Wydaje się, że już nic nie uchroni nas przed wprowadzeniem w drugiej połowie 2024 obowiązku korzystania z systemu faktur ustrukturyzowanych. Jego podstawowym celem jest oczywiście uszczelnienie systemu podatkowego VAT, choć równolegle może się też przyczynić do usprawnienia obiegu faktur i ostatecznie zmniejszyć ilość pracy ręcznej przy nim wykonywanych.
Rozwiązanie jest na tyle unikalne, że Polska musiała uzyskać decyzję Rady Unii Europejskiej i Komisji Europejskiej, ponieważ stanowi odstępstwo od zasad dyrektywy a tym samym jest tak zwanym środkiem specjalnym.
Podatnicy mogą korzystać z tego sposobu przekazywania faktur już dzisiaj, natomiast od drugiej połowy roku następnego, aby w ogóle wprowadzić do obrotu fakturę VAT, będzie ona musiała zostać odwzorowana w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). W ten sposób zniknie całkowicie faktura papierowa. Od tej pory formalny dokument – tzw. faktura ustrukturyzowana, czasem nazywana krótko e-fakturą – będzie miał postać pliku XML o określonej strukturze logicznej.
Rysunek 1: Przykład faktury ustrukturyzowanej. Źródło: in4mates
Każda faktura musi trafić do bazy faktur w KSeF. Podatnik wystawiający fakturę może w tym celu skorzystać z aplikacji Ministerstwa Finansów udostępnionej dla każdego bezpłatnie lub z innego systemu zintegrowanego z KSeF, o ile skutecznie zapewni on przekazanie danych do systemu Ministerstwa. Po dostarczeniu danych o fakturze, następuje ich weryfikacja pod kątem zgodności ze schematem. Dopiero po pozytywnym przejściu tej walidacji, dokumentowi nadawany jest unikalny numer, tzw. „numer KSeF”.
Od tej chwili identyfikuje on jednoznacznie dokument, choć nie zastępuje numeru faktury, który podatnik nadal będzie musiał generować według obowiązujących obecnie zasad. Moment dostarczenia faktury do systemu KSeF stanowi datę jej wystawienia oraz, co jest istotne, datę doręczenia do odbiorcy. Odbiorca faktury będzie mógł w dowolnym czasie pobrać faktury, w których figuruje jako kupujący i poddać je procesowi księgowania.
Do korzystania z systemu zobowiązane będą wszystkie podmioty wystawiające faktury VAT. Wbrew intuicji może to oznaczać, że będą to również podatnicy zwolnieni z VAT i nie składający deklaracji oraz podatnicy zarejestrowania do procedury OSS pod polskim numerem NIP.
Rysunek 2: Schemat korzystania z KSeF. Źródło: in4mates
Blaski i cienie KSeF
Ministerstwo Finansów w swoich oficjalnych dokumentach wskazało szereg korzyści, które uzyskają z wprowadzenia systemu podatnicy. Spróbujmy przyjrzeć się tym korzyściom. Po pierwsze, zdaniem Ministerstwa, standaryzacja ma ułatwić i przyspieszyć rozliczenia. Jednak taką korzyść osiągnąć mogą tylko ci podatnicy, którzy zaczną korzystać z oprogramowania łączącego informacje z ministerialnej bazy faktur z własnymi systemami rozliczeniowym. W przypadku najmniejszych podatników może się okazać, że system stanowi barierę prowadzącą do wykluczenia tych, którzy wykonują bardzo poste zawody i niekoniecznie odnajdują się w świecie cyfrowym.
Fiskus stwierdził również, że wzrośnie pewność otrzymania faktury przez odbiorcę. Oczywiście tak. Mało tego – nie będzie już więcej problemów z datą otrzymania faktury przez odbiorcę i ujęciem w odpowiednim okresie obliczeniowym. Z drugiej jednak strony, rozwiązanie to może być też wykorzystywane do nowych form oszustwa. Co ma zrobić podatnik, który dowiedział się, że w bazie znajdują się faktury za towar lub usługę których nie zamawiał? W jaki sposób zakwestionować taką transakcję i jak spowodować zniknięcie dokumentu z obrotu?
