Business Intelligence – podejmuj słuszne decyzje!
Big data na dobre zagościło w naszych słownikach. Dane są wszechobecne, można mierzyć coraz to nowe obszary, analizować, wyciągać odpowiednie wnioski i przede wszystkim szybko reagować. A co, jeśli analiza jest niewystarczająca i nieefektywna? Sformułowane w ten sposób hipotezy obarczone są dużym ryzykiem pomyłki, która może być bardzo kosztowna. Przyjrzyjmy się zatem rozwiązaniom IT w postaci dedykowanych modułów Business Intelligence.
Co to jest Business Intelligence?
Możliwe, że już spotkałeś się z określeniem Business Intelligence (po polsku analityka biznesowa). Tak czy inaczej warto przypomnieć sobie, o czym dokładnie tu mówimy.
Jak podaje Encyklopedia Zarządzania BI (takiego skrótu będziemy tu też używać) „jest zbiorem praktyk, działań i technologii, które przekształcają dane w użyteczne informacje biznesowe”.
W założeniu Business Intelligence posługuje się wieloma danymi, które na pierwszy rzut oka mogą nie być powiązane i ręczna ich analiza może być bardzo trudna, a tym bardziej zidentyfikowanie korelacji pomiędzy nimi. Dopiero gdy je zestawimy za pomocą algorytmów zaszytych w BI dzieje się „magia”.
Do głównych zadań modułu BI jest przedstawianie danych w sposób syntetyczny, które pomaga w zarządzaniu operacyjnym, a nawet strategicznym. Same dane mogą być nieczytelne dla poszczególnych odbiorców, dlatego też system tworzy wizualizacje ze zbiorów. Idąc dalej – za pomocą wykresów i analiz firma może podejmować m.in. trafne decyzje biznesowe, budować przewagę konkurencyjną, a także analizować ryzyko planowanych (lub trwających już) projektów.
Oczywiście moduł jest bardzo elastyczny, jeśli w standardowych analizach nie znajdziesz wszystkich miar, które Ciebie interesują, możesz zdefiniować nowe: nie tylko miary, ale także wymiary analiz i fakty.
W Ekspert Systemy Informatyczne dostarczamy moduły Business Intelligence w systemach Streamsoft oraz enova365, które wdrażamy od ponad 25 lat.
Business Intelligence – kilka słów o rozwoju tego rozwiązania
Pierwsze wzmianki w prasie na temat BI sięgają lat 50 XX wieku. Jednak bardziej sprecyzowane definicje powstały w końcówce ubiegłego wieku i obecnego. Warto tutaj przytoczyć również definicje sformułowaną przez firmę Gartner: Business Intelligence to „zorientowany na użytkownika proces zbierania, eksploracji, interpretacji i analizy danych, który prowadzi do usprawnienia i zracjonalizowania procesu podejmowania decyzji. Systemy te wspierają kadrę menadżerską w podejmowaniu decyzji biznesowych w celu kreowania wzrostu wartości przedsiębiorstwa”.
Działy controllingu borykały się z wieloma problemami związanymi z analizą transakcji. Były to bardzo duże ilości danych przechowywane w mało przejrzystych bazach danych, przetwarzanie tych informacji najczęściej było bardzo kłopotliwe. Niektóre firmy stosowały osobne systemy do analizy, ale tu z kolei pojawiała się kolejna niedogodność, jaką jest rozproszenie systemów i ograniczenia z tego wynikające.
Business Intelligence – na świecie i w Polsce
Na pewno słyszałeś o porównaniach, że obecnie przeciętny człowiek codziennie styka się z taką ilością informacji, z jaką XV-wieczny mieszkaniec Ziemi pochłaniał przez całe swoje życie. Szacuje się, że obecnie cała ludzkość produkuje 44 zettabajtów danych rocznie (i oczywiście spodziewany jest dalszy wzrost tej wartości).
Dla porównania standardową jednostką, którą się posługujemy w życiu codziennym to terabajty, (wg układu SI) 1000 terabajów to 1 petabajt, 1000 petabajtów to 1 eksabajt, a 1000 eksabajtów to właśnie 1 zettabajt.
