Tekst powstał na podstawie wystąpienia „Jak przeprowadzić transformację cyfrową? Finansowanie i dobre praktyki”. Nagranie z webinaru pobierzesz tutaj >>

 Znaczenie cyfrowej transformacji stale rośnie i utarło się myślenie, że wdrożenie systemu informatycznego jest z nią tożsame. Nie jest tak! Samo narzędzie nie wystarczy. Aby móc jednoznacznie stwierdzić, że organizacja przechodzi proces cyfrowej transformacji, wdrożenie musi być poprzedzone określeniem celów projektu na wielu płaszczyznach.

 

Cyfrowa transformacja – korzyści z jej przeprowadzenia

 

Na rynku jest dostępnych wiele rozwiązań i narzędzi informatycznych, których celem jest poprawa efektywności przedsiębiorstw. Stale pojawiają się też kolejne! Z mojego doświadczenia wynika, że o cyfrowej dojrzałości organizacji nie świadczy liczba posiadanych systemów, a raczej stopień ich wykorzystania. Porównałbym to do kupna samochodu – sam zakup pojazdu i trzymanie go zaparkowanego w garażu nie czyni z właściciela mistrza kierownicy. Dokładnie tak samo jest z narzędziami informatycznymi. Do osiągania pożądanych efektów biznesowych, nie wystarczy samo posiadanie nawet najbardziej zaawansowanych systemów – trzeba jeszcze umieć z nich korzystać. Jakie rozwiązania są dostępne na rynku? Do najpopularniejszych z nich należą: system ERP, WMS i narzędzia dedykowane obsłudze procesów produkcyjnych.

 

System nerwowy przedsiębiorstwa

Systemy ERP to pierwsza klasa narzędzi informatycznych. Oprogramowanie stanowi system nerwowy przedsiębiorstwa. To właśnie w nim zachodzą wszystkie zdarzenia związane z organizacją i zarządzaniem procesami biznesowymi – zakupami, sprzedażą, kontrolą, czy obsługą stanów magazynowych. Rozwiązanie umożliwia ich automatyzację, co pozwala na ograniczenie liczby pomyłek wynikających z tzw. czynnika ludzkiego. Co więcej, system pozwala na integrację wszystkich procesów w przedsiębiorstwie, nie tylko tych związanych z prowadzeniem podstawowej działalności, ale także wszystkich obszarów okołobiznesowych tj. finansów, kadr i płac czy księgowości.

 

Efektywna obsługa procesów magazynowych

Kolejną klasą rozwiązań, nad którymi warto się pochylić, są systemy WMS. Ich najważniejszym zadaniem jest zarządzanie procesami związanymi z kontrolą stanów magazynowych i dostarczanie wiarygodnej informacji na temat tego, co znajduje się w magazynie. Ich drugim, nie mniej istotnym zastosowaniem, jest wspieranie jak najszybszej realizacji kompletacji i wydania zamówienia: na potrzeby transakcji handlowej, jak i na potrzeby zlecenia z produkcji. Jest to możliwe, dzięki algorytmom i automatycznym regułom zarządzania, w które są wyposażone. Co ważne, WMS pozwala na efektywną obsługę wszystkich typów zamówień (wielo- lub jednopozycyjnych, całopaletowych, drobnicowych), automatyzuje zarządzanie magazynem i przyspiesza procesy kompletacji i pakowania, jednocześnie poprawiając ich jakość, poprzez wyeliminowanie błędów.

 

Pełna optymalizacja procesów produkcyjnych

Ostatnią klasą rozwiązań informatycznych są systemy wspierające zarządzanie procesami produkcyjnymi. Pozwalają one na dysponowanie podstawowymi zasobami tj. surowcami, maszynami, czasem i pracownikami, w celu ich jak najbardziej efektywnego użycia związanego z realizacją zleceń produkcyjnych. System umożliwia również precyzyjne planowanie i harmonogramowanie wszystkich zadań w procesie wytwórczym. Możliwość przeprowadzenia precyzyjnej analizy ilości surowca potrzebnego do realizacji bieżących zamówień pozwala w pełni zoptymalizować wykorzystanie materiału.

