Obligatoryjny KSeF – pytania i wątpliwości przedsiębiorców

W 2024 r. polski rynek czeka rewolucja związana z wdrożeniem przez Ministerstwo Finansów Krajowego Systemu e-Faktur oraz obowiązku stosowania wyłącznie elektronicznej formy ustrukturyzowanej faktury. Dla firm oznacza to wprowadzenie nowych obowiązków. Poniżej odpowiadamy na pytania, które w związku z KSeF zadają przedsiębiorcy.

Z jakimi kosztami musi liczyć się firma przygotowując się do stosowania faktury ustrukturyzowanej i do pracy z KSeF?

Niewątpliwie zdecydowana większość przedsiębiorstw będzie musiała ponieść koszty związane z adaptacją organizacji do nowych uwarunkowań prawnych. Skala wydatków zależy od wielu czynników, takich jak wielkość firmy, ilość wystawianych w ciągu miesiąca dokumentów, rodzaj użytkowanych obecnie narzędzi informatycznych i techniczne możliwości ich dostosowania do zmian w prawie, czy sposób organizacji pracy w zakresie wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż.

Jednym z istotnych składników kosztów może być dostosowanie oprogramowania do właściwego fakturowania. Jeżeli producent dotychczas użytkowanych w firmie rozwiązań nie udostępni ich nowych wersji stosownie do zmian w przepisach, przedsiębiorstwa mogą stanąć wobec konieczności zakupu i wdrożenia alternatywnych rozwiązań albo będą musiały ponieść koszty związane z pracą programistów, którzy zaktualizują użytkowane systemy.

Kolejny wydatek wiąże się z przysposobieniem pracowników do pracy z fakturami ustrukturyzowanymi. Takie szkolenia powinny odbywać się już w oparciu o dedykowane oprogramowanie dostosowane do nowych przepisów. Ponieważ wdrażana przez Ministerstwo Finansów faktura jest bardzo rozbudowana – składa się z kilkuset pól (wielu z nich nie trzeba wypełniać, a niektóre są opcjonalne, tzn. konieczne do wypełnienia po spełnieniu przez firmę określonych warunków) – nie można zakładać, że pracownicy bez odpowiedniego przygotowania będą wiedzieli, jak we właściwy sposób przygotowywać faktury sprzedaży. A przecież zachowanie zgodności danych z ustaloną strukturą jest konieczne ze względu na to, że KSeF w przypadku nieprawidłowego przygotowania faktury odrzuci ją, co będzie tożsame z jej niewystawieniem.

Szkolenia na pewno będą niezbędne w firmach, które wystawiają głównie faktury papierowe lub zwykłe pdf-y z pomocą arkusza kalkulacyjnego. Nieco łatwiej może być tym podmiotom, które już dziś do fakturowania wykorzystują dedykowane oprogramowanie zintegrowane z innymi systemami wspomagającymi działalność przedsiębiorstwa (np. z systemem ERP) – o ile dostawcy rozwiązań zapewnią aktualizację.

Poziom kosztów adaptacji zależy również od sposobu organizacji sprzedaży. Jeżeli faktury wystawia większe grono pracowników albo firma posiada wiele punktów sprzedaży, w których wystawiane są dokumenty, w takich organizacjach koszty przysposobienia pracowników będą odpowiednio wyższe.

Koszty analiz procesów biznesowych, oceny ryzyka oraz ustalenia optymalnego zarządzania uprawnieniami pracowników

Wejście w życie obligatoryjnego KSeF spowoduje, że firmy, oprócz przysposobienia do właściwego generowania ustrukturyzowanych e-faktur, będą musiały przeanalizować procesy biznesowe wewnątrz organizacji.

