Najlepsze systemy ERP open source. Który wybrać dla firmy?  

Oprogramowanie klasy Enterprise Resource Planning (ERP) to pakiet aplikacji służących do zarządzania szerokim zakresem procesów biznesowych. Wdrożenie takiego środowiska stanowi poważną inwestycję czasu i pieniędzy, niezbędną do prawidłowego funkcjonowania firmy. Związanie się z jednym komercyjnym dostawcą może jednak przypominać skok na głęboką wodę. Często firmy borykają się też z blokadą finansową. Gotowe rozwiązanie w pudełku bywa z kolei zbyt ograniczone dla rozwijającej się organizacji o unikalnej specyfice. Jeśli ten scenariusz brzmi znajomo, warto rozważyć ERP-a typu open source.  

Główną cechą odróżniającą open source ERP od systemów komercyjnych jest pełna kontrola nad kodem. Twórcy płatnego oprogramowania rzadko udostępniają kod źródłowy. To zmusza klientów do opłacania każdej, nawet drobnej modyfikacji funkcjonalności u dostawcy. 

Kluczowym wyróżnikiem otwartych rozwiązań jest całkowity koszt posiadania. ERP typu open source jest udostępniany publicznie i bezpłatnie. Firmy zyskują dostęp do repozytorium kodu bez konieczności kupowania jakiejkolwiek licencji na start. Uznani na rynku dostawcy technologii oferują jednak rozszerzone, płatne subskrypcje. Obejmują one m.in. hosting, specjalistyczne wsparcie techniczne czy dodatkowe moduły. 

Dzięki temu otwartoźródłowy, darmowy program ERP stanowi atrakcyjną opcję dla rosnących firm o ograniczonym budżecie inwestycyjnym. Elastyczność architektury pozwala swobodnie modyfikować funkcje i dodawać nowych użytkowników w dowolnym momencie. Taka swoboda z kolei mocno sprzyja organizacjom, które potrzebują spersonalizowanego oprogramowania odpowiadającego specyfice danej branży.  

Oprogramowanie open source ERP - udostępniane publicznie, darmowe i podatne na personalizację - brzmi jak marzenie. Rozwiązanie to ma wiele niepodważalnych zalet, ale wiąże się też z konkretnymi barierami. Jakie są aspekty wdrażania takich systemów? 

• Niski koszt – pobranie kodu źródłowego nie wymaga uiszczania opłat licencyjnych. Jeśli wewnętrzny zespół firmy potrafi samodzielnie zarządzać wdrożeniem i utrzymaniem infrastruktury, taki program ERP nie generuje dodatkowych kosztów subskrypcyjnych. W przypadku braku odpowiedniego zaplecza IT, na rynku działają dostawcy oferujący ten system w płatnym modelu SaaS (chmurowym). Rozliczenie następuje najczęściej w formie miesięcznego abonamentu, którego wysokość zależy od liczby użytkowników i zakresu wykupionych modułów.  
• Skalowalność - na etapie analizy przedwdrożeniowej zawsze trzeba uwzględnić przyszły rozwój firmy. W komercyjnych systemach dołączanie nowych modułów lub użytkowników często wymusza kosztowne re-implementacje. Tymczasem korzystając z open source’a, firma zyskuje elastyczność i możliwość dostosowania do dynamicznego rynku.  
• Dostęp do kodu źródłowego - brak ograniczeń narzucanych przez producenta pozwala użytkownikom na samodzielne zarządzanie architekturą ERP. Kontrola na tym poziomie przekłada się na możliwość wdrożenia głębokiej personalizacji narzędzi.  
• Aktywne wsparcie społeczności - większość projektów open source gromadzi wokół siebie zaangażowaną grupę użytkowników, co gwarantuje transparentne wsparcie. Dla specjalistów IT, którzy cenią takie środowisko pracy, jest to optymalny model współpracy. Członkowie takich społeczności sprawnie weryfikują błędy systemowe, a także bezpłatnie udostępniają własne modyfikacje.  
• Niezależność od dostawców - wolność od sztywnych umów otwiera drogę do niezależnych innowacji. Przedsiębiorstwa wykorzystujące wolne oprogramowanie prowadzą działalność inwestycyjną wyłącznie na własnych zasadach, nie zważając na harmonogramy dyktowane przez korporacje. 

