Jeśli implementujesz SAP Business One w swojej firmie (czy to na początku jej działalności, czy to w przypadku rozwoju biznesu), prawdopodobnie w którymś momencie zaczniesz rozglądać się za rozszerzeniami systemu, które wspierają rodzaje danych i wymagania charakterystyczne dla danej branży – i konkretnie dla Twojej firmy.
Zazwyczaj klient zgłasza się wówczas z listą pożądanych funkcji do swojego partnera (lub potencjalnego partnera) SAP Business One. Ten z kolei sugeruje jedno lub więcej rozwiązań. Są one zwykle tworzone przez podmioty trzecie, tzw. Software Solutions Partner (SSP). Nie powinieneś obawiać się wdrożenia u siebie rozszerzeń, które nie są autorskimi rozwiązaniami SAP. SAP Business One jest świetnym rozwiązaniem o zastosowaniu ogólnym, ale SSP zwykle specjalizują się w obsłudze jednej, konkretnej branży. Ponadto SAP dostarcza świetne środowisko rozwoju swoich produktów oraz wsparcie partnerów SSP. Z tego względu nie należy oczekiwać niższej jakości produktów tylko dlatego, że nie są on autorstwa SAP. Natomiast zdecydowanie powinieneś unikać rozwiązań pisanych tylko dla swojej firmy. Powinno się korzystać ze sprawdzonych produktów.
Z drugiej strony rozszerzenia SAP Business One nie są tworzone według jednego wzorca. Nie chodzi tylko o zakres funkcjonalności. Warto wiedzieć, w jaki sposób rozszerzenia działają – jest to kluczowe dla spójnego działania systemu w Twojej firmie. Dlatego przygotowaliśmy listę dziesięciu pytań, na które powinieneś znać odpowiedzi przed ostateczną decyzją o wyborze rozszerzenia (lub rozszerzeń) dla SAP Business One.
- W jaki sposób przechowywane są dane?
Omawiane rozszerzenia albo posiadają osobne bazy danych (działające w połączeniu z bazami SAP Business One) lub ich dane są przechowywane bezpośrednio w bazie SAP Business One. Pierwsze podejście sprawia, że dane podczas pracy są pobierane z dwóch (co najmniej) miejsc. Przez to całość narażona jest na błędy związane z niespójnością danych. Drugie podejście pozwala stworzyć prostszy, bardziej koherentny system z ujednoliconym i ułatwionym raportowaniem.
Nie powinno się jednak całkowicie skreślać rozwiązań z pierwszej ze wspomnianych grup. Niektóre z nich mogą być naprawdę dobre, nadrabiając na innych polach. Ale sposób składowania danych jest na pewno czynnikiem, który należy dokładnie zbadać i sprawdzić, w jakim stopniu ewentualne trudności wynikające z tego wpłyną na Twój biznes. Weźmy przykład firmy, w której zarządzanie magazynem odbywa się przez rozszerzenia, ale jego rozliczenie jest prowadzone w SAP Business One. Księgowy wprowadzi dane dla danego produktu do bazy SAP Business One, a pracownik magazynu do bazy rozszerzenia. W jaki sposób system rozpozna, które są właściwe? Bez odpowiedniej synchronizacji danych – nie rozpozna. Jeśli takiej synchronizacji nie ma lub jest ona zawodna, jest to znak, żeby takiego rozwiązania unikać.
- Jak szybka jest synchronizacja danych?
Systemy działające wyłącznie wewnątrz SAP Business One z reguły działają szybciej. Jest to dość proste do weryfikacji: jeśli rozszerzenie ma osobną bazę, sprawdź w jaki sposób radzi sobie z synchronizacją skomplikowanych dokumentów. Nie chcemy przecież, żeby nasz pracownik czekał kilka minut np. na zapis zlecenia produkcyjnego z dwudziestoma liniami. Sprawdź jak program będzie reagował w przypadku dokumentów o poziomie złożoności podobnym do tych, które używane są w Twojej firmie. Bez tego test nie da pełnego obrazu wydajności synchronizacji.
- Czy producent oprogramowania nadąża za wydaniami SAP Business One?
Dobrym wskaźnikiem energii zespołu stojącego za danym produktem jest to, że nadąża on za regularnymi wydaniami nowych wersji SAP Business One. Jeśli chcesz wyciągnąć jak najwięcej z tego systemu, warto upewnić się, że rozszerzenia będą działały z ostatnimi jego wydaniami. Jeśli dostawca jest np. pięć wydań do tyłu, powinna zapalić się nam ostrzegawcza lampka.
