W tym artykule omówiono niektóre korzyści i wyzwania związane z wdrożeniem systemu przedsiębiorstwa. Wyzwania związane z wdrożeniem ERP różnią się w zależności od wielu czynników, główne problemy ERP w obliczu są takie same w różnych regionach i wielkości przedsiębiorstw.

Oto niektóre z wyzwań, które organizacje mogą napotkać, zaczynając od wdrożenia systemu przedsiębiorstwa, jak również kilka możliwych rozwiązań tych wyzwań:

Problem z wyborem

Przed wdrożeniem jakiegokolwiek systemu ERP, organizacja bezsprzecznie musi najpierw zbadać, jaki rodzaj, wielkość i zakres systemu faktycznie wymagają i jak wybrać najbardziej odpowiednie rozwiązanie spośród setek opcji oprogramowania dla przedsiębiorstw dostępnych na rynku.

Nie ma jednej odpowiedzi na pytanie, jak znaleźć to, czego potrzebujesz. Istnieje wiele czynników do rozważenia, rozmiar, zakres i rodzaj, w tym cena i specyficzne wymagania dotyczące funkcjonalności. Często dla każdego systemu oprogramowania istnieją setki do tysięcy funkcji, które należy rozważyć pod względem priorytetu i użyteczności.

Dlatego wybór ERP należy uznać za bardzo ważną rzecz, ponieważ wybór systemu wstępnie określa strategię firmy na co najmniej 6 do 10 lat i bez wątpienia ma ogromny wpływ na przyszły sukces całej firmy.

Firmy konsultingowe w zakresie oprogramowania dla przedsiębiorstw istnieją po to, aby służyć potrzebom firm stojących w obliczu problemu.

Kwestie techniczne

Wybór systemu jest bardzo ważny i początkowo problematyczny, ale nie jest to ostatni problem, który pojawi się na drodze do współpracy całego systemu (oprogramowania i sprzętu, serwerów i użytkowników) i przywrócenia wartości firmie. Kolejny zestaw zagrożeń i wyzwań związanych z ERP jest związany z techniczną częścią projektu.

Jeśli Twoja firma nie przyjmie systemu ERP opartego na chmurze, prawdopodobnie trzeba będzie zmienić serwery (Coraz częściej firmy wdrażające oferują również swoje własne serwery) i inny sprzęt. Wewnętrzna sieć również musi zostać przeanalizowana i zmodernizowana w razie potrzeby, a prędkość i przepustowość istniejącego dostępu do Internetu powinny być brane pod uwagę wraz z ewentualnymi problemami technicznymi związanymi z używanymi
urządzeniami mobilnymi.

Jeśli potrzeby te są niedoceniane, mogą mieć dramatyczny wpływ na ogólne wyniki projektu (i łatwo opóźnić „Go Live”, gdy nowy system zostanie ostatecznie wprowadzony i będzie działał zgodnie z planem), lub zablokować pierwszych kilka tygodni (a nawet miesięcy) korzystania z nowego systemu o niskiej wydajności, co spowoduje spowolnienie działalności.

W środowisku lokalnym wszystkie dane, aplikacje, serwery, rozwiązania sieciowe i programowe są hostowane na miejscu. W przypadku hostingu „jako usługa” lub opcji chmury, dane, oprogramowanie pośredniczące, sieci, sprzęt i aplikacje mogą być hostowane na miejscu lub poza nim, w zależności od wybranego modelu usługi.

Na przykład, SaaS umożliwia firmom uruchamianie aplikacji hostowanej poza siedzibą firmy, zazwyczaj za pośrednictwem interfejsu sieciowego, takiego jak przeglądarka internetowa, ale mają one wybór, czy chcą, aby ich dane były powiązane z aplikacją offline, czy też nie.

Istnieją pewne korzyści i wyzwania związane z modelami dostarczania w chmurze lub z hostingiem. Mogą one sprawić, że wdrożenie będzie znacznie łatwiejsze i mniej kosztowne niż w przypadku rozwiązania dostępnego na miejscu, ale istnieją zastrzeżenia co do opcji „jako usługa” (np. niższa inwestycja początkowa może się wiązać z wyższym całkowitym kosztem posiadania w czasie) i muszą one zostać w pełni zbadane przed podjęciem decyzji, z którym modelem dostawy należy skorzystać.

Opcje te są obecnie znacznie liczniejsze niż w przeszłości, myERP.pl może przeanalizować wszystkie opcje i określić wymagania techniczne na początku. Przegląd aktualnych firm na rynku polskim, z opcjami hostingu, będzie niebawem dostępny na naszej stronie dla szukających systemu ERP dla małych, średnich i dużych firm.

