Obligatoryjny KSeF – pytania i wątpliwości przedsiębiorców

W 2024 r. polski rynek czeka rewolucja związana z wdrożeniem przez Ministerstwo Finansów Krajowego Systemu e-Faktur oraz obowiązku stosowania wyłącznie elektronicznej formy ustrukturyzowanej faktury. Dla firm oznacza to wprowadzenie nowych obowiązków. Poniżej odpowiadamy na pytania, które w związku z KSeF zadają przedsiębiorcy.

Z jakimi kosztami musi liczyć się firma przygotowując się do stosowania faktury ustrukturyzowanej i do pracy z KSeF?

Niewątpliwie zdecydowana większość przedsiębiorstw będzie musiała ponieść koszty związane z adaptacją organizacji do nowych uwarunkowań prawnych. Skala wydatków zależy od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, ilość wystawianych w ciągu miesiąca dokumentów, rodzaj użytkowanych obecnie narzędzi informatycznych i techniczne możliwości ich dostosowania do zmian w prawie, czy sposób organizacji pracy w zakresie wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż.

Jednym z istotnych składników kosztów może być dostosowanie oprogramowania do właściwego fakturowania. Jeżeli producent dotychczas użytkowanych w firmie rozwiązań nie udostępni ich nowych wersji stosownie do zmian w przepisach, przedsiębiorstwa mogą stanąć wobec konieczności zakupu i wdrożenia alternatywnych rozwiązań albo będą musiały ponieść koszty związane z pracą programistów, którzy zaktualizują użytkowane systemy.

Kolejny wydatek wiąże się z przysposobieniem pracowników do pracy z fakturami ustrukturyzowanymi. Takie szkolenia powinny odbywać się już w oparciu o dedykowane oprogramowanie dostosowane do nowych przepisów. Ponieważ wdrażana przez Ministerstwo Finansów faktura jest bardzo rozbudowana – składa się z kilkuset pól (wielu z nich nie trzeba wypełniać, a niektóre są opcjonalne, tzn. konieczne do wypełnienia po spełnieniu przez firmę określonych warunków) – nie można zakładać, że pracownicy bez odpowiedniego przygotowania będą wiedzieli, jak we właściwy sposób przygotowywać faktury sprzedaży. A przecież zachowanie zgodności danych z ustaloną strukturą jest konieczne ze względu na to, że KSeF w przypadku nieprawidłowego przygotowania faktury odrzuci ją, co będzie tożsame z jej niewystawieniem.

Szkolenia na pewno będą niezbędne w firmach, które wystawiają głównie faktury papierowe lub zwykłe pdf-y z pomocą arkusza kalkulacyjnego. Nieco łatwiej może być tym podmiotom, które już dziś do fakturowania wykorzystują dedykowane oprogramowanie zintegrowane z innymi systemami wspomagającymi działalność przedsiębiorstwa (np. z systemem ERP) – o ile dostawcy rozwiązań zapewnią aktualizację.

Poziom kosztów adaptacji zależy również od sposobu organizacji sprzedaży. Jeżeli faktury wystawia większe grono pracowników albo firma posiada wiele punktów sprzedaży, w których wystawiane są dokumenty, w takich organizacjach koszty przysposobienia pracowników będą odpowiednio wyższe.

Koszty analiz procesów biznesowych, oceny ryzyka oraz ustalenia optymalnego zarządzania uprawnieniami pracowników

Wejście w życie obligatoryjnego KSeF spowoduje, że firmy, oprócz przysposobienia do właściwego generowania ustrukturyzowanych e-faktur, będą musiały przeanalizować procesy biznesowe wewnątrz organizacji.

