Efektywne-zarządzanie-dokumentami-magazynowymi

Efektywne zarządzanie dokumentami magazynowymi

W dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie tempo rozwoju firm jest szybkie, konieczność efektywnego zarządzania procesami magazynowymi staje się coraz bardziej paląca. Wdrażanie innowacyjnych rozwiązań, takich jak systemy WMS, staje się nieodzowne dla uporządkowania i optymalizacji operacji magazynowych.

Wraz z rozwojem działalności firmy pojawiają się nowe wymagania i wyzwania. Rozpoczynamy od prowadzenia obiegu faktur, ponieważ są one kluczowym dokumentem, który przetwarzamy. Następnie zauważamy potrzebę uporządkowania wszystkich procesów zakupowych, dlatego też wdrażamy obieg dokumentów zapotrzebowania, zamówienia, umowy… Wreszcie dochodzi moment, kiedy staje się jasne, że potrzebujemy systematycznego sposobu przechowywania towarów, które kupujemy i sprzedajemy. Arkusze Excel przestają być wystarczające, stąd konieczność wdrożenia efektywnego obiegu dokumentów magazynowych.

Dokumenty magazynowe

W ramach procesów obiegu dokumentów magazynowych mamy zazwyczaj do czynienia z czterema głównymi rodzajami dokumentów, które możemy podzielić na dwie kategorie: dokumenty przychodowe i dokumenty rozchodowe.

Dokumenty przychodowe obejmują takie dokumenty jak Przyjęcie Zewnętrzne (PZ) oraz Przyjęcie Wewnętrzne(PW), które zwiększają stany magazynowe. Najczęściej używanym dokumentem jest PZ, potwierdzający przyjęcie towaru od kontrahenta do magazynu. Natomiast dokument Zwrotu Wewnętrznego (ZW), choć rzadziej stosowany, pozwala na korektę błędów w ilości pobranego towaru. Dokumenty rozchodowe, takie jak Rozchód Wewnętrzny(RW) i Wydanie Zewnętrzne (WZ), powodują zmniejszenie stanów magazynowych. Pierwszy służy do wewnętrznego wydania towaru, np. na potrzeby produkcji, a drugi do wydania towaru kontrahentowi.

Dlaczego sprawny obieg dokumentów magazynowych jest tak ważny?

Rozwój firmy niesie za sobą nowe potrzeby, które wymagają efektywnych rozwiązań. Rozpoczynając od obiegu faktur, aż po potrzebę przechowywania towarów, należy zapewnić transparentność oraz kontrolę nad każdym etapem procesu. Tradycyjne metody, takie jak arkusze Excel, przestają być wystarczające, zwłaszcza gdy firma rozwija się dynamicznie. Wprowadzenie procesów obiegu dokumentów magazynowych pozwala na uporządkowanie zarządzania magazynem oraz integruje je z innymi procesami zakupowymi i sprzedażowymi.
Implementacja procesów związanych z obiegiem dokumentów magazynowych nie tylko przyczynia się do uporządkowania zarządzania magazynem, ale także integruje te procesy z innymi dokumentami, takimi jak zapotrzebowania czy protokoły odbioru. To pozwala na pełne odzwierciedlenie procesu zakupowego czy sprzedażowego, od momentu pojawienia się potrzeby zakupu aż do finalnego rozliczenia z wnioskującą osobą. Korzystanie z formy elektronicznej ułatwia dostęp do dokumentów wszystkim uczestnikom procesu, jednocześnie minimalizując liczbę błędów dzięki walidacji dokumentów w systemie. To z kolei przekłada się bezpośrednio na poprawę jakości danych i oszczędność czasu potrzebnego na ich weryfikację.

Jak usprawnić obieg dokumentów w magazynie?

Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów stanowi znakomity krok w kierunku usprawnienia zarządzania magazynem. Tego rodzaju systemy wprowadzają ład do obiegu dokumentów, zapewniając uczestnikom procesu informacje o statusie dokumentów oraz przewidywanym terminie ich realizacji. Jednak to tylko początek. Obieg dokumentów magazynowych łączy się z szerszym spektrum procesów, włączając w to procesy zakupowe i sprzedażowe. Pełna integracja i uporządkowanie tych procesów przynosi efekt synergii, znacząco poprawiając komfort pracy.
Na rynku istnieje wiele narzędzi do zarządzania obiegiem dokumentów magazynowych. Wybór odpowiedniego systemu zależy od potrzeb i specyfiki działalności firmy. Możemy rozważyć:

  • Systemy obsługi magazynów WMS, które skupiają się głównie na prawidłowej obsłudze stanów magazynowych i integracji z systemami RFID czy innymi mechanizmami ułatwiającymi zarządzanie towarem.

  • Systemy EOD, które oferują rozbudowane zarządzanie procesami, integrację z innymi systemami zewnętrznymi takimi jak ERP czy CAD/CAM/MES.

