Pytanie to może wydawać się „nie poważne”, a odpowiedź na nie oczywista. Ale dlaczego właściwie systemy ERP są wdrażane w organizacjach, szczególnie w tych z sektora przemysłowego, handlowego czy logistycznego?

Wszystko zaczęło się od danych

Dane były, są i będą. Ilość informacji na świecie podwaja się średnio co dwa lata. Obecnie jest to ok. 40 zetabajtów rocznie. A w ciągu tylko ostatnich dwóch lat wyprodukowaliśmy więcej informacji, niż łącznie od początku trwania ludzkości. Co więcej możliwość przetwarzania informacji przez ludzki mózg nie zwiększa się w tym samym tempie. To oznacza, że coraz mniej informacji do nas dociera. Ale wszystkie te dane gromadzimy i zaczynamy się w nich gubić, zapominać gdzie są te właściwe, kiedy potrzebujemy ich na „tu i teraz”.

System ERP jest po to by je zbierać, co więcej wszystkie je mamy w jednym miejscu i zawsze mamy do nich dostęp, nawet do tych historycznych. Dzięki systemowi ERP, który konsoliduje wszystkie procesy biznesowe w całej organizacji, różne działy mogą korzystać z tych samych źródeł danych, podejmując decyzje i analizy zgodne z biznesowymi celami firmy. 

Znacznie lepsza komunikacja w całej organizacji

Oprogramowanie ERP skutecznie usuwa też bariery w komunikacji pomiędzy działami wewnątrz firmy. Bardzo dobrym przykładem mogą być działy sprzedaży, które przeważnie są niezależne od innych działów. Ponieważ ERP działa jako podstawowe rozwiązanie wśród działów, pozbywa się tym samym czynników utrudniających komunikację. W systemie ERP każdy dział firmy współpracuje ze wszystkimi innymi działami, tworząc jedną siatkę komunikacyjną. Sprzyja to płynnej pracy i ostatecznie oczywiście rentowności.

Kontrola kosztów i oszczędności

Bardzo znaczącym i widocznym efektem korzystania z oprogramowania ERP dla firm jest zmniejszenie kosztów zarządzania zasobami i danymi. Osiąga się właśnie dzięki systemowi ERP, który stanowi swoistą i spójną dla wszystkich platformę do zarządzania. Rzadko się o tym mówi, ale używając jednej platformy uzyskujemy też oszczędności energii, ponieważ używamy jednego systemu ERP, a nie wielu systemów, nie wspominając o tych systemach ERP, które oparte są na chmurze – tu odchodzą nam koszty utrzymania infrastruktury informatycznej czy instalacji na własnych serwerach. To tylko niektóre przykłady oszczędności, dzięki systemowi ERP.

Szybsze wykonywanie zadań

W systemie ERP masz możliwości śledzenia produktów — od produkcji po dostawę do użytkowników końcowych. Co więcej, jeśli systemy te posiadają integrację z innymi platformami zewnętrznymi on-line, to przepływ gotówki jest znacznie szybszy i zamówienie to od razu trafia do produkcji. Dobry i zintegrowany system ERP to nic innego jak „jedna, duża linia produkcyjna”, zatrudniająca (dosłownie!) kilku pracowników z możliwością zamawiania on-line, do której dostęp mają zawsze odpowiednie działy z każdego miejsca, z każdego urządzenia i o każdej porze. Zgodzicie się, że sprzyja to szybszej produkcji?

Lepsze planowanie i raportowanie

Raportowanie to jeden z ważniejszych procesów planistycznych, ale też realizacyjnych w przedsiębiorstwie. System ERP jest taką platformą, która daje możliwości raportowania wg wcześniej ustalonych założeń. Raporty generowane są niemalże w czasie rzeczywistym z najbardziej aktualnych danych.  Eliminuje to potrzebę korzystania z wiadomości e-mail i arkuszy kalkulacyjnych.  Ważnym obowiązkiem wszystkich przedsiębiorstw w Polsce jest sprawozdawczość finansowa. Jest to obszar, w którym doskonale sprawdzają się systemy ERP, umożliwiając użytkownikom łatwe generowanie sprawozdań z możliwością przesyłania on-line do odpowiednich służb administracyjnych. Dzięki systemowi ERP mamy szybkie i sprawne zarządzanie finansami. A jak raportujemy, to także planujemy. Bo raporty pokazują nam rzeczywisty stan, ale też pomagają w realnym planowaniu na przyszłość.

Ochrona danych

Wymiana informacji pomiędzy działami to codzienność każdego przedsiębiorstwa. System ERP daje nam całkowitą kontrolę nad tym procesem. Możemy ustawić tak uprawnienia użytkowników, które pozwalają na określony dostęp do informacji, których potrzebuje. Jest to klucz do zapewnienia wysokiego poziomu bezpieczeństwa. W przeciwieństwie do korzystania z wielu systemów, gdzie dane są nierzadko powielane, wpisywane ręcznie, często też błędne. Dzięki systemowi ERP zwiększamy  spójność, bezpieczeństwo i dokładność. Takie bezpieczeństwo informacji przynosi korzyści nie tylko firmom, ale także klientom.

Większa elastyczność dzięki dostosowanemu wdrożeniu

Większość rozwiązań ERP ma charakter modułowy. Każda aplikacja dostarczana z systemem ERP może być niezależną platformą lub też może być zintegrowana z całym pakietem oprogramowania. Dzięki temu firmy mogą wybierać tylko te moduły i rozszerzenia, których rzeczywiście potrzebują. Co więcej zawsze możemy rozwinąć nasz system ERP, jeśli firma zdecyduje się rozwijać, bez konieczności zmiany istniejącego oprogramowania na inny – „lepszy”. Dostawcy systemów ERP dbają o to, żeby systemy mogły być odpowiednio dostosowywane pod danego klienta, uwzględniając jego specyfikę branżową, model pracy czy też rodzaj produkcji.

Sukces Twojego przedsiębiorstwa

Oczywistym jest, że samo wdrożenie systemu ERP nie gwarantuje nam sukcesu biznesowego firmy, ogromnych oszczędności i większych zysków. Bardzo ważny jest odpowiedni wybór systemu ERP. Niebezpieczeństwem jest złe zdefiniowanie procesów, które mają być obsłużone przez ten system i oczywiście jego późniejsze wdrożenie. Innym problemem mogą być pracownicy, którzy nie lubią zmian. A co nam po świetnym systemie ERP, jeśli nikt nie będzie go używał?

Wszystkie te problemy bardzo często wynikają z odmowy organizacji do rozstania się ze starymi procesami, nawykami i systemami. Dlatego tak ważne jest przygotowanie organizacji do wdrożenia nowego sposobu zarządzania, doskonałe zdefiniowanie procesów i wreszcie przekonania do ich swoich pracowników.