I jeszcze jeden przykład dla zobrazowania skali: firma DigitalGlobe, która zajmuje się wykonywaniem zdjęć satelitarnych (m.in. dla Google Maps) przez siedem lat zgromadziła ponad 100 petabajtów danych.
Robi wrażenie, prawda?
Do tego trzeba powiedzieć o rosnącym świadomym zapotrzebowaniu na rozwiązania BI. Szacuje się, że w tym roku globalny rynek Business Intelligence może urosnąć do niemal 30 mld $, co będzie wyznaczało dynamikę wzrostu – ponad 29% w ciągu 2 lat.
Jak podaje raport firmy Jcommerce 63% firm korzysta z rozwiązań BI. Wiele z nich wykorzystuje do tego program Microsoft Excel, którego udział według przewidywań będzie znacznie malał w kolejnych latach. Ma to powiązanie z dostępnością cenową rozwiązań oraz brakiem potrzeby wykwalifikowanej kadry do obsługi systemu.
Kto może skorzystać w firmie z Business Intelligence?
Najbardziej obrazująca odpowiedź na to pytanie brzmi: każdy, kto tego potrzebuje w firmie. Oczywiście wszystko odbywa się z zachowaniem przypisanych uprawnień dostępu do poszczególnych raportów, czy dashboardów (zbiór raportów). Pracownik nie musi być analitykiem, by samemu tworzyć nowe zestawienia. Najczęściej odbywa się to za pomocą intuicyjnego kreatora. Zobaczmy, jak wygląda to w przypadku kilku kluczowych stanowisk:
- Dyrektor zarządzający (CEO, COO) – przede wszystkim z pomocą raportów może skupić się na podejmowaniu strategicznych decyzji, uwzględniając ryzyko inwestycji. W ten sposób firma jest w stanie budować przewagę konkurencyjną.
- Dyrektor finansowy – przede wszystkim ma szerszy i szybszy dostęp do niezbędnych danych z różnych zakresów: sprzedaż, zakupy, polityka cenowa, marketing, zapasy. Odpowiednie wyciąganie wniosków może przyczynić się do znacznej poprawy wyników biznesowych danego przedsiębiorstwa.
- Osoba pracująca w dziale controllingu finansowego – za pomocą BI może kontrolować realizację budżetu, dokonywać kompleksowej analizy finansowej, a także identyfikować odchylenia od zakładanym norm.
- Dyrektor / kierownik działu handlowego – BI pozwala na definiowanie wskaźników KPI (Key Performance Indicators, po polsku: kluczowe wskaźniki efektywności), za pomocą których mierzona jest realizacja zakładanego planu. Business Intelligence może się przydać również do znalezienia obszarów, które mają potencjał inwestycyjny.
- Projekt manager – Business Intelligence przyjdzie tu z pomocą w zakresie mapowania procesów, a także określenia ryzyka danego projektu.
Małe firmy a analityka biznesowa
W pierwszej chwili możesz pomyśleć: „A co my możemy dodatkowo analizować? Dotychczasowe raporty zbudowane w Excelu nam wystarczają”. Możliwe, że pracujesz na rozproszonych systemach i dane są gromadzone w różnych bazach danych. Czy na tej podstawie możesz odpowiedzieć: „mam pełną kontrolę nad firmą?”
Jest to wątpliwe. Jak wskazywaliśmy wyżej, ponad 60% polskich firm stosuje już rozwiązania BI i wiele z nich myśli o zastosowaniu profesjonalnych rozwiązań zintegrowanych z ich systemem ERP.
Wykonywanie raportów stanu firmy raz w miesiącu to (w obecnie pędzącym świecie) zdecydowanie zbyt mało. A co, jeśli w połowie miesiąca poszczególne wskaźniki zaczynają drastycznie zmieniać wartości, co rzutuje na funkcjonowanie firmy? Jak szybko bez dostępu do aktualnych danych Twoja firma jest w stanie zareagować i wykonać niezbędne działania?
Dodatkową trudnością mogą być niespójności w poszczególnych systemach, które będą zaburzać realny poziom wskaźników lub sytuacji firmy. Warto się nad tym zastanowić.
