5 korzyści oprogramowania do zarządzania budżetem w zakresie prognozowania i planowania

Oprogramowanie do budżetowania i prognozowania w ramach planowania i analizy finansowej (FP&A) służy organizacjom do określania zasobów finansowych. Zasobów finansowych potrzebnych do wspierania działalności biznesowej w przyszłości. Pomaga też w oszacowaniu przyszłych przychodów i wydatków w całej firmie. 

Liderzy biznesowi używają tego oprogramowania do tworzenia budżetów i prognoz dla każdego działu, a zespoły finansowe, aby połączyć wszystkie indywidualne kosztorysy w celu opracowania ogólnego budżetu dla całej firmy. Następnie określają, w jaki sposób fundusze zostaną przydzielone do każdego z działów i aby zidentyfikować potencjalne zmiany w ich przychodach i wydatkach, które mogą mieć wpływ na wyniki finansowe.

Istnieje wiele rozwiązań księgowych czy rachunkowych oferujących podstawowe funkcje budżetowania. W sytuacji gdy jest potrzebna zaawansowana funkcjonalność i aby zapewnić jedno rzetelne źródło prawdziwych danych, organizacje powinny rozważyć rozwiązanie klasy FP&A, które integruje się z systemem ERP i innym oprogramowaniem w całej firmie.

Budżetowanie vs. Prognozowanie 

Budżetowanie (ang. budgeting) to ustalenie, ile trzeba będzie wydać, aby osiągnąć cele i wyniki. Prognozowanie (ang. forecasting) to analizowanie budżetu i wykorzystywanie danych historycznych oraz danych w czasie rzeczywistym do przewidywania, jak te wyniki będą wyglądać.

Budżety stanowią mapę drogową, która skupia się na kluczowych celach finansowych, a także śledzi i monitoruje postęp. Okoliczności i warunki rynkowe ciągle się zmieniają, więc zespoły finansowe muszą regularnie przeglądać i analizować budżet właśnie pod tym kątem. Dopiero wówczas mogą odpowiednio prognozować i określić, jakie będą ich wyniki, a w razie potrzeby dostosować działania planistyczne.

Prognozowanie ułatwia organizacjom planowanie kolejnych kroków z jasnym zrozumieniem, jakie środki należy wprowadzić, aby się rozwijać. Pozwala również na opracowanie inteligentnych celów krótko- i długoterminowych.

Korzyści z oprogramowania do zarządzania budżetem

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania budżetem firmy są w stanie szybko i sprawnie reagować na zmiany. Łącząc szczegółowe dane finansowe i operacyjne z całego przedsiębiorstwa, organizacje mogą bardziej szczegółowo i regularnie analizować swoje plany i dostosowywać je do aktualnego stanu. Tego typu zarządzanie pozwala zespołom finansowym na skuteczniejsze osiąganie celów.

Oto 5 największych korzyści z wykorzystywania oprogramowania do zarządzania budżetem:

1.    Zwiększona dokładność

Właściwe budżetowanie oznacza, że organizacje mają większą kontrolę nad swoimi działaniami i nad tym, gdzie wydają swoje finanse. Ciągłe prognozowanie i planowanie utrzymuje fundusze w ryzach i ogranicza lub eliminuje przekroczenia budżetu.

Przychody i wydatki nie zawsze da się dokładnie przewidzieć, ale oprogramowanie do budżetowania pozwala na śledzenie i monitorowanie wszelkich zmian, dzięki czemu w razie potrzeby można dokonać korekt tam, gdzie jest to konieczne. Dzięki wbudowanym diagramom workflow i historii wersji, błędy są zminimalizowane, a procesy zatwierdzania przyspieszone.

Integracja rozwiązań do zarządzania budżetowaniem z innymi systemami eliminuje też zgadywanie, ponieważ każdy ma dostęp do danych o kosztach w czasie rzeczywistym, a podejmowanie decyzji opiera na dokładnych liczbach. Niektóre błędy mogą wydawać się pozornie nieistotne, ale mogą się sumować i wpływać na integralność danych i rentowność Twojej organizacji.