Dlaczego? Według nowych przepisów zmieni się zasada ustalania daty wystawienia faktury. Nie będzie nią moment wygenerowania faktury w firmowym oprogramowaniu, lecz moment jej akceptacji w KSeF. W praktyce może dochodzić do sytuacji, w których data wystawienia faktury w KSeF będzie późniejsza od tej, w której przygotowano dokument w oprogramowaniu firmowym. Dla przykładu: w programie do fakturowania użytkownik może wysłać fakturę do KSeF, ale po stronie KSeF może ona nie przejść pomyślnej weryfikacji albo proces akceptacji może się wydłużyć, tak że data przyjęcia faktury w KSeF przypadnie kolejnego dnia. Ze względu na możliwe konsekwencje podatkowe i księgowe firmy powinny unikać takiego ryzyka, szczególnie na przełomie miesięcy. Również ze względu na częste powiązanie terminów płatności z datami wystawienia faktur przedsiębiorstwa powinny dążyć do tego, by wdrożyć u siebie mechanizmy i zasady działania, które pozwolą mieć możliwie pełną kontrolę daty akceptacji faktury w KSeF. Identyfikacja wszelkiego ryzyka związanego z dopilnowaniem dat wystawienia faktur oraz zastosowanie odpowiednich rozwiązań to dla każdego podmiotu dodatkowe koszty, choćby czasu pracy osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie w firmie organizacyjnych zmian adaptacyjnych.

W niektórych przypadkach konieczne będzie także przeprowadzenie analizy ryzyka i uprawnień pracowników w obszarze obiegu e-faktur między podmiotami. Wraz z projektowanymi zmianami prawnymi w zakresie KSeF powstają rozwiązania (np. Symfonia KSeF), które automatyzują komunikację oprogramowania firmowego a KSeF i dodatkowo pozwalają udostępniać ustrukturyzowane e-faktury uprawnionym do tego innym podmiotom – powiązanym kapitałowo, wybranym kontrahentom czy biurom rachunkowym. Nowe funkcjonalności z jednej strony mogą istotnie wspierać działalność, natomiast ich wdrażanie wymaga precyzyjnego ustalenia uprawnień użytkowników, tak aby zachować bezpieczeństwo informacji poufnych. Ustalanie zasad wymiany faktur między firmami i konfiguracja uprawnień również pociąga konieczność poświęcenia na to czasu.

KSeF wyeliminuje duplikaty faktur. Jak to będzie rzutowało na działalność firm?

Rzeczywiście, po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF nie będzie można wystawiać duplikatów faktur, ale też nie będzie takiej potrzeby. KSeF działa jako centralna, urzędowa baza danych, a zatem z perspektywy przedsiębiorcy, po tym jak dana faktura trafi do systemu, zostanie przez niego zaakceptowana i zostanie nadany jej numer ewidencyjny, nie może ona zostać zagubiona. Nabywca, który będzie chciał otrzymać duplikat, po prostu pobierze właściwą fakturę z zasobów KSeF.

Czy obowiązek korzystania z KSeF oznacza, że trzeba nauczyć się pracy w tym systemie?

Nie, natomiast każdy wystawca faktury powinien nauczyć się, jak prawidłowo wygenerować fakturę ustrukturyzowaną, jak ją przesłać do KSeF i jak z systemu pobierać e-faktury zakupowe. Poza tym na początku przygody z KSeF konieczne jest uwierzytelnienie w tym systemie użytkownika. Osoby fizyczne, prowadzące działalność gospodarczą oraz będące oddelegowanymi pracownikami osób prawnych, mogą uwierzytelnić się w KSeF za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub poprzez token wygenerowany przez KSEF (po uwierzytelnieniu w jednej z powyższych form). Podmioty niebędące osobami fizycznymi uwierzytelniają się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Wszystkie podmioty mogą też uwierzytelnić się składając we właściwym urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA.

Z samego KSeF bezpośrednio się nie korzysta. Wystawcy i odbiorcy faktur mają możliwość wyboru, czy do współpracy z KSeF chcą wykorzystać własne (komercyjne) oprogramowanie, czy też udostępnioną bezpłatnie przez resort finansów Aplikację Podatnika KSeF. Wszystkie rozwiązania, które komunikują się z KSeF, wykorzystują do tego API, czyli interfejs programistyczny, który pozwala zintegrować się z innym oprogramowaniem. Symfonia również udostępnia dedykowane narzędzie do automatycznej komunikacji z KSeF – aplikację Symfonia KSeF.

Czy po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF możliwe będzie fakturowanie poza tym systemem? Jakie przewidziano wyjątki?

Ustawa nie przewiduje żadnych wyjątków, co w praktyce oznacza, że każda faktura wystawiona dla kontrahenta polskiego (tj. zarejestrowanego w Rzeczypospolitej Polskiej) będzie musiała zostać zarejestrowana w KSeF i „przejść” przez ten system. Przepisy wyeliminują alternatywne obiegi czy modele wymiany faktur między podmiotami, nie tylko w B2B, ale także w B2C i B2G. W każdym przypadku wystawca faktury będzie mógł oczywiście wydać nabywcy wydruk faktury ustrukturyzowanej lub przesłać mailem plik PDF, natomiast ten sam dokument w formie ustrukturyzowanej e-faktury będzie musiał wcześniej zostać przesłany do KSeF i tam uzyskać unikatowy numer identyfikacyjny.