Dlaczego? Według nowych przepisów zmieni się zasada ustalania daty wystawienia faktury. Nie będzie nią moment wygenerowania faktury w firmowym oprogramowaniu, lecz moment jej akceptacji w KSeF. W praktyce może dochodzić do sytuacji, w których data wystawienia faktury w KSeF będzie późniejsza od tej, w której przygotowano dokument w oprogramowaniu firmowym. Dla przykładu: w programie do fakturowania użytkownik może wysłać fakturę do KSeF, ale po stronie KSeF może ona nie przejść pomyślnej weryfikacji albo proces akceptacji może się wydłużyć, tak że data przyjęcia faktury w KSeF przypadnie kolejnego dnia. Ze względu na możliwe konsekwencje podatkowe i księgowe firmy powinny unikać takiego ryzyka, szczególnie na przełomie miesięcy. Również ze względu na częste powiązanie terminów płatności z datami wystawienia faktur przedsiębiorstwa powinny dążyć do tego, by wdrożyć u siebie mechanizmy i zasady działania, które pozwolą mieć możliwie pełną kontrolę daty akceptacji faktury w KSeF. Identyfikacja wszelkiego ryzyka związanego z dopilnowaniem dat wystawienia faktur oraz zastosowanie odpowiednich rozwiązań to dla każdego podmiotu dodatkowe koszty, choćby czasu pracy osób odpowiedzialnych za przeprowadzenie w firmie organizacyjnych zmian adaptacyjnych.

W niektórych przypadkach konieczne będzie także przeprowadzenie analizy ryzyka i uprawnień pracowników w obszarze obiegu e-faktur między podmiotami. Wraz z projektowanymi zmianami prawnymi w zakresie KSeF powstają rozwiązania (np. Symfonia KSeF), które automatyzują komunikację oprogramowania firmowego a KSeF i dodatkowo pozwalają udostępniać ustrukturyzowane e-faktury uprawnionym do tego innym podmiotom – powiązanym kapitałowo, wybranym kontrahentom czy biurom rachunkowym. Nowe funkcjonalności z jednej strony mogą istotnie wspierać działalność, natomiast ich wdrażanie wymaga precyzyjnego ustalenia uprawnień użytkowników, tak aby zachować bezpieczeństwo informacji poufnych. Ustalanie zasad wymiany faktur między firmami i konfiguracja uprawnień również pociąga konieczność poświęcenia na to czasu.

KSeF wyeliminuje duplikaty faktur. Jak to będzie rzutowało na działalność firm?

Rzeczywiście, po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF nie będzie można wystawiać duplikatów faktur, ale też nie będzie takiej potrzeby. KSeF działa jako centralna, urzędowa baza danych, a zatem z perspektywy przedsiębiorcy, po tym jak dana faktura trafi do systemu, zostanie przez niego zaakceptowana i zostanie nadany jej numer ewidencyjny, nie może ona zostać zagubiona. Nabywca, który będzie chciał otrzymać duplikat, po prostu pobierze właściwą fakturę z zasobów KSeF.

Czy obowiązek korzystania z KSeF oznacza, że trzeba nauczyć się pracy w tym systemie?

Nie, natomiast każdy wystawca faktury powinien nauczyć się, jak prawidłowo wygenerować fakturę ustrukturyzowaną, jak ją przesłać do KSeF i jak z systemu pobierać e-faktury zakupowe. Poza tym na początku przygody z KSeF konieczne jest uwierzytelnienie w tym systemie użytkownika. Osoby fizyczne, prowadzące działalność gospodarczą oraz będące oddelegowanymi pracownikami osób prawnych, mogą uwierzytelnić się w KSeF za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, profilu zaufanego lub poprzez token wygenerowany przez KSEF (po uwierzytelnieniu w jednej z powyższych form). Podmioty niebędące osobami fizycznymi uwierzytelniają się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną. Wszystkie podmioty mogą też uwierzytelnić się składając we właściwym urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA.