Brak aktualnych wersji to oczywiście niedogodność w korzystaniu z oprogramowania. Dostarcza to również dodatkowych wątpliwości: czy dostawca ma braki personalne? Może jego zespół skupia się bardziej na utrzymaniu status quo niż nad rozwojem? Wszystko to może mieć wpływ na funkcjonowanie danego rozszerzenia w Twojej firmie, więc warto poświęcić czas na sprawdzenie omawianej kwestii.
- Jakie są plany SSP na przyszłość?
W ciągle zmieniającym się świecie ważne jest, aby biznes nadążał za tymi zmianami. Dlatego warto stawiać na rozwijające i dostosowujące się do trendów biznesowych rozwiązania ERP. Sprawdź, jakie dostawca ma plany rozwoju aplikacji. Brak planowanych w przyszłości zmian, nie musi to oznaczać, że oprogramowanie jest kompletne. Może wskazywać, że jego użyteczność w krótkim czasie stanie się przestarzała lub (o czym już wspominaliśmy) dostawcy nie zależy na rozwoju jego rozszerzeń z różnych względów. I w jednym, i w drugim przypadku – nie jest to dobra wiadomość.
Z drugiej strony, co jeśli SSP ma innowacyjny system rozwoju produktu? To zawsze dobry znak. W takim przypadku warto jednak sprawdzić, czy przyszłe funkcjonalności będą dostępne w ramach głównych wydań, czy za dodatkową opłatą (i ewentualnie uwzględnić to w naszych planach finansowych).
- Dla jakiego środowiska zostało utworzone dane rozwiązanie?
Rozszerzenia SAP Business One natywnie są budowane w oparciu SAP Business One SDK. Jest to świetne rozwiązanie, głównie ze względu na dużą elastyczność w przypadku tworzenia własnych rozwiązań i personalizacji przez SSP, jak i innych partnerów. To, na co warto zwrócić uwagę, to fakt czy dostawca korzysta właśnie z tego środowiska. W przypadku użycia innego środowiska, tylko dany SSP będzie w stanie tworzyć personalizacje rozszerzeń i dodatkowe rozwiązania do danego dodatku.
Sam zdecyduj, czy jest to problem dla Twojego biznesu. Jeśli we wspomnianych kwestiach będziemy polegać w całości na wsparciu dostarczanym przez SSP, warto przyjrzeć się sposobowi kolejkowania zadań jego zespołu i ramach czasowych dostarczania nowych rozwiązań. Przede wszystkim zaś: czy SSP w ogóle przewiduje personalizacje swojego rozwiązania.
Może będziesz miał to szczęście, że dane rozszerzenie spełni wszystkie wymogi Twojego biznesu samo z siebie, bez potrzeby personalizacji. W takim przypadku środowisko deweloperskie nie powinno mieć dla Ciebie większego znaczenia. Warto jednak pamiętać, że trudno przewidzieć, w jaki sposób będą ewoluować potrzeby Twojej firmy wraz z jej rozwojem. SAP Business One jest niesamowicie skalowalny. Zazwyczaj staje się stałym elementem ścieżki rozwoju firmy. Szkoda byłoby, gdyby w nieokreślonej przyszłości ta rola miałaby być ograniczona przez jedno z rozszerzeń, które nie będzie mogło być dalej rozwijane.
- Który system zarządzania bazą danych jest wspierany? Czy dostawca używa różnych źródeł kodu dla wersji Microsoft SQL Server i SAP HANA?
Do pracy z SAP Business One należy wybrać jeden z dwóch systemów zarządzania bazami danych: SAP HANA lub Microsoft SQL Server. Na temat zalet i wad każdego z rozwiązań napisano już wiele, dlatego nie będziemy się teraz nad tym skupiać. Wybór jednej z opcji tworzy jednak kilka dodatkowych kwestii do rozważenia.
Przede wszystkim należy sprawdzić, czy dane rozwiązanie budowane jest z osobnych wersji kodu źródłowego dla obu systemów. Jest to ważne ze względu na konieczność rozwoju i testowania przez SSP obu wersji – co może wydłużać czas pomiędzy kolejnymi wydaniami.
Ponownie – sprawdź jakie są plany na przyszłość i w tej kwestii. Niektórzy SSP zakończyli lub planują zakończyć wsparcie dla wersji Microsoft SQL Server, podczas gdy inni nie mają jeszcze wersji dla SAP HANA. W zależności od Twoich preferencji takie informacje zapewne pomogą Ci zawęzić wybór rozszerzenia.
- Jakie inne rozszerzenia są kompatybilne z tym, które planuję wybrać?
