firma w późniejszych etapach jej rozwoju. By wybrać najlepszy, potrzeba dogłębnej analizy przedsiębiorstwa oraz zdefiniowania celów, jakie firma pragnie osiągnąć.
Ostatnie komentarze