Co to jest system ERP?

ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to rodzaj oprogramowania używanego do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Początkowo system ERP jako system aplikacyjny, który oparty jest na jednej wspólnej bazie danych. Zawiera ona moduły, które obejmują poszczególne obszary firmy – produkcję, biznes, logistykę, magazyn, finanse, księgowość, kadry i płace czy marketing. Taka struktura sprawia, że ​​system ERP skutecznie gromadzi, organizuje i integruje wszystkie aspektyfunkcjonowania firmy.

Po co został stworzony system ERP? Historia systemów ERP

Systemy ERP wpływają na standaryzacje rozwiązań informatycznych, a tym samym uporządkowanie przepływu procesów w zakładzie pracy, umożliwiając dzięki temu całkowite zarządzanie nad nimi. To szerokie pojęcie obejmuje m.in. zarządzanie zasobami czy też zarządzanie produkcją. ERP pozwala na ich analizę pod kątem maksymalnej wydajności oraz optymalizację kosztów i zapasów magazynowych. ERP skupia się również na przyspieszeniu wymiany informacji i poprawę komunikacji, co znacząco wpływa na poprawę obsługi klienta oraz skrócenie czasu realizacji zamówień.

W jakim miejscu system się sprawdzi? rozwiązanie tylko dla firmy produkcyjnej?

Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie procesami wymaga każdorazowo wsparcia działu IT.W chwili obecnej systemy erp mają wielomodułową strukturę, która pozwala na wdrożeniewszystkich lub tylko wybranych elementów jednocześnie, tudzież w odpowiedniej kolejności.

W zależności od wielkości i potrzeb konkretnej firmy, dla każdej z nich można dobrać odpowiednie moduły systemu, a następnie odpowiednio je skonfigurować zgodnie

z wymogiem przyszłych użytkowników. Zaletą systemu ERP jest jego wszechstronności, choć

w większości posiada cechy rozwiązania dostosowanego do potrzeb konkretnego klienta.

Przykłady systemów ERP – Poznaj system ERP

Przykładów systemów ERP można wymienić wiele. Wszystko zależy od tego, jakiego rozwiązania szuka dla siebie dane przedsiębiorstwo. Z czego to wynika? Jeszcze kilka lat temu, jedynymi powszechnie znanymi rozwiązaniami, były oprogramowania firmy SAP i Comarch. Mało kto zastanawiał się nad alternatywami, a przede wszystkim indywidualnymi potrzebami swojej firmy bądź organizacji. W niniejszym artykule skupiamy

się na opisie wymienionych powyżej systemów, jednak należy pamiętać o obecności alternatyw, które łatwo można znaleźć na naszej stronie (kliknij tutaj).

SAP 

System SAP (niem. Systemanalyse und Programmentwicklung) jest niewątpliwie jednym

z najbardziej znanych i rozpowszechnionych systemów na świecie. Niestety, jest

on przeznaczony przede wszystkim dla dużych organizacji. Oczywiście, należy tutaj nadmienić

o systemach dla mniejszych „dystrybucji” typu SAP B1, czy coraz bardziej popularnej wersji

w chmurze SAP by Designe. Przewodnia wersja oprogramowania SAP zajmuje się przede wszystkim finansami, logistyką oraz zasobami ludzkimi (administracją kadrami, listami

płac etc.)

System COMARCH ERP 

Kolejnym znanym przykładem jest oprogramowanie firmy Comarch. System ten, posiada w swoim portfolio systemy dla biur księgowych, a także średnich/dużych przedsiębiorstw produkcyjnych (mowa tutaj o takich firmach jak Altum czy XL).

Produkt Janusza Filipiaka jest niewątpliwie bardzo popularny w Polsce, zbierając jednak

dobre jak i również złe opinie. Z czego to wynika? Niestety najczęściej z braku umiejętności/doświadczenia we wdrażaniu systemów przez firmy oraz ich partnerów.

To właśnie m.in. dlatego portal myERP.pl współpracuje TYLKO z zaufanymi partnerami

i firmami. Pozostając w stałym kontakcie z dostawcami, doskonale znamy m.in.:

obecne trendy, wyzwania, aktualizacje i problemy do rozwiązania w zakresie zarządzania przedsiębiorstwami.

