Jak wybrać system ERP w zależności od wielkości firmy?

Wybór odpowiedniego systemu klasy ERP (Enterprise Resource Planning) to jedna z najważniejszych decyzji biznesowych dla dynamicznie rozwijającego się przedsiębiorstwa.  Powinien być dostosowany do potrzeb i wymagań konkretnej firmy, nie tylko do jej wielkości. Producenci zwykle starają się stworzyć system, który będzie odpowiadał szerokiej grupie firm z różnych, branż przez co zwykle jedna firma nie wykorzysta wszystkich funkcjonalności które taki system dostarcza.  Jednakże, istnieją pewne ogólne wskazówki dotyczące wyboru systemu ERP dla różnych rodzajów firm, które warto wziąć pod uwagę przy wyborze.

1. Małe firmy:

Małe firmy mogą skorzystać z prostych i łatwych w obsłudze systemów ERP

Zazwyczaj nie potrzebują one systemu złożonego, który ma wiele funkcji. Warto rozważyć oprogramowanie online, które oferuje łatwiejsze i szybsze wdrożenie, ma niskie koszty (zwykle brak konieczności ponoszenia jednorazowego koszu zakupu licencji) i może dostosować się do zmieniających się potrzeb firmy. Oprogramowanie takie zazwyczaj oferuje podstawowe funkcje takie jak księgowość, sprzedaż, zakupy i magazyn, a często również moduł e-commerce, CRM czy obsługę Serwisu

2. Średnie firmy:

Średnie firmy potrzebują bardziej zaawansowanego systemu ERP, który oferuje więcej funkcji niż podstawowe systemy. Taki system może pomóc w zarządzaniu projektami, zarządzaniu produkcją czy mobilną siecią sprzedaży. Zwykle umożliwia również zaawansowaną analitykę.  Ważne jest, aby wybrać system, który będzie miał elastyczne funkcje, które można dostosować do specyficznych potrzeb firmy. Tutaj często pojawiają się potrzeby dostosowania systemu do potrzeb klienta, integracje z systemami dostawców lub innymi systemami wykorzystywanymi w organizacji.

3. Duże firmy:

Duże firmy potrzebują kompleksowego systemu ERP, który może obsłużyć wiele oddziałów, działań i procesów biznesowych. Taki system powinien być skalowalny, aby dostosować się do rosnących potrzeb firmy i powinien być w stanie integrować się z dowolnym innym systemem. Warto zwrócić uwagę na funkcje takie jak analityka biznesowa, planowanie strategiczne, zarządzanie ryzykiem czy raportowanie. Obecnie coraz częściej  wykorzystywane są elementy uczenia maszynowego czy sztucznej inteligencji.

Ponieważ wielkość organizacji nie jest jedynym parametrem, który należy wziąć pod uwagę przy wyborze systemu ERP,  świadomy i trafny wybór należy oprzeć na dodatkowych wskaźnikach.

1. Zdefiniuj swoje cele: Przed rozpoczęciem poszukiwań systemu ERP, ważne jest, aby zdefiniować cele, jakie chcesz osiągnąć dzięki jego wdrożeniu. Czy potrzebujesz lepszej kontroli nad procesami biznesowymi? Czy chcesz zwiększyć efektywność i produktywność? Czy chcesz poprawić jakość obsługi klienta? Określenie celów pomoże Ci zidentyfikować funkcje, których potrzebujesz w systemie ERP.
2. Zidentyfikuj swoje wymagania: Po określeniu celów, następnym krokiem jest zidentyfikowanie wymagań firmy. To oznacza, że musisz zebrać informacje o aktualnych procesach biznesowych, aby móc określić, jakie funkcje i moduły będą potrzebne. Należy również wziąć pod uwagę liczbę użytkowników, potrzeby raportowania i integracje z innymi systemami informatycznymi .
3. Przeprowadź badanie rynku: Po określeniu celów i wymagań firmy, warto przeprowadzić badanie rynku, aby zidentyfikować dostępne na rynku systemy ERP. Warto porównać oferty różnych dostawców, zobaczyć ile kosztuje system ERP od różnych dostawców, porównać koszty wdrożenia i obsługi, a także przeczytać opinie innych klientów.
4. Sprawdź dostępność wsparcia technicznego: Wybierając system informatyczny ERP, warto upewnić się, że dostawca zapewnia wsparcie techniczne w przypadku problemów z systemem. Przed podjęciem decyzji warto zapytać, jakie formy wsparcia technicznego są dostępne i jak szybko można uzyskać pomoc w przypadku awarii czy problemów z systemem
5. Wybierz system zgodny z przyszłymi potrzebami: Wybierając system ERP, należy pamiętać, że potrzeby firmy mogą się zmieniać wraz z rozwojem biznesu. Dlatego warto wybrać system, który jest elastyczny, skalowalny i można go łatwo dostosować do zmieniających się potrzeb.