Jak zachować się w przypadku postępowań dowodowych przed sadami cywilnymi? System obecnie nie wspiera zanegowania faktury przez odbiorcę. Z wyjaśnień Ministerstwa dowiadujemy się, że taka faktura nie zostanie z obiegu usunięta, ale będzie można ją tylko skorygować. Pozostaje pytanie: jak zmusić nierzetelnego kontrahenta do wystawienia korekty?
Zdaniem Ministerstwa, system zmniejszy podatność na błędy w fakturowaniu. Wydaje się, że jest to jednak stwierdzenie na wyrost. KSeF będzie weryfikować wyłącznie uprawnienia operatora i zgodność e–faktury ze schematem XML. W jaki zatem sposób ma pomóc podatnikowi uniknąć błędu w asortymencie, danych nabywcy lub datach dostawy?
Jeżeli zaś chodzi o automatyzację procesów księgowania – z tą tezą trzeba się zgodzić. Świat księgowości to coraz bardziej świat wirtualny wspomagany w istotny sposób narzędziami informatycznymi, co wcześniej czy później doprowadzi do znacznego spadku zapotrzebowania na pracę w tym obszarze. Jednocześnie może to oznaczać znaczne oszczędności dla firm, które poważnie podejdą do tematu wdrożenia tego narzędzia. Jednocześnie należy mieć świadomość, że udostępniane przez Ministerstwo mechanizmy komunikacyjne są na tyle skomplikowane, że stworzenie stosownego narzędzia łączącego się z KSeF jest kosztowne.
Można też wspomnieć, że zniknie w końcu pojęcie „duplikatu faktury” i nie będzie konieczności umieszczania słowa „korekta” na fakturze korygującej.
Jest jeszcze jedno zagadnienie: przepisy związane z obowiązkowym KSeF nie są jeszcze zakończone. W grudniu 2022 roku odbyły się dopiero konsultacje publiczne. Trudno więc ostatecznie wyrokować czy korzystanie z systemu nie wprowadzi jakiś dodatkowych problemów. Diabeł, szczególnie w prawie podatkowym, tkwi w szczegółach a Ministerstwo Finansów nie wykazuje się na polu precyzyjnej legislacji znaczącymi sukcesami.
Podsumowując te wszystkie ułatwienia. Dla podatnika niestosującego żadnego systemu wspierającego księgowość, czy to posiadanego przez siebie czy poprzez korzystanie z usług kancelarii księgowych, wdrożenie KSeF raczej utrudni mu życie niż ułatwi. Wydaje się również, że mając kolejną strukturę po JPK-VAT obejmującą faktury, można by uprościć obowiązkowe ewidencje w postaci rejestrów VAT i JPK-FA.
Jednak dzisiaj żaden obowiązek podatnika nie został uproszczony. Na ułatwienia mogą liczyć duże przedsiębiorstwa, które zoptymalizują swoje procesy w obszarze księgowości, lub podatnicy już teraz w dużym stopniu korzystający ze wsparcia systemów informatycznych, o czym piszemy w dalszej części artykułu.
Zmiana nawyków
Wprowadzenie systemu KSeF wymusi na podatnikach zmianę zachowań związanych z obiegiem dokumentów. Po pierwsze, nie będzie już możliwe „wymienienie” faktury w przypadku, kiedy kupujący znajdzie w niej błąd. Nie jest to dozwolone już teraz, ale w praktyce, szczególnie przy fakturach wystawianych ręcznie zdarza się to nagminnie. KSeF nie przewiduje żadnej możliwości modyfikacji faktur już wprowadzonych do systemu. Jedyną formą wprowadzania zmian jest wystawienie dokumentu korygującego.