Z samego KSeF bezpośrednio się nie korzysta. Wystawcy i odbiorcy faktur mają możliwość wyboru, czy do współpracy z KSeF chcą wykorzystać własne (komercyjne) oprogramowanie, czy też udostępnioną bezpłatnie przez resort finansów Aplikację Podatnika KSeF. Wszystkie rozwiązania, które komunikują się z KSeF, wykorzystują do tego API, czyli interfejs programistyczny, który pozwala zintegrować się z innym oprogramowaniem. Symfonia również udostępnia dedykowane narzędzie do automatycznej komunikacji z KSeF – aplikację Symfonia KSeF.

Czy po wdrożeniu obligatoryjnego KSeF możliwe będzie fakturowanie poza tym systemem? Jakie przewidziano wyjątki?

Ustawa nie przewiduje żadnych wyjątków, co w praktyce oznacza, że każda faktura wystawiona dla kontrahenta polskiego (tj. zarejestrowanego w Rzeczypospolitej Polskiej) będzie musiała zostać zarejestrowana w KSeF i „przejść” przez ten system. Przepisy wyeliminują alternatywne obiegi czy modele wymiany faktur między podmiotami, nie tylko w B2B, ale także w B2C i B2G. W każdym przypadku wystawca faktury będzie mógł oczywiście wydać nabywcy wydruk faktury ustrukturyzowanej lub przesłać mailem plik PDF, natomiast ten sam dokument w formie ustrukturyzowanej e-faktury będzie musiał wcześniej zostać przesłany do KSeF i tam uzyskać unikatowy numer identyfikacyjny.

Co do zasady, po wejściu w życie nowych przepisów, faktura staje się dokumentem księgowym dopiero w momencie jej zatwierdzenia w KSeF. Nie ma więc technicznych możliwości posługiwania się fakturami jako dokumentami księgowymi z pominięciem KSeF. Dotyczy to także faktur uproszczonych i korekt faktur.

Przeczytaj również:

Biuro rachunkowe KSeF

Co dalej z KSeF? Od kiedy Krajowy System e-Faktur wejdzie w życie?