Co do zasady, po wejściu w życie nowych przepisów, faktura staje się dokumentem księgowym dopiero w momencie jej zatwierdzenia w KSeF. Nie ma więc technicznych możliwości posługiwania się fakturami jako dokumentami księgowymi z pominięciem KSeF. Dotyczy to także faktur uproszczonych i korekt faktur.

Przeczytaj również:

KSeF

Pola dodatkowe na fakturach KSeF

W wielu firmach – zwłaszcza o rozbudowanej strukturze organizacyjnej lub działających w modelu oddziałowym – prawidłowe przetwarzanie faktur oraz kolejne etapy obiegu dokumentów (w tym realizacja płatności za dostawy) są uzależnione od tego, czy dokument zawiera dodatkowe informacje umożliwiające identyfikację kosztu. Do takich danych należą m.in. numer zamówienia, identyfikator oddziału odbiorcy, kody EAN towarów czy właściwe oznaczenie projektu. Do tej pory takie dane można było dopisywać w polach pozycji faktury, w uwagach lub notatkach, a także na indywidualnie przygotowanych szablonach dokumentów sprzedaży. Problem w tym, że e-faktura w KSeF ma ściśle określoną strukturę XML, w której obsługa pól dodatkowych wymaga skonfigurowania dodatkowych ustawień, a indywidualny szablon dokumentu po prostu nie istnieje. Jak zatem dostarczać te informacje w sposób zgodny z KSeF i oczekiwaniami dużych kontrahentów? Czym są i do czego służą pola dodatkowe na fakturach? W ujęciu biznesowym pola dodatkowe to informacje, które nie wynikają wprost z obowiązków podatkowych, ale są ważne z perspektywy obsługi transakcji po stronie sprzedawcy i nabywcy. Zwykle służą do powiązania faktury z procesem handlowo-logistycznym, czyli np. zamówieniem, dostawą, projektem, kampanią czy wewnętrznym numerem referencyjnym. Przed wdrożeniem KSeF takie informacje można było dodać na wiele różnych sposobów – do pozycji sprzedaży na dokumencie, na wydrukach, do dokumentu sprzedaży albo w listach i filtrach w systemach ERP. Problem w tym, że Krajowy System e-Faktur nie pozwala na taką dowolność, bo narzuca jednolity, zdefiniowany format danych. Struktura FA(3) a pola dodatkowe na fakturze – co się zmienia? W KSeF 2.0, który zacznie obowiązywać już od 1 lutego 2026 r., wykorzystywana będzie nowa struktura e-faktury: FA(3). Jej układ składa się z jasno określonych bloków, takich jak Nagłówek, Podmiot1, Podmiot2, Podmiot3, Podmiot Upoważniony, część zasadnicza Faktury (pozycje), a także Stopka czy Warunki Transakcji. W schemacie FA(3) jest także miejsce na pewne fakultatywne elementy dotyczące danych operacyjnych, któremożna przekazywać na dwa sposoby: w ramach pól opcjonalnych, czyli takich, które zostały już zdefiniowane w strukturze XML KSeF. Do tej kategorii należą m.in.: adres e-mail dostawcy, informacje o transporcie, numery zamówień lub WZ, czy numer i data umowy. Aby móc z nich korzystać, wystarczy wskazać w systemie, które wartości z faktury mają zostać umieszczone w odpowiednich polach pliku XML. w ramach pól dodatkowych, czyli takich, które są tworzone przez użytkownika. W tym przypadku, oprócz wartości, należy określić własną nazwę (klucz) pola, która zostanie zapisana w pliku XML. Mechanizm ten służy do przekazywania danych, które wykraczającą poza zestaw elementów określonych przez Ministerstwo Finansów i przeznaczony jest do przekazywania specyficznego np. dla wybranej branży zestawu danych: np. numer Projektu, nazwa i etap inwestycji budowlanej, identyfikator surowca czy numer wytopu. Wartości tych pól prezentowane są też w obrazie faktury, generowanym na podstawie schemy XML. Brak zdefiniowania pól dodatkowych na fakturze KSeF może stanowić dla przedsiębiorców duży problem W wielu branżach informacje umieszczane dotąd w polach