Wybór odpowiedniej firmy do wdrożenia systemu ERP jest równie ważny co wybór samego systemu. Więksi dostawcy oprogramowania, zwykle nie prowadzą procesu wdrożeniowego u swoich klientów, prace te wykonywane są przez autoryzowanych partnerów, którzy zwykle są w stanie lepiej odpowiedzieć na niestandardowe potrzeby. Producent skupia się na stabilności i niezawodności rozwiązania oraz co bardzo istotne na zapewnienie na czas aktualizacji uwzględniających zmiany w przepisach. Partnerzy i ich wykwalifikowani konsultanci są w stanie zbadać indywidulane potrzeby i dostosować system w indywidualny sposób, który nie zawsze byłby wstanie wykonać producent skupiając się na całości rozwiązania. Oto wskazówki jak dobrać właściwą firmę wdrażającą system ERP :

1. Sprawdź doświadczenie firmy: Wybierając firmę do wdrożenia systemu ERP, warto zwrócić uwagę na doświadczenie firmy w branży oraz na ilość i rodzaj dotychczasowych projektów wdrożeniowych. Firmy z dużym doświadczeniem w branży i z referencjami od zadowolonych klientów zwykle są lepsze w wdrażaniu systemów ERP.
2. Zapytaj o proces wdrożenia: Przed wyborem firmy, warto zapytać o proces wdrożenia. Dobra firma powinna posiadać sprawdzony proces wdrożenia, który uwzględnia potrzeby firmy i zapewnia sukces projektu. Powinna również mieć wypracowane metody radzenia sobie z ewentualnymi problemami i wyzwaniami w trakcie wdrożenia.
3. Zwróć uwagę na poziom wiedzy ekspertów: Wybierając firmę do wdrożenia systemu ERP, warto zwrócić uwagę na kwalifikacje i doświadczenie ekspertów, którzy będą pracować na projekcie. Zespół wdrożeniowy powinien posiadać odpowiednie kwalifikacje, a także doświadczenie w pracy z systemami ERP.
4. Sprawdź ile dokładnie kosztuje system ERP i jego wdrożenie : Przed wyborem firmy warto zapoznać się z jej ofertą i kosztami wdrożenia. Dobrze przygotowana oferta powinna uwzględniać specyficzne potrzeby – jeśli takie zostały definiowane, oraz koszty na każdym etapie projektu.
5. Zwróć uwagę na wsparcie powdrożeniowe: Po wdrożeniu systemu ERP, ważne jest, aby firma oferowała wsparcie dla użytkowników systemu. Warto zwrócić uwagę na to, jakie rodzaje wsparcia są oferowane oraz jak szybko i skutecznie firma reaguje na zgłaszane problemy.

Koszt wdrożenia systemu ERP może znacznie się różnić w zależności od wielu czynników, takich jak rozmiar firmy, złożoność procesów biznesowych, liczba użytkowników systemu, funkcjonalności systemu, stopień dostosowania do indywidualnych potrzeb, a także wybór dostawcy systemu ERP i firmy wdrożeniowej. Przygotowanie dobrej oferty powinno być poprzedzone wywiadem handlowym, gdzie można ustalić zakres projektu oraz jego złożoność. Przy bardziej złożonych przypadkach, np. przygotowanie integracji z innym systemem, ważne jest również dokładne wyspecyfikowanie zakresu integracji oraz określenie technicznej możliwości wykonania. System który ma zostać zintegrowany powinien zapewniać techniczną możliwość jej wykonania czyli udokumentowane API (Application Programming Interface)

Wdrożenie systemu ERP jest zwykle skomplikowanym i czasochłonnym procesem, który wymaga zaangażowania wielu specjalistów. Koszty wdrożenia zwykle obejmują m.in. koszty zakupu licencji na oprogramowanie, koszty szkolenia użytkowników, koszty wdrożenia systemu, koszty dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb, a także koszty wsparcia technicznego.

Podsumowując, koszt wdrożenia systemu ERP zależy od wielu czynników i może się znacznie różnić w zależności od indywidualnych potrzeb firmy. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Istnieją systemy za kilka i kilkaset tysięcy złotych. Warto zwrócić uwagę na wszystkie czynniki i dokładnie przemyśleć przedsięwzięcie w celu oszacowania ostatecznych kosztów wdrożenia. Warto jednak traktować wdrożenie systemu informatycznego klasy ERP jako inwestycję a nie tylko koszt. Sprawnie wdrożony i poprawnie funkcjonujący system ERP pozwala na znaczne zwiększenie efektywności biznesowej przedsiębiorstwa i powinien przełożyć się na zwiększenie wartości każdego biznesu.