Problemy z jakością danych

Jakość danych jest istotna dla firm, które po raz pierwszy przenoszą swoje dotychczasowe dane do nowego systemu ERP. Zasadniczo problem polega na tym, że stare dane, które były używane i przechowywane przez lata, mogą z wielu powodów wydawać się przybliżone lub nawet błędne w nowej rzeczywistości ERP. Z naszego doświadczenia wynika że, jednym z najczęstszych problemów z wdrożeniem ERP jest słaba integracja danych. Stanowi ona do jednej piątej najczęstszych problemów, na które powołują się eksperci.

Zmiany w filozofii biznesu

Dużym wyzwaniem  przy wdrażaniu systemów korporacyjnych jest wprowadzenie istotnych zmian w konwencjonalnym modelu biznesowym firmy i codziennych praktykach stosowanych od lat, a nawet dziesięcioleci.

Korzystając z mądrych i przyszłościowych pomysłów podczas wdrażania ERP, na pewno możliwe jest uzyskanie zwrotu, który jest czymś znacznie bardziej odczuwalnym niż prosta zmiana formatu danych lub zaktualizowanego interfejsu użytkownika. Jest to prawdziwe wyzwanie, ale jednocześnie jest to świetna okazja, aby odświeżyć biznes i przynieść nowe pomysły, jak również położenie strategicznego fundamentu dla przyszłości organizacji.

Zmiana systemu dla użytkowników

Jest to najtrudniejszy typ problemu do rozwiązania i jest jednym z głównych powodów niepowodzeń we wdrożeniu ERP. Łatwo jest zapomnieć, że sukces wdrożenia systemu oprogramowania zależy głównie od użytkowników. Sam system jest nieożywionym i logicznym bytem, który podąża za logicznymi krokami i procesami, jak to zostało zaprogramowane, ale użytkownicy systemu są ludzie, którzy byli przyzwyczajeni do procesów jest jeden sposób i będzie więcej niż prawdopodobne, że trudno będzie przejść na nowy sposób robienia rzeczy, zwłaszcza jeśli korzyści z przyjęcia nowych metod nie są natychmiast oczywiste.

Jest to „ulubiona” odmiana problemu  kierownika projektu (co oznacza ich najgorszy koszmar), wynikające z nawyków użytkowników i ich zrozumienia tego, co jest dobre dla firmy, a dla użytkownika w szczególności. „Zawsze tak było, na długo przed tym, jak przyszedłeś”, „Nie sądzę, że to kiedykolwiek zadziała”, „To nie działa na moim komputerze”, „Będę rozmawiać z dyrektorem o tym systemie,” lub „Nie rozumiesz, jak to powinno działać” – te komentarze powinny brzmieć znajomo dla każdego, kto kiedykolwiek próbował wdrożyć nowy system lub zmienić wymagania użytkowników. 

Podsumowując, jest to naprawdę trudne do opisania lub sklasyfikowania możliwych problemów z wdrożeniem ERP, które mogą pojawić się wśród użytkowników, gdy nowy system oprogramowania przedsiębiorstwa jest wdrażany.

Niestety, zmiana jest trudna do zaakceptowania bez zobaczenia widocznych korzyści, a jeśli nie podejmiesz działań, aby pomóc swoim pracownikom zobaczyć te korzyści przed rozpoczęciem wdrożenia, prawdopodobnie będziesz tego żałować później. Radzimy spróbować przewidzieć takie problemy na etapie planowania, aby zmniejszyć potencjalny negatywny wpływ działań przeciwdziałających współpracy użytkowników.

Ponadto, pozyskanie zainteresowania różnych grup i kategorii użytkowników systemu z dużym wyprzedzeniem w stosunku do daty rozpoczęcia projektu i utrzymanie ich zaangażowania w trakcie wdrożenia pomoże zachęcić pracowników do „zmiany mentalności” wymaganej do udanego wdrożenia. Pamiętaj aby rozważyć zastosowanie się do tych kroków, aby informować i angażować pracowników przed, w trakcie i po dużym projekcie wdrożenia oprogramowania:

  • Informowanie wszystkich pracowników o nowościach i kamieniach milowych w miarę postępów projektu
  • Tworzenie wiarygodnych kanałów informacji zwrotnej dla pracowników
  • Stymulowanie pracowników do generowania nowych pomysłów i przedstawiania sugestii
  • Organizowanie ciekawych szkoleń

Jak prawie każde przedsiębiorstwo, wdrożenie oprogramowania wymaga dużego planowania, wysiłku i monitorowania, aby zapewnić sukces. To z pewnością zminimalizuje wszelkie problemy z systemami ERP.