Budżetowanie dla systemu ERP obejmuje kilka dodatkowych narzędzi i metod prognozowania, które są nieodłączną częścią cyklu życia wdrożenia. Oprócz zwykłych prognoz i nakładów, które idą do każdego zadania budżetowania. Ważne jest, że decydenci powinni pilnować budżetu, aby zapobiec przekroczeniu kosztów i wąskich gardeł realizacji. Zazwyczaj wdrożenie systemu ERP składa się z trzech różnych elementów – aspektów technicznych, zaangażowania ludzi i migracji danych. Budżety ERP są w zasadzie utkane wokół tych aspektów z włączeniem innych komponentów, takich jak wydatki na nieprzewidziane okoliczności.

 

  • Obliczenie kosztów technicznych związanych z tworzeniem oprogramowania ERP

Wbrew powszechnemu przekonaniu może to być najłatwiejszy składnik, jeśli chodzi o budżetowanie. Decydenci, którzy mają dobrze zdefiniowany zakres projektu, mogą szukać ofert u dostawców i decydować o najlepszym wyborze po dopasowaniu wymagań funkcjonalnych i oceny dostawców. Koszty techniczne obejmują wszystkie koszty związane ze sprzętem, hostingiem, konserwacją, wsparciem technicznym, siecią, komunikacją techniczną, oprogramowaniem aplikacyjnym i interfejsami itp.

  • Prognoza i plan kosztów związanych z zapotrzebowaniem na zasoby ludzkie

W tym przypadku zaangażowanie zasobów obejmowałoby zasoby wewnętrzne i zewnętrzne. Uzyskanie rozstrzygającej liczby lub szacunku może być w rzeczywistości wyzwaniem, ale mimo to jest obowiązkowe, aby zbliżyć się do niego jak najbardziej. Aspekty, które tworzą element ludzki w cyklu życia, to zarządzanie projektem, konsultanci, koszty zasobów w stosunku do zastępowanych członków zespołu oraz szkolenia.

  • Zwróć uwagę na przewidywane koszty wdrożenia migracji

To może być nieuchwytny czynnik w budżecie, ślepa uliczka. Należy uważnie przyjrzeć się kosztom związanym z pozyskiwaniem danych ze starych systemów i ich migracją do nowego systemu. Wysiłek ten ma kluczowe znaczenie dla skuteczności oprogramowania ERP, a budżet powinien przewidywać odpowiednią alokację.

  • Fundusze awaryjne dla zidentyfikowanych zagrożeń

Budżet powinien dysponować funduszem awaryjnym w celu ograniczenia zidentyfikowanego ryzyka, które może wystąpić na każdym etapie realizacji. Właściwe planowanie z pewnością ograniczy ryzyko, ale czynniki pozostające poza kontrolą organizacji są podatne na ryzyko i rozsądnie jest przygotować się z alokacją awaryjną.

  • Obliczanie oszczędności, dokumentowanie postępów i przegląd po zakończeniu realizacji

Podczas wdrożenia możliwe jest uzyskanie większej jasności co do przewidywanych i rzeczywistych oszczędności w wyniku zastosowania rozwiązania ERP. Postępy muszą być dokładnie udokumentowane, z obiektywnym porównaniem i analizą, która musi być zweryfikowana po zakończeniu.