Migracja danych ERP z jednego systemu do drugiego może mieć wiele przyczyn, takich jak zmiana technologii, przesiadka na nowy system, czy fuzja firm. W procesie tym spotykają się różne struktury danych, które muszą zostać zintegrowane w nową, wspólną podstawę. Tylko udana migracja gwarantuje bezkonfliktowe współistnienie starych i nowych danych.
Etapy migracji danych ERP
Migracja danych może być z grubsza podzielona na trzy fazy:
- Eksport i czyszczenie starych danych
- Mapowanie starych i nowych struktur danych
- Importowanie danych do nowego systemu
Fazy związane z nimi i podetapy, są szczegółowo opisane w koncepcji migracji. Jako plan generalny przeniesienia starego systemu do nowego, może on obejmować również inne komponenty IT, takie jak sprzęt, interfejsy lub rozwiązania firm trzecich. Często etapy migracji danych odbywają się jako jeden proces. W niektórych przypadkach przeprowadza się jednak kilka migracji, np. na potrzeby testów, warsztatów czy szkoleń. Idealnym momentem na migrację jest krótki czas przed uruchomieniem nowego rozwiązania.
Koncepcja migracji
Koncepcja ta obejmuje procedury migracji i planowanie, a także wymagania techniczne i organizacyjne. Istotne są tutaj cele, definicja i analiza danych, jakość i aktualność danych, jak również archiwizacja danych starego systemu wraz z jego likwidacją. Szwajcarska Administracja Federalna opracowała kompleksową metodę dla projektów informatycznych i organizacyjnych pod akronimem HERMES. Zawiera również szablon koncepcji migracji.
Eksport i czyszczenie starych danych
Jeszcze przed faktycznym eksportem danych należy wyjaśnić, które dane mają być w ogóle ponownie wykorzystane. Zasadniczo dane można podzielić na dwa obszary: Dane główne i dane transakcyjne. Podstawę nowego systemu stanowią również dane główne, takie jak artykuły, klienci, dostawcy, listy części itp. Są one stałymi parametrami, wokół których toczą się wydarzenia. Składają się na nią dane takie jak: Zamówienia, ruchy magazynowe, zlecenia zakupu itp. Aby nie obciążać niepotrzebnie nowego systemu, zwykle definiuje się punkt w czasie, który określa, jak daleko wstecz powinny być przeniesione dane. Wszystko, co sięga dalej, jest archiwizowane oddzielnie.
Jak tylko zakres danych został zdefiniowany, nadszedł czas na uporządkowanie ich zawartości. Zadziwiające jest to, co wychodzi na światło dzienne: Pola tekstowe z wartościami liczbowymi, niespójne użycie pól, niekompletne dane, duplikaty rekordów danych i tak dalej. Często konieczna jest żmudna praca ręczna, aby wyprostować dane.
Mapowanie starych i nowych struktur danych
Kolejnym krokiem jest wyrównanie struktur danych w starym i nowym systemie. Aby to zrobić, każde pole lub wartość danych źródłowych jest przypisywane do odpowiadającego mu pola w systemie docelowym. Ważne jest, aby formaty danych były zgodne pod względem typu pola (tekstowe, numeryczne, alfanumeryczne itd.) i długości pola. W pewnych okolicznościach można również uprościć treść. W ten sposób, dzięki charakterystycznym polom, można bardziej elastycznie odwzorować struktury klasyfikacji mówionej (numery artykułów, numery klientów itp.). Nie każde pole danych może być przeniesione 1:1. Użytkownicy powinni być w stanie polegać na wiedzy i doświadczeniu dostawcy IT w zakresie najlepszej możliwej alokacji danych. Czasami dostawca dostarcza również narzędzie migracyjne, które wspiera dopasowywanie i import danych.
Importowanie danych do nowego systemu
Wielki moment łączenia danych jest momentem prawdy i pokazuje, jak dobra była praca przygotowawcza. W praktyce często już przy pierwszych próbach pojawiają się błędy, więc mapowanie musi być korygowane. Pomocnicza baza danych o takiej samej strukturze jak w systemie docelowym daje możliwość ponownego sprawdzenia i edycji zawartości danych. Ponieważ presja terminu i napięcie wśród uczestników projektu są ogromne na krótko przed go-live, warto przeprowadzić próbę generalną przed ostateczną migracją. Dobre przygotowanie, aktualne dane źródłowe i jasna koncepcja to najlepsza gwarancja udanej migracji danych. Ważne jest, aby nie zapomnieć o dokładnym sprawdzeniu wszystkich przenoszonych danych w nowym systemie i w razie potrzeby ich przerobieniu. Również tutaj dostawca systemu może udzielić cennego wsparcia.
Ostatnie komentarze