Korzyści z wdrożenia systemu BI dla twojego przedsiębiorstwa

Prawdopodobnie słyszałeś powiedzenie „pracuj mądrzej, nie ciężej”. Ten zwrot równie dobrze mógłby zostać wymyślony dla narzędzi BI. Oprogramowanie business intelligence (BI) składa się z szeregu narzędzi do analizy danych. Zaprojektowanych w celu analizowania i zarządzania danymi związanymi z działalnością biznesową. Jakie są więc korzyści z oprogramowania business intelligence? Niektóre z nich to bogate możliwości wizualizacji, które pozwalają przedsiębiorstwom monitorować sprzedaż, logistykę, a nawet produktywność. Zapewnia ono również wszechstronną analizę danych przy użyciu bogato wizualizowanych, intuicyjnych raportów.

Prezentując dane w łatwym do zrozumienia formacie, oprogramowanie BI pomaga lepiej zrozumieć mocne i słabe strony firmy. Zapewniając jednocześnie użyteczny wgląd w wskaźniki KPI i inne ważne wskaźniki. To sprawia, że jest to kluczowe narzędzie zapewniające konkurencyjność i rentowność.

1. Uzyskaj cenny wgląd w swoją działalność

Korzyści i funkcje oprogramowania Business Intelligence stale gromadzą i analizują dane w celu dostarczenia przydatnych informacji dla Twojej firmy. Specjaliści mogą generować raporty na temat różnych zestawów danych, takich jak wydatki, procesy operacyjne, zatrudnienie i obsługa klienta.

Istnieje wiele rodzajów raportów, które można tworzyć za pomocą narzędzi BI. Wszystkie platformy BI oferują wstępnie sformatowane możliwości raportowania, które zbierają dane dla typowych KPI. Przedsiębiorstwa mogą również generować raporty BI dostosowane do indywidualnych potrzeb. Lub samoobsługowe, wykorzystując doskonałe wizualizacje BI do unikalnych, specyficznych dla danej organizacji zestawów danych. Jeśli żadna z tych opcji nie spełni oczekiwań użytkownika, może on uruchomić raport ad-hoc, który jest tworzony w całości przez użytkowników. Zazwyczaj koncentruje się na bardzo specyficznym KPI, którego nie można objąć innymi typami raportów.

Kluczowe wskaźniki efektywności, kluczowe mierniki dokonań – finansowe i niefinansowe wskaźniki stosowane jako mierniki w procesach pomiaru stopnia realizacji celów organizacji. KPI wspierają osiąganie przez firmę jej celów operacyjnych i strategicznych. 

Wikipedia

Kolejną unikalną zaletą raportów business intelligence jest istotność informacji. Ponieważ raporty zawierają istotne dane zebrane w ramach działalności biznesowej. Przedsiębiorstwa są w stanie lepiej podejmować działania w oparciu o informacje zawarte w raportach BI. Ponadto, nie trzeba być naukowcem, aby korzystać z narzędzi BI – wizualizacje danych generowane przez te narzędzia są łatwe do zrozumienia i wytłumaczenia. Często firmy które poszukują systemu BI wspomniało iż kluczowym czynnikiem jest dynamiczne raportowanie.

2. Wizualizacja ważnych informacji

Raporty operacyjne mogą być trudne do zinterpretowania, co zmniejsza zdolność organizacji do rozpoznawania i działania w oparciu o kluczowe wskaźniki. Jedną z kluczowych zalet oprogramowania BI są doskonałe możliwości wizualizacji danych. Pozwalające użytkownikom na tworzenie intuicyjnych wizualizacji danych, które są łatwe do zrozumienia i proste w interpretacji.

Wykresy, grafy, filmy, animacje i infografiki są bardziej angażującymi sposobami przekazywania informacji niż bloki liczb czy arkusze kalkulacyjne. Wynika to częściowo z faktu, że ludzki mózg jest zaprogramowany do przetwarzania informacji poznawczych. Informacji, których interpretacja i przyswojenie wymaga więcej niż jednego spojrzenia – znacznie wolniej niż informacji wizualnych. Większość użytkowników końcowych oczekuje od systemu BI pokazania danych w formie wizualnej.

3. Wydobywanie danych dzięki systemom BI

Narzędzia analityczne BI są wyjątkowo dobrze przystosowane do wydajnej eksploracji danych. Eksploracja danych to proces poszukiwania wzorców w danych w celu zidentyfikowania trendów i wyciągnięcia wniosków. Można go podzielić na pięć etapów: zbieranie, magazynowanie i przechowywanie, organizacja, analiza i prezentacja. Niektóre platformy BI mogą wykonać wszystkie te kroki dla organizacji. Inne wymagają wsparcia ze strony narzędzi analityki biznesowej, systemów analitycznych Big Data lub platform hurtowni danych.