Wielu użytkowników SAP Business One korzysta z więcej niż jednego rozszerzenia. Wszystkie one, w mniejszym lub większym stopniu, muszą ze sobą współpracować. Oznacza to dłuższy czas wdrożenia, a później potencjalne komplikacje w związku z każdą aktualizacją systemu. Idealną sytuacją jest więc znalezienie dostawcy, który ma w swojej ofercie wszystkie z poszukiwanych przez nas rozwiązań.
Zwykle SSP tworzący różne rozwiązania rozwijają je w taki sposób, aby ze sobą współgrały. Pamiętaj jednak, że nie jest to zasada: zdarza się, że różne produkty są rozwijane zupełnie niezależnie pod szyldem jednej firmy. W takim przypadku trzeba mimo wszystko ponieść koszty ich integracji.
Niektórzy SSP zapewniają również dostęp do platform integracji. Taka opcja jest również warta rozważenia. Pomimo tego, że może być bardziej kosztowana, to daje dostęp do produktów różnych podmiotów dostarczanych przez jednego dostawcę.
- Rozmowa/wizyta referencyjna?
Wydaje się to oczywiste, ale nie zapomnij skontaktować się z przynajmniej jednym podmiotem, który używa w środowisku produkcyjnym rozwiązań, których wprowadzenia u siebie rozważasz. Może to być zwykła rozmowa telefoniczna lub bezpośrednia wizyta. Pamiętaj, że możesz mieć problem ze znalezieniem wdrożenia nowych lub niszowych rozwiązania bezpośrednio w Twojej branży. Jeśli jednak dostawca chwali się setkami klientów, ale sprawia mu problem wskazanie Tobie jednego, referencyjnego, to może to dawać do myślenia.
Podczas rozmowy/wizyty referencyjnej zapytaj między innymi o doświadczenia współpracy z SSP. Jak szybka zwykle jest reakcja konsultantów? Jak szybko usuwane są błędy? Wybranie nowego systemu ERP, to decyzja na dłużej. Dlatego warto upewnić się, że dostawca będzie szybko reagował na zgłaszane problemy i ogólny kontakt będzie przebiegał płynnie i bez potrzeby wnikania w kwestie techniczne z Twojej strony.
- Przeszkolenie?
Przygotowanie pracowników do używania danego rozwiązania jest naturalną potrzebą. Nie zapomnij dopytać o warunki przeszkolenia. Jeśli jest to możliwe, warto zapewnić pracownikom dostęp do osoby przeszkalającej (zamiast jedynie uzyskać materiały szkoleniowe), nawet jeśli miałoby to oznaczać nieco wyższy koszt szkolenia.
- Czy naprawdę to wszystko jest mi potrzebne?
Przy zakupie rozwiązania nadmiernie dla naszego biznesu rozbudowanego pierwszym problemem może być to, że za wszystkie nieużywane funkcji i tak trzeba w ostateczności zapłacić. Ponadto bardziej złożone rozszerzenia mogą wymagać dłuższego przeszkolenia pracowników. Niektóre funkcjonalności mogą być od siebie zależne i nawet nieużywanie jednych może wpływać na prace, lub nawet powodowanie błędów, innych. Jedno niewłaściwe ustawienie może stworzyć problem rzutujący na cały system.
Z drugiej strony zastanów się, czy obecnie nieużywane, dodatkowe funkcje nie przydadzą się w bliskiej przyszłości. Nadmiernie rozbudowana infrastruktura IT to jedno, jednak niewystarczająco rozbudowana może Cię ograniczać i ostatecznie generować więcej kosztów w dłuższej perspektywie (w przypadku późniejszych modyfikacji). Również ze względu na to powinieneś zwrócić uwagę na plany rozwoju produktów danego SSP.
Wybór rozwiązań SAP Business One nie jest więc kwestią wybrania „najlepszego” lub „najpopularniejszego” rozwiązania. Musisz rozważyć swoje priorytety i znaleźć SSP, który dostarczy rozwiązania, które im odpowiadają. To co będzie dobre dla Twojego biznesu, może być nieodpowiednie dla innych, nawet w tej samej branży. Zgłębiaj temat, bądź skrupulatny w swoich poszukiwaniach i żądaniach informacji od potencjalnych partnerów biznesowych. Nie popełniaj błędu kompletowania listy pożądanych funkcjonalności i wybrania rozszerzenia, które po prostu pokryje najwięcej z nich. Staraj się spojrzeć w szerszej perspektywy. Dzięki temu możesz zyskać rozwiązanie ERP, które pomoże Ci wyciągnąć to co najlepsze z Twojego biznesu teraz i dłuższej perspektywie.
Ostatnie komentarze