 CO JESZCZE? 

Moglibyśmy przytoczyć w tym miejscu jeszcze wiele innych systemów. Najważniejsze co chcielibyśmy Wam dziś przekazać jest to, aby dostosować nowy system ERP do profilu naszej firmy, branży oraz konkretnych potrzeb. Nie należy się skupiać na ilości funkcji a dopasowaniu, dzięki któremu zrealizujemy najważniejsze cele firmy oraz zoptymalizujemy problematyczne dotychczas procesy. Większość systemów ERP posiada bardzo dużo różnych modułów. Lecz pamiętaj, że moduły systemów erp są zintegrowane w ramach jednej bazy danych. Nie wiesz jak się za to zabrać? Napisz do nas!

 Zastosowanie ERP w logistyce – zarządzanie produkcją

Współczesne systemy erp pozwalają na rzetelne zarządzanie procesami logistycznymi w działalności przedsiębiorstwa niesie ze sobą realne korzyści, które związane są głównie z racjonalizacją kosztów gospodarki materiałowo-towarowej oraz działań okołotransportowych. Wprowadzenie oprogramowania ERP(ang. Enterprise Resource Planning czy tez planowanie zasobów przedsiębiorstwa) to gwarancja rozbudowanej i sprawnej obsługi w tym zakresie. Prognozy dostaw, oparte na nich zamówienia, przyjęcia towarowe, gospodarka zapasami, alokacja zasobów do zadań czy dostawa oraz kontrola jakości. Sprawny system ERPobsłuży również kontrakty, porozumienia, oświadczenia oraz raporty w naszej firmie. Dzięki wdrożeniu odpowiedniego oprogramowania, jesteśmy w stanie obsłużyć większość procesów jednym narzędziem i efektywnie nimi zarządzać. Znacząco optymalizuje to procesy logistycznei zmniejsza ilość zasobów niezbędnych do ich realizacji.

Jak wybrać system ERP i jak podejść do wdrożenia ERP

 Jakie są główne kryteria, które należy wziąć pod uwagę wybierając system ERP? Przede wszystkim jest to jego funkcjonalność. Inaczej będzie wyglądał wybór dla małej firmy czy dla małej firmy produkcyjnej. Ważne jest, aby System ERP posiadał szeroki wachlarz możliwości startowych i bogatą ofertę w swoim standardzie. Bądź jednak ostrożny: równie ważne jest uwzględnienie indywidualnych potrzeb użytkownika. Decydującym czynnikiem jest tutaj otwartość systemu, czyli możliwość tworzenia zindywidualizowanych rozwiązań. Możesz skupić się na określonej branży lub procesie. Rozbudowane standardy i ciekawe indywidualne rozszerzenia poprawiają ergonomię pracy, której oczekują użytkownicy.

Na jeszcze warto zwrócić uwagę? Ogromnie ważna jest odpowiedź na pytanie, czy firma wdrażająca oprogramowanie gwarantuje wsparcie powdrożeniowe w zakresie dalszego rozwoju funkcjonalności danego narzędzia oraz czy gwarantuje stałą współpracę w zakresie jego serwisu. Poza tym co udało nam się już wymienić, warto skupić się na polskich dostawcach w celu wsparcia rodzimego kapitału oraz ułatwionej komunikacji w razie pojawiających się problemów

Jakie rodzaje systemów ERP możemy zakupić

 RODZAJ TRADYCYJNY

Typowa, powszechna i wciąż popularna forma pozyskiwania ERP, gdzie zakupiona licencja może być używana dożywotnio, bez ograniczeń czasowych. Kolejne opłaty dotyczą jedynie ewentualnego odświeżenia wersji oprogramowania. Opcja ta daje możliwość jednoznacznego oszacowania kosztów uzyskania licencji oraz umożliwia korzystanie

z różnych form finansowania. Z drugiej strony, wymaga od firmy dużej inwestycji początkowej, co przy zakupie ze środków własnych może być sporym obciążeniem dla budżetu, a także utrzymania zaawansowanej infrastruktury sprzętowej (sieci serwerów) oraz zasobów ludzkich (działu IT).