 

W jaki sposób systemy informatyczne wspierają cyfrową transformację?

Omówione wcześniej rozwiązania sprzyjają cyfrowej transformacji, ale niekoniecznie są z nią tożsame. Dlaczego? By właściwie odpowiedzieć na to pytanie, należy zacząć od określenia, czym tak naprawdę jest transformacja oraz jakie elementy się na nią składają.

 

Transformacja cyfrowa składa się z trzech kluczowych elementów:

  • automatyzacji, mogącej mieć miejsce na kilku płaszczyznach. Mogą jej podlegać procesy przygotowania analiz, podejmowania decyzji, a także te związane z komunikacją. Dobrym przykładem jest firma handlowa, w której to system, zamiast osoby odpowiedzialnej za proces zakupów, na podstawie zaawansowanych algorytmów dokonuje analizy tego, jaki towar, w jakiej cenie i ilości zamówić, by był on dostępny do sprzedaży. Na podstawie wyników tych analiz zapadają decyzje, które następnie są automatycznie komunikowane kontrahentom. Obecnie algorytmy systemu pozwalają na automatyzację każdego z tych procesów i uwolnienie tego procesu z pomyłek,
  • integracji, systemów informatycznych w obrębie jednej organizacji. Jest to podstawowa umiejętność podczas pracy z nimi. Proces ten niejednokrotnie wychodzi poza przedsiębiorstwo i przeprowadza się go z podmiotami trzecimi, np. systemami klientów, dostawców, czy marketplace’ami. Integracje często przeprowadza się też z parkiem maszynowym w zakładzie produkcyjnym, po to, by system automatycznie pobierał dane z urządzeń i mógł je odpowiednio analizować,
  • digitalizacji, umożliwiającej łatwą transformację dokumentów stworzonych analogowo na formę cyfrową. Pozwala to zminimalizować ryzyko wystąpienia pomyłki i zaoszczędzić czas operatorów pracujących nad procesem. Co więcej, ma istotny wpływ na środowisko, dzięki ograniczeniu zużycia papieru.

 

Poziomy procesów wspieranych przez systemy informatyczne

Wymienione elementy składające się na cyfrową transformację wspierają realizację procesów i podejmowanie decyzji na różnych poziomach – strategicznym, taktycznym i operacyjnym.

 

Na poziomie strategicznym decyzje najczęściej mają charakter długofalowy, jednorazowy i niepowtarzalny. Mogą dotyczyć m.in rozbudowy magazynu, wyposażenia parku maszynowego lub uruchomienia nowego kanału sprzedaży. Systemy nie automatyzują w pełni takich decyzji, ale wspierają kadrę zarządzającą w ich podejmowaniu.

 

Na poziomie taktycznym natomiast zapadają decyzje, których perspektywa czasowa jest dłuższa niż dzień bieżący. Zakupowcy decydują, z jakim wyprzedzeniem kupić jakąś ilość towaru od danego dostawcy, by móc mieć ten towar cały czas na stanie przy obecnych trendach sprzedaży. Kiedy towar jest zamawiany od polskiego dostawcy, to dostawa jest oczywiście realizowana szybko i trwa zazwyczaj kilka dni. Natomiast jeśli jest zamawiany z zagranicy, to czas naturalnie ulega wydłużeniu i trwa tygodnie, a czasem nawet miesiące. Dlatego też bardzo ważne jest to, by na poziomie taktycznym we właściwy sposób planować działania, gdyż najczęściej właśnie na tym poziomie można. Jest to istotnie poprawić zarówno efektywność jak  i wydajności działań.

 

Ostatnim poziomem realizacji procesów i podejmowania decyzji jest poziom operacyjny. To na nim zapadają podstawowe decyzje związane z codzienną pracą zespołów i operatorów. W przypadku narzędzi wspierających procesy handlowe jest to obsługa bieżących zamówień, natomiast w przypadku rozwiązań magazynowych m.in. bieżąca obsługa zleceń magazynowych.