• Konieczność utrzymania wykwalifikowanego zespołu IT - wybierając darmowy system ERP, organizacja przejmuje na siebie odpowiedzialność deweloperską za funkcjonowanie projektu. Dlatego to rozwiązanie nie sprawdzi się u przedsiębiorstw pozbawionych solidnego zaplecza technicznego.  
• Wysoki poziom skomplikowania - każde wdrożenie oprogramowania do zarządzania firmą jest trudne, ale projekty open source bywają pod tym względem wymagające. Pełna swoboda modyfikacji może szybko wymknąć się spod kontroli architektonicznej i doprowadzić do znacznych spadków wydajności operacyjnej. 
• Zwiększone ryzyko biznesowe - część systemów z tej kategorii tworzona jest przez podmioty, którym brakuje ugruntowanej pozycji rynkowej i długoterminowej stabilności finansowej. Dlatego budowanie procesów w oparciu o technologię firm znajdujących się na wczesnym etapie rozwoju niesie za sobą odczuwalne ryzyko.  
• Brak inżynierii własnościowej - płacąc za produkt komercyjny, nabywa się również dostęp do zaawansowanych prac badawczo-rozwojowych prowadzonych przez producenta. Działania te realnie skracają czas potencjalnych przestojów, minimalizują ryzyko usterek i sukcesywnie poprawiają ergonomię pracy z interfejsem. Opisuje to dobrze zasada: dostajesz to, za co płacisz.  
• Ciężar niezależności - choć brak przymusowej współpracy z konkretnym dostawcą to atut, oznacza on również pełną decyzyjność. W sytuacjach krytycznych administratorzy takich systemów zdani są niemal wyłącznie na własne kompetencje i ewentualną pomoc na forach. Analiza mocnych i słabych stron to niezbędny krok do zrozumienia specyfiki oprogramowania z jawnym kodem.  

Darmowych systemów ERP na rynku nie brakuje. Którymi jednak rzeczywiście warto się zainteresować? W poniższym zestawieniu przeanalizowaliśmy sprawdzony rynkowo software.  

Stworzony w 2008 roku przez indyjską firmę Frappe, ERPNext to system biznesowy open source. Obecnie cieszy się dużą popularnością w Polsce. Bez problemu można odnaleźć partnerów, którzy wspierają w języku polskim 24/7. Ze względu na dużą liczbę dostępnych narzędzi jest uniwersalny i dopasowuje się do różnorodnych profilów działalności. Posiada moduły dedykowane m.in. dla produkcji, handlu detalicznego, dystrybucji, edukacji, służby zdrowia, rolnictwa i organizacji non-profit. Silnik systemu opiera się na autorskim rozwiązaniu Frappe web framework, wykorzystującym języki Python i Javascript.

ERPNext obsługuje księgowość, kadry i płace, produkcję, zarządzanie sprzedażą i zakupami, a także zarządzanie projektami. Wśród bardziej zaawansowanych funkcji warto wymienić mechanizm śledzenia akcjonariuszy spółki oraz moduł rachunkowości przychodów przyszłych okresów, który służy do ewidencji zaliczek pobieranych za produkty zaplanowane do realizacji w późniejszym okresie.  

Według wdrożeniowców ERPNext, wdrożenie podstawowej wersji systemu może zająć zaledwie kilka dni. Warto jednak pamiętać, że w skład tego procesu wchodzą wyłącznie podstawowe moduły i prosta konfiguracja oraz import danych. Aby lepiej dopasować oprogramowanie do specyficznych potrzeb firmy, należy poświęcić zdecydowanie więcej czasu.

Kolejny bardzo popularny gracz na rynku open source – Odoo. System występuje w dwóch edycjach: Community (darmowa) oraz płatna z niestandardowymi aplikacjami (Enterprise). Ta druga wersja z kolei dostępna jest w ramach pakietów Standardowy i Niestandardowy, które można przetestować w ramach bezpłatnego okresu próbnego.

W ramach płatnych pakietów użytkownicy mają dostęp do bazy aplikacji rozszerzających. Dzięki temu Odoo stanowi kompleksowe wsparcie dla punktów sprzedaży (POS), marketingu, branży e-commerce, kadr i płac, magazynierów oraz księgowości. Odoo świetnie sprawdza się jako elastyczny program do fakturowania open source. Dodatkowo sprawdzi się dla firm poszukujących kreatora stron internetowych. To pozwala stworzyć witrynę bez kodowania, w oparciu o mechanizm „przeciągnij i upuść”. 

Do systemu można również dołączać różnorodne wtyczki dostępne w Odoo Apps Store. Odoo w swoim sklepie oferuje także pakiety aplikacji, spersonalizowane dla konkretnych branż, w tym m.in. dla hotelarstwa czy budownictwa. To znaczące ułatwienie i oszczędność czasu dla tych, którzy dopiero wdrażają i dostosowują system pod potrzeby własnej firmy.

W Polsce obecnie można znaleźć wielu partnerów, którzy pomagają firmom wdrożyć system Odoo i utrzymywać niewielki zespół projektowy po swojej stronie. Jednym ze sprawdzonych wdrożeniowców systemu Odoo jest partner portalu myERP - firma Macopedia. Pomaga ona mapować natywne narzędzia na lokalne przepisy prawne i księgowe, zdejmując z barków klienta proces żmudnej konfiguracji.  