Kiedy firma powinna zacząć rozważać wdrożenie rozwiązania?
Tutaj wyróżnić można kilka czynników, które powinny być traktowane jako żółte lampki ostrzegawcze. Jeśli sytuacje opisane poniżej zdarzają się w Twojej firmie, zorientuj się w dostępnych rozwiązaniach z zakresu zintegrowanego modułu analityki biznesowej.
- Wiele danych, a niewiele wniosków – na pewno gromadzisz dane w jednym lub w kilku systemach informatycznych, które wspomagają działanie Twojego przedsiębiorstwa. A jak wygląda sprawa z wnioskami i ich analizą? Jak duży wpływ mają na dalszy rozwój firmy? Big data w wielu firmach kończy się często na posiadaniu dużej ilości danych i podstawowej analizie. A to zbyt mało w obecnych czasach.
- Analiza danych w arkuszu kalkulacyjnym – to rozwiązanie ma znaczne ograniczenia, generowanie zestawień czasochłonne i mało efektywne. Prawdopodobnie w tym przypadku nie masz dostępu do danych w czasie rzeczywistym i ze wszystkich źródeł, które interesowałyby Twoją firmę.
- Brak odpowiednich danych do podejmowania decyzji – spotykasz się z sytuacjami, w których musisz podejmować ryzykowne decyzje (lub świadomie decydujesz o braku działania) ze względu na brak wystarczającej ilości danych. Z pomocą tu przychodzą rozwiązania Business Intelligence.
- Rozproszenie danych i zaangażowanie działu IT – w wielu przedsiębiorstwach zbierane danych odbywa się w poszczególnych silosach biznesowych, kierownicy przygotowują raporty, często przy zaangażowaniu działu IT. Przy zastosowaniu systemu ERP i modułu Business Intelligence można to zmienić, a proces zoptymalizować i zautomatyzować.
Funkcjonalności modułów Business Intelligence
W tej części (bardziej technicznej) skupimy się na opisaniu poszczególnych funkcjonalności Business Intelligence, które mogą być przydatne w Twojej firmie. Pojęcia techniczne będziemy tłumaczyć, by każdy mógł skorzystać z tej wiedzy bez względu na poziom jego zaawansowania w rozwiązaniach IT.
Gromadzenie danych w specjalnej strukturze bazodanowej
Wielowymiarowa analiza danych w czasie rzeczywistym może znacznie obciążać bazę danych systemu ERP. W jaki sposób jest to rozwiązane w modułach Business Intelligence? BI nie pracuje na transakcyjnej bazie danych ERP, tylko na specjalnie do tego stworzonej hurtowni danych.
Hurtownia danych – rodzaj systemu zarządzania danymi. Jego zadaniem jest sprawna obsługa zapytań i wykonywanie analiz. Hurtownie danych często posiadają informacje z wielu źródeł: wewnętrznych i zewnętrznych. Najczęściej oparta jest na relacyjnej bazie danych, ma wewnętrzny moduł do transformacji danych (ELT), posługuje się analizą statystyczną, a także odpowiada za wizualizację zgromadzonych danych.
Często również w hurtowniach danych wykorzystuje się takie rozwiązania jak kostki OLAP.
Kostka OLAP – jest to struktura danych, która składa się z Miar, Wymiarów, Kategorii oraz Poziomów. Ma na celu umożliwienie szybkiego dostępu do danych wielowymiarowych. Poniżej znajdziesz wyjaśnienie poszczególnych określeń używanych w tym rozwiązaniu:
- Miary (dane numeryczne) np. przychód, ilość, koszt, rabat.
- Wymiar np. czas, kontrahent, lokalizacja, oddział, produkt.
- Poziomy są ustalane dla każdego z wymiarów. Tak jak czas możemy dzielić na mniejsze okresu (rok, kwartał, miesiąc, dzień), tak samo analogiczny podział jest stosowany do innych wymiarów.
- Kategorie z kolei opisują poziomy w wymiarach np. mogą to być regiony geograficzne tj. Europa, CEE, poszczególne kraje.
