KSeF wymusi na przedsiębiorcach korzystanie z elektronicznej formy faktur, czyli w gruncie rzeczy krok w stronę transformacji cyfrowej. Warto więc traktować wdrożenie KSeF w firmie jako działanie rozwojowe.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, który ma przyspieszyć komunikację podatników i administracji, uszczelnić system podatkowy i przeciwdziałać oszustwom. Jako nowa forma dokumentowania transakcji, KSeF docelowo będzie gromadzić wszystkie e-faktury wystawiane przez wszystkich przedsiębiorców.
Jak to działa?
Platforma KSeF służy do wystawiania dokumentów sprzedaży i pobierania faktur zakupowych. Nie informuje jednak przedsiębiorcy o wystawionej dla niego fakturze, a zgodnie z przepisami, datą otrzymania faktury jest data jej wystawienia w KSeF. Co więcej, wystawiona w KSeF e-faktura jest jedyną poprawną wersją, bez możliwości korekty innej niż wystawienie faktury korygującej.
Sankcje za niepoprawne rozliczenia VAT są poważne, dlatego bieżący dostęp do dokumentów i pełna kontrola sytuacji są kluczowe dla obsługi KSeF w firmie. Przy małej skali działania można ściągać pliki z KSeF pojedynczo, ale przy setkach faktur w miesiącu „ręczna” obsługa KSeF jest uciążliwa i ryzykowna.
Automatyzacja: najlepszy sposób na KSeF
Idealna obsługa KSeF na przykładzie produktów Asseco Business Solutions, wygląda tak: firma „wystawia” fakturę w systemie ERP (z załącznikami, mimo że KSeF ich nie przyjmuje). Następnie faktura i załączniki trafiają do platformy wymiany dokumentów Businesslink. Ten automatycznie łączy się z KSeF i przesyła do niego fakturę, a załączniki przechowuje. Kiedy KSeF potwierdza otrzymanie faktury i nadaje jej numer, Businesslink automatycznie go pobiera. Na koniec przekazuje numer faktury do części finansowo-księgowej systemu ERP i wysyła wiadomość do kontrahenta z opcją pobrania faktury i załączników.
W tym samym czasie przebiega obsługa faktur zakupowych: Businesslink cyklicznie sprawdza, czy w KSeF pojawiły się nowe pliki dla firmy. Jeśli tak, pobiera je i automatycznie ewidencjonuje w systemie ERP. Następnie, w elektronicznym obiegu dokumentów SEOD, pracownicy mogą szybko zweryfikować i zaakceptować dokumenty. Na koniec następuje automatyczna dekretacja faktury na konta.
Opisana automatyzacja oszczędza czas i pracę użytkowników również dzięki inteligentnym podpowiedziom asystenta Genius (AI), który analizując poprzednie dokumenty podpowiadania działania i przygotowuje dekretację. Mechanizmy Anywhere z kolei skutecznie komunikują o zdarzeniach biznesowych i umożliwiają wykonywanie operacji z dowolnego miejsca i urządzenia.
Co można zyskać?
Stosując odpowiednie narzędzia automatyzacji obsługi KSeF można wiele zyskać, nie tylko pod kątem podatkowym. Cyfrowa postać faktur zmniejsza koszty ich ewidencji oraz pomaga zapobiegać opóźnieniom w płatnościach i wyeliminować pomyłki. Jak widać, konieczność wprowadzenia zmian wynikających z KSeF warto potraktować jako okazję do cyfrowego rozwoju, wykorzystując najbliższy czas na przygotowania firmy tak, by nie tylko spełniała nowy obowiązek, ale także czerpała z cyfryzacji realne korzyści.
Ostatnie komentarze