Jak wybrać odpowiedni system EDI?

Technologia elektronicznej wymiany danych (EDI) sięga wstecz aż do lat 60-tych XX wieku, jednak do dziś jest ona powszechnym narzędziem wykorzystywanym przez wiele firm. To, co przedłużyło jej żywotność, to bezpieczeństwo, niezawodność i wszechobecność. I chociaż wiele osób mówiło o możliwości zastąpienia oprogramowania EDI przez API, nie wygląda na to, żeby wkrótce miało to nastąpić.

Przewiduje się, że rynek EDI będzie wart prawie sześć miliardów dolarów do roku 2025, przy czym 85 procent branży wykorzystującej tę technologię dzisiaj. W związku z tym, jest to wciąż mądre posunięcie, aby zainwestować w te narzędzia. Aby pomóc Ci w wyborze oprogramowania, opracowaliśmy listę kontrolną popularnych wymagań EDI. Użyj jej do porównania dostawców, aby uzyskać system, który idealnie pasuje do Twoich potrzeb.

Pytania, które należy sobie zadać

Funkcje oprogramowania EDI są bardzo ważne, aby wziąć je pod uwagę przy zakupie nowego systemu. Należy jednak wziąć pod uwagę również inne czynniki.

Jakiego rodzaju system wsparcia technicznego oferuje mój sprzedawca EDI?

Jest to dobre pytanie, które należy zadać podczas wyboru oprogramowania, ale jest ono szczególnie ważne, gdy chodzi o EDI. Systemy EDI nie są rozwiązaniami niestandardowymi, wymagającymi dużej ilości konfiguracji do prawidłowego wykorzystania. Upewnij się, że Twój dostawca oferuje gruntowne wsparcie lub że posiadasz silny zespół IT, który poradzi sobie z dodatkową pracą. Dodatkowo, jeśli prowadzisz działalność międzynarodową, możesz zapytać o wsparcie 24/7.

Czy moi partnerzy biznesowi korzystają z EDI?

Jeśli coraz więcej Twoich partnerów biznesowych korzysta z EDI, to prawdopodobnie najwyższy czas, aby zaadoptować go samemu. Twoi partnerzy biznesowi dostrzegają już korzyści płynące z ograniczenia formalności i czasu potrzebnego na ich przetworzenie. Nie chcesz być tym, który powstrzyma ich przed pełnym usprawnieniem swojej działalności. I odwrotnie, jeśli Twoi partnerzy biznesowi nie korzystają z EDI, musisz zastanowić się nad efektami jego zastosowania w swoich praktykach.

Najwyższe wymagania EDI

Transformacja i tłumaczenie EDI

Twoje oprogramowanie EDI powinno obsługiwać wszystkie typy systemów tłumaczeniowych, aby móc konwertować wszystkie standardowe formaty EDI na inne formaty. Powinno ono również móc integrować się z systemami ERP i rozwiązaniami księgowymi. Istnieją samodzielne systemy, ale wymagają one niewielkiej ilości pracy ręcznej. W pełni zintegrowane systemy są również w pełni zautomatyzowane. Oznacza to, że jest jeszcze mniejsza szansa na popełnienie błędu ludzkiego.

Należy również poszukać rozwiązania, które będzie w stanie bezpiecznie przesyłać pliki zarówno przez sieci publiczne, jak i prywatne. Oprogramowanie EDI wykorzystuje szyfrowane protokoły transferu plików, takie jak VAN, AS2, FTP/sFTP i HTTPS. Dodatkowo, oprogramowanie EDI może obsługiwać kilka różnych formatów, takich jak ASC X12, EDIFACT, XML i innych.