27 sierpnia 2025 r. Prezydent Karol Nawrocki podpisał ustawę o wdrożeniu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który docelowo ma objąć wszystkie firmy w Polsce – w tym także te korzystające ze zwolnienia z VAT. Po kilkukrotnych zmianach terminu, wdrożenie obowiązku e-fakturowania nastąpi 1 lutego 2026 r. – w przypadku dużych podatników, a dla pozostałych firm – 1 kwietnia 2026 r. Jakie zmiany w KSeF planuje resort finansów? Jaki jest aktualny harmonogram wprowadzania Krajowego Systemu e-Faktur? Sprawdź! Najważniejsze informacje w skrócie: 27 sierpnia 2025 r. Prezydent Karol Nawrocki podpisał nowelizację ustawy o VAT dotyczącą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0), który umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm, tj. takich, w których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku w 2024 r. przekroczy 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. z Krajowego Systemu eFaktur będą musieli korzystać pozostali przedsiębiorcy – także Ci zwolnieni z VAT. Resort finansów planuje jednak wprowadzić wyjątek dla podatników „wykluczonych cyfrowo”, którzy obowiązkiem e-fakturowania zostaną objęci po 1 stycznia 2027 r. Do końca 2026 r. nie będą nakładane kary za błędy w fakturowaniu za pośrednictwem Krajowego Systemu eFaktur. Przedsiębiorcy będą mogli także wystawiać faktury w trybie “offline24”. Wdrożenie KSeF wymaga analizy procesów, przebudowy procedur księgowych, a nierzadko również inwestycji w nowe rozwiązania informatyczne. Przedsiębiorcy powinni jak najszybciej przygotować się na zmiany. Wsparcie w tym zakresie oferuje administracja skarbowa oraz producenci systemów ERP i oprogramowania księgowego. Co to jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)? Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolska platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów i nadzorowana przez Krajową Administrację Skarbową. Umożliwia wystawianie, przesyłanie i odbieranie tzw. faktur ustrukturyzowanych, czyli takich, które mają uporządkowaną strukturę danych w postaci pliku XML. Jej główną rolą jest centralizacja procesu rejestracji i wymiany faktur w obrocie gospodarczym – ponieważ wszystkie tego typu dokumenty będą obsługiwane za pomocą jednej platformy, nabywcy oraz organy podatkowe zyskają do nich natychmiastowy dostęp. Wdrożenie KSeF ma sprzyjać zautomatyzowanej wymianie faktur elektronicznych między firmami oraz skrócić czas oczekiwania na zwrot podatku VAT. Na wprowadzeniu tego rozwiązania skorzysta także administracja skarbowa. Krajowy System eFaktur ma bowiem uszczelniać system podatkowy, zapewniać lepszą kontrolę nad autentycznością faktur oraz zwiększać bezpieczeństwo i nienaruszalność danych, a co za tym idzie także transparentność obrotu gospodarczego. W UE z faktur ustrukturyzowanych korzystają już Włochy, a od tego roku również Niemcy. Zgodnie z założeniami pakietu VAT in a Digital Age (ViDA) do 2030 r. e-fakturowanie zostanie zharmonizowane na poziomie całej Unii Europejskiej. KSeF – od kiedy wchodzi w życie? Zgodnie z przyjętą ustawą harmonogram wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur uwzględnia dwa etapy, jednak z dodatkowym odroczeniem dla najmniejszych firm: 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF dla dużych podatników (o wartości sprzedaży przekraczającej 200 mln zł brutto), 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych przedsiębiorców, w tym mikrofirm, z wyjątkiem tzw. podatników wykluczonych cyfrowo, 1 stycznia 2027 r. – dla najmniejszych podatników, których transakcje opiewają na niewielkie kwoty (maksymalnie 10 tys. zł wartości sprzedaży miesięcznie). Jak zapewnia resort finansów, aktualny harmonogram został przygotowany po szczegółowej analizie uwarunkowań biznesowych, prawnych oraz technicznych. Ma on zapewnić przedsiębiorcom i dostawcom systemów IT wystarczająco dużo czasu na dostosowanie się do nowego obowiązku, a jednocześnie umożliwić dopracowanie rozwiązań technologicznych po stronie administracji skarbowej. Wdrożenie KSeF – ważne terminy W opublikowanej 12 kwietnia 2025 roku informacji, Ministerstwo Finansów przedstawiło