Obligatoryjny KSeF – pytania i wątpliwości przedsiębiorców

W 2024 r. polski rynek czeka rewolucja związana z wdrożeniem przez Ministerstwo Finansów Krajowego Systemu e-Faktur oraz obowiązku stosowania wyłącznie elektronicznej formy ustrukturyzowanej faktury. Dla firm oznacza to wprowadzenie nowych obowiązków. Poniżej odpowiadamy na pytania, które w związku z KSeF zadają przedsiębiorcy.

Z jakimi kosztami musi liczyć się firma przygotowując się do stosowania faktury ustrukturyzowanej i do pracy z KSeF?

Niewątpliwie zdecydowana większość przedsiębiorstw będzie musiała ponieść koszty związane z adaptacją organizacji do nowych uwarunkowań prawnych. Skala wydatków zależy od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, ilość wystawianych w ciągu miesiąca dokumentów, rodzaj użytkowanych obecnie narzędzi informatycznych i techniczne możliwości ich dostosowania do zmian w prawie, czy sposób organizacji pracy w zakresie wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż.

Jednym z istotnych składników kosztów może być dostosowanie oprogramowania do właściwego fakturowania. Jeżeli producent dotychczas użytkowanych w firmie rozwiązań nie udostępni ich nowych wersji stosownie do zmian w przepisach, przedsiębiorstwa mogą stanąć wobec konieczności zakupu i wdrożenia alternatywnych rozwiązań albo będą musiały ponieść koszty związane z pracą programistów, którzy zaktualizują użytkowane systemy.

Kolejny wydatek wiąże się z przysposobieniem pracowników do pracy z fakturami ustrukturyzowanymi. Takie szkolenia powinny odbywać się już w oparciu o dedykowane oprogramowanie dostosowane do nowych przepisów. Ponieważ wdrażana przez Ministerstwo Finansów faktura jest bardzo rozbudowana – składa się z kilkuset pól (wielu z nich nie trzeba wypełniać, a niektóre są opcjonalne, tzn. konieczne do wypełnienia po spełnieniu przez firmę określonych warunków) – nie można zakładać, że pracownicy bez odpowiedniego przygotowania będą wiedzieli, jak we właściwy sposób przygotowywać faktury sprzedaży. A przecież zachowanie zgodności danych z ustaloną strukturą jest konieczne ze względu na to, że KSeF w przypadku nieprawidłowego przygotowania faktury odrzuci ją, co będzie tożsame z jej niewystawieniem.

Szkolenia na pewno będą niezbędne w firmach, które wystawiają głównie faktury papierowe lub zwykłe pdf-y z pomocą arkusza kalkulacyjnego. Nieco łatwiej może być tym podmiotom, które już dziś do fakturowania wykorzystują dedykowane oprogramowanie zintegrowane z innymi systemami wspomagającymi działalność przedsiębiorstwa (np. z systemem ERP) – o ile dostawcy rozwiązań zapewnią aktualizację.

Poziom kosztów adaptacji zależy również od sposobu organizacji sprzedaży. Jeżeli faktury wystawia większe grono pracowników albo firma posiada wiele punktów sprzedaży, w których wystawiane są dokumenty, w takich organizacjach koszty przysposobienia pracowników będą odpowiednio wyższe.

Koszty analiz procesów biznesowych, oceny ryzyka oraz ustalenia optymalnego zarządzania uprawnieniami pracowników

Wejście w życie obligatoryjnego KSeF spowoduje, że firmy, oprócz przysposobienia do właściwego generowania ustrukturyzowanych e-faktur, będą musiały przeanalizować procesy biznesowe wewnątrz organizacji.

Dlaczego? Według nowych przepisów zmieni się zasada ustalania daty wystawienia faktury. Nie będzie nią moment wygenerowania faktury w firmowym oprogramowaniu, lecz moment jej akceptacji w KSeF. W praktyce może dochodzić do sytuacji, w których data wystawienia faktury w KSeF będzie późniejsza od tej, w której przygotowano dokument w oprogramowaniu firmowym. Dla przykładu: w programie do fakturowania użytkownik może wysłać fakturę do KSeF, ale po stronie KSeF może ona nie przejść pomyślnej weryfikacji albo proces akceptacji może się wydłużyć, tak że data przyjęcia faktury w KSeF przypadnie kolejnego dnia. Ze względu na możliwe konsekwencje podatkowe i księgowe firmy powinny unikać takiego ryzyka, szczególnie na przełomie miesięcy. Również ze względu na częste powiązanie terminów płatności z datami wystawienia faktur przedsiębiorstwa powinny dążyć do tego, by wdrożyć u siebie mechanizmy i zasady działania, które pozwolą mieć możliwie pełną kontrolę daty akceptacji faktury w KSeF. Identyfikacja wszelkiego ryzyka związanego z dopilnowaniem dat wystawienia faktur oraz zastosowanie odpowiednich rozwiązań to dla każdego podmiotu dodatkowe koszty, choćby czasu pracy osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie w firmie organizacyjnych zmian adaptacyjnych.