•  Tłumaczenie EDI
• Formaty EDI/EDI Normy
• Transliteracja (EBCDIC, ASCII, UTF)
• Transfer plików danych EDI/Zarządzana komunikacja
• Skryptowanie Windows
• Skryptowanie powłoki

Mapowanie i wdrażanie EDI

W celu prawidłowego wysyłania i odbierania danych za pomocą oprogramowania EDI, musisz mapować swoje wiadomości EDI. Mapa EDI konwertuje pliki z Twojego systemu ERP na plik EDI, konfigurując wszystkie szczegóły w celu ich poprawnego dopasowania. Następnie oprogramowanie Twoich partnerów handlowych pobiera plik EDI i odwraca proces konfiguracji tak, aby był on ponownie czytelny dla ich systemu ERP. Oprogramowanie mapujące EDI ułatwia ten proces, eliminując potrzebę kosztownych operacji wewnętrznych.

Jednakże, oprogramowanie EDI nie jest rozwiązaniem niestandardowym. W związku z tym Twoja firma prawdopodobnie potrzebuje pomocy konsultantów i ekspertów do prawidłowego przeprowadzenia procesu mapowania. Upewnij się, że Twój dostawca EDI zapewnia tę pomoc w niezawodny sposób.

EDI Testowanie

Testy EDI są niezbędne w celu spełnienia wymagań zgodności branżowej. Na przykład, organizacje medyczne muszą testować swoje transakcje EDI, aby sprawdzić, czy są one zgodne z HIPAA. Wiele systemów oferuje środowisko testowe dla administratorów systemów, które umożliwia weryfikację wszystkich funkcji i właściwości przed wdrożeniem oprogramowania. Zapewnia to, że usługi dostarczane użytkownikowi końcowemu są zgodne z wymaganiami partnera handlowego przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa danych. Inni dostawcy oferują przeprowadzenie testów we własnym zakresie.

Integracja EDI

Jak wspomniano wcześniej, w przypadku wyboru samodzielnego oprogramowania EDI w firmie występują pewne procesy manualne. Daje to możliwość zaprezentowania się z błędami ludzkimi i spustoszeniem. Wystarczy, że jedno miejsce po przecinku znajdzie się w złym miejscu, aby wyrządzić jakieś ogromne szkody. Dlatego tak ważne jest, aby Twój system mógł być w pełni zintegrowany z Twoim systemem ERP lub systemem księgowym.

Samodzielne systemy są dobre dla firm z bardzo niewielu transakcji EDI lub tych, które znajdują się tylko zajęte podczas niektórych części roku. Zazwyczaj, firmy te mają zasoby, aby skupić się na zapobieganiu błędom ludzkim. Jeśli jednak Twoja firma spodziewa się wzrostu, dobrym pomysłem może być integracja wcześniej niż później.

Ta funkcjonalność zależy głównie od konkretnych systemów, z którymi każde oprogramowanie EDI jest w stanie się w pełni zintegrować. Musisz mieć pewność, że system, który wybierzesz dla swojej firmy, będzie w stanie zintegrować się ze wszystkimi Twoimi programami, urządzeniami mobilnymi i że będzie działał ze wszystkimi metodami wdrożenia, z których korzystają Twoje inne aplikacje. Integracja EDI jest również wspierana przez API, aby ułatwić niestandardową integrację. Dodatkowo, niektóre systemy posiadają protokół LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), który umożliwia dostęp do bazy danych Active Directory (AD).

• Integracja niestandardowa
• Integracja ERP
• Integracja z Microsoftem
• Serwis API/Web
• LDAP/AD
• Integracja handlu elektronicznego
• Integracja mobilna

Zarządzanie dokumentami

Dobre oprogramowanie EDI powinno obsługiwać nawet najbardziej złożone dokumenty EDI. Zarządzanie dokumentami pozwala na automatyczną konwersję zwykłych dokumentów biznesowych, takich jak zamówienia zakupu lub faktury, na wersję zgodną z EDI. Możesz również zakupić system, który może obsługiwać wyjątki, spełniając jednocześnie wymogi zgodności.

