Wdrożenie systemów IT. Błędy i problemy cz.5

W poprzednim artykule dowiedzieliście się między innymi :

• NIEZADOWOLENIE I NIECHĘĆ PRACOWNIKÓW
• JAK DELEGOWAĆ ODPOWIEDZIALNOŚĆ?
• NIEUWZGLĘDNIENIE ZASAD PRIVACY BY DESIGN/DEFAULT

Jeśli nie mieliście okazji przeczytać tego czwartego, z serii artykułów „Wdrożenie systemów IT. Błędy i problemy”, to bezpośredni link zamieszczamy poniżej. ⤵

WDROŻENIE SYSTEMÓW IT. BŁĘDY I PROBLEMY CZ.4

Wybór częściowych rozwiązań i problem z ich integracją

Pamiętaj, aby wprowadzane rozwiązania były kompletne, skalowalne i dawały możliwość rozwoju, a także integracji z już istniejącymi systemami lub z systemami kontrahentów.

 

Na rynku oferowanych jest dużo systemów informatycznych, które różnią się funkcjonalnością, skalą, ilością wdrożeń czy wreszcie ceną. Znaleźć można systemy informatyczne proponowane przez międzynarodowe firmy lub dużych polskich dostawców, ale też przez niewielkie firmy wyspecjalizowane w konkretnej dziedzinie.

Poza ceną oraz rozpoznawalnością dostawcy ważne jest, aby zwrócić uwagę na takie elementy jak:

• oferowane funkcje w systemie, które powinny spełniać główne oczekiwania i potrzeby przedsiębiorstwa,
• moduły i funkcje oferowane jako domyślne,
• budowę modułową systemu, to znaczy czy system zbudowany jest z konfigurowalnych modułów wybieranych zgodnie z potrzebami,
• możliwości dostosowania systemu do indywidualnych wymagań przy zachowaniu relatywnie korzystnej ceny,
• sposoby i możliwości rozbudowy oprogramowania – przy założeniu, że systemem będzie wymagał uruchomienia w przyszłości dodatkowych funkcjonalności czy całych modułów,
• technologia, w jakiej wykonany został i funkcjonuje system – jest to istotne ze względu na wybór rozwiązania np. coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na użycie i rozwijanie usług chmurowych.
• elastyczność rozwiązań i możliwości ich rozwoju,
• zasad wsparcia dla systemu,
• ustalenie (jeśli dotyczy) kto będzie właścicielem kodu źródłowego
• formuła nabywania systemu oraz zasady licencjonowania,

Jeżeli przedsiębiorstwo korzysta z różnego rodzaju dedykowanych czy specjalistycznych aplikacji, które będą musiały zostać zintegrowane z wdrażanym systemem albo wybiera rozwiązania częściowe (obejmujące tylko niektóre procesy biznesowe) należy zwrócić uwagę między innymi na następujące problemy:

• możliwości integracji systemu informatycznego z pozostałymi aplikacjami – czy system umożliwia komunikację i wymianę danych z innymi aplikacjami,
• jakie metody  komunikacji  system  udostępnia  i  czy  są  one wystarczające do prawidłowej integracji (możliwość korzystania z różnorakich protokołów komunikacyjnych)
• jakie możliwości dostosowania systemu lub rozwiązania techniczne oferuje dostawca i jakie będą ich koszty, czy zapewniony będzie odpowiedni poziom niezawodności,
• czy wykorzystywane technologie są na tyle nowoczesne, że da się na nich rozwijać i utrzymywać system bez narażania się na powstawanie długu technologicznego,
• jakie są możliwości przesyłu i migracji danych pomiędzy systemami,
• kwestie bezpieczeństwa – szczególnie pod kątem dostępności, integralności oraz poufności,
• metody weryfikacji poprawności danych przesyłanych między systemami.

 

Bardzo ważna jest też kwestia danych wejściowych we wdrażanym systemie. Decyzja o migracji ze starego systemu powinna nieść ze sobą wiedzę na temat jakości, aktualności i poprawności posiadanych danych. Niekiedy pracę w systemie rozpoczyna się „od zera”, jednak zwykle dane podlegają migracji, gdyż są zasobem informacyjnym, na którym firma pracuje. Z tego względu warto zadbać o poprawność i zweryfikować posiadane dane na tyle, na ile jest to możliwe. Chodzi o to, aby nowy system mógł być zasilony i dalej operował na najbardziej aktualnych oraz prawidłowych danych.

Wybór najtańszych rozwiązań

Koszty są istotną składową każdego w zasadzie przedsięwzięcia. Pamiętaj jednak, aby parcie na niskie ceny nie spowodowało wyboru słabych lub niedopracowanych rozwiązań czy też obniżenia jakości albo nie wywierało negatywnego wpływu na działanie firmy.

