Wdrażając system ERP w naszej organizacji chcemy między innymi zwiększyć wydajność operacji biznesowych w naszym przedsiębiorstwie, przynosząc rzeczywiste oszczędności i zwrot z inwestycji (ROI) w rozsądnym czasie.

Jednak sam wybór odpowiedniego systemu ERP, w odpowiedniej cenie nie wystarczy, aby osiągnąć zakładane korzyści biznesowe. Poza licencjonowaniem i wdrażaniem oprogramowania istnieją koszty, których wielu nabywców niestety nie uwzględnia w swoich budżetach inwestycyjnych – dopóki nie wyjdą podczas wdrożenia. Te teoretycznie przeoczone koszty – napisałem „teoretycznie”, bo przecież dostawca systemu ERP, powinien już na etapie oferty je przedstawić, mogą opóźnić i zmniejszyć oczekiwany zwrot z tej najważniejszej inwestycji lub, co gorsza, całkowicie zatrzymać nasz projekt wdrożenia.

Jak uchronić firmę przed tymi (nieoczekiwanymi) kosztami?

Kiedy ustalacie budżet na inwestycję w system ERP i oceniacie propozycje zaproszonych dostawców, uwzględnijcie w swoich budżetach koniecznie te koszty na samym początku.

  1. Szkolenia

Załóżmy, że system ERP został wdrożony i co najważniejsze rzeczywiście działa. Ale zauważacie, że jest przysłowiowo „bezwartościowy”, bo tylko grupka pracowników z niego na co dzień korzysta i rzeczywiście na nim pracuje. Oznacza to tylko jedno – nikt nie przygotował zespołu do tej ważnej zmiany. Co możemy zrobić? Oczywiście przeszkolić naszych pracowników. Ale czy mamy ten koszt w budżecie? Czy pamiętaliśmy o tym, żeby taka właśnie pozycja się w nim pojawiła? Wiecie przecież, że im trudniejsze w użyciu jest nasze oprogramowanie ERP, tym droższe i bardziej czasochłonne będzie przeszkolenie pracowników. 

Dlatego uwzględnij koniecznie koszt i potrzebny czas na przeszkolenie swojej kadry pracowniczej albo tuż przed zakończeniem wdrożenia, lub zaraz po jego wdrożeniu.

  1. Migracja i konwersja danych

Wybraliście swój system ERP, dostawca go wdrożył według Waszych wskazówek, oczywiście działa, a Wy wciąż nie możecie w pełni z niego korzystać. Dlaczego? Oczywiście winne są dane. Trzeba je wszystkie przenieść do nowego systemu, żeby rzeczywiście był przydatny i spełniał swoje cele biznesowe.

(Uwaga!) Przenoszenie Waszych danych do systemu ERP też kosztuje! Tak, koszty przeniesienia ogromnych ilości ważnych danych biznesowych, często z różnych systemów z całej organizacji, do nowego systemu. Takie przeniesienie może potrwać tygodnie, a nawet miesiące. Dodatkowo trzeba te dane wcześniej „wyczyścić” – czyli usunąć przestarzałe, niepotrzebne i uszkodzone dane, które nie będą nam już potrzebne w naszym nowym systemie. 

Dlatego tak ważne jest, żeby już na etapie ofertowania, poprosić dostawcę o uwzględnienie kwoty potrzebnej na przeniesienie „wyczyszczonych” danych w budżecie, żebyśmy potem nie zostali zaskoczeni, czy jak to mówią Klienci – „zostali postawieni” pod ścianą”.

  1. Przestój i zakłócenia działalności naszego przedsiębiorstwa

Wdrażanie systemu ERP niestety bardzo często łączy się z czasowym, częściowym  przestojem w naszym przedsiębiorstwie. Dlatego ważne jest, żeby już na etapie oferty zapytać dostawcę – jak długo i na jakim etapie możesz spodziewać się, że Wasz aktualny system, na którym działacie będzie wyłączony? Ile ten przestój będzie firmę kosztował? Jak dokładnie będzie przebiegać wdrożenie i w jakich etapach, żeby jak najbardziej zminimalizować te przestoje i zakłócenia?

Dlatego pamiętajcie o tym, na pozór mało ważnym, zdarzeniu w Waszej firmie, które występuje zawsze, ale nikt o tym nie pamięta na początku wyboru oprogramowania ERP.

  1. Dostosowanie do biznesowych i sektorowych potrzeb

Wybierając swój system ERP chcecie, żeby spełniał on Wasze oczekiwania biznesowe. Chcecie być o krok przed konkurencją i co najważniejsze, chcecie żeby był dostosowany do specyficznych potrzeb sektorowych, w których działa Wasze przedsiębiorstwo.

Musicie wiedzieć, że nawet najbardziej niezawodne, gotowe do użycia funkcje już zawarte w systemie ERP wymagają dostosowania „pod Waszą firmę”. 

Dlatego tak ważne jest, żebyście określili funkcje, rozszerzenia systemy ERP, który chcecie używać. Określcie wszystkie swoje potrzeby i koniecznie przedstawcie je przyszłemu dostawcy. Takie dostosowanie zawsze dodatkowo kosztuje, ale określając te koszty na samym początku, macie pewność, że potem się nie zmienią. Dodatkowo macie pełną kontrolę nad tym procesem.

  1. Redefinicja procesów biznesowych

Pamiętajcie, że personalizując system ERP dostosowujecie swoje procesy biznesowe do nowego systemu ERP. Wiąże się to jednak z kosztami związanymi ze szkoleniem (w celu przystosowania pracowników do nowych procesów), utratą wydajności w okresie szkolenia i ogólnymi zakłóceniami w działalności biznesowej spowodowanymi wdrożeniem nowych procesów.

Dlatego tak ważne jest, żeby redefinicję procesów biznesowych zrobić na początku. Uwzględnić wszystkie te koszty już na początku, dzięki temu nie zostaniecie zaskoczeni.

Podsumowując

Wybór i wdrożenie systemu ERP to proces trudny. Nie tylko ze względu na sam wybór odpowiedniego systemu ERP, bo nawet jak nam się to w miarę szybko uda, zapominamy o małych szczegółach, które wbrew pozorom wpływają na cały proces wdrożenia i późniejszego użytkowania systemu. Oczywiście, że wszystkie te koszty powinny być przedstawione już na etapie oferty przez dostawcę, tego byśmy wymagali. Ale nie zawsze tak się dzieje. Dlatego ważne jest, żebyśmy my o tym pamiętali. Pokażemy dostawcy, że jesteśmy świadomi i dobrze znamy nasze przedsiębiorstwo, ale też pokażemy dostawcy, że o „wdrożeniu systemu ERP