dodatkowych nie są kosmetycznym dodatkiem, ale elementem niezbędnym do poprawnego rozliczenia transakcji. Dotyczy to szczególnie firm działających w łańcuchach dostaw – od motoryzacji, przez produkcję, po handel detaliczny – gdzie każda faktura musi być jednoznacznie powiązana z zamówieniem, dokumentem dostawy czy numerem projektu. Dokument ten musi trafić też w odpowiednie miejsce, do odpowiedniego oddziału, co będzie szczególnym wyzwaniem dla przedsiębiorstw pracujących na jednym NIP, posiadającym rozbudowaną strukturę oddziałów terenowych, jak np. sieci sklepów. Brak możliwości swobodnego umieszczenia dodatkowych danych w strukturze e-faktury niesie ryzyko czysto operacyjne, skutkujące m.in.: odrzuceniem dokumentu przez system odbiorcy, opóźnieniem płatności, wynikającym z wydłużonym procesem akceptacji koniecznością przesyłania dodatkowych wyjaśnień, a w skrajnych przypadkach: zatorów płatniczych. – Takie sytuacje nie są czysto teoretyczne – znamy przykłady dostawców do dużych sieci handlowych, którzy często słyszą, że faktura bez określonego numeru zamówienia czy kodu GLN nie zostanie przyjęta. W branży motoryzacyjnej zdarzają się analogiczne sytuacje dotyczące numerów dostaw czy zleceń produkcyjnych. W praktyce oznacza to, że nawet drobna nieścisłość w danych może zablokować, albo znacznie opóźnić płatność za całą dostawę – komentuje Łukasz Banachowicz, kierownik projektu KSeF w Symfonii Mapowanie pól dodatkowych na fakturach KSeF Mapowanie pól dodatkowych to proces, który pozwala przełożyć dane pochodzące z systemu (z faktury czy innych danych w ERP) na strukturę XML wymaganą przez KSeF. W wielu firmach jest on niezbędny, ponieważ e-faktura nie może zawierać informacji w dowolnym miejscu – konieczne jest jednoznaczne wskazanie, które pola z dokumentu mają trafić do konkretnych elementów schemy faktury FA(3). W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca musi określić nie tylko jakie dane chce przekazywać odbiorcy, lecz także gdzie zostaną one zapisane w przekazywanym pliku XML KSeF: wykorzystując istniejące w strukturze pola czy utworzyć własne? To często narzucane jest przez jego odbiorców, którzy przekazali swoje wymagania dotyczące procesów KSeF. Dopiero takie przyporządkowanie umożliwia poprawne odczytanie informacji przez systemy kontrahentów oraz minimalizuje ryzyko odrzucenia faktury przez KSeF. Block Quote Jak działa obsługa faktur z polami dodatkowymi w Symfonii Handel? W Symfonii Handel obsługa dodatkowych informacji na fakturach została oparta na prostym założeniu: użytkownik decyduje, jakie dane są biznesowo istotne, a system pomaga je umieścić we właściwych miejscach struktury KSeF. Służy do tego okno „Informacje dodatkowe do dokumentu”, dostępne z formatki faktury oraz Ustawienia KSeF. Dane podzielono tam na zakładki, takie jak: rozliczenie, płatność, rachunki bankowe, umowa i zamówienie, partie towaru czy transport. Administrator systemu może włączyć tę funkcjonalność globalnie oraz określić, które pola mają być w ogóle wysyłane do KSeF, a które dane z faktury pozostaną wyłącznie „na użytek wewnętrzny”. Podczas konfiguracji tej funkcji użytkownik może wskazać także źródła, z których mają być pobierane dane. Dzięki temu cały proces związany z uzupełnianiem tego typu informacji zachodzi w sposób automatyczny. Przykład zastosowania – numer projektu, zamówienia lub WZ Aby lepiej zrozumieć działanie tego mechanizmu, przeanalizujmy go na przykładzie firmy realizującej dostawy w ramach różnych projektów swoich odbiorców. Takie przedsiębiorstwo może zdefiniować na dokumencie sprzedaży pole własne „Nr projektu” i oznaczyć je jako przekazywane