 

Warto podkreślić, że nie istnieje system idealny. W przypadku większych instalacji, rozważając wdrożenie obu klas systemów, można uzyskać synergiczne efekty, integrując je ze sobą.

Dokumenty magazynowe, system WMS, zarządzanie, magazyn, logistyka

Optymalne zarządzanie z WMS Packing

Na przykładzie naszego autorskiego rozwiązania omówimy w jaki sposób zaawansowany system klasy WMS pomaga uporządkować i usprawnić obieg dokumentów magazynowych. Wdrażając system WMS AVOCADO Packing, firma uzyskuje szereg korzyści, które mogą znacząco poprawić efektywność i kontrolę nad procesami magazynowymi:

  • Rejestracja zdarzeń magazynowych: Zapewnienie transparentności ruchów towarów i dokładne rejestracja każdego zdarzenia to kluczowy element uporządkowania procesów.

  • Optymalizacja przestrzeni magazynowej: Dzięki wydajniejszemu zarządzaniu przestrzenią magazynową, możliwe jest lepsze wykorzystanie dostępnych zasobów poprzez optymalizację stref składowania.

  • Zwiększenie wydajności pracy: Wyznaczanie optymalnych ścieżek pobierania towarów oraz oszczędność czasu poprzez zwiększenie wydajności pracy magazynierów.

  • Obniżenie kosztów kompletacji: Możliwość pobierania towaru dla wielu zleceń jednocześnie oraz różne możliwości kompletacji, takie jak Multi-order Picking (MOP), przyczyniają się do efektywności i redukcji kosztów.

  • Integracja z systemami ERP i MES: Usprawnienie współpracy na linii produkcja-magazyn poprzez integrację z istniejącymi systemami.

  • Automatyzacja procesów: Mechanizmy identyfikacji lokalizacji towarów oraz podpowiadania lokalizacji, uwzględniające zasady FIFO/LIFO/FEFO, ułatwiają kontrolę jakości i weryfikację parametrów.

  • Zarządzanie dokumentami: Tworzenie dokumentów zamówień różnicowych dla zamówień nieskompletowanych w 100% oraz obsługa bieżących zgłoszeń za pomocą aplikacji mobilnej przyczynia się do pełnej dokumentacji procesów.

  • Raportowanie i analiza: Generowanie raportów wydajności oraz analiza pracy magazynierów umożliwiają ciągłe doskonalenie procesów.

  • Wsparcie dla różnych jednostek logistycznych: System obsługuje różne rodzaje jednostek logistycznych, dostosowując się do potrzeb firmy.

Partner w drodze do sukcesu

Podsumowując, sprawny obieg dokumentów magazynowych to kluczowy element skutecznego zarządzania magazynem, który przyczynia się do poprawy efektywności, kontroli i jakości pracy. W obliczu rosnących wymagań rynkowych, inwestycja w nowoczesne rozwiązania staje się niezbędna dla zachowania konkurencyjności i sukcesu przedsiębiorstwa. Wprowadzenie systemu WMS AVOCADO Packing umożliwia firmie nie tylko uporządkowanie procesów magazynowych, ale także integrację ich z innymi obszarami działalności, co przekłada się na efektywność, oszczędność czasu i kosztów oraz zwiększenie kontroli nad działaniami. W erze dynamicznych zmian rynkowych i rosnących oczekiwań klientów, inwestycja w nowoczesne rozwiązania staje się kluczowa dla zachowania konkurencyjności i sukcesu na rynku.

 

Przeczytaj również:

Intralogistyka to zarządzanie przestrzenią magazynową i przepływem towarów w firmie, co zwiększa jej efektywność i przewagę rynkową. Dowiedz się, jak usprawnić intralogistykę w artykule Intralogistyka: czym jest i jak ją usprawnić?.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

