System WMS – korzyści skutecznego zarządzania magazynem

Zarządzać każdy może. Ale czy skutecznie?

Nim przejdziemy do clou tego artykułu, skupmy się na razie na małej firmie, która niedawno zaczęła swoją działalność i posiada mikroskopijny magazyn. Mikroskopijny, czyli taki, gdzie w zupełności wystarcza arkusz kalkulacyjny, kartka i długopis. To takie „tymczasowe” rozwiązanie. A „tymczasowe” staje się „obowiązujące na długie lata”. (jak to często bywa w życiu…) Dwóch operatorów dostaje wydruki i porusza się po magazynie, kompletując towar do wysyłki. Pomyłki się zdarzają, ale rzadko… Na ten moment firma przymyka na to oko. Mijają lata. Firma się mocno przez ten czas rozwinęła, zmieniła magazyn, ma dużo klientów. Jednak nie pomyśleli o bardzo ważnym elemencie. Sprawić by „tymczasowe” rozwiązanie – z początku działalności – zostało zastąpione systemem magazynowym z prawdziwego zdarzenia.  

Czy spora firma jest w stanie funkcjonować bez systemu WMS?

Nasuwa się tu jedna odpowiedź: oczywiście, lecz nie wyczerpuje to tematu. Nadal jest wiele firm, które działają na rozproszonych systemach, zamówienia są zbierane ręcznie, a nad wszystkim czuwa kierownik magazynu, który ma magazyn „w głowie”.

Trzeba jednak wziąć pod uwagę kilka istotnych faktów:

Można tu wymieniać i wymieniać, ale dziś się chcemy skupić na korzyściach z wdrożenia systemu WMS.

Najważniejsze korzyści, czyli co musisz wiedzieć o WMS?

Magazyn nie istnieje w próżni. Funkcjonuje w otoczeniu firmowym i wszystko działa jako system naczyń połączonych. Korzyści z wdrożenia systemu WMS będą widoczne nie tylko w procesach magazynowych, ale także w całej firmie.

Zwiększy się przede wszystkim przepustowość magazynu = możliwość obsługi większej liczby dostaw i zamówień = zysk dla firmy.

Dostęp do danych dla kierownictwa, planowanie oparte na analizach, mniej towaru zalegającego na półkach (mniej „zamrożonego” kapitału) = oszczędności.

Efektywne i szybsze szkolenia nowych pracowników przy dużej rotacji = sprawniejszy onboarding.

WMS ułatwia pracę zarówno dla zarządu, kierownika i pracowników magazynu, a także specjalistów w dziedzinie IT.

 Podstawowe procesy magazynowe

Codzienne, powtarzalne czynności dzięki WMS są dużo łatwiejsze, obarczone mniejszym ryzykiem popełnienia błędu.

Dotyczy to również procesów związanych z przyjmowaniem towaru na magazyn, przygotowaniem zamówień, wysyłkami, a także czynności wewnętrznych, do których możemy zaliczyć szybką inwentaryzację oraz monitorowanie stanów magazynowych.

Prawdziwy stan magazynowy

Coś się nie zgadza w stanach magazynowych?

Po wdrożeniu kompleksowego systemu WMS takie sytuacje będą występować bardzo rzadko. Cała firma działa na jednej bazie danych, wszystkie czynności operatorów są rejestrowane za pomocą kolektorów mobilnych. Skan produktu, jego relokacja, przesunięcie do kompletacji, rezerwacja albo przekazanie do wysyłki – nad wszystkimi tymi obszarami czuwa WMS.

Towar może się przemieszczać zgodnie z ustalonymi algorytmami np. FEFO (First Expired, First Out). Towar o najbliższej dacie przydatności będzie kierowany w pierwszej kolejności do wysyłki.

 Dane, wszędzie istotne dane

Każdy towar wchodzący, wychodzący, alokowany ma swoje miejsce w systemie (i w magazynie). W ten sposób możemy dokładnie zaplanować kolejne dostawy, minimalizować „złogi” magazynowe, a także identyfikować wąskie gardła w codziennej pracy.

Rośnie satysfakcja klientów

Dotyczy to zarówno klientów indywidualnych, jak i odbiorców hurtowych. Z WMS zdarza się dużo mniej pomyłek, a jeśli nawet taka sytuacja się pojawi, to możemy szybko zidentyfikować, co tak naprawdę się stało. I oczywiście odpowiednio zadziałać.

Obsługa reklamacji to nie jedyny obszar, który bezpośrednio oddziałuje na poziom obsługi klienta. System WMS ma gotową funkcjonalność do zarządzania gratisami i programem lojalnościowym.

Można nagrodzić klientów za regularne zamówienia, osiąganie kolejnych progów kwotowych, a także wysyłać im gratisy (np. produkty z nowej serii). Dobrze przygotowany program lojalnościowy przyda się do motywowania klientów i generowanie dodatkowego zysku.

Sprawniejsza współpraca z kontrahentami

Sprawna wymiana dokumentów w formie elektronicznej EDI, dedykowane etykiety, a także kody GS1 (znane z branży spożywczej) niosą za sobą ważne, dodatkowe informacje. Kontrahent po zeskanowaniu towaru od razu ma istotne dane i ich odzwierciedlenie w systemie.

Mniej papierologii

Wdrożenie systemu WMS powoduje znaczne ograniczenie dokumentacji papierowej. Wszystkie dokumenty są generowane i zapisywane w systemie, gwarantując ciągły dostęp do nich. A jeśli coś potrzeba wydrukować, możemy skorzystać z predefiniowanych lub niestandardowych widoków wydruku. 

Sprawny onboarding

Stanowiska pracownika magazynowego charakteryzuję się dużą rotacją. Nowe osoby muszą być odpowiednio przeszkolone, a za pomocą systemu WMS jesteśmy w stanie znacznie uprościć proces onboardingu. Nowy magazynier nie musi znać całego magazynu „na pamięć”, żeby sprawnie się po nim poruszać.

Wystarczy, że pracuje z kolektorem, który wskazuje miejsce, skąd trzeba pobrać towar i co dalej z nim zrobić. Oczywiście możliwe jest również wdrożenie systemów „pick by light” lub „pick by voice”, które bardzo mocno wpływają na efektywność pracy.

Zatem śmiało możemy powiedzieć, że system „myśli” za pracowników. Koniec z błędami i pomyłkami.

Słowem podsumowania o systemie magazynowym WMS

Przy pewnej skali biznesu działanie bez systemu WMS znacznie ogranicza biznes. Magazyny mają mniejszą przepustowość, pracownicy nie są w pełni efektywni, dochodzi do pomyłek, które powodują niepotrzebne nerwy.

System WMS rozwiąże wiele problemów, z którymi aktualnie się borykasz. Zachęcamy do zapoznania się z ofertą naszego rozwiązania.