Podczas procesu decyzyjnego co do wyboru i wdrożenia systemu informatycznego nadal częstym zwyczajem jest nadmierne kładzenie nacisku na minimalizowanie kosztów. O ile nie ma nic dziwnego w tym, że firma roztropnie postępuje z budżetem i dąży do optymalizacji wydatkowania środków, to zdarza się, że oszczędności czynione są w nieprzemyślany sposób jeśli chodzi o wdrożenia systemów. Szukanie korzystnej relacji pomiędzy oferowanym przez dostawców rozwiązaniem, a jego kosztem jest jak najbardziej zasadne.

Warto jednak brać w tej materii pod uwagę kilka aspektów: wybór najtańszego dostępnego rozwiązania może wiązać się z niedogodnościami w postaci mniejszego doświadczenia branżowego oraz wiedzy dostawcy, z ograniczeniami funkcjonalnymi systemu, ze zmniejszonym priorytetem prac dla wdrożenia po stronie dostawcy, oddelegowaniem mniej doświadczonych pracowników do różnorodnych czynności, niższą efektywnością działań,ale także z opcją „ukrytych” kosztów w postaci drogiego wsparcia i utrzymania aplikacji w fazie produkcyjnej.

Pamiętać należy, że z im większym i bardziej złożonym systemem informatycznym mamy doczynienia, tym mocniej zwiększa się szereg ryzyk z nim związanych. Ponadto skomplikowaniu ulec mogą zapisy umowne, inaczej formułowane są warunki związane z ewentualnymi karami oraz szereg innych warunków.

Wszystko to generuje ryzyka, które poważny i doświadczony dostawca musi przekalkulować. Jak wspomniane już było – interesy obu stron powinny być odpowiednio zabezpieczone i umocowane. Trudno wyobrazić sobie sytuację, gdy oferent mający w portfelu wielu klientów oraz rozbudowane i nowoczesne systemy będzie oferował bardzo niskie stawki przy dużym wdrożeniu i weźmie na siebie ciężar ryzyka, przez które poniesie koszty finansowe w postaci kar umownych.

Oczywiście może się tak zdarzyć, błędy popełniane są na różnych etapach i przez różne osoby, jednak należy racjonalnie oceniać tak możliwości, jak i wycenę prac oraz potencjalne ryzyka. Im wyższe ryzyko, tym koszty mogą być wyższe. Wybieranie najtańszych rozwiązań może skutkować także przyszłymi ograniczeniami w rozwoju systemu.

Próba oszczędzania w niesprawdzonych obszarach

Gromadź, sprawdzaj, analizuj i porównuj informacje. Dzięki pełnej wiedzy o funkcjonowaniu procesów oraz zasobach, a także racjonalizacji podejścia unikniesz zbędnych wydatków, ale też odpowiednio alokujesz środki.

Częstym problemem jest pobieżna analiza obszarów w przedsiębiorstwa oraz jego potrzeb, co może doprowadzić do nieuzasadnionego ponoszenia kosztów. Z drugiej strony może dochodzić do prób oszczędzania w pozornie mało istotnych dziedzinach, które później okazują się być ważne.

Próby oszczędności na zasobach sprzętowych, funkcjonalności oprogramowania czy kosztach analiz i testów mogą spowodować wygenerowanie znacznie większych wydatków finalnych, niż racjonalne gospodarowanie środkami i planowanie budżetu. Zakup sprzętu bez określonych funkcji, które teoretycznie nie będą przydatne, może spowodować problemy z uruchomieniem systemu albo z pracą w systemie. Zakup tańszych licencji może ograniczyć możliwości wykorzystania zasobów.

Z kolei płacenie już na starcie za funkcjonalności, które być może przydadzą się w przyszłości może skutkować eskalacją kosztów, jeśli wcześniej nie ocenimy czy i kiedy dane rozwiązanie może okazać się przydatne. Warto odpowiednio dokładnie przemyśleć potrzeby i do zaplanowanego budżetu wliczać dodatkowe środki, aby zostawić sobie pole manewru i nie doprowadzać do przestoju czy przerywania prac.

Niekiedy w trakcie, o czym wspominam w innych częściach, okazuje się że pojawią się nowe potrzeby albo pewne koszty ulegną zmianie. Dobrze jest mieć takie ewentualności na uwadze i być na nie przygotowanym.

Wybór nieodpowiedniego wykonawcy

Zadbaj o rzetelne informacje o potencjalnych dostawcach. Przegląd ofert, weryfikacja doświadczenia, prowadzone rozmowy, wreszcie nastawienie dostawcy. Nie bój się zadawać pytań i oczekuj na nie jasnych odpowiedzi.

Wybór dostawcy systemu informatycznego nie jest sprawą oczywistą, gdyż nie każda firmy zapewni organizacji odpowiednie oprogramowanie oraz warunki współpracy, a co za tym idzie – optymalne i trafne rozwiązanie przy zachowaniu relatywnie uzasadnionych kosztów.

Podczas prezentacji systemu, przedstawiciele przedsiębiorstwa spotykają się z doskonale przygotowanymi, pełnymi entuzjazmu ludźmi, którzy przeprowadzają pokaz i omawiają możliwości, jakie ma dać organizacji właśnie ich system. W czasie takiej prezentacji należy być czujnym, tak aby odseparować część marketingową od części stricte merytorycznej, a także starać się wywnioskować, co faktycznie oferuje konkretny dostawca. Samo spotkanie z dostawcą to dobry czas na wszelkiego rodzaju pytania. Starajmy się uzyskać jak najwięcej informacji ze szczególnym naciskim na takie, które najbardziej nas interesują.