BI analizuje, przetwarza i renderuje ogromne ilości danych, którymi nie są w stanie zarządzać słabsze programy. Integruje się z rozwiązaniami hurtowni danych, własnymi bazami danych (np. serwery SQL), a także z danymi zarówno ustrukturyzowanymi, jak i nieustrukturyzowanymi. Pozwala to na łatwy dostęp do cennych informacji i usprawnienie procesów decyzyjnych, które w innym przypadku mogłyby zostać pominięte.

Ponieważ oprogramowanie BI jest w stanie natychmiast analizować napływające dane, pomaga firmom wychwycić ulotne okazje, które w innym przypadku mogłyby zostać przeoczone. Dzięki spersonalizowanym raportom tworzonym przez BI połączonym z hurtownią danych, firmy mogą łatwiej wychwycić trendy w wydatkach firmy, zatrudnieniu, operacjach, rozwoju klientów i innych.

4. Ustanowienie benchmarkingu

Szybkie myślenie i skuteczne podejmowanie decyzji jest ważne w osiągnięciu sukcesu w przedsięwzięciu biznesowym. Często osoby odpowiedzialne za prowadzenie firmy nie mają czasu na przeprowadzenie szeroko zakrojonego projektu badawczego dotyczącego rozwoju branży lub wprowadzenia produktu na rynek. Korzystanie z oprogramowania business intelligence jest jak ciągłe prowadzenie dogłębnego projektu badawczego. W ramach którego gromadzone są informacje umożliwiające podejmowanie przełomowych decyzji.

Benchmarking jest cennym narzędziem analizy danych. Firmy wykorzystują do oceny swojej produktywności, przychodów i ogólnego sukcesu w stosunku do konkurencji. Organizacje często zmagają się z benchmarkingiem, ale BI upraszcza ten proces, dostarczając użytecznych informacji i łatwych do zrozumienia raportów. Dlatego też benchmarking jest jednym z podstawowych wymagań stawianych platformom BI przez użytkowników.

Raporty benchmarkingowe oferują dokładne, aktualne dane, które pozwalają przedsiębiorstwu ocenić jego wyniki w odniesieniu do poszczególnych KPI lub trendów w czasie, zapewniając cenny wgląd w aktualny stan organizacji. Dzięki możliwościom analityki predykcyjnej, użytkownicy mogą wykorzystać te benchmarki i wdrożyć je proaktywnie, wyprzedzając konkurencję zamiast gonić za nią.

5. Zarządzanie wydajnością poprzez system BI ?

BI pomaga również śledzić, zarządzać i realizować cele związane z wydajnością. Dzięki narzędziom BI firmy mogą wprowadzać cele oparte na danych. Takie jak cele sprzedażowe czy docelowy czas dostawy, a następnie śledzić postępy w ich realizacji. Mechanizm ten nazywany jest zarządzaniem wydajnością (performance management) i zapewnia najbardziej efektywne i łatwe w implementacji zarządzanie celami.

Aplikacje BI umożliwiają łatwy dostęp do informacji, których odnalezienie i uporządkowanie zajęłoby godziny lub tygodnie. Kolejną zaletą business intelligence jest to, że dzięki zastosowaniu pulpitów nawigacyjnych i danych w czasie rzeczywistym, użytkownicy mogą łatwo uporządkować ważne informacje. Ponadto mogą otrzymywać aktualizacje z chwili na chwilę. Pozwala to na znaczną oszczędność czasu i umożliwia natychmiastowe rozwiązywanie problemów.

Dzięki intuicyjnej analityce wizualnej BI, specjaliści mogą śledzić realizację celów i wykorzystywać te informacje do oceny ogólnej produktywności organizacji. Odpowiednio wdrożone narzędzia BI mogą znacząco podnieść wydajność firmy.

6. Inteligencja sprzedaży

Jedną z najważniejszych korzyści płynących z BI jest zwiększenie świadomości. Osoby projektujące oprogramowanie business intelligence wiedzą, że firmy nie są w stanie wykorzystać możliwości, których nie są świadome. Dlatego projektują oprogramowanie, które sprawia, że te ulotne okazje stają się zauważalne i dostarcza szczegółowych informacji, które pozwalają firmom w pełni je wykorzystać.

Raporty i dane tworzone przez systemy business intelligence są doskonałe, gdy trzeba poprzeć swoje twierdzenia twardymi danymi podczas negocjacji z potencjalnymi klientami. Mogą być również pomocne w podejmowaniu szybkich decyzji sprzedażowych dzięki danym w czasie rzeczywistym i mobilnym raportom BI. System business intelligence może okazać się najpotężniejszym narzędziem, jakim dysponujesz. Gdy próbujesz przekonać klientów, sprzedawców lub dostawców o potencjale i możliwościach oferowanych przez Twoją firmę produktów i usług.

