Zapasy magazynowe – wszystko, co musisz wiedzieć

Z tego artykułu dowiesz się, czym różnią się FIFO, LIFO i FEFO, kiedy warto stosować każdą z tych metod i dlaczego w deklaracja „pracujemy na FIFO” nie wystarczy. W wielu magazynach mówi się o FIFO, ale w praktyce pracownicy często pobierają po prostu towar z najbliższej lokalizacji. W efekcie starsze partie zostają na regałach i mogą się przeterminować albo stracić na wartości. To prowadzi do reklamacji, strat i niepotrzebnych kosztów. Dlatego sposób rotacji towaru powinien być dopasowany do rodzaju produktów i wspierany przez odpowiedni system WMS oraz organizację magazynu. FIFO, LIFO i FEFO – co to znaczy? Właściwe zarządzanie zapasami ma duże znaczenie dla sprawnego funkcjonowania magazynu. Jednym z jego ważnych elementów jest ustalenie kolejności, w jakiej towary powinny być wydawane. W zależności od rodzaju produktów i ich właściwości stosuje się między innymi trzy popularne metody FIFO, LIFO oraz FEFO. FIFO (First In, First Out) oznacza zasadę „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”. Zgodnie z tą metodą jako pierwszy wydawany jest towar, który został przyjęty do magazynu najwcześniej. FIFO sprawdza się szczególnie w przypadku produktów, które powinny być przechowywane przez określony czas lub gdy ważne jest zachowanie odpowiedniej rotacji zapasów. LIFO (Last In, First Out) to zasada „ostatnie weszło, pierwsze wyszło”. W tym przypadku w pierwszej kolejności pobierany jest towar, który został przyjęty do magazynu jako ostatni. Metoda ta może być stosowana w przypadku wybranych rodzajów produktów i określonych warunków składowania. FEFO (First Expired, First Out) oznacza „pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi”. W tej metodzie najważniejszy jest termin przydatności produktu. Jako pierwszy wydawany jest towar, któremu najszybciej upływa termin ważności, niezależnie od tego, kiedy został przyjęty do magazynu. FEFO jest szczególnie istotne w przypadku produktów spożywczych, farmaceutycznych, kosmetycznych oraz innych towarów z określonym terminem przydatności. Najprościej można zapamiętać te zasady: FIFO – patrzymy na datę przyjęcia i wydajemy najstarszy towar. LIFO – pobieramy towar przyjęty jako ostatni. FEFO – patrzymy na termin ważności i wydajemy produkt, któremu najszybciej się on kończy. Wybór odpowiedniej metody powinien być dopasowany do rodzaju przechowywanego towaru, jego trwałości, warunków magazynowania oraz wymagań klientów. Dobrze dobrana metoda pozwala nie tylko uporządkować pracę magazynu, ale również ograniczyć ryzyko przeterminowania produktów, zmniejszyć straty i usprawnić rotację zapasów. Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak WMS pomaga zarządzać rotacją zapasów? Zobacz pozostałe artykuły Asiston. FIFO – pierwszy wszedł, pierwszy wychodzi FIFO oznacza, że najpierw wydajemy towar, który najwcześniej trafił do magazynu. Ta metoda sprawdza się wtedy, gdy produkty mogą się starzeć, tracić na wartości albo z czasem stać się mniej atrakcyjne dla klienta. Przykład: Do magazynu elektroniki trafiają kolejne dostawy tego samego modelu urządzenia. Jeśli starsze palety zostaną z tyłu regału, a pracownicy będą pobierać tylko te z przodu to najstarszy towar może długo zalegać w magazynie. FIFO działa najlepiej, gdy magazyn jest odpowiednio zorganizowany. Pomagają w tym np. regały przepływowe, które wymuszają określony kierunek przepływu palet. Warto jednak pamiętać, że najstarsza dostawa nie zawsze oznacza najstarszy towar. Dostawa przyjęta później może zawierać produkty wyprodukowane wcześniej. LIFO – ostatni wszedł, pierwszy wychodzi LIFO oznacza, że jako pierwszy wydajemy towar, który trafił do magazynu jako ostatni. W magazynach LIFO często nie jest świadomą strategią. Wynika po prostu ze sposobu składowania towaru. Przykład: W regale wjezdnym paleta wstawiona jako ostatnia może znajdować się najbliżej miejsca wyjazdu. To właśnie ją najłatwiej pobrać. LIFO może być dobrym rozwiązaniem dla towarów, które nie mają terminu ważności i nie tracą szybko swoich właściwości, np. niektórych materiałów budowlanych, profili stalowych czy kruszyw. Problem pojawia się wtedy, gdy starszy towar pozostaje zbyt długo w magazynie. Dlatego LIFO nie powinno być stosowane tam, gdzie ważna jest świeżość lub termin przydatności produktu. FEFO – pierwszy traci ważność, pierwszy