2.    Oszczędność czasu

Ręczna konsolidacja dużych ilości danych finansowych wiąże się ze znacznymi kosztami w postaci utraty produktywności. Odpowiednie oprogramowanie automatycznie aktualizuje wiele typów kont, takich jak: wydatki, koszty świadczonych usług i przychody, co pozwala firmom na skrócenie procesu tworzenia rocznego budżetu z kilku dni do zaledwie kilku minut. System przechowuje również wszystkie dokumenty finansowe w jednym centralnym miejscu, zwiększając szybkość i efektywność wyszukiwania informacji.

3.    Ulepszone raportowanie

Posiadanie jednego, scentralizowanego rozwiązania finansowego umożliwia przeniesienie odpowiedzialności finansowej. Właściciele budżetu mogą bezpośrednio wprowadzać swoje dane i analizować je na różne sposoby, generując raporty na żądanie, jednocześnie mając możliwość śledzenia swoich wydatków w stosunku do pierwotnych prognoz.

Rozwiązania do budżetowania i prognozowania zapewniają środowisko podobne do arkuszy kalkulacyjnych, ale oferują większą elastyczność i wydajność raportowania. Dzięki wyeliminowaniu pracochłonnych procesów, czas potrzebny na przygotowanie raportów z prognozami może zostać znacznie skrócony.

4.    Lepsze zarządzanie scenariuszami

Zarządzanie scenariuszami to warstwa planowania wykraczająca poza standardowe ćwiczenia prognostyczne. Jest to technika wykorzystywana w planowaniu finansowym i analizach, która rozważając różne ścieżki możliwości pomaga organizacjom przejść przez znaczną niepewność. Pomimo najlepszych chęci, prognozy będą obarczone błędami, a rzeczywiste wyniki odbiegać od liczb przewidywanych przez organizację.

Narzędzia do budżetowania i prognozowania wykorzystują kluczowe czynniki biznesowe i wartości jako podstawę do tworzenia różnych scenariuszy. Dzięki temu firma może „stworzyć” przyszłą rzeczywistość, zanim ta rzeczywistość faktycznie nastąpi.

5.    Usprawnienie procesu podejmowania decyzji

Budżetowanie, prognozowanie i planowanie stanowią  ważny filar sukcesu i bezpieczeństwa organizacji. Zintegrowane rozwiązania usprawniają cały cykl budżetowania, przynosząc znaczne oszczędności w zakresie efektywności. Podejmowanie decyzji jest usprawnione, problemy mogą być zidentyfikowane zanim się pojawią, a wydajność jest stale monitorowana.

Dodatkowo, pracownicy firmy będą mieli więcej czasu na skupienie się na zadaniach tworzących wartość dodaną, co zwiększy ich produktywność.

Jak Unit4 Teta może pomóc w zarządzaniu budżetem, planowaniu i raportowaniu

Oprogramowanie Unit4 FP&A w chmurze daje pracownikom lepsze i szybsze sposoby wykorzystania liczb do pracy – poprzez inteligentne planowanie, budżetowanie, prognozowanie, raportowanie, wizualizację i analitykę. Twoja organizacja może przyjąć elastyczne, zintegrowane podejście do wszystkich potrzeb związanych z planowaniem finansowym, niezależnie od tego, czy chodzi o planowanie przepływu środków pieniężnych, zarządzanie budżetami operacyjnymi, czy prognozowanie sprzedaży, kosztów i przychodów.

Organizacje mogą lepiej zarządzać swoimi operacjami dzięki wiodącemu w branży oprogramowaniu do Zarządzania Kadrami i Płacami , Planowania i Analizy Finansowej (FP&A), Kompleksowego Zarządzania Zasobami Przedsiębiorstwa (ERP) oraz Zarządzania Talentami.