Wdrożenie nowego systemu zarządzania przedsiębiorstwem, jest zawsze okresem przejściowym i burzliwym. Ważne jest, aby określić właściwy czas na rozpoczęcie działalności, aby zminimalizować wpływ na użytkowników i operacje. W rzeczywistości jednak nigdy nie ma idealnego czasu, aby rozpocząć start. Nieuchronnie wiąże się to z pewnymi wyzwaniami i ważne jest, aby znaleźć czas na ewentualne opóźnienia w dniach i tygodniach, które nastąpią.
Więc, jak wybrać najlepszy czas na start systemu?
O czym należy pamiętać, zanim rozpoczniesz start z nowym systemem ERP?
Wdrożenie nowego systemu zarządzania przedsiębiorstwem zawsze wiąże się z pewnym zarządzaniem zmianami. Nie tylko może być kilka chwilowych przerw, podczas gdy drobne poprawki i zmiany są wprowadzane do systemu, ale użytkownicy muszą przyzwyczaić się do nowych procesów i interfejsu. Planowanie ewentualnych opóźnień i zapewnienie wystarczającej ilości czasu na szkolenia musi być priorytetem podczas każdego wdrożenia nowego systemu.
W związku z tym ważne jest, aby znaleźć czas, w którym wdrożenie może być w centrum uwagi każdego. Może to być kuszące, aby wybrać lato, ale wiele osób jest na urlopach po obu stronach(i w firmie i u partnera wdrażającego system), więc może to nie być najlepszy czas. Zasoby zaangażowane w projekt muszą być dostępne i mieć wystarczająco dużo czasu na wykonanie wymaganych od nich zadań.
Ponieważ będzie to proces intensywny dla użytkowników, konsultowanie się ze specjalistą ds. zarządzania zmianami może być dobrym pomysłem, jeśli nie jesteś pewien, jak postępować. Podążanie za najlepszymi praktykami zarządzania zmianą pozwoli Ci zminimalizować wpływ wdrożenia na bieżącą działalność i zoptymalizować przyjęcie Twojego nowego systemu przez Twoich użytkowników.
Czy go-live powinnien odbyć się z początkiem roku?
Powszechnie uważa się, że go-live powinien rozpocząć się z początkiem nowego roku. Chociaż pomysł ten ma pewne zalety (wszystkie transakcje i raporty będą dostępne w jednym systemie przed migracją), może to nie być najbardziej wskazany czas na rozpoczęcie działalności. Często koniec roku finansowego to zazwyczaj czas wytężonej pracy i uwagi pracowników działu finansowego, ponieważ będą oni zajęci zamykaniem roku i zabawianiem audytorów.
Ponadto, jeśli koniec roku finansowego pokrywa się z końcem roku kalendarzowego, to jest bardzo prawdopodobne, że urlop zajmie jeszcze więcej czasu pracownikom. Niemniej jednak, początek nowego roku jest generalnie dobrym momentem na rozpoczęcie pracy, ponieważ pozwoli Ci zamknąć okres w Twoim dotychczasowym systemie, a następnie zakończyć migrację danych w nowym.
Czy Go-Live może odbyć się w połowie miesiąca?
Tak samo trzeba pamiętać, jeśli startujemy z systemem w innym okresie, np. w czerwcu, musi to być data 1 czerwca, nigdy nie startujmy z nowym systemem w połowie miesiąca ! W przypadku kiedy pójdzie coś nie tak, będzie potrzeba szybkiego powrotu do starego systemu, przy dużych firmach może być to kłopotliwe wy sytuacji kiedy sprzedaż bądź produkcja zostanie wstrzymana na kilka dni na potrzeby „przepięcia” systemu
Krótko mówiąc, może być łatwiej określić, kiedy nie należy rozpoczynać startu. Wszystko to powinno polegać na zminimalizowaniu wpływu na bieżącą działalność i pracowników. Jak zawsze, lepiej nie spieszyć się z tym, a zamiast tego poświęcić czas i zadbać o to, aby za pierwszym razem wszystko przebiegło prawidłowo. W dłuższej perspektywie pozwoli to zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze. Polecamy również kontakt z partnerem wdrożeniowym lub zatrudnienie osoby z doświadczeniem we wdrażaniu danego systemu, tak aby zminimalizować wszystkie problemy podczas wdrożenia.
Ostatnie komentarze