wychodzi FEFO oznacza, że najpierw wydajemy towar, któremu najszybciej kończy się termin ważności. Ta metoda jest szczególnie ważna w magazynach: spożywczych, farmaceutycznych, kosmetycznych, chemicznych, oraz wszędzie tam, gdzie produkty mają określony termin przydatności. Przykład: Magazyn otrzymał dwie dostawy jogurtów. Dostawa z poniedziałku ma termin ważności za 20 dni, a dostawa z wtorku ma termin ważności za 12 dni. Według FIFO najpierw wydana zostałaby dostawa poniedziałkowa. Według FEFO – wtorkowa, ponieważ jej termin ważności kończy się wcześniej. Dlatego w takich magazynach FEFO jest często lepszym rozwiązaniem niż FIFO. FEFO potrzebuje dobrych danych. Żeby FEFO działało poprawnie, system musi wiedzieć, jaki produkt, z jakiej partii i z jakim terminem ważności znajduje się w magazynie. Informacje te mogą być zapisane na etykiecie i odczytywane za pomocą skanera. Pomagają w tym m.in. kody GS1, takie jak GS1-128 czy GS1 DataMatrix. Bez takich danych pracownicy muszą sprawdzać terminy ręcznie. Przy kilku produktach może to działać. Przy setkach lub tysiącach partii łatwo o pomyłkę. Dlatego FEFO bez odpowiedniego systemu WMS jest trudne do skutecznego utrzymania. System może automatycznie wskazywać pracownikowi partię, którą powinien pobrać w pierwszej kolejności. Którą metodę wybrać – porównanie Najważniejsze jest jednak to, że wybór metody to dopiero początek. Żeby rotacja rzeczywiście działała, trzeba połączyć ją z odpowiednim układem magazynu, oznaczeniem towarów i systemem WMS. Sama informacja, że stosujemy FIFO nie sprawi, że magazyn będzie pracował według FIFO. System i organizacja pracy muszą sprawić, żeby pracownik rzeczywiście pobrał właściwą partię. Umów bezpłatną prezentację i zobacz, jak wygląda pobieranie towaru z kontrolą partii na terminalu mobilnym. Fizyczny przepływ a wycena zapasów FIFO i LIFO mogą oznaczać nie tylko sposób wydawania towaru z magazynu, ale też sposób jego wyceny w księgowości. To jednak dwie różne kwestie. Magazyn może na przykład wydawać produkty według FEFO, czyli najpierw te z najkrótszym terminem ważności, a księgowość może stosować inną metodę wyceny. Fizyczny ruch towaru i sposób jego wyceny nie muszą więc być takie same. Warto też pamiętać, że LIFO nie jest dopuszczone przez międzynarodowe standardy rachunkowości, a polskie przepisy również nie wskazują tej metody jako jednej z dopuszczalnych. Dlatego wybór sposobu wyceny warto zawsze skonsultować z działem finansowym lub biegłym rewidentem. Jak stosować wybraną metodę w magazynie? Sama zasada FIFO czy FEFO nie wystarczy. Żeby działała w praktyce, potrzebne są trzy rzeczy: Dobre dane – system musi znać datę przyjęcia, numer partii i termin ważności towaru. Odpowiedni układ magazynu – pracownik musi mieć dostęp do właściwej palety lub produktu. Wskazania systemu – terminal powinien informować pracownika, co i z której lokalizacji ma pobrać. Jeśli któregoś z tych elementów brakuje, zasada rotacji może nie działać. Pracownik może wtedy pobrać towar, do którego ma po prostu najłatwiejszy dostęp. Jak Asiston wspiera rotację zapasów? Asiston rozwija systemy WMS i MES, dlatego na rotację zapasów patrzymy szerzej. Informacje o partii i terminie ważności powinny być wprowadzone raz, a następnie automatycznie przekazywane między systemami. Dzięki integracji ERP-WMS-MES pracownicy nie muszą wpisywać tych samych danych ponownie. Ważne są również odpowiednie terminale, skanery i etykiety. To właśnie one pomagają pracownikom prawidłowo identyfikować towary i realizować zasady FIFO lub FEFO. Nie trzeba od razu zmieniać całego magazynu. Dobrym rozwiązaniem jest rozpoczęcie od jednej strefy lub grupy produktów, sprawdzenie, czy proces działa, a następnie rozszerzenie go na kolejne obszary. Podsumowanie FIFO, LIFO i FEFO odpowiadają na różne potrzeby magazynu. FIFO oznacza wydawanie najstarszego towaru, FEFO – produktu z najbliższym terminem ważności, a LIFO – towaru przyjętego jako ostatni. Kluczowe jest jednak dopasowanie metody do rodzaju produktów i możliwości magazynu. System powinien obsługiwać partie oraz daty, a organizacja magazynu umożliwiać dostęp do właściwego towaru. Odpowiednia rotacja pomaga ograniczyć przeterminowanie, straty i błędy podczas inwentaryzacji. Jeśli chcesz sprawdzić, jak można to zastosować w Twoim magazynie, zapraszamy do rozmowy z ekspertami Asiston.