Po drugie, podatnik otrzyma zupełnie nowe źródło pozyskiwania faktur zakupu. Nie trzeba już pamiętać o dokumenty pozostawione w teczce, w szufladzie czy też w schowku w samochodzie. Pewne jest, że księgowość pozyska wszystkie dokumenty wystawione z NIP firmy. Wymusi to też na wszystkich osobach biorących udział w obrocie zmiany mentalne. Nie będzie już można wziąć dokumentu do ręki. Nie ma potrzeby przetrzymywania dokumentów w formie skanów czy zdjęć. Drukowanie dowodów stanie się drogim i niepotrzebnym anachronizmem. Sprzedawca nie usłyszy już od kupującego, że nie dokonał płatności, bo nie otrzymał faktury.
Jednocześnie powstanie też wiele nowych wyzwań organizacyjnych. Co się stanie, jeżeli przez błąd systemu KSeF lub własnego wystąpi brak ciągłość numeracji faktur? Czy urzędy zaczną stosować kary związane z przekroczeniem terminu wystawienia faktury, która teraz będzie datą bardzo jednoznaczną? Na te i wiele innych pytań podatnicy będą musieli sobie odpowiedzieć w 2024 roku.
Automatyzacja wymiany informacji
Zastanówmy się, jaką rolę i jakie przewagi może zapewnić system ERP lub inny system korzystający z bazy KseF? Nie ma wątpliwości, że dla każdej firmy innej niż prosty podmiot mikro, korzystanie z darmowych narzędzi dostarczanych przez Ministerstwo Finansów jest irracjonalne. Oznacza to bowiem konieczność dwukrotnego zajmowania się tym samym dokumentem. Raz dla celów własnych (rozrachunki, rozliczenia z klientem itp.)., a drugi raz w celu przekazania go do obowiązkowej bazy i przekazania w jedyny dostępny sposób kontrahentowi. System Ministerstwa nie zapewni żadnych funkcjonalności w tym zakresie.
Na ile jednak dobry pomysł producenta oprogramowania może wspomóc podatnika? Wydaje się, że właśnie tak jest i to w wielu obszarach. Najbardziej oczywistym podejściem jest integracja systemu wystawiania faktur z bazą KSeF. Powinna ona zapewnić automatyczną komunikację z systemem Ministerstwa, właściwe wypełnienie struktury oraz zwrot informacji w postaci numeru e–faktury, nadawanego przy wpisywaniu do centralnego systemu. Powinno też być pobierane Urzędowe Potwierdzenie Odbioru (UPO). No i oczywiście to już sam system do wystawiania faktur musi umożliwiać weryfikację danych kontrahenta, tego bowiem KSeF nie zapewni.
Kolejne pole do popisu stanowi wspomaganie w zakresie obsługi i weryfikacji faktur zakupu. W tym zakresie wyłaniają się co najmniej trzy obszary możliwego działania. Po pierwsze, pobieranie danych nagłówkowych faktur w rozumieniu danych kontrahenta, dat, rachunku bankowego, terminu płatności oraz kwot. Dane te mogą znacząco wspomóc inicjowanie danych w systemach finansowo-księgowych, a co za tym idzie skrócić procesy ewidencyjne. Wielu producentów podejmowało już ten temat z różnym skutkiem. Niepowodzenia były głównie związane z zastosowaniem systemów rozpoznawania danych na dokumentach (OCR).
Skuteczność tych systemów wynosiła w najlepszym razie do 90% w przypadku dokumentów tworzonych jako pliki PDF. W nowej sytuacji skuteczność rozpoznawania wyniesie 100%. Pozostanie więc tylko prawidłowo zadekretować dokument już zainicjowany danymi.