Jeśli chodzi o sprzedaż, tego typu oprogramowanie jest nie tylko skuteczne we wspieraniu Twoich argumentów. Pomoże Ci również zidentyfikować trendy w preferencjach klientów, dzięki czemu będziesz pierwszy w swojej branży, który będzie wiedział, co zaoferować klientom, aby zmaksymalizować sprzedaż.  Dodatkowo, nic tak nie uświetnia prezentacji, jak piękna wizualizacja danych – BI ma Twoje plecy.

7. Usprawnij i ogranicz operacje

Mniej chwaloną zaletą oprogramowania business intelligence jest jego zdolność do ograniczania marnotrawstwa. Wszystko, co nie wnosi wartości dodanej do firmy, może być uznane za marnotrawstwo. Dotyczy to również pracy operacyjnej i administracyjnej, która może być zautomatyzowana dzięki systemowi BI. BI wykonuje pracę, którą zazwyczaj musieliby wykonać pracownicy wprowadzający dane lub analitycy, np. organizację danych, de-duplikację i inne powtarzające się zadania.

Dzięki temu pracownicy mogą poświęcić swój czas na bardziej intensywne zadania, zwiększając tym samym produktywność. Pozwala to również zaoszczędzić czas i pieniądze oraz ograniczyć liczbę błędów ludzkich. Pozwala to również użytkownikom określić, jak dobrze organizacja radzi sobie z obecną kadrą, dzięki czemu można ją odpowiednio rozbudować lub zredukować.

Systemy BI mogą również identyfikować marnotrawstwo w działalności firmy. Dokonuje się tego poprzez wskazanie punktów zapalnych, wąskich gardeł i nieefektywności w produkcji, operacjach i sprzedaży. Dzięki funkcjom analizy predykcyjnej, BI może nawet zaoferować sugestie w celu złagodzenia tych obszarów problemowych.

8. Eliminacja zgadywanek

Bez oprogramowania business intelligence firmy są w zasadzie zmuszone do podejmowania wielu ważnych decyzji dotyczących zarządzania, finansów, działań marketingowych i innych. Dzięki oprogramowaniu business intelligence, decyzje podejmowane przez liderów firm są bardziej oparte na danych. Często prowadzą do uzyskania przewagi konkurencyjnej przez organizację.

BI wdraża strukturę danych, która zachęca do podejmowania decyzji w oparciu o dane i pomaga w ustaleniu najlepszego planu – a nie tylko w zgadywaniu. Ten zasób biznesowy nie tylko prowadzi do większej rentowności, ale także eliminuje wiele stresu i niepewności związanych z prowadzeniem firmy.

9. Usprawnienie zarządzania zapasami

Korzyści płynące z zastosowania systemów business intelligence mogą obejmować nawet zakupy, zaopatrzenie i zarządzanie zapasami. Użytkownicy mogą generować raporty szczegółowo opisujące potrzeby magazynowe, aby określić, kiedy należy zakupić nowe zapasy. BI śledzi również zapasy wychodzące z magazynu, dzięki czemu można lepiej przygotować się na przyszłe trendy zakupowe i ograniczyć marnotrawstwo zapasów.

10. Zdobądź przewagę konkurencyjną

Liczba firm korzystających z BI stale rośnie. Według Forbes, 53 procent firm, z którymi przeprowadzono wywiady, korzysta z jakiejś formy BI. Można więc przewidywać, że w ciągu najbliższych 10-20 lat BI stanie się normą. Zwłaszcza, że rynek BI staje się coraz bardziej powszechny i popularny. Przyszłość BI rysuje się w jasnych barwach.

Inteligencja biznesowa daje organizacjom wymierną przewagę konkurencyjną na coraz bardziej konkurencyjnym rynku. Podejmowanie szybkich decyzji w świecie biznesu jest częścią pracy, ale świadomość, że decyzje te opierają się na rzetelnych wnioskach opartych na danych, daje kolejny poziom bezpieczeństwa i pewności.

BI oferuje nawet funkcje monitorowania nadużyć i zarządzania ryzykiem! Śledząc wzorce i monitorując zachowanie danych, BI może określić, jak prawdopodobne jest, że dana transakcja, osoba lub sieć jest oszustwem. Ta sama funkcja eksploracji danych, która może dać zespołowi sprzedaży wgląd w pragnienia klientów, może być wykorzystana do oceny ryzyka i prognozowania, chroniąc Twoją organizację.