Wyjątki mogą stanowić kopie zapasowe zamówień, a bez automatycznej metody ich rozwiązywania Twoja firma prawdopodobnie wyda więcej na rozwiązywanie problemów. Dodatkowo, oprogramowanie EDI może obsługiwać cross-document tracking, orkiestrację EDI i zarządzanie danymi głównymi (MDM). MDM pozwala Twojemu zespołowi na dostęp do jednego źródła prawdy. Dzięki temu można łatwo uniknąć błędów spowodowanych przez różne zestawy informacji.

• Zarządzanie wyjątkami
• Obsługa wyjątków
• Śledzenie dokumentów krzyżowych
• Zarządzanie danymi głównymi (MDM)

Zarządzanie zamówieniami

Przetwarzanie zamówień za pomocą papieru i poczty może wiele kosztować. EDI  koszt ten minimalizuje do minimum . Aby jednak zobaczyć tak doskonały zwrot z inwestycji, musisz się upewnić, że Twój system jest w stanie obsłużyć wszystkie potrzebne funkcje zarządzania zamówieniami. Rozwiązania do zarządzania zleceniami automatyzują kluczowe procesy EDI i zarządzanie wyjątkami. Na przykład, wielu dostawców zapewnia zarządzanie przepływem pracy EDI wraz z automatycznym śledzeniem transakcji EDI i powiadomieniami. Oba te narzędzia redukują czas i koszty, jednocześnie poprawiając widoczność łańcucha dostaw.

Dodatkowo, wiele narzędzi do zarządzania zamówieniami zapewnia bezpieczne przechowywanie i tłumaczenie zamówień, faktur i list przewozowych. Obsługują one również potwierdzenia zamówień zakupu w celu potwierdzenia cen, ilości i czasu dostawy.

• EDI Workflow Scheduler
• Zamówienia zakupu
• Faktury
• Lista opakowaniowa
• Zaawansowane przetwarzanie powiadomień o wysyłce (ASN)

Sprawozdawczość i analiza

Platformy EDI mogą być zintegrowane z aplikacjami zewnętrznymi do raportowania. Pozwala to użytkownikom na przeglądanie danych na żądanie .

Użytkownik może również wybrać rozwiązanie, które ma duże znaczenie dla SLA, monitorowania, czasu pracy i dostępności. Wiele systemów oferuje niestandardowe umowy SLA, aby spełnić również wymagania klientów. Niektóre rozwiązania obiecują nawet ponad 99,9-procentowy czas sprawności serwisowej.

Środowisko wdrażania

Sposób, w jaki wdrażasz oprogramowanie, może zmienić sposób jego użytkowania i konfiguracji. Rozwiązania wdrażane na miejscu zapewniają większą kontrolę, ale mogą być kosztowne. Ten rodzaj wdrożenia jest często preferowany przez firmy, które troszczą się o bezpieczeństwo Jednakże, rozwiązania hostowane obniżają opłaty instalacyjne i zapotrzebowanie na personel wewnętrzny. Ułatwiają one również znacznie aktualizację systemu.

Niektóre systemy wspierają również dostęp mobilny. Oznacza to, że użytkownicy mogą uzyskać dostęp do systemu z takich platform jak iOS, Android i innych. Metoda, którą wybierzesz, będzie zależała od potrzeb Twojej firmy.

• Instalacja na miejscu (On-Premise Installation)
• Instalacja hostowana
• Mobile

Kolejne kroki

Mając to wszystko na uwadze, jesteście gotowi do rozpoczęcia oceny systemów. Oprócz oceny rozwiązań pod kątem wymagań biznesowych, musisz również porównać systemy ze sobą. Ale zebranie wszystkich potrzebnych informacji od każdego rozważanego dostawcy nie jest łatwe. Nie wspominając już o próbie zorganizowania tego wszystkiego w spójny sposób, tak abyś Ty i inni interesariusze mogli określić, który z nich jest najlepszy. Mamy jednak narzędzie, które może wyeliminować ból głowy związany z porównywaniem dostawców.