5 powodów, dla których warto postawić na AVOCADO Packing

W rozwijających się organizacjach system ERP staje się niezbędnym fundamentem operacyjnym. Jednak w obszarze zarządzania gospodarką magazynową, nawet tak sprawdzona platforma jak Comarch ERP Optima może wymagać rozszerzenia swoich możliwości o wyspecjalizowane narzędzie klasy WMS (Warehouse Management System). W tym kontekście AVOCADO Packing staje się naturalnym wyborem dla firm oczekujących pełnej integracji, automatyzacji procesów i skalowalnego rozwoju. Poniżej przedstawiamy 5 kluczowych aspektów, które wyróżniają to rozwiązanie na tle innych systemów WMS dedykowanych dla użytkowników Comarch ERP Optima. Pełna synchronizacja danych z Comarch ERP Optima. Podstawą naszej integracji jest autorska szyna danych AVOCADO Insight, która łączy się w pełni i bezpośrednio z systemem Comarch Optima. Implementacja opiera się na sprawdzonym modelu plug & play. Nasza architektura pozwala „wpinać” do tej szyny również inne systemy, dzięki temu rozwiązanie jest przystosowane do obsługi grup kapitałowych, gdzie dwie lub trzy firmy korzystają ze wspólnego magazynu, ale każda pracuje na osobnej bazie Optimy. Dla systemów, z którymi nie mamy gotowej integracji, zapewniamy możliwość połączenia poprzez API. Zakres synchronizacji jest kompleksowy i obejmuje kluczowe obszary działania firmy. Wymiana danych dotyczy zarówno fundamentalnych informacji kartotekowych, takich jak dane kontrahentów i artykułów, jak i pełnego obiegu dokumentów handlowo-magazynowych (m.in. ZD, PZ, RO, WZ, FA, PA). Rozwiązanie w pełni wspiera również logikę biznesową związaną z obsługą zestawów i kompletów zdefiniowanych w systemie ERP. Ponadto automatyzacji podlega cały obszar logistyki wysyłkowej, od statusów przesyłek, przez dane kurierskie, aż po listy przewozowe. Kluczową zaletą jest także wsparcie dla bardziej złożonych struktur organizacyjnych, umożliwiające obsługę wielu baz danych i podmiotów w jednym, zintegrowanym środowisku magazynowym. Kolejnym kluczowym elementem systemu jest zaawansowana, wbudowana integracja ze spedytorami. Rozwiązanie obsługuje ponad 30 firm kurierskich, a wszystkie niezbędne funkcje są dostępne dla magazyniera bezpośrednio na jego terminalu mobilnym już w trakcie procesu kompletacji. System automatycznie pobiera dane potrzebne do wygenerowania listu przewozowego bezpośrednio z zamówienia klienta. Dzięki temu praca operatora zostaje uproszczona do minimum: jego zadanie sprowadza się w zasadzie do wydrukowania gotowej etykiety i, w razie potrzeby, podania liczby paczek. Rozwiązanie opiera się na nowoczesnej technologii, co pozwala uniknąć tak zwanego długu technologicznego. W tym konkretnym przypadku jest to technologia Progressive Web App (PWA). Jej podstawową zaletą jest uniwersalność, dzięki niej aplikacja WMS może być uruchomiona na dowolnym urządzeniu wyposażonym w nowoczesną przeglądarkę internetową, taką jak Chrome. Inteligentne zarządzanie operacjami Nowoczesne podejście do logistyki zakłada przeniesienie operacyjnego centrum zarządzania magazynem z poziomu systemu ERP na wyspecjalizowaną, intuicyjną platformę mobilną. WMS AVOCADO Packing umożliwia całkowite przeniesienie operacyjnego zarządzania magazynem z poziomu ERP (Comarch Optima) na specjalistyczną, w pełni zintegrowaną platformę mobilną. Co to oznacza w praktyce?  Pracownik magazynu zyskuje pełną niezależność od systemu ERP. Wszystkie niezbędne informacje, od list kompletacyjnych po statusy wysyłek, ma na swoim terminalu mobilnym, a kluczowe procesy takie jak przyjęcia, kompletacje, wydania i inwentaryzacje realizowane są w całości z poziomu WMS, bez potrzeby logowania się do Optimy. Co najważniejsze, wykonane operacje fizyczne skutkują automatycznym generowaniem odpowiednich dokumentów magazynowych (PZ, WZ, MM) oraz handlowych (FA, PA) w systemie nadrzędnym, bez udziału operatora ERP. System jest również przygotowany do obsługi złożonych scenariuszy, wspierając dostawy częściowe, przyjęcia nieawizowane oraz zapewniając pełną ewidencję i identyfikowalność partii oraz numerów seryjnych, zgodnie z obowiązującymi wymaganiami prawnymi i audytowymi. Elastyczność technologiczna i mobilność dzięki aplikacji typu PWA Nowoczesne magazyny wymagają rozwiązań, które nie tylko nadążają za tempem operacji, ale również dostosowują się do środowiska pracy i dostępnej infrastruktury IT. Dlatego WMS AVOCADO Packing został stworzony w oparciu o technologię Progressive Web App (PWA). Jest to rozwiązanie, które łączy zalety aplikacji webowej z funkcjonalnością aplikacji natywnych. W