także szczegółową mapę drogową działań związanych z wdrożeniem KSeF. Przedstawione w niej terminy mają duże znaczenie szczególnie dla największych firm, dostawców oprogramowania oraz integratorów systemów finansowo-księgowych. Harmonogram wdrożenia KSeF Od kiedy wdrożenie KSeF? Zgodnie z przyjętą mapą drogową, w czerwcu 2025 r. resort finansów udostępni dokumentację związaną z nową wersją systemu – tzw. KSeF 2.0, która będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 r. W tych materiałach znajdą się m.in. informacje na temat: struktury logicznej pliku FA(3), czyli nowego wzoru faktury ustrukturyzowanej, dokumentacji API (interfejsu programistycznego), która pozwoli dostosować zewnętrzne systemy do wymagań KSeF 2.0. Szczegółowy harmonogram testów integracyjnych zostanie natomiast opublikowany wraz z dokumentacją API. Od 30 września 2025 r. możliwe stanie się natomiast publiczne testowanie interfejsu API systemu KSeF 2.0. Od tego momentu podmioty odpowiadające za integrację programów księgowych z KSeF będą mogły sprawdzać działanie nowej wersji systemu. Kolejna ważna data to listopad 2025 r. To właśnie wtedy Ministerstwo Finansów planuje udostępnić testową wersję aplikacji podatnika KSeF 2.0. Ma ona pozwalać przedsiębiorcom na zapoznanie się z funkcjonalnością Krajowego Systemu eFaktur. Block Quote Wersja produkcyjna systemu – czyli ta, która umożliwia wystawianie faktur w rzeczywistym obrocie gospodarczym – zostanie uruchomiona 1 lutego 2026 r. To właśnie od tego momentu obowiązek wystawiania faktur przez KSeF zacznie formalnie obowiązywać. Jakie zmiany w KSeF planuje resort finansów? Choć harmonogram wdrożenia KSeF pozostaje bez zmian, Ministerstwo Finansów zapowiada szereg nowości, które mają ułatwić przedsiębiorcom codzienne korzystanie z systemu. W odpowiedzi na postulaty zgłaszane przez firmy i branżę IT, zaprojektowano konkretne rozwiązania zarówno w zakresie technicznym, jak i prawnym. Wystawianie faktur w trybie „offline24” Jedną z najważniejszych zmian jest wprowadzenie bezterminowej możliwości wystawiania faktur w tzw. trybie offline24. Takie rozwiązanie ma służyć przedsiębiorcom w dwóch sytuacjach: gdy faktura wystawiana jest dla podmiotów zagranicznych lub odbiorców nieposługujących się numerem NIP, w przypadku problemów z dostępem do Internetu, problemami związanymi ze sprzętem, systemem informatycznym lub przerw w działaniu systemu KSeF. Fakturę wystawioną offline będzie można przekazać do KSeF następnego dnia, bez ryzyka opóźnień w dokumentowaniu sprzedaży – w przypadku tego typu dokumentów datą wystawienia będzie ta, znajdująca się w polu P_1 struktury logicznej FA(3) czyli data wskazana przez wystawcę w momencie wystawiania faktury. Rozwiązanie pozwoli zatem uniknąć rozbieżności między datą znajdującą się na fakturze a datą wystawienia nadawaną przez KSeF w momencie przesłania faktury do systemu. Aby skorzystać z tego rozwiązania, przedsiębiorca musi jednak spełnić dodatkowy warunek – wygenerować certyfikat wystawcy faktury niezbędny do identyfikacji podatnika i programu fakturującego. Faktury VAT RR poza obowiązkowym KSeF Ministerstwo zapowiedziało również, że faktury VAT RR dokumentujące zakupy produktów rolnych przez rolników ryczałtowych nie będą objęte obowiązkiem KSeF. Możliwość ich dobrowolnego wystawiania w systemie zostanie natomiast wprowadzona od 1 kwietnia 2026 r., a nie – jak wcześniej zakładano – od 1 lutego 2026 r. Okres przejściowy bez kar i z dodatkowymi ułatwieniami W celu wsparcia przedsiębiorców w adaptacji do nowego systemu resort finansów zapowiedział również, że do końca 2026 r.: utrzymana zostanie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących, nie będą nakładane kary za błędy popełnione przy fakturowaniu w KSeF, nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach, także tych realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP). Administracja skarbowa ma natomiast prowadzić działania o charakterze edukacyjnym, których celem jest wsparcie podatników we wdrożeniu systemu. Certyfikaty dla wystawców e-faktur Od 1 listopada 2025 r. przedsiębiorcy będą mogli również ubiegać się o tzw. certyfikaty