Na rynku open source funkcjonuje również Flectra – projekt łączący operacje ERP i CRM w jednym środowisku. Od rynkowego debiutu w 2016 roku system szybko budował rozpoznawalność, choć na polskim rynku słyszy się o nim nieco rzadziej niż o ERPNext czy Odoo. Architekturę zaprogramowano w oparciu o język Python oraz bazy danych Postgresql. 

Projekt wspiera m.in. procesy HR, księgowość, zakupy, sprzedaż detaliczną (POS) oraz B2B za pośrednictwem narzędzi takich jak CRM. Posiada również własny CMS, system zarządzania zapasami i help desk do obsługi zgłoszeń serwisowych. Infrastrukturę można zainstalować bezpośrednio na firmowych serwerach lub wdrożyć w modelu SaaS. Poza bazowymi aplikacjami, platforma udostępnia własny rynek z wtyczkami, motywami graficznymi oraz bramkami płatności. Część dodatków jest całkowicie darmowa.

System Flectra można przetestować bezpłatnie w ramach 15-dniowego demo. Cennik usług w chmurze jest dostępny na oficjalnej stronie internetowej. Subskrypcję można opłacać co miesiąc, a jej cenę warunkuje przede wszystkim liczba użytkowników. Dostawca wyodrębnił pakiety Standard (dla pojedynczej firmy) i Custom. Przedsiębiorstwa mogą także wykupić wsparcie oraz wdrożenie systemu Flectra, których cena zależy od liczby godzin spędzonych nad projektem. Flectrę można również wykupić w wersji on-premise - zarówno dla określonej, jak i nielimitowanej liczby użytkowników.

Podobnie jak Flectra, Dolibarr promuje się jako kompleksowe oprogramowanie ERP i CRM dla biznesu. Co więcej, oferuje swobodne pobieranie i instalację zewnętrznych dodatków do integracji. Nacisk położono na innowację. Kod jest publicznie dostępny do darmowego pobrania, a w jego udoskonalaniu bierze udział kilku tysięcy programistów, tłumaczy i testerów. Twórcy opierają swoją pracę na feedbacku od użytkowników, co pozwala na regularne ulepszanie interfejsu.  

Obsługiwane obszary Dolibarra obejmują marketing, zarządzanie kapitałem ludzkim (HR), finanse i rozliczenia oraz śledzenie zapasów. Wyróżniającym modułem jest punkt sprzedaży (POS), który efektywnie wspiera tradycyjne sklepy, restauracje i bary. Posiada wizualny edytor działający na zasadzie „przeciągnij i upuść”. Za jego pomocą można samodzielnie definiować układ stołów, pięter oraz sal. Dzięki temu następnie można przypisywać faktury i zamówienia bezpośrednio do konkretnego stolika. 

Platforma może pracować na wewnętrznych serwerach lub w modelu chmurowym (SaaS). Aplikacja nie posiada dedykowanej pomocy technicznej od producenta. Proces wsparcia opiera się na społeczności, forum oraz dokumentacji dostępnej online. Na oficjalnej stronie Dolibarra można znaleźć hiperłącza do szkoleń, które można zrealizować samodzielnie.

ADempiere to dystrybuowane w pełni bezpłatnie oprogramowanie chmurowe, które działa na rynku od 2006 roku. Jest to system open source, który łączy mechanizmy ERP, CRM, planowania zasobów oraz koordynowania łańcuchów dostaw (SCM).  

Platforma skutecznie optymalizuje procesy w dystrybucji, sektorze handlu detalicznego, edukacji, agrobiznesie, administracji publicznej i produkcji. Co więcej, system może pochwalić się wdrożeniami zrealizowanymi w ponad 30 państwach, a jego stabilność gwarantują międzynarodowi sponsorzy. Zgodnie z nazwą pochodzącą z języka włoskiego - słowo “ADempiere” w tłumaczeniu oznacza “osiągać” lub “spełniać”.  

Aplikacja pozwala zarządzać zakupami, materiałami magazynowymi, procesami handlowymi, produkcyjnymi oraz prognozowaniem. Na szczególną uwagę zasługuje wbudowana funkcja fail-safe zaprojektowana do detekcji błędów. System daje szansę na podjęcie próby naprawy. W razie niepowodzenia awaria jest izolowana, dzięki czemu pozostała część firmy kontynuuje pracę bez przestojów. Dodatkowo brak komercyjnej pomocy technicznej rekompensuje otwarta dokumentacja, która zawiera bazę wiki, filmy szkoleniowe i artykuły.