 

Korzyści wynikające z wdrożenia cyfrowej transformacji na przykładach współpracy z naszymi klientami

Współpracujący z nami klienci osiągają szereg korzyści, dzięki świadomemu przeprowadzeniu procesu cyfrowej transformacji. Omówię kilka projektów wdrożeniowych, w których udało się to zrealizować.

 

Pierwszym z nich wdrożenie w firmie działającej w branży dystrybucji FMCG i produktów spożywczych. Przedsiębiorstwo już od wielu lat z powodzeniem zaopatruje sklepy w Wielkiej Brytanii i krajach Beneluksu w popularne polskie marki spożywcze. Jednym z największych wyzwań, a zarazem celem naszej współpracy było usprawnienie logistyczne działań klienta. Założenia projektu były ukierunkowane przede wszystkim na poprawę efektywności obsługi odbiorców. Sieć składa się z około 4 tysięcy klientów, oddalonych o setki kilometrów od Polski i posiadających w swojej ofercie ponad 50 tysięcy indeksów towarowych (z czego duża część to produkty świeże), nad których manualną obsługą przed wdrożeniem pracowało 120 osób. Efektem wdrożenia jest automatyzacja 95% zamówień sprzedaży w całej grupie oraz ogólny wzrost o 15% przy zredukowaniu pracy biurowej na poziomie kilkudziesięciu procent.

 

Kolejnym przykładem jest projekt wdrożenia systemu w przedsiębiorstwie zajmującym się dystrybucją odzieży roboczej i artykułów BHP. Klient chciał, by gwałtownie rosnąca liczba zamówień, nie przekładała się na równie dynamiczny wzrost liczby pracowników magazynowych odpowiedzialnych za kompletację zleceń. Istotnym założeniem projektu było wprowadzenie niestandardowych algorytmów monitorujących pracy magazynu i usprawnienie zachodzących w nim procesów. Jednym z nich było wykorzystanie tzw. lokacji dynamicznych, w przypadku których system zarządza rozmieszczeniem towarów, uwzględniając m.in. sezonowość. Co to oznacza w praktyce? Jeżeli np. wiadomo, że w najbliższych dniach będzie padać, to najbliżej stref pakowania znajdują się takie produkty, które mogą zabezpieczyć pracowników budowy przed deszczem. Takie rozwiązanie istotnie skróciło proces zbiórki, a tym samym poprawiło efektywność przygotowania zamówienia. Dzięki wdrożeniu udało się osiągnąć obniżenie kosztów składowania o 40% oraz wzrost liczby wysyłek realizowanych dziennie o 90%. Było to możliwe mimo tego, że klient w ciągu 6 ostatnich lat urósł aż 10-krotnie, a liczba pracowników magazynowych zmieniła się z 20 do 35.

 

Ostatnim przykładem, który chciałbym omówić, jest wdrożenie systemu, które zrealizowaliśmy u producenta wyrobów stalowych dla przemysłu. Cyfrowa transformacja dotyczyła w tym przypadku przede wszystkim podstaw działalności przedsiębiorstwa, ponieważ wcześniej cały proces zarządzania produkcją odbywał się z poziomu prostych arkuszy kalkulacyjnych. Główne wyzwania w momencie rozpoczęcia projektu dotyczyły procesów digitalizacji i automatyzacji. Przeprowadzenie ich było konieczne w ramach procesu planowania i raportowania produkcji, a także wystawiania dokumentów magazynowych. Niezbędna była także integracja z narzędziem Plant Manager. Najważniejszymi efektami tego wdrożenia było zredukowanie czasu wystawienia dokumentów WZ z 8 godzin do 30 minut, wzrost liczby wytwarzanych detali o 55%, a także wzrost ilości przetwarzanej blachy o 45%.

 

Co łączy te wdrożenia? Wszystkie trzy przedsiębiorstwa chciały przejść proces cyfrowej transformacji i miały jasno wyznaczone cele na wielu płaszczyznach. Zdefiniowanie ich na początku projektu pozwoliło na osiągnięcie pożądanych efektów biznesowych.