wystawcy faktury, które umożliwią im autoryzację w systemie – zarówno w trybie online, jak i offline24. Zapewnią one również bezpieczeństwo i ciągłość procesu wystawiania e-faktur, nawet w sytuacjach awaryjnych. Szczegóły dotyczące ich generowania zostaną opisane w dokumentacji API, którą resort opublikuje w czerwcu 2025 r. Faktury dla konsumentów będą dobrowolne Nowością w projekcie jest także możliwość wystawiania faktur dla konsumentów w KSeF. Rozwiązanie to będzie miało charakter dobrowolny i uproszczony tak, aby dać przedsiębiorcom większą elastyczność przy dokumentowaniu sprzedaży dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Przeczytaj również: Faktura na osobę fizyczną – jak i kiedy powinno się ją wystawić? – Symfonia Załączniki do faktur ustrukturyzowanych W odpowiedzi na sygnały z rynku, system KSeF 2.0 wprowadzi także możliwość dodawania załączników do faktur ustrukturyzowanych przesyłanych za pośrednictwem KSeF. Zgodnie z zapowiedziami ministerstwa, będą one integralną częścią dokumentu sprzedaży i zostaną opisane w nowej strukturze logicznej FA(3). Aby móc je jednak wysyłać, trzeba jednak dokonać odpowiedniego zgłoszenia pośrednictwem usługi e-Urząd Skarbowy. Dodanie załączników do faktur ustrukturyzowanych to ważna zmiana m.in. dla firm, które dotychczas przesyłały szczegółowe dane potrzebne do rozliczenia do rozliczenia sprzedaży w osobnych dokumentach. Dlaczego warto przystąpić do KSeF? Przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur to realna korzyść dla każdej firmy. Wraz z systemem przedsiębiorcy zyskują darmowy dostęp do nowoczesnej platformy usług elektronicznych EDI, za pomocą której mogą bezpiecznie wymieniać dokumenty. Nie muszą również drukować i przechowywać faktur – wszystkie dokumenty trafiają do bezpiecznego, bezpłatnego archiwum online. Prawidłowo zaimplementowany system może także uprościć obieg faktur w firmie, przyspieszyć ich akceptację i pomóc w szybszym odzyskiwaniu należności. Block Quote Jak przygotować się na KSeF – lekcja do odrobienia dla przedsiębiorców Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur niesie ze sobą wiele korzyści, ale wymaga też solidnego przygotowania. Dostosowanie procesów biznesowych do wymagań Krajowego Systemu eFaktur może generować dodatkowe koszty, związane np. z wdrożeniem nowych procedur, szkoleniem pracowników i aktualizacją systemów informatycznych. Im szybciej firmy zaczną przygotowania, tym łatwiej będzie im odnaleźć się wtedy, gdy KSeF stanie się obowiązkowy. Wsparcie w procesie adaptacji do zmiany prawnej, jaką jest KSeF oferują także producenci oprogramowania finansowo-księgowego. Block Quote Warto pamiętać, że w KSeF nie można poprawić raz wystawionego dokumentu, nie da się też umieścić kodów nabywcy i odbiorcy (poza EAN), ani wystawić faktury według indywidualnego szablonu z logotypem firmy. Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek, przedsiębiorcy powinni zatem uważnie przeanalizować, jak obecnie przebiegają procesy finansowo-księgowe w ich firmach, wdrożyć spójne procedury obiegu dokumentów oraz upewnić się, że program księgowy, z którego korzystają jest dostosowany do wymogów KSeF. Przeczytaj również: Obowiązki biura rachunkowego w zakresie KSeF – Symfonia Kary za nieprzestrzeganie KSeF – nowe przepisy Choć Ministerstwo Finansów przewidziało okres przejściowy i zapowiedziało brak sankcji za błędy związane z e-fakturowaniem do końca 2026 r., to jednak od 2027 r. za naruszenia związane z KSeF będą groziły konkretne i dotkliwe kary finansowe. Przedsiębiorca, który wystawi fakturę z pominięciem systemu, może zapłacić nawet 100% wartości podatku wykazanego na dokumencie. W przypadku faktur bez podatku, kara może wynieść do 18,7% łącznej kwoty należności. Kary te będą nakładane w formie decyzji administracyjnej i muszą zostać uregulowane na rachunek właściwego urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od jej doręczenia. Chcesz dowiedzieć się więcej na temat Krajowego Systemu e-Faktur? Przeczytaj nasz kompleksowy poradnik na temat KSEF!

Symfonia

29 sierpień 2025

Co-dalej-z-KSeF-Od-kiedy-Krajowy-System-e-Faktur-wejdzie-w-życie