Elektroniczny obieg dokumentów
Innym istotnym obszarem, w którym pomóc nam mogą producenci oprogramowania, jest budowa elektronicznego obiegu dokumentów umożliwiająca kontrolę wydatków i pozwalająca na zachowanie ścisłego reżimu akceptacji wydatków. Takie podejście umożliwia także identyfikację ewentualnych prób oszustw z wykorzystaniem bazy KSeF. Wiele firm już posiada takie obiegi, ale nowy system Ministerstwa może te obiegi znacznie usprawnić i rozwiązać problem z załącznikami w postaci obrazów faktur otrzymanych. Warto też zauważyć możliwość stworzenia systemu wymiany danych pomiędzy przedsiębiorstwami handlującymi towarami.
Budowa bazy KSeF umożliwia w 100 % zainicjowanie dokumentów przyjęć magazynowych bez konieczności żmudnego wprowadzania danych, a czynności osób odpowiedzialnych za magazyn sprowadzą się wyłącznie do fizycznego liczenia towarów. Oczywiście występują tu liczne wyzwania. Przede wszystkim, trudne będzie ujednolicenie nazw asortymentów. Po drugie, w niektórych branżach nadal pozostanie kwestia prawidłowości stosowanych stawek VAT ze względu na klasyfikacje towarów, której sprzedawca nie musi podawać na fakturach.
Wyzwania dla dużych przedsiębiorstw
Z zupełnie innego rodzaju wyzwaniami mają do czynienia przedsiębiorstwa czy grupy kapitałowe, w których jest wiele systemów obsługujących faktury. Wśród tych systemów mogą być zarówno systemy generujące faktury sprzedaży, jak też systemy księgowe zajmujące się ewidencją faktur zakupu. Rozwiązania, o których pisaliśmy powyżej, mogą być niewystarczające, choćby z tego powodu, że KSeF wprowadza szereg ograniczeń technicznych na częstość komunikacji z nim pojedynczego przedsiębiorstwa. Limity te są zliczane dla każdej komunikacji dotyczącej pojedynczego NIP a nie dla systemu podłączonego do automatycznej wymiany danych z KSeF. Efektem tego może być na przykład „zagłodzenie komunikacyjne” jednego z naszych systemów, kiedy inny system będzie „zużywał” całą dostępną pulę interakcji.
Innym problemem może być też to, że duże przedsiębiorstwa często korzystają z systemów stworzonych dokładnie pod ich potrzeby lub stworzonych za granicą, a wówczas dostawca może nie mieć gotowej nowej wersji oprogramowania, która komunikuje się z KSeF. W takich przypadkach stosowny moduł musi być wytworzony osobno dla każdego systemu, a nie jest to proste zadanie. Jeżeli więc konieczną do tego pracę przemnożymy przez ilość integrowanych systemów, to zastosowane podejście będzie po prostu nieopłacalne. W takich przypadkach sensowniejszym rozwiązaniem zakup (lub wykonanie własnymi siłami) stosownego konektora – wyspecjalizowanego systemu do komunikacji z KSeF.
Realizując takie podejście, prace integracyjne z systemami w firmie mogą być dużo łatwiejsze, gdyż całe zawiłości technicznej komunikacji z KSeF będą realizowane poza nimi, przez ten jeden system – łącznik. Co więcej, korzystając z istniejących mechanizmów eksportu i importu faktur, stanie się możliwa ich integracja z systemem Ministerstwa, bez robienia w nich jakikolwiek zmian!
Oczywiście wymagać to będzie od tego konektora bardzo dobrej diagnostyki potencjalnie pojawiających się problemów komunikacyjnych, przechowywania wszystkich stosownych danych, nie przewidzianych do tej pory w systemach księgowych (np. nadawane numery KSeF czy UPO) oraz sprawnych mechanizmów powiadomień o pojawiających się błędach (np. odrzuconych fakturach). Ze względu na skalę przedsięwzięcia może to jednak być podejście najtańsze.
Zagrożenia czy wyzwania?
Reasumując – jak przy każdej zmianie prawa, czy w ogóle zmianie, każde przedsiębiorstwo będzie miało wiele wyzwań, ale wiele z nich da się przy umiejętnym wykorzystaniu oprogramowania przekuć w sukces biznesowy.
Ostatnie komentarze