praktyce oznacza to, że: System działa na każdym urządzeniu z nowoczesną przeglądarką internetową, niezależnie od tego, czy jest to terminal danych ze skanerem, tablet, czy firmowy smartfon. Nie ma konieczności instalacji dedykowanego oprogramowania, gdyż aplikację uruchamia się w przeglądarce lub jako aplikację przypiętą do ekranu. System działa w środowisku lokalnym (on-premise) lub w chmurze: zgodnie z preferencjami i polityką bezpieczeństwa firmy. Technologia PWA eliminuje również problemy z przestarzałymi aplikacjami desktopowymi czy koniecznością zarządzania aktualizacjami, ponieważ wszystkie zmiany wdrażane są centralnie i są natychmiast dostępne na każdym urządzeniu. Dla firm, które stawiają na mobilność, szybkość reakcji i cyfrową elastyczność jest to nie tylko kwestia wygody, ale realnej przewagi operacyjnej. Obsługa kompletów i zestawów z pełną zgodnością logiki działania Comarch ERP Optima W wielu modelach biznesowych, szczególnie w e-commerce, branży kosmetycznej, produkcyjnej czy w sprzedaży sezonowej (np. zestawy prezentowe), firmy operują nie tylko na pojedynczych indeksach towarowych, ale również na tzw. kompletach lub zestawach produktowych. W Comarch ERP Optima zestaw może zostać zdefiniowany jako towar złożony. Z punktu widzenia dokumentów handlowych (np. faktury, RO), firma operuje na jednym towarze, przykład stanowić może „Zestaw Świąteczny”, pomimo że fizycznie składa się on z kilku różnych pozycji magazynowych. Aby taki model działał również w logistyce, niezbędne jest rozwiązanie typu WMS, które rozumie i respektuje tę logikę.  Należy zwrócić uwagę, że w wielu organizacjach komplet nie jest wyłącznie zbiorem produktów, lecz procesem konfekcjonowania lub produkcji wewnętrznej,  wymagającym ewidencji zarówno zużycia komponentów, jak i powstania wyrobu gotowego. W takim scenariuszu AVOCADO Packing współpracuje z Comarch ERP Optima w oparciu o dokumenty PWP (Przyjęcie Wyrobu Gotowego) oraz RWS (Rozchód Wewnętrzny Surowców). Rozważmy konkretny przykład: w systemie ERP zdefiniowany jest zestaw z przypisaną recepturą np. produkt promocyjny, który składa się z kilku elementów składowych. W momencie, gdy do systemu trafia zamówienie klienta na taki zestaw, w tle uruchamiany jest proces rozbicia zestawu na komponenty. Na podstawie zatwierdzonego dokumentu RO (Rezerwacja Odbiorcy), system WMS przekazuje na terminal mobilny magazyniera szczegółowe informacje o każdym ze składników, które należy skompletować. Po zakończeniu zbiórki i potwierdzeniu operacji AVOCADO Packing generuje zwrotnie dokumenty PWP i RWS w ERP. Możliwe jest automatyczne wygenerowanie faktury sprzedaży na gotowy zestaw a cały proces pozostaje zgodny z logiką magazynowo-finansową Optimy. To podejście zapewnia pełną transparentność, kontrolę nad surowcami oraz spójność danych w systemie ERP bez potrzeby ręcznego rozbijania zestawów lub rekonfiguracji struktury danych. Wsparcie Optimy w czasie rzeczywistym Warto wskazać, że Comarch ERP Optima jest rozbudowanym systemem klasy ERP, a jego funkcjonalność operacyjna (szczególnie w kontekście logistyki i gospodarki magazynowej) jest ograniczona do poziomu ewidencji i dokumentacji. System nie został zaprojektowany jako narzędzie pracy „na hali” czy w strefach składowania, a jego interfejs i logika procesowa nie wspierają dynamicznych operacji fizycznych. Integracja z WMS AVOCADO Packing sprawia, że Optima zyskuje realne wsparcie w czasie rzeczywistym.  W praktyce oznacza to, że Optima nie jest wyłącznie systemem księgowym, ale stanowi istotny element procesów operacyjnych. Co istotne, dane zawarte w ERP są zawsze aktualne a to przekłada się na: sprawniejsze wystawianie dokumentów sprzedaży, precyzyjne planowanie zatowarowania, mniejsze ryzyko błędów księgowych i magazynowych. Integracja zapewnia ciągły przepływ danych pomiędzy systemami, eliminując potrzebę ręcznych interwencji oraz powtarzalnego wprowadzania tych samych informacji w różnych środowiskach.
5-powodów_-dla-których-warto-postawić-na-AVOCADO-Packing
Logo firmy YOSI.PL
zweryfikowano

0/5

YOSI.PL

Twój partner IT!


AVOCADO Packing
+1
Małopolskie
50 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Biura rachunkowe, Budownicza, Chemiczna, Dystrybucja, eCommerce, Elektronika, Hotelarstwo, Meblarska, Medyczna, Metalurgiczna, Produkcyjna, Spożywcza FMCG, Tworzywa sztuczne, Produkcja maszyn, Produkcja zaawansowanych technologii i elektroniki, Cyfrowa transformacja przedsiębiorstw
Opis
Nasze rozwiązania umożliwiają przepływ danych pomiędzy ERP, MES, WMS i platformami e-commerce....
rozwiń