Czy da się to zrobić? Zdecydowanie TAK, bo przecież „innym się udało”. Badanie przeprowadzone w 2021 roku wykazało, że 88% organizacji pomyślnie wdrożyło swój systemy ERP.

Jak każdy projekt, również wdrożenie systemu ERP wymaga zdecydowanego określenia terminu i budżetu. Powiesz: „No dobrze, zrobię to, ale przecież nie wszystko zależy ode mnie”. Tak, zgodzę się. Dlatego jeśli skorzystasz z najlepszych praktyk, opracujesz bardzo dokładny plan i uzyskasz pomoc eksperta, możesz wdrożyć swoje oprogramowanie bez ponoszenia dodatkowych kosztów i co najważniejsze w założonym harmonogramie. I w końcu po udanym wdrożeniu, Twój system ERP zapewni Ci kompleksowe usprawnienia biznesowe w Twoim przedsiębiorstwie.

To jest możliwe!

Chcąc Wam pokazać jak to zrobić, żeby utrzymać terminy i zakładany budżet przygotowałem kilka wskazówek, które Ci w tym pomogą.

Mapuj procesy biznesowe

Brzmi „po konsultancku”? Tak. Dlatego, żeby sprawnie wdrożyć swój system ERP musisz wiedzieć bardzo dokładnie jakie procesy biznesowe zachodzą w Twoim przedsiębiorstwie. Taką wiedzę musisz posiąść, żeby nic potem, czyli podczas wdrożenia, Ci nie umknęło czy zaskoczyło.

Musisz wiedzieć, że dobrze zmapowane procesy biznesowe są nawet ważniejsze, niż wybrane przez Ciebie oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem. Bez względu na to, jak świetny jest Twój system ERP, jeśli system nie będzie odpowiadał Twoim działaniom lub nie wspierał Twoich celów biznesowych, będzie bezużyteczny.

Podczas mapowania swoich procesów biznesowych, będziesz chciał/a wdrożyć pewne ulepszenia, dostosowania, które według Ciebie są niezbędne. To co może się zdarzyć to, to że dodasz zupełnie niepotrzebne funkcje, które potem mogą wpłynąć na szybkość pracy systemu ERP – a koniec, końców nie będziesz zadowolony.

Możesz też zrezygnować z niezbędnych dostosowań i na końcu otrzymasz po prostu gotowe (ja nazywam je „gołe”) rozwiązanie, które okaże się, że nie spełnia Twoich, bardzo określonych potrzeb biznesowych.

W obu przypadkach nie dotrzymasz terminów i co więcej zmarnujesz czas i pieniądze. A tego przecież nie chcesz.

Dlatego, przyjrzyj się uważnie swoim procesom w przedsiębiorstwie, porozmawiaj z pracownikami o procedurach i źródłach wąskich gardeł. Podczas omawiania takich potrzeb, dowiesz się, jaki rodzaj funkcji raportowania i pulpitu nawigacyjnego zainstalować, odkryjesz procedury, które mogą skorzystać na automatyzacji i określisz, w jaki sposób dane powinny być wykorzystywane. Wtedy podejmiesz decyzję, świadomą decyzję o tym czy potrzebne Ci są dostosowania/rozszerzenia czy ich nie potrzebujesz.

Oczywiście może Ci się wydawać, że takie szczegółowe modelowanie procesów biznesowych wydłuży czas wdrożenia ERP, ale w rzeczywistości zapewni (o czym się na pewno przekonasz podczas kolejnych etapów), że ​​nie stracisz (tak cennego) czasu na niepotrzebne zadania. Z mojego doświadczenia wiem, że firmy, które dokładnie zmapują swoje wszystkie procesy, mają większe szanse na terminowe wdrożenie zgodne z budżetem.

Realistyczny harmonogram i budżet

Kolejna bardzo ważna rzecz przed wdrożeniem – opracowanie dokładnego harmonogramu i budżetu wdrożenia Twojego systemu ERP. Nie możesz pozostawić tej kwestii przypadkowi. Ważne jest, żebyś poznał/a szczegóły swojego projektu wdrożenia ERP, żeby ustalić realistyczne cele.

Tworząc harmonogram i budżet projektu, weź pod uwagę trzy kluczowe czynniki:

1. ile czasu zajęło podobnym organizacjom wdrożenie ich systemów,
2. jaka jest złożoność nowego systemu ERP oraz
3. jaka jest złożoność Twoich procesów biznesowych.

Jeśli będziesz znać odpowiedzieć na pierwszy punkt, to będzie to punktem wyjścia do skonstruowania harmonogramu. Wymagania dotyczące dostosowania oraz liczba modułów i lokalizacji pozwoli Ci określić datę uruchomienia projektu. To jakie masz procesy biznesowe, w tym złożoność łańcucha dostaw i poziom standaryzacji, wpłynie na czas trwania Twojego projektu. Wszystkie te czynniki wpływają na budżet. Im bardziej skomplikowany jest nowy system i procesy biznesowe, tym więcej będzie kosztować wdrożenie.

Jak to w życiu bywa, mogą pojawić się nieoczekiwane problemy, zwiększające koszty i spowalniające postępy projektu. Ale pamiętaj, że jeśli zadbasz o dokładne, realistyczne podejście do stworzenia harmonogramu i budżetu, dodatkowo zaplanujesz w nim trochę „miejsca” do poruszania się, żeby uwzględnić te zaskakujące okoliczności, nadal możesz uruchomić swój system ERP w zaplanowanym terminie bez przekraczania budżetu.

Znajdź zaufanego konsultanta ERP

Z doświadczeń innych firm (co Cię zaskoczy – nie jesteś pierwszy, który wdraża ERP w swojej organizacji) wiemy już, że nie należy samodzielnie mapować procesów biznesowych, bo pewnym jest, że „o czymś zapomnisz”. Może się tak zdarzyć, bo nie tym się zajmujesz. Od tego są certyfikowani konsultanci, którzy zajmując się tym na co dzień, pomogą odkryć nieefektywności w procesach, których Ty nigdy być nie zauważył.

Tacy ludzie posiadają odpowiednią wiedzę, która pozwoli opracować bardzo szczegółowy plan projektu. Ma on zapewnić, że rozwiązanie ERP, na które się zdecydowałeś poprawi wydajność Twojej firmy. Przy okazji przeprowadzając podobne wdrożenia tacy konsultanci są w stanie zaproponować „najlepsze praktyki”, zmniejszając ryzyko, pomagając uniknąć nieoczekiwanych opóźnień i kosztów. Dodatkowym atutem jest znajomość specyfiki Twojej branży, procesów zachodzących w podobnej organizacji i ilość przeprowadzonych podobnych wdrożeń. Tacy niezależni konsultanci doskonale wiedzą, czego dokładnie potrzeba, żeby wdrożyć system zgodnie z wyznaczonymi celami biznesowymi, terminami i budżetami. 

Podsumowanie

Jeśli rzeczywiście rzetelnie podejdziesz do tych wskazówek, o których napisałem, jestem pewien że Twoje wdrożenie systemu ERP zostanie przeprowadzone w terminie i bez przekroczenia zakładanego budżetu. Wiemy, że projekty ERP mają reputację kosztownych, ciągnących się w czasie. Dlatego tak ważne jest rzetelne wykonanie tych kroków, żeby na końcu cieszyć się rozwiązaniem, które generuje zwrot z inwestycji i pomaga osiągnąć cele biznesowe.