W niektórych przypadkach konieczne będzie także przeprowadzenie analizy ryzyka i uprawnień pracowników w obszarze obiegu e-faktur między podmiotami. Wraz z projektowanymi zmianami prawnymi w zakresie KSeF powstają rozwiązania (np. Symfonia KSeF), które automatyzują komunikację oprogramowania firmowego a KSeF i dodatkowo pozwalają udostępniać ustrukturyzowane e-faktury uprawnionym do tego innym podmiotom – powiązanym kapitałowo, wybranym kontrahentom czy biurom rachunkowym. Nowe funkcjonalności z jednej strony mogą istotnie wspierać działalność, natomiast ich wdrażanie wymaga precyzyjnego ustalenia uprawnień użytkowników, tak aby zachować bezpieczeństwo informacji poufnych. Ustalanie zasad wymiany faktur między firmami i konfiguracja uprawnień również pociąga konieczność poświęcenia na to czasu.

KSeF wyeliminuje duplikaty faktur. Jak to będzie rzutowało na działalność firm?

Rzeczywiście, po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF nie będzie można wystawiać duplikatów faktur, ale też nie będzie takiej potrzeby. KSeF działa jako centralna, urzędowa baza danych, a zatem z perspektywy przedsiębiorcy, po tym jak dana faktura trafi do systemu, zostanie przez niego zaakceptowana i zostanie nadany jej numer ewidencyjny, nie może ona zostać zagubiona. Nabywca, który będzie chciał otrzymać duplikat, po prostu pobierze właściwą fakturę z zasobów KSeF.

Czy obowiązek korzystania z KSeF oznacza, że trzeba nauczyć się pracy w tym systemie?

Nie, natomiast każdy wystawca faktury powinien nauczyć się, jak prawidłowo wygenerować fakturę ustrukturyzowaną, jak ją przesłać do KSeF i jak z systemu pobierać e-faktury zakupowe. Poza tym na początku przygody z KSeF konieczne jest uwierzytelnienie w tym systemie użytkownika. Osoby fizyczne, prowadzące działalność gospodarczą oraz będące oddelegowanymi pracownikami osób prawnych, mogą uwierzytelnić się w KSeF za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub poprzez token wygenerowany przez KSEF (po uwierzytelnieniu w jednej z powyższych form). Podmioty niebędące osobami fizycznymi uwierzytelniają się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Wszystkie podmioty mogą też uwierzytelnić się składając we właściwym urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA.

Z samego KSeF bezpośrednio się nie korzysta. Wystawcy i odbiorcy faktur mają możliwość wyboru, czy do współpracy z KSeF chcą wykorzystać własne (komercyjne) oprogramowanie, czy też udostępnioną bezpłatnie przez resort finansów Aplikację Podatnika KSeF. Wszystkie rozwiązania, które komunikują się z KSeF, wykorzystują do tego API, czyli interfejs programistyczny, który pozwala zintegrować się z innym oprogramowaniem. Symfonia również udostępnia dedykowane narzędzie do automatycznej komunikacji z KSeF – aplikację Symfonia KSeF.

Czy po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF możliwe będzie fakturowanie poza tym systemem? Jakie przewidziano wyjątki?

Ustawa nie przewiduje żadnych wyjątków, co w praktyce oznacza, że każda faktura wystawiona dla kontrahenta polskiego (tj. zarejestrowanego w Rzeczypospolitej Polskiej) będzie musiała zostać zarejestrowana w KSeF i „przejść” przez ten system. Przepisy wyeliminują alternatywne obiegi czy modele wymiany faktur między podmiotami, nie tylko w B2B, ale także w B2C i B2G. W każdym przypadku wystawca faktury będzie mógł oczywiście wydać nabywcy wydruk faktury ustrukturyzowanej lub przesłać mailem plik PDF, natomiast ten sam dokument w formie ustrukturyzowanej e-faktury będzie musiał wcześniej zostać przesłany do KSeF i tam uzyskać unikatowy numer identyfikacyjny.

Co do zasady, po wejściu w życie nowych przepisów, faktura staje się dokumentem księgowym dopiero w momencie jej zatwierdzenia w KSeF. Nie ma więc technicznych możliwości posługiwania się fakturami jako dokumentami księgowymi z pominięciem KSeF. Dotyczy to także faktur uproszczonych i korekt faktur.