Wiedzę na temat dostawców można czerpać z wielu źródeł – u innych klientów np. organizując wizyty referencyjne, z rankingów publikowanych w prasie branżowej, a także od samych dostawców – podczas prezentacji, targów czy spotkań. W przypadku wizyt referencyjnych należy zwrócić uwagą na kilka aspektów. Przede wszystkim firmy, które udzielają referencji robią to z różnych powodów, nie zawsze bezinteresownie. Bywa, że dostawcy oferują różnego rodzaju profity za konkretnie przeprowadzoną prezentację.

Wizyty referencyjne najlepiej przeprowadzać u klientów, którzy korzystają z danego systemu i prowadzą przedsiębiorstwa podobnej wielkości oraz o zbliżonym charakterze biznesowym. Warto nadmienić, że jeżeli system nie spełnia oczekiwań w jakimś aspekcie, to raczej nie będzie to ukrywane przez użytkownika. Dobrze jest przeanalizować występujące problemy i ustalić z czego mogą wynikać. Czym innym są problemy z funkcjonowaniem jakiegoś modułu oprogramowania, a czym innym kłopoty w kontakcie z linią wsparcia.

Wizyty referencyjne dobrze odbywać na poziomie operacyjnym, o ile jest taka możliwość, rozmawiać z osobami bezpośrednio związanymi z pracą w systemie, aby zadać konkretne pytania. Dobrze, jeżeli podczas takiej wizyty nie jest obecny przedstawiciel dostawcy. Rozmowa może przebiegać wtedy inaczej, pod mniejszą presją. Dostawcy podają listy klientów i wdrożenia, jakie przeprowadzili. Listy te konstruowane są na różne sposoby.

Warto choćby telefonicznie upewnić się co do prezentowanych list i zweryfikować ich rzetelność. Wreszcie wizyty u klientów powinny odbywać się przed dokonaniem wyboru dostawcy, gdyż ich celem ma być właśnie pomoc w podjęciu trafnej decyzji, a nie utwierdzanie się, że dokonany wcześniej wybór jest najlepszy. Należy też wziąć pod ocenę odpowiedzialność i sposób wywiązywania się ze zobowiązań przez dostawcę systemu. Można skorzystać z pomocy konsultantów czy osób, które miały do czynienia z danym dostawcą i wspólnie z nimi weryfikować to, jak działa i co kryje się za ofertą oraz czy nie próbuje omijać pewnych niewygodnych kwestii.

Może zdarzyć się, że dostawca systemu współpracuje z firmami wdrażającymi rozwiązania – warto wiedzieć co to są za firmy i jak układa się z nimi współpraca, gdyby w przyszłości miało dojść np. do świadczenia usług wsparcia przez taki podmiot. Istotnym aspektem jest też sprawdzenie przykładów wdrożeń dotyczących krytycznych obszarów organizacji oraz tego czy oferowany przez dostawcę system informatyczny jest w stanie sprostać specyficznym wymaganiom (świetnie działający system w danej branży, niekoniecznie będzie odpowiedni dla innej branży).

Warto przeanalizować proponowane przez dostawcę technologie pod kątem różnorakich czynników np. bezpieczeństwa, elastyczności, możliwości rozwoju, kosztów utrzymania, dostępności specjalistów czy otwartości na integracje. Dostępnym rozwiązaniem jest też skorzystanie z konsultantów zewnętrznych mogących wspomóc w wyborze optymalnego systemu oraz dostawcy. Zastrzec tu należy, że zdarzają się firmy doradcze, które mają swoje „portfolio” preferowanych dostawców i właśnie ich rozwiązania starają się proponować swoim klientom. Nie oznacza to od razu, że na każdym kroku czai się podstęp czy niebezpieczeństwo.

Warto jednak mieć przegląd możliwości i w ramach swojej działalności oraz możliwości zadecydować o trybie postępowania. Kolejna możliwość to zapoznanie się w wersjami demonstracyjnymi systemów informatycznych i szansa na ich przetestowanie. Wszystko bardzo ładnie brzmi podczas prezentacji, oglądamy kolorowe foldery i słyszymy zapewnienia o doskonałości i możliwościach oferowanego przez dostawcę systemu.

W praktyce pamiętać należy, że to także biznes i dostawca musi sprzedać swój produkt. Podobnie sytuacja może wyglądać przy rozmowach o stworzeniu modułów czy całego systemu – często potencjalni wykonawcy wykorzystując niejako niewiedzę czy brak doświadczenia zamawiającego próbują forsować swoje pomysły i rozwiązania już dostępne, tak aby uprościć swoją pracę i zmaksymalizować zyski. Oczywiście nie jest to reguła, jednak warto mieć to na uwadze i odpowiednio przygotować się do rozmów.