do KSeF. Podczas wystawiania faktury numer projektu jest wpisywany w dobrze znanym miejscu w Symfonii, a system automatycznie umieszcza tę informację w sekcji DodatkowyOpis w strukturze FA(3). Analogicznie można obsłużyć inne dane, takie jak numery zamówień obcych, dokumentów WZ, dodatkowe adresy dostawy, indywidualne rachunki wirtualne SIMP czy kody GTIN, PKWiU lub CN. Administrator systemu wskazuje źródło danych (np. pole własne dokumentu lub kartotekę towaru), a program dba o ich poprawne „osadzenie” w odpowiednich elementach struktury XML e-faktury. Ciekawym przykładem wykorzystania pól dodatkowych jest także obsługa rabatów procentowych. Ponieważ struktura KSeF nie przewiduje odrębnego pola dla rabatu procentowego — dostępne jest jedynie pole dla rabatu kwotowego (P_10) — Symfonia Handel oferuje rozwiązanie alternatywne. Po włączeniu opcji automatycznego przesyłania rabatu procentowego do sekcji DodatkowyOpis, informacja o wysokości udzielonej obniżki procentowej pojawia się przy odpowiednich pozycjach e-faktury. W niektórych przypadkach przekazywanie dodatkowych danych przestaje być jednak udogodnieniem, a staje się koniecznością. Przykładem są dostawcy współpracujący z sieciami handlowymi, którzy już dziś otrzymują szczegółowe wytyczne określające, jakie informacje powinny znaleźć się w konkretnych sekcjach faktury XML KSeF. Jednym z kluczowych pól w takim scenariuszu jest GLN (Global Location Number), służący do identyfikacji lokalizacji oddziału — w przypadku sieci sklepów będzie to konkretny market. Brak uzupełnienia tej wartości powoduje, że faktura trafia do wspólnego „worka” dokumentów bez jednoznacznej identyfikacji miejsca realizacji dostawy, co znacząco utrudnia jej dalsze procesowanie. Pola dodatkowe pod kontrolą Mechanizmy obsługi pól dodatkowych w Symfonii Handel pozwalają firmom odzyskać kontrolę nad danymi, które dotychczas funkcjonowały w wielu miejscach i w różnych formatach. Dzięki automatycznemu mapowaniu do struktury FA(3) informacje takie jak numery zamówień, dokumentów WZ, dane dotyczące dostaw czy identyfikatory projektów trafiają dokładnie do tych elementów e-faktury, w których oczekuje ich kontrahent. W efekcie znika potrzeba stosowania OCR, czyli odczytywania danych z dokumentu w formie obrazu i przekształcania ich na dane strukturalne, a wraz z nią ryzyko błędów i niejednoznaczności, które często towarzyszą takiemu procesowi. Takie podejście odciąża użytkowników i ogranicza ryzyko błędów: po pierwsze, dane są walidowane pod kątem wymagań KSeF (format, długość, liczba wpisów), co zmniejsza ryzyko odrzucenia faktury, po drugie, raz skonfigurowane mapowanie pól działa powtarzalnie – użytkownik nie musi za każdym razem zastanawiać się, gdzie wpisać numer zamówienia czy nazwę dostawy, żeby kontrahent go „zobaczył” w swoim systemie, po trzecie, firma zyskuje możliwość pogodzenia sztywnej struktury FA(3) z bardzo konkretnymi wymaganiami dużych odbiorców – bez ręcznego dopisywania, kombinowania na wydrukach i dodatkowych, nieformalnych obiegów informacji poza fakturą. Nie wiesz, jak poradzić sobie obsługą pól dodatkowych w KSeF? Zobacz, jak robią to inni przedsiębiorcy! Musisz przekazywać dodatkowe informacje, ale nie wiesz, jak umieścić je w fakturze KSeF? Szukasz sposobu, który uporządkuje i zautomatyzuje ten proces? Obejrzyj kolejny odcinek wideocastu Zielonej Linii Symfonii i posłuchaj, jak Piotr Malesa, dyrektor marketingu i logistyki w firmie PROVITUS, wyjaśnia, w jaki sposób mapowanie pól własnych w Symfonia Handel pomaga uniknąć odrzuconych faktur i usprawnia obieg dokumentów wymaganych przez odbiorców.

Symfonia

19 grudzień 2025