Jak wdrożyć system ERP lub WMS w firmie, by projekt zakończył się sukcesem?

Aby skutecznie zarządzać operacjami magazynowymi w warunkach dynamicznego wzrostu, Novoterm postawił na automatyzację kluczowych obszarów działalności. Wdrożenie systemu WMS pozwoliło firmie na zwiększenie wydajności magazynu, usprawnienie realizacji zamówień i redukcję kosztów operacyjnych – bez konieczności rozbudowy zespołu. O firmie Firma Novoterm specjalizuje się w projektowaniu, produkcji oraz dystrybucji armatury sanitarnej, akcesoriów łazienkowych, kabin prysznicowych, wanien i ceramiki łazienkowej. Asortyment, którego nie produkuje, importowany jest z Niemiec, Węgier, Włoch i Chin. Przedsiębiorstwo posiada rozwiniętą sieć sprzedaży, która obejmuje kilkudziesięciu partnerów handlowych, ponad 500 dystrybutorów i prawie 100 partnerów serwisowych na terenie całej Polski. Novoterm, sprowadzając produkty do sprzedaży nie tylko z krajów europejskich, ale także Chin, napotykał liczne wyzwania związane z importem. O ile sprowadzanie towarów z Niemiec, Włoch i Węgier trwa stosunkowo krótko, bo ich dostarczenie następuje w kilka dni od daty zamówienia, o tyle transport z Chin przysparza już nieco więcej trudności. Jego najtańszą formą z Państwa Środka jest fracht morski, którego czas realizacji wynosi od 4 do 8 tygodni. W tym przypadku kluczowe jest bezbłędne planowanie zakupów. Ważnym zadaniem, jakie stało przed nowym systemem, było dokładne prognozowanie i sugerowanie ilości danych kategorii asortymentu, które należy zamówić, by zapewnić ciągłość sprzedaży.  Cele projektu Do najważniejszych celów projektu należały: usprawnienie procesu sprzedaży do dużych, sieciowych klientów, automatyzacja procesu składania i zwiększenie szybkości realizacji zamówień, wsparcie planowania zakupów, wyeliminowanie powtarzalnych czynności. Ponadto dodatkowym wyzwaniem, które musiało być uwzględnione przy projektowaniu rozwiązania, była obsługa licznych korekt dokumentów sprzedażowych – nieuniknionych przy tak dużej skali operacji i dynamicznie zmieniających się zamówieniach. Firma potrzebowała narzędzia, które umożliwi natychmiastową i precyzyjną reakcję na reklamacje czy zwroty, bez angażowania działu księgowości w czasochłonne działania wykonywane ręcznie. Istotne było także zintegrowanie danych z różnych źródeł, takich jak systemy kodowania produktów specyficzne dla poszczególnych sieci handlowych. Celem było uproszczenie skomplikowanych procesów, które wcześniej wymagały manualnej kontroli i porównań. Oprogramowanie miało umożliwiać szybkie dopasowywanie faktur i zamówień nie tylko na podstawie numerów dokumentów, ale również numerów klientów czy indywidualnych kodów produktów. Dzięki temu realizacja zleceń stała się niemal bezobsługowa, a obsługa korekt przestała być wąskim gardłem w łańcuchu sprzedaży. Automatyzacja procesów zamówień i logistyki Obsługa dużych sieci handlowych wymaga doskonale zorganizowanych, zautomatyzowanych procesów – zwłaszcza w obliczu rosnącej liczby zamówień i ich skali. Jednym z kluczowych założeń wdrożenia nowego narzędzia informatycznego w firmie Novoterm było pełne zautomatyzowanie przyjmowania i realizacji zleceń. Klienci przekazują dyspozycje zakupowe bezpośrednio ze swoich systemów, a dzięki elektronicznej wymianie danych (EDI) trafiają one bezpośrednio do oprogramowania firmy. Rozwiązanie automatycznie weryfikuje poprawność zamówienia, przypisuje datę realizacji i generuje wszystkie wymagane dokumenty – od magazynowych, przez przewozowe, po faktury sprzedażowe. Cały proces logistyczny przebiega bez udziału papierowej dokumentacji – zlecenia spedycyjne są automatycznie przekazywane do przewoźników, a faktury trafiają do klientów w wersji elektronicznej. Dodatkowo rozwiązanie informatyczne do magazynu wspiera rejonizację tras – własne pojazdy realizują dostawy w najbliższych lokalizacjach, co pozwala na zmniejszenie kosztów transportu. Wysoki poziom integracji i automatyczna obsługa dokumentacji umożliwiają bieżącą kontrolę zgodności realizacji dostaw z zapisami umownymi – co ma kluczowe znaczenie w relacjach z dużymi kontrahentami. Rozwiązania Po pierwszym etapie projektu – wdrożeniu rozwiązania automatyzującego procesy w obszarach sprzedaży, CRM, a także finansów i księgowości, dzięki któremu firma zanotowała 41% wzrost przychodów – podjęto decyzję o uruchomieniu dodatkowego rozwiązania wspierającego logistykę. System Teneum WMS, który odpowiada za sprawne zarządzanie magazynem wysokiego składowania umożliwia pełne zintegrowanie działań sprzedażowych z operacjami magazynowymi. Rezultaty wdrożenia Porządek na lokacjach Każdy produkt został przypisany do ściśle określonej lokalizacji magazynowej, oznaczonej kodem kreskowym. Ułatwia to szybkie odnajdywanie towaru i eliminuje ryzyko pomyłek przy kompletacji. Kody kreskowe i handheldy Dzięki automatyzacji zadań w magazynie oraz wykorzystaniu terminali mobilnych system efektywnie przydziela zadania pracownikom zgodnie z wcześniej ustalonymi algorytmami optymalizującymi ich pracę. System podwójnej kontroli Proces kompletowania został wsparty funkcją bieżącej weryfikacji – handheldy pozwalają wykryć niezgodności już w trakcie zbierania zamówienia, co znacząco ogranicza błędy. Optymalna marszruta Oprogramowanie zarządza ruchem magazynierów, planując trasy w taki sposób, by najpierw pobierane były towary cięższe i większe – co wpływa na lepsze wykorzystanie przestrzeni ładunkowej. Usprawnienia spedycyjne Integracja z narzędziami przewoźnika została rozszerzona również o obsługę przesyłek paczkowych. Cały proces wysyłki jest realizowany z poziomu systemu Novoterm – bez konieczności przełączania się między aplikacjami. Zarządzanie kompletami Rozwiązanie automatycznie konwertuje zestawy produktów na paczki i odwrotnie, dostosowując się do potrzeb operacyjnych magazynu oraz wymagań działu sprzedaży. Korzyści System WMS został w pełni zintegrowany z funkcjonującym już w firmie ERP. Informacje wprowadzane w jednym miejscu są automatycznie wykorzystywane przez wszystkie kluczowe działy – od sprzedaży i obsługi klienta, przez magazyn i dystrybucję, aż po księgowość. Takie podejście znacząco skróciło czas obsługi pojedynczych zleceń i podniosło efektywność pracy całych zespołów.  Firma odnotowała wzrost liczby klientów i poprawę wyników sprzedażowych. Magazyn realizuje dziś o 30% więcej wysyłek każdego dnia, a jego ogólna wydajność zwiększyła się o 25%. Co istotne, większe wolumeny zamówień obsługiwane są bez konieczności powiększania zespołu.