Wizualizacje danych
Moduły Business wyposażone są w intuicyjne kreatory, z których wykorzystaniem stworzysz wizualizację danych w postaci wykresów. Odbywa się za pomocą znanej metody drag&drop – zeskalujesz w ten sposób wykresy, wskaźniki, interesujące Ciebie tabele. Możliwa jest również ich konfiguracja. Widoczne dane będą prezentowane na jednym ekranie, przez co zwiększa się ich przejrzystość i możliwość dalszej analizy.
Możesz również zarządzać dostępem do poszczególnych ekranów lub ich wariantów. Inny widok zobaczy handlowiec (interesuje go m.in. realizacja swojego planu, liczba nowych kontraktów, przeterminowane płatności), a inny dashboard wyświetli się dyrektorowi działu, który musi sprawować kontrolę nad wszystkimi podwładnymi..
Szczegółowe analizy danych
Możemy tutaj wyróżnić m.in. raport obrotów i sald, sprzedaż w ujęciu ilościowym/wartościowych z podziałem na kontrahentów, sprzedaż z podziałem na przedstawicieli handlowych firmy, stopień wykorzystania limitów płatności poszczególnych kontrahentów, obroty magazynowe, całość przychodów i uzyskana marża, wartość towaru w magazynie, koszty produkcji na poszczególnych etapach, korelacja pomiędzy planowanymi a rzeczywistymi kosztami produkcji, analiza zdarzeń zdefiniowanych w module CRM (w ujęciu czasowym oraz z podziałem na operatora).
Warto tutaj wspomnieć, że BI daje nam możliwość przygotowywania „kart wyników”, które automatycznie są rozsyłane do użytkowników. Może to być raport z wykonanej pracy w ujęciu tygodniowym, który cyklicznie dostaje przedstawiciel handlowy.
Trendy i zestawienia porównawcze
Na jednym ekranie możesz uzyskać widok, który ułatwi rozeznanie się w obecnej sytuacji firmy, danych historycznych, a także przewidywaniu pojawiających się trendów (szczególnie tych, których na pierwszy rzut oka nie widać). Dokonasz porównania sprzedaży wg oddziałów w poszczególnych okresach. Sprawdzisz, jaka jest dynamika wzrostu/spadku, otrzymasz dostęp do danych, które pozwolą zidentyfikować trendy zakupowe i sprzedażowe, uwzględniające ceny surowców, półproduktów, a także zachowania konsumentów.
Konfigurowalność i elastyczność rozwiązania
Systemy Business Intelligence posiadają spory zestaw wbudowanych wskaźników, które spełniają najczęściej występujących wymagań użytkowników końcowych. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby zdefiniować nowe wskaźniki, które są niezbędne do kompleksowej analizy w Twojej firmie.
Dlaczego warto wdrożyć Business Intelligence?
- Przede wszystkim za sprawą dostępu do aktualnych i odpowiednio prezentowanych danychzyskasz pełną kontrolę nad swoją firmą i będziesz mógł odpowiednio reagować w przypadku zmieniających się warunków.
- Dane będą prezentowane w postaci wykresów, tabel, wskaźników. Na ich podstawie dużo łatwiej jest wyciągać odpowiednie wnioski.
- Będziesz mógł podejmować decyzje obarczone mniejszym ryzykiem.
- Obecnie generowanie cyklicznych raportów jest czasochłonne? A co, jeśli będziesz chciał zestawiać dodatkowe dane? W rozwiązaniach Business Intelligence nie ma takich problemów.
- BI można również wykorzystywać do zarządzania wydajnością pracy firmy w poszczególnych obszarach. W ramach procesu możesz wyznaczać cele biznesowe i śledzić ich realizację.
- Zwiększysz także przewagę konkurencyjną nad innymi firmami, analizując swoje postępy, identyfikując obszary do poprawy, a także zbierając dane rynkowe.
Porozmawiajmy o rozwiązaniach Business Intelligence
Jeśli szukasz rozwiązań Business Intelligence, chcesz usprawnić działanie swojej firmy i bazować na danych, które są gwarantem dobrze podjętych decyzji, skontaktuj się z nami.