Jak wdrożyć system ERP lub WMS w firmie, by projekt zakończył się sukcesem?

Ostatnie lata to znaczącej transformacji branży retail. Klienci oczekują dziś nie tylko różnorodnej oferty produktów i usług, ale również wyższego poziomu obsługi oraz elastyczności w procesie zakupowym. Spełnienie tych oczekiwań stanowi niemałe wyzwanie – doskonale wiedzą o tym właściciele marki Moodo, którzy, aby usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa i lepiej odpowiedzieć na potrzeby konsumentów, zdecydowali się na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań WMS i OMS. Nowe oprogramowanie znacząco zwiększyło efektywność i wydajność procesów logistycznych oraz zarządzania magazynem. O firmie Moodo to polska marka odzieżowa działająca na rynku już kilkanaście lat. Sieć obejmuje ponad 150 salonów własnych i franczyzowych, sklep internetowy oraz ponad 200 partnerów hurtowych w Polsce, Czechach i na Słowacji. Firma eksportuje również swoje kolekcje do innych krajów – m.in. Ukrainy i Iranu. Marka tworzy ubrania z myślą o kobietach, które cenią sobie wygodę, komfort i nowoczesność w dobrym stylu. Misją firmy jest ubierać kobiety na każdą okazję dokładnie wsłuchując się w ich potrzeby. Wyróżnikiem Moodo na rynku retail w segmencie fashion jest strategia biznesowa oparta na dynamicznym rozwoju głównie poprzez franczyzę. Marka konsekwentnie realizuje plan dalszej ekspansji i otwierania nowych punktów sprzedaży w kolejnych miastach. Geneza projektu W obliczu nowych wyzwań rynkowych oraz potrzeby zapewnienia klientkom jednolitego, spójnego doświadczenia zakupowego, firma Moodo zdecydowała się na współpracę z Sente w zakresie wdrożenia rozwiązań typu omnichannel. Pierwszym krokiem było szczegółowe rozpoznanie sytuacji wyjściowej oraz potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa. Po zakończeniu etapu analizy ustalono, że prace projektowe warto rozpocząć od opracowania i implementacji kompleksowego rozwiązania WMS (ang. Warehouse Management System), odpowiadającego za zarządzanie magazynem, oraz wybranych modułów systemu OMS (ang. Order Management System), obsługujących procesy zamówień w różnych kanałach dystrybucji. Cele i wyzwania w projekcie Pierwotnym celem współpracy było wdrożenie technologii pozwalających na skuteczną realizację strategii omnichannel. W toku analiz strategicznych nadrzędnym celem stało się jednak usprawnienie i uporządkowanie procesów magazynowych. To właśnie zwiększenie efektywności zaplecza logistycznego gwarantuje szybką realizację zamówień i dostęp do towarów zarówno w stacjonarnie, jak i w e-sklepie. W trakcie realizacji projektu kluczowymi wyzwaniami okazały się: Zarządzanie zróżnicowanymi procesami w ramach jednego magazynu centralnego – zarówno obsługa klientów hurtowych, zatowarowanie sklepów franczyzowych i własnych, jak i  obsługa zamówień pochodzących ze sklepu internetowego odbywa się na jednej przestrzeni magazynowej. Wymaga to dostępu do aktualnych, wiarygodnych danych o produktach i ich wariantach (np. rozmiarach, kolorach), a także możliwości bieżącej rejestracji zwrotów z każdego kanału sprzedaży. Precyzyjne zwymiarowanie produktów i optymalizacja transportu – każda dostawa przed przyjęciem do magazynu jest ważona i mierzona. Nawet drobne różnice w danych mogą w skali całego magazynu prowadzić do błędów logistycznych i utrudniać planowanie transportu. Obsługa pełnych pakietów – każdy produkt firmy Moodo jest dostępny w pełnej gamie rozmiarów i musi zostać tak rozdzielony, by każdy sklep otrzymał pełen zestaw. Teneum WMS pozwala już na poziomie magazynu centralnego rozdzielać i kompletować pełne pakiety produktów w sposób zautomatyzowany i kontrolowany. Rozwiązania Podczas wdrożenia został zaimplementowany szereg rozwiązań i automatyzacji, które znacznie usprawniły działanie magazynu oraz obsługę zamówień w Moodo. Do najważniejszych z nich można zaliczyć: wdrożenie systemu Teneum WMS w magazynie centralnym – rozwiązanie zostało dostosowane do efektywnego zarządzania specyficznymi dla firmy Moodo procesami, wynikającymi z obsługi różnego typu zamówień na terenie jednego magazynu. Ponadto zostałyprzygotowane dedykowane interfejsy, które poprawiły efektywność kompletacji towarów i komponowanie zestawów do wysyłek do poszczególnych salonów, usprawnienie procesu alokacji i zatowarowania sklepów – w pierwszym etapie wdrożenia (od stycznia do marca) wdrożone zostały rozwiązania, dzięki którym procesy logistyczne odbywają się szybciej, efektywniej i bez błędów. Zamówienia dla poszczególnych salonów są przygotowywane właściwie natychmiastowo, tak by zniwelować luki i zapewnić wrażenie pełnego sklepu, usprawnienie i zautomatyzowanie procesu obsługi zamówień z kanału B2C – w drugim etapie wdrożenia (od kwietnia do maja) wprowadzono automatyzację generowania zamówień do wysyłek. Pozwoliło to na zrealizowanie bardzo istotnego dla e-sklepu celu, jakim jest utrzymanie wysokiej jakości i krótkiego czasu wysyłki realizowanych zamówień w sklepie internetowym, szczególnie w czasie wzmożonego ruchu (Black Friday, Majówka, Święta), integracja z IAI – wdrożone rozwiązania zostały zintegrowane z platformą e-Commerce IAI, co umożliwiło pełną automatyzację obsługi statusów zamówień oraz zapewnienie wiarygodnych informacji na temat stanów magazynowych dostępnych do sprzedaży online, integracja z systemem Comarch, co pozwoliło na uzupełnienie rozwiązań IT Moodo o brakujące jedynie elementy, zamiast wymieniać całe rozwiązanie, optymalizacja powierzchni magazynowej – dzięki lepszemu zagospodarowaniu magazynu udało się nie tylko zaoszczędzić miejsce, ale przede wszystkich zmniejszyć koszty związane z długim szukaniem towarów, a tym samym wydłużonym czasem realizacji zamówień. Efekty Dopasowanie WMS i OMS do specyfiki funkcjonowania marki odzieżowej, działającej w modelu wielokanałowej sprzedaży stanowiło duże wyzwanie. Projekt został sfinalizowany pomyślnie, dzięki współpracy konsultantów Sente i osób zaangażowanych w prace wdrożeniowe po stronie Moodo. Dzięki wdrożeniu dedykowanych rozwiązań Sente firma Moodo osiągnęła: 70% wzrostu wydajności obsługi kanału B2B i 100% wzrostu wydajności obsługi kanału B2C, zwiększenie liczby wydawanych dziennie zamówień do klienta (z 500 do 1000) w okresach kluczowych dla sprzedaży, zwiększenie liczby wydawanych dziennie paczek o 100% (z 300 na 600). Na podstawie powyższych wyników widać, że firma Moodo istotnie poprawiła wydajność i efektywność kluczowych procesów. Wdrożone rozwiązania są rozwijane zgodnie z tym, jak zwiększa się skala działania przedsiębiorstwa oraz ewoluują jego potrzeby.