 SAAS (SOFTWARE AS A SERVICE)

Tutaj system oferowany jest w formie zdalnego dostępu opłacanego abonamentem. W większości przypadków użytkownik tymczasowo wypożycza nie tylko licencje, ale także aktualizacje i dodatkowe usługi związane z obsługą i utrzymaniem systemu. Klienci w tym modelu mogą korzystać z oprogramowania bez konieczności zajmowania się problemami technicznymi infrastruktury IT, ponieważ kupują gotowe, działające i zawsze skuteczne rozwiązanie. Z drugiej strony należy zauważyć, że korzystanie z systemu w tej formie wymaga stałego połączenia z serwerem poprzez łącze internetowe. Między innymi dlatego lokalizacja firmy ma tak ogromne znaczenie, ponieważ nie może znajdować się w miejscu, w którym nieprzerwany dostęp do sieci nie jest zagwarantowany.

 ASP (APPLICATION SERVICE PROVIDER, ON-DEMAND SOFTWARE)

Podobnie jak SaaS opiera się na zakupie online, dlatego ma podobne cechy pod względem zalet oraz wad  użytkowania. Jedyną różnicą jest to, że ASP nie wymaga opłaty

za dzierżawę infrastruktury serwerowej, a każda licencja jest instalowana na serwerze klienta

i usługodawcy. Dodatkowo, rozwiązanie ASP zapewnia wysoką skalowalność liczby użytkowników, co jest bardzo wygodne zwłaszcza w przypadku firm, które prowadzą działalność charakteryzującą się dużą sezonowością (zmiennością) popytu.

 Ile kosztuje system ERP?

Na ile dostawcy ERP wyceniają swoje systemy? Z jakim kosztami musimy się zmierzyć? To kompletnie zależy! I to nie tylko na podstawie wybranego modelu zakupu z opisanych powyżej, ale także wielu indywidualnych czynników (m.in. wielkości, profilu i potrzeb danej firmy). Nie można więc ustalić jednakowej, dokładnej ceny. Należy jednak jasno określić

za co Ty lub Twoja firma płaci, kiedy zostanie podjęta decyzja o wdrożeniu nowego systemu. Uniemożliwi nam to znalezienie tak zwanych ukrytych kosztów. Na całkowity koszt zakupu systemu składa się przede wszystkim:

 CENA LICENCJI

Mówiąc najprościej, jest to wartość pieniężna, z jaką zmierzysz się zapłacić za zakup poszczególnych modułów z których korzysta Twoja firma, łącznie z liczbą stacji roboczych

dla każdego użytkownika.  Koszty te nie zależą od wybranego modelu zakupu systemu. Należy jednak zapoznać się z podaną przez firmę sekcją „Warunki licencji”, gdzie niekiedy znajdują

się nieprzyjemne w skutkach „haczyki”. Co należy wziąć pod uwagę? Przede wszystkim ograniczenia użytkowania. Są to przykładowo formularze licencyjne przypisane

do konkretnego użytkownika lub przyznane na określony czas (czasowe). Powszechną praktyką jest również ograniczanie funkcjonalności licencji, na przykład podglądu bez edycji.

KOSZT WDROŻENIA ORAZ PRZYSZŁEGO SERWISU

Tutaj kwestia określenia jakichkolwiek wartości finansowych przybiera jeszcze bardziej złożony obrót. Rzeczywista koncepcja wdrożenia jest definiowana na kilka sposobów.

Jej główną częścią jest analiza przedwdrożeniowa, a następnie instalacja i konfiguracja systemu. Na cenę wpływa przede wszystkim czas trwania analizy (który może wynosić kilka miesięcy) oraz złożoność procesów, które należy zaplanować i zamodelować zgodnie

z potrzebami każdej firmy. Jak można się domyślić, niestety to nie wszystko. Cały

proces wdrożenia systemu może domyślnie obejmować różne inne komponenty,

m.in. transfer danych z wcześniej wykorzystywanych systemów, szkolenie z obsługi systemu czy gwarantowany i stały czas na późniejszą pomoc powdrożeniową.

 KOSZT ŚRODOWISKA W KTÓRYM BĘDZIE DZIAŁAŁ SYSTEM

W przypadku korzystania z tradycyjnego systemu operacyjnego ERP, koszt ten jest oczywiście jednorazowy, ponieważ dotyczy głównie zakupu serwerów i zapewnienia odpowiedniego wsparcia sprzętowego. Decydując się na rodzaje systemów podpiętych pod sieć, należy wziąć pod uwagę np. utrzymanie stacji komputerowych, wysokiej jakości łącze internetowe czy np. drukarki podatkowe lub POS. Dlatego, aby realistycznie określić, jaką część budżetu przeznaczyć na odpowiednią infrastrukturę, konieczne jest dokładne określenie zasobów i potrzeb tego obszaru.

Z jakiego źródła możemy sfinansować wdrożenie systemu ERP? alternatywy dla małej firmy produkcyjnej

Oprócz czerpania pieniędzy z własnych zasobów, nasi klienci często decydują się

na leasingowanie lub skorzystanie z dostępnych dotacji unijnych. Dwie ostatnie formy

są zdecydowanie bardziej budżetowe, stąd zainteresowanie nimi w kolejnych latach jest coraz

większe. Po wieloletnim rozwoju rynku i pojawieniu się nowych technologii, doczekaliśmy

się zdecydowanie mniejszej ilości formalności do spełnienia, które są niezbędne do uzyskania dodatkowych środków finansowych na pokrycie wdrożenia ERP.

Jak powinniśmy być przygotowani do zakupu systemu klasy ERP?

Od strony technicznej proces wdrożenia składa się z kilku etapów (od wspomnianej analizy przedwdrożeniowej, przez testowanie i uruchomienie systemu, po wsparcie serwisowe). Należy jednak pamiętać, że okres wdrożenia systemu ERP to faza dużych trudności dla inwestora (przyszłego użytkownika oprogramowania). Jak przejść przez nie z pozytywnym wynikiem? SYSTEM ERP SPRAWDZA się w każdej firmie.

WARTO OKREŚLIĆ, CZEGO OCZEKUJEMY OD OPROGRAMOWANIA ERP przed dokonaniem zakupu systemu ERP

Według nas i wielu znaczących firm w zakresie wdrożeń ERP, świadomość własnych oczekiwań co do stosowanego narzędzia informatycznego oraz dojrzałość organizacji

są najważniejsze. Formułując swoje oczekiwania dotyczące pracy wdrożeniowców, należy wziąć pod uwagę wszystkie istotne elementy, które system adresuje oraz procesy, które

należy usprawnić. Innymi słowy, kiedy oprogramowanie ERP zostaje wdrażane, ważne jest,

aby spróbować uchwycić wszystkie wydarzenia, które występują w codziennym życiu organizacji. Nie tylko na co dzień, ale także rzadziej i bardziej cyklicznie. Bogate doświadczenie wdrożeniowe myERP.plpokazuje, że niestety wciąż zdarzają się sytuacje, w których klienci wdrażają rozwiązania „jak im się żywnie podoba”, patrząc jedynie na niewiele znaczącą liczbę dostępnych funkcji. Jak się okazuje, zdecydowanie warto sprawdzić, czy są one rzeczywiście potrzebne w dalszym procesie rozwoju naszej firmy. W ten sposób możesz wybrać nie

tylko odpowiednie komponenty, ale także model użytkowania ERP dostosowany do Twojej organizacji.

ŚWIADOMOŚĆ WEWNĄTRZ ORGANIZACJI

Ponieważ współpracujemy z wdrożeniami głównie ze średnimi i dużymi firmami, każdego dnia obserwujemy, jak zmieniają się trendy i rozumienie, że wdrożenie zmian jest integralną częścią struktury firmy. Coraz częściej firmy, które odważyły się na wdrożenie ERP są już świadome, które procesy wymagają optymalizacji i jak wpływa to na działalność

i wartości ich organizacji. Wzrasta dzięki temu rola koordynatorów projektów i kierowników regionalnych po stronie klienta, którzy wspierają zespół myERP.pl w realizacji jednolitych założeń projektowych i są w stanie wzbudzić zainteresowanie procesem wdrożenia

wśród przyszłych użytkowników systemu. Pracownicy powinni wiedzieć – w jakim celu został wdrożony system oraz co chcą „podarować firmie” w przyszłości. Takie działania wprowadzają pozytywne nastawienie względem dodatkowej pracy związanej z wdrożeniem

i zwiększają jego szansę na sukces.

ROZWÓJ I JESZCZE RAZ ROZWÓJ!

Należy podkreślić, że samo wdrożenie powinno być procesem długotrwałym, stale ewoluującym.Wiele systemów erp oferuje naprawdę fajne rozwiązania. Pamiętajmy o spisaniu procesów biznesowych. Dlatego najlepiej wprowadzać system etapami, podchodząc do planowania takiej inwestycji z odpowiednim, chłodnym podejściem.  Ostatnim – szczególnie wartym uwagi – aspektem wdrażania oprogramowania ERP, jest uprzednie zbadanie jego przyszłych możliwości rozwoju. Oprogramowanie musi być odpowiednio skalowalne, tj. gotowe

i otwarte na rozwój wraz z organizacją.

Nowy użytkownik systemu zaś, powinien być doposażony o wsparcie powdrożeniowym w ciągłym rozwoju funkcjonalności narzędzia i profesjonalną obsługą serwisową. Pamiętaj, że celem systemów ERP jest usprawnienie zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Rynek systemów ERP stale się zmienia, niech twoja firma nadąża za nowymi trendami. Instalacja systemu ERP nie zawsze musi być „na miejscu” rozważ rozwiązania ERP w chmurze.

Korzyści płynące z korzystania z ERP

Efektem zastosowania systemu jest organizacja i optymalizacja procesów biznesowych firmy.

System ERP zazwyczaj obejmuje nastepujące benefity:

1. Stały dostęp do spójnych informacji o potrzebach i statusie firmy – dzięki wykorzystaniu jednej wspólnej bazy danych we wszystkich obszarach działalności,
2. Oszczędność nakładów i optymalizacja kosztów – korzystny stosunek ceny zakupu
3. i niezbędnych kosztów stałych do zakresu funkcjonalnego oprogramowania,
4. Reorganizacja i ułatwienie codziennej pracy – mniej pracochłonne przetwarzanie danych, możliwość korzystania z elektronicznej dokumentacji i archiwum,
5. Elastyczność systemu – oprogramowanie ERP zawsze umożliwia dostosowanie
6. do aktualnych potrzeb firmy, co zapewnia swobodną parametryzację i ustawienia,
7. Liczne możliwości integracji – z innym używanym systemem oraz z maszynami
8. lub innymi urządzeniami używanymi w firmie,
9. Zarządzanie kosztami całkowitymi w firmie/ zarządzanie firma – analiza ich z podziałem na działy.
10. Mobilny system ERP – możliwość doglądania firmy z poziomu telefonu
11. Rozwój systemu – możliwość natychmiastowego podnoszenia wersji systemu

 KALKULATOR

Serdecznie zapraszamy również do skorzystania z kalkulatora ERP, który jest w 100% darmowy. Umożliwia on kontakt z naszymi ekspertami, którzy pomogą w wyborze najbardziej odpowiedniego oprogramowania. Prosimy pamiętać o wypełnieniu informacjami wszystkich dostępnych pól, które będą niewątpliwie istotne podczas wykonywania wstępnej analizy.  Warto uwzględnić takie informacje jak: obecność baselinkera, wms, rozwiązania BI oraz rodzaj sklepu – b2b/b2c (eCommerce). Naszą rolą jest reprezentacja w kontakcie z dostawcami oraz partnerami systemów, czy też pomoc w przesiewaniu stale napływających nieatrakcyjnych

i potencjalnie szkodliwych ofert oprogramowania. Natomiast jeśli samodzielnie chcesz zweryfikować rynek systemów ERP celem wdrożenia nowego systemu ERP(zintegrowanego systemu informatycznego) odsyłam Cię do naszego katalogu firm czy też systemów (www.myerp.pl/systemy) Każda firma potrzebuje systemu